As-tu réalisé que l'une des principales conséquences d'une mauvaise expérience pour un candidat est tout simplement de ne pas recevoir de réponse ? 

Étonnamment, près de 75 % des demandeurs d'emploi ne reçoivent aucune réponse après avoir envoyé leur candidature, et environ 60 % sont laissés dans l'ignorance après l'entretien.

Même si ce n'est pas l'activité la plus agréable, répondre à une demande d'emploi est essentiel pour conserver la bonne réputation de ton entreprise. 

Ne t'inquiète pas si cela te semble difficile ; cet article te montrera comment écrire un courriel de refus de façon respectueuse.

Prêt à commencer ?

Allons-y !

Pourquoi devrais-tu envoyer un courriel de refus ?

Les candidats investissent beaucoup de temps et d'efforts pour postuler et passer un entretien d'embauche. Ainsi, un courriel de refus est une façon polie de reconnaître leurs efforts.

Cela témoigne du respect pour le temps qu'ils ont engagé. En plus de cela, envoyer un email de refus est une pratique importante et professionnelle pour deux raisons principales :

⭐Maintient une réputation positive - Bien que désagréable, un courriel de refus professionnel et courtois peut laisser une impression positive. Cela peut influencer la façon dont le candidat perçoit l'entreprise et l'amener à partager son expérience avec d'autres personnes.

⭐Construction d'un futur vivier de talents - Tu peux laisser la porte ouverte à d'excellentes personnes qui ne correspondent peut-être pas au poste actuel mais qui pourraient être formidables pour des chances futures. Il est essentiel de garder ces candidats motivés pour constituer un solide vivier de talents.

Bien qu'il puisse être plus facile d'éviter complètement de répondre, nous ne le conseillons pas. En résumé, envoyer un courriel de refus est une excellente pratique. C'est une technique simple mais efficace pour conserver le professionnalisme, le respect et une image de marque positive pendant le processus d'embauche.

Quand dois-tu envoyer un courriel de refus ?

Si tu te mets d'accord pour contacter un candidat dans la semaine ou les deux semaines qui suivent, assure-toi de respecter ce délai. 

Ne tarde pas au-delà de ce délai, car cela pourrait se traduire par une expérience négative pour le candidat. L'incertitude prolongée n'est certainement pas un sentiment agréable, et avant de faire une promesse, réfléchis :

▶️Number de candidats - Si tu as un grand nombre de candidats à interviewer, sois réaliste quant au temps qu'il te faudra pour tous les évaluer.

▶️Decision Processus de prise de décision - Comprends les étapes du processus de prise de décision de ton organisation. Cela comprend du temps pour les entretiens, les discussions internes et peut-être de nombreuses séries d'entretiens.

▶️Company politiques et procédures - Prends connaissance des politiques de l'entreprise ou des procédures de ressources humaines qui pourraient avoir une incidence sur le calendrier. Certaines organisations peuvent avoir des périodes d'attente obligatoires ou des étapes supplémentaires dans leur processus d'embauche.

▶️Availability des décideurs clés - Détermine la disponibilité de tous les décideurs impliqués dans le processus d'embauche. Leur emploi du temps peut influencer la rapidité avec laquelle une décision finale peut être prise.

N'oublie pas qu'il vaut mieux donner une estimation un peu plus longue et répondre plus tôt que de faire une promesse et de ne pas la respecter. 

Si tu fixes un délai réaliste pour répondre aux candidats, tu peux gérer les attentes des candidats et maintenir le professionnalisme de ton entreprise.

Comment rédiger un courriel de refus ?

Vérifions les 5 étapes de la rédaction d'un courriel de refus.

Étape 1 : Inclure le poste dans la ligne de l'objet

La ligne d'objet doit clairement indiquer le sujet de l'email. 

Évite d'utiliser des termes vagues qui pourraient donner lieu à des idées fausses. 

Avant d'ouvrir le courriel, le candidat doit savoir qu'il s'agit de sa demande d'emploi. 

Voici quelques conseils pour rédiger la ligne d'objet :

👉Écrire sur un ton neutre - La ligne d'objet doit être neutre et professionnelle. Il ne doit ni susciter des attentes irréalistes ni paraître sévère. Évite d'utiliser un langage qui donne l'impression d'être informel ou trop formel, car cela pourrait être mal interprété.

👉Sois bref - Va droit au but et aborde directement l'intitulé spécifique de l'emploi auquel le candidat a postulé dans ta ligne d'objet.

👉Utiliser un langage clair - Évite les termes qui pourraient être perçus comme indiquant un résultat positif, tels que "Nouvelles passionnantes concernant..." ou "Mise à jour sur le parcours de ta candidature...". Cela peut préparer le candidat à être déçu lorsqu'il lira le contenu réel.

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Exemples :

1. "Candidature au poste de concepteur UI/UX - Décision de [nom de l'entreprise]".
2. " Poste de comptable - avis de refus de [nom de l'entreprise] ".
3. "Résultat du rôle de créateur de contenu chez [nom de l'entreprise]".

Étape 2 : Personnaliser l'ouverture

La personnalisation peut atténuer l'effet du rejet. 

Un candidat appréciera probablement le fait que l'entreprise ait pris le temps de le reconnaître individuellement, ce qui se traduira par une expérience globale plus agréable avec l'organisation. 

Essaie ces trois conseils pour personnaliser l'ouverture de ton courriel :

👉Utiliser le nom du candidat - Commence le courriel par une salutation suivie du prénom du candidat.

👉Mentionne les détails - Si possible, mentionne un détail spécifique de leur candidature ou de leur entretien.

👉Remercie le candidat - Reconnais les efforts qu'il a déployés dans le processus de candidature et remercie-le pour cela.

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Exemples :

1. "Cher Jim,

Merci d'avoir partagé tes idées sur l'utilisation de l'IA dans le domaine du design lors de notre discussion..."
2. "Cher Alex,

Ce fut un plaisir de découvrir tes compétences en matière de création de contenu lors de notre récente discussion. Ton enthousiasme pour la narration dans le rôle de créateur de contenu au sein de notre entreprise était évident et apprécié..."
3. "Chère Cuddy,

Nous sommes reconnaissants que tu aies postulé pour le poste de comptable dans notre entreprise et pour la conversation perspicace que nous avons eue à propos de ton expérience en gestion financière. Ton souci du détail et ton expertise sont clairement ressortis de nos échanges..."

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Étape 3 : Communiquer la nouvelle

Aussi difficile que cela puisse être, le but d'un courriel de refus est d'annoncer la mauvaise nouvelle, il est donc préférable d'être franc et d'aller droit au but dès le début. Je sais que le plus difficile est d'annoncer à un candidat qu'il n'a pas été sélectionné.

Suis ces conseils pour que cela se passe correctement :

👉Utiliser un langage positif - Rédige tes phrases de façon positive dans la mesure du possible. Par exemple, au lieu de dire "Malheureusement, tu n'as pas été sélectionné", tu pourrais dire "Nous avons dû faire des choix difficiles en raison des compétences exceptionnelles de tous nos candidats."

👉Est direct - Délivre ton point principal sans courir inutilement.

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Exemples :

1. "Après mûre réflexion, nous avons le regret de t'informer que nous ne donnerons pas suite à ta candidature. La décision a été difficile à prendre en raison du haut niveau des candidats."
2. "Malheureusement, nous avons choisi de poursuivre avec un candidat dont l'expérience correspond davantage aux besoins de notre projet actuel."
3. "Nous avons le regret de t'informer que nous avons décidé d'aller de l'avant avec un autre candidat pour ce poste. Ton expérience en matière de stratégie marketing était impressionnante, et nous avons dû prendre une décision difficile."

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Étape 4 : Expliquer la décision

Donner une raison au rejet peut fournir un retour d'information utile au candidat. 

Il les aide à identifier les points à améliorer ou clarifie les raisons pour lesquelles ils n'étaient pas les mieux placés pour ce rôle particulier. 

De plus, une explication permet de garantir un processus d'embauche transparent. 

👉Sois honnête - Fournis une vraie raison pour le rejet, mais assure-toi de la présenter de manière respectueuse et polie. Évite de faire des commentaires très critiques ou personnels.

👉Si possible, sois précis - S'il existe une explication spécifique et constructive qui peut être exprimée (comme une exigence d'expérience dans un domaine particulier), il peut être bénéfique de la mentionner.

👉Reste professionnel - Si tu ne veux pas parler de détails, reste général et professionnel. Par exemple, tu peux dire que tu as choisi un candidat dont l'expérience correspond davantage aux exigences actuelles du rôle.

👉Se concentrer - Une longue liste de détails peut être accablante ou source de confusion. Tiens-toi en aux principaux arguments qui sont les plus importants pour les besoins de l'emploi.

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💡ProTip

Avec TextCortex, il est aussi simple de rédiger un courriel complet que d'écrire seulement trois points clés. Comment ça marche ? Rédige tes points principaux sous forme de puces et TextCortex s'en chargera 😏.

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Exemples :

1. "Après mûre réflexion, nous avons décidé d'aller de l'avant avec un candidat qui a une expérience plus directe du type spécifique de projets dont notre équipe s'occupe actuellement. Nous pensons que cette expérience sera cruciale pour nos prochains défis."
2. "Notre décision a été particulièrement difficile en raison du niveau élevé des candidatures, mais nous avons choisi un candidat dont le style et l'expérience correspondent davantage à l'orientation actuelle de notre image de marque. Votre approche était très créative, et nous avons été vraiment impressionnés par votre travail."
3. "Nous avons finalement choisi un candidat qui possède une expérience plus étendue en matière d'infrastructure cloud, ce qui est un point essentiel pour ce rôle compte tenu de nos besoins organisationnels actuels. Tes compétences en matière de gestion de réseau et de sécurité étaient impressionnantes."

Étape 5 : Encourager les opportunités futures

Encourager les candidats pour des opportunités futures dans ton email de rejet est bénéfique car ils peuvent être en adéquation avec un futur emploi. 

Cette technique aide non seulement ton entreprise à identifier des employés potentiels, mais elle permet aussi au candidat de vivre une bonne expérience.

👉 Reconnaître ses compétences - Souligne les points forts qui t'ont impressionné. Tu peux dire "Ton approche créative de la résolution de problèmes est géniale !".

👉Fournir une option d'alerte emploi - Si ton entreprise dispose d'un système d'alerte emploi, encourage les employés à s'inscrire afin d'être informés des nouvelles ouvertures.

👉Personnalise le message - Si tu as remarqué un domaine dans lequel le candidat excelle, conseille-lui de rechercher des opportunités dans ce domaine.

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Exemples :

1. "Merci encore pour l'intérêt que tu portes au rôle de concepteur UI UX au sein de notre entreprise. Bien que nous ne donnions pas suite à ta candidature pour ce poste, nous avons été particulièrement impressionnés par tes compétences en matière de résolution de problèmes. Nous voyons un grand potentiel dans ton profil et nous serions heureux de recevoir ta candidature pour de futurs rôles qui pourraient mieux correspondre à tes talents uniques. Nous t'encourageons à rester en contact avec nous grâce à notre page carrières et à envisager de postuler à nouveau."
2. "Nous avons vraiment apprécié d'apprendre à te connaître tout au long de ce processus. Même si ce n'est pas la bonne solution pour l'instant, nous espérons que tu envisageras de postuler à de futures opportunités chez nous, car tes talents sont précieux."

À faire

✅Sois rapide - Envoie le courriel de refus dès que la décision a été prise pour ne pas laisser le candidat attendre anxieusement.

✅Agis avec empathie - Un courriel de rejet peut être la fin du parcours d'un candidat avec ton entreprise pour le moment, mais une réponse empathique peut créer une impression durable favorable et influencer son opinion sur ton entreprise.

✅Soyez solidaires - Si possible, donnez des commentaires qui pourraient aider le candidat lors de ses prochaines candidatures. Cela peut améliorer l'expérience globale du candidat.

✅Termine ton courriel sur une note positive - Assure-toi que ton courriel de refus est professionnel, respectueux et informatif ; cela pourrait convertir une terrible expérience en une expérience positive.

À ne pas faire

❌Ne pas utiliser un langage dur - Évite d'utiliser des mots qui pourraient être interprétés comme une critique des qualifications ou de la personnalité du candidat.

❌Éviter les comparaisons - Ne compare pas directement le candidat à d'autres. Concentre-toi sur leur candidature par rapport aux exigences du poste.

❌Ne donne pas de faux espoirs - Évite de faire des déclarations qui pourraient être perçues comme une invitation à postuler au même poste dans un avenir proche si ce n'est pas ton intention.

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Modèle

" Objet : Ta candidature au poste de coordinateur des médias sociaux chez [Nom de l'entreprise]


Chère Emily,


Nous te remercions d'avoir postulé au poste de coordinateur des médias sociaux dans notre entreprise et pour les idées réfléchies que tu as partagées lors de ton entretien. Ta passion pour le marketing numérique est clairement ressortie.


Nous avons le regret de t'informer que nous avons choisi d'aller de l'avant avec un autre candidat pour ce poste. La décision a été difficile à prendre, car nous avions de nombreux candidats talentueux. Nous avons été particulièrement impressionnés par ta créativité et tes stratégies d'engagement ; cependant, nous avons choisi un candidat dont l'expérience des campagnes numériques à grande échelle correspond davantage à nos besoins actuels.


Tes compétences et ton enthousiasme sont admirables, et nous pensons qu'ils te serviront bien dans ta carrière. Nous t'encourageons à postuler à de futures ouvertures qui s'alignent sur ton expertise. Nous voyons un grand potentiel dans ton travail et serions ravis d'étudier à nouveau ta candidature.


Nous te remercions encore une fois de l'intérêt que tu portes à notre équipe. Nous te souhaitons bonne chance dans ton parcours professionnel et nous nous réjouissons de la possibilité de travailler ensemble à l'avenir.


Salutations chaleureuses,

[Ton nom]

[Ton poste]

[Nom de l'entreprise]"

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