Comment rédiger un courriel lors de l'envoi de documents

Lorsque tu envoies des documents par courrier électronique, le conseil le plus important de tous est de ne pas oublier de joindre les documents !

Nous sommes tous passés par là et avons probablement oublié cela une centaine de fois.

Mais, en plus de celui-ci, nous avons préparé 12 autres conseils sur la façon de rédiger un courriel lors de l'envoi de documents de manière efficace.

À la fin de l'article, une solution d'IA t'attend.

Plongeons-y !

Pourquoi est-il important de rédiger correctement un courriel lors de l'envoi de documents ?

Un courriel efficacement rédigé garantit que le destinataire comprend l'objectif du contenu du document et toute action que tu exiges de lui.

En outre, tu peux :

• Gagne du temps sur les explications
• Accélère ton processus de travail
• Montre ton professionnalisme

Bien que l'envoi de ce courriel ne soit pas mathématique, il y a certainement quelques astuces pour le faire et obtenir les résultats que tu souhaites.

Conseils pour rédiger un courriel lors de l'envoi de documents

Découvre 12 conseils qui peuvent t'aider à rédiger des courriels avec des pièces jointes !

1. Informe le destinataire que les documents sont joints dans la ligne d'objet.

Lorsque tu envoies des documents par courrier électronique, il est bon de le préciser dans l'objet du message.

Pourquoi ?

Parce que cela aide le destinataire à comprendre rapidement le but de ton email et permet de s'assurer qu'il ne néglige pas les fichiers joints.

Une ligne d'objet informative est importante pour tous les types d'emails, mais dans cet email, elle joue un rôle particulier.

Tu peux utiliser quelque chose comme

‍"Nom du document - Joint à cet email "

‍ousimplement

‍"Documents joints".

2. Explique l'utilité des documents joints

Il ne suffit pas de joindre le document dans l'email, mais aussi d'expliquer son intérêt et comment le destinataire en bénéficiera.

Pourquoi ?

Parce que cette explication sert d'"introduction".

De cette façon, tu permettras au destinataire de saisir plus facilement le contenu du document et la façon dont il peut l'utiliser.

Avant de l'ouvrir, le destinataire aura déjà un certain contexte et utilisera donc le document plus efficacement.

Par exemple :

"J'ai joint l'analyse du rapport financier pour le deuxième trimestre, qui donne un aperçu de l'évolution de nos revenus, de la répartition des dépenses et des domaines à améliorer.

Ton expertise dans l'interprétation de ces chiffres serait inestimable pour notre planification stratégique à venir."

3. Offre de fournir des informations supplémentaires

Tu dois toujours laisser de la place au destinataire pour qu'il puisse te poser des questions supplémentaires.

Pourquoi ?

Parce que tu montreras que tu es poli et prêt à aider en cas de besoin.

Il suffit d'inclure une phrase à la fin de ton email.

‍"Si tu as des questions ou si tu as besoin d'informations supplémentaires, n'hésite pas à me contacter."

Cela permettra au destinataire de savoir que tu es disponible pour le soutenir en cas de besoin.

4. Inclure un CTA

Il est important d'inclure un appel à l'action clair dans ton email.

Pourquoi ?

Car de cette façon, le destinataire saura exactement quelles sont les prochaines étapes à suivre.

Le CTA dépend de l'action dont tu as besoin, mais, par exemple, tu peux dire :

"Prends un moment pour examiner les documents ci-joints et fais part de tes commentaires d'ici [date limite spécifique]."

"Je te serais reconnaissant de bien vouloir examiner les documents ci-joints dès que possible et de me faire part de tes réflexions."

"Si les documents ci-joints te conviennent, signe-les et renvoie-les-moi au plus tard le [délai/date précis]."

5. Ajouter une signature

Crée une signature de courriel professionnelle et inclus-la à la fin de ton courriel.

Pourquoi ?

Une bonne signature de courriel, en plus de ton adresse électronique, contient ton numéro de téléphone et des liens vers les médias sociaux.

De cette façon, tu offres au destinataire plus de canaux de communication et tu lui permets de te contacter plus facilement.

6. Choisis un ton approprié

Dans chaque type de communication, tu dois choisir le ton approprié en fonction du type de relation que tu as avec la personne.

Pourquoi ?

Parce que si tu communiques sur un ton décontracté alors que ce n'est pas le moment, tu risques de paraître impoli. tu risques de paraître impoli et non professionnel.

Comme tu interagis dans un cadre professionnel et que tu donnes des informations importantes, il est essentiel de maintenir un ton de respect et de professionnalisme. de professionnalisme.

Évite d'utiliser un langage trop décontracté ou un humour inapproprié à ce contexte.

💡ProTip

TextCortexLa fonction de changement de ton de l'appareil te débarrasse de ce souci !

Choisis l'un des tons suivants et parle comme tu le souhaites sans t'inquiéter de paraître déplacé :

• Formel
• Occasionnel
• Chaud
• Respectueux
• Urgent
• Friendly
• Encourager
• Plus 6 autres

7. Reste simple

N'utilise pas un langage trop complexe et n'écris pas trop long message.

Pourquoi ?

Parce que tu risques d'embrouiller le destinataire, notamment parce que tu expliques un sujet éventuellement complexe - le contenu du document.

Utilise courtes des phrases courtes et concises et écris aussi simplement que possible.

💡Pro Tip

Si tu crains que ton écriture soit trop compliquée, utilise TextCortex free réécriture gratuit !

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8. Relis ton courriel

Avant d'envoyer ton courriel, assure-toi de le relire.

Pourquoi ?

Car en faisant cela, tu peux remarquer les erreurs que tu as faites en écrivant.

Les fautes d'orthographe et de grammaire sont parfois difficiles à repérer au premier coup d'œil et la relecture peut t'y aider.

Peut-être que cela semble être des erreurs mineures, mais elles peuvent affecter la perception que le destinataire a de toi.

💡ProTip

Réparer et remarquer les erreurs est beaucoup plus facile avec TextCortex!

Il te suffit de sélectionner un texte et de cliquer sur l'icône de la clé à molette, TextCortex fera le reste 👇.

9. Suivi

Si tu n'obtiens pas de réponse au bout d'une semaine, envoie un courriel de suivi.

Pourquoi ?

Tu peux leur rappeler poliment les actions requises de leur côté, ou leur proposer une aide supplémentaire.

Mais fais attention - si tu as inclus une date limite dans ton CTA, n'envoie pas d'e-mail de suivi avant cette date.

Par exemple :

"Cher [Nom du destinataire],

J'espère que ce courriel te trouvera bien.

Je voulais juste m'assurer que tu as reçu le document joint à mon courriel précédent.

Il est crucial pour les échéances de nos projets à venir et pour assurer l'alignement avec nos objectifs stratégiques. Ce document contient des informations vitales qui guideront nos prochaines étapes et nos processus de prise de décision.

Votre examen et vos commentaires sont inestimables pour avancer efficacement.

N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'aide ou d'éclaircissements."

💡ProTip

Avec Zeno Chat, tu peux recevoir un courriel de suivi basé sur celui que tu as envoyé.

Comment ?

• Copy ton email et colle-le dans le chat
• Invite-le à rédiger un courriel de suivi basé sur celui que tu lui as fourni.
• Spécifie ce qu'il doit contenir

Et voilà ! Zeno rédigera un courriel de suivi complet en quelques secondes.

10.) Réponds

Si tu as reçu une réponse à ton email et que tu veux écrire un email de réponse, ZenoChat peut t'aider ! Avec la fonction Quick AI Reply de ZenoChat, tu peux analyser tes e-mails dans n'importe laquelle de tes applis de messagerie et générer trois réponses possibles. De plus, tu peux rédiger des messages-guides pour tes réponses par courriel et générer des réponses par courriel personnalisées à l'aide de la fonction Quick AI Reply de ZenoChat.

11. Protéger les informations sensibles

Lorsque tu partages des données confidentielles ou personnelles, utilise le cryptage ou la protection par mot de passe.

Pourquoi ?

À cause des cyber-menaces.

C'est la façon de montrer que tu es responsable et que tu te soucies de ta sécurité et de celle du destinataire.

Cela semble peut-être excessif, mais on ne sait jamais ce qui peut arriver, c'est pourquoi tu dois faire attention à ce détail.

12. Utilise des noms de fichiers simples

Tu dois nommer tes fichiers aussi facilement que possible.

Pourquoi ?

Cela permet au destinataire d' identifier immédiatement le contenu du fichier sans avoir à l'ouvrir.

Un nom de fichier simple te permet, ainsi qu'au destinataire, de retrouver facilement le document plus tard, qu'il se trouve dans ta boîte de réception ou qu'il soit sauvegardé sur un ordinateur.

Cela pourrait te permettre d'économiser du temps et des efforts lorsque tu chercheras des fichiers spécifiques à l'avenir.

Par exemple :

"Marketing_Plan_Q2_2024.docx"

"Meeting_Minutes_05-12-2024.pdf"

"Budget_Summary.xlsx"

"Proposition_Version_finale.doc"

Modèle de courriel pour l'envoi de documents

" Objet : Plan marketing ci-joint

Cher [Nom du destinataire],

J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je suis enthousiaste à l'idée de partager avec toi le plan marketing pour le troisième trimestre 2024. Ce document représente notre feuille de route stratégique pour améliorer l'engagement et stimuler la croissance des ventes au cours du trimestre à venir. Il décrit nos campagnes ciblées, nos initiatives clés et les résultats prévus.

Si tu as besoin d'éclaircissements sur les stratégies exposées ou si tu as des questions concernant les données présentées, n'hésite pas à nous contacter.

Tes idées et tes commentaires sont précieux pour assurer le succès de nos efforts de marketing.

J'ai hâte d'en discuter davantage avec toi.

Meilleures salutations,
[Votre nom]

Pièce jointe : Marketing_Plan_Q3_2024.pdf”

Modèle d'envoi de documents requis

Envoi de documents à une organisation Modèle officiel

Objet : Soumission de [nom(s) du document] - [ton nom/numéro de référence].

Cher [nom du destinataire/monsieur ou madame],

J'espère que ce courriel te trouvera en bonne santé. Je vous écris pour soumettre le(s) document(s) suivant(s) comme demandé/exigé par [Nom de l'organisation] :

1. [Nom du document 1]
2. [Nom du document 2]
3. [Nom du document 3]

[Le cas échéant, donne une brève explication des documents ou de la raison pour laquelle tu les envoies].

Tu trouveras le(s) document(s) susmentionné(s) en pièce jointe à ce courriel. Si tu as besoin d'informations supplémentaires ou si les pièces jointes posent problème, n'hésite pas à me contacter.

Je te prie de bien vouloir confirmer la réception de ce courriel et des documents joints dans les meilleurs délais.

Je te remercie pour le temps et l'attention que tu as accordés à cette question.

Sincèrement, [Ton nom complet] [Ton poste/titre, le cas échéant] [Tes coordonnées].

Récapitulons

Comme tu peux le voir, envoyer des documents ne consiste pas seulement à joindre des fichiers ; il s'agit de fournir un contexte au destinataire et de l'aider dans son travail.

De plus, il est important que ton courriel soit bien structuré et rédigé simplement.

Peut-être que ça ressemble à des maths, après tout ?

Heureusement, nous avons une solution pour toi qui peut te faciliter la tâche.

La solution est TextCortex!

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