As-tu déjà reçu un courriel qui se terminait par une salutation passive-agressive ou trop amicale ?
Je sais que je l'ai fait, et je n'arrive pas à décider lequel des deux est le pire.
Si tu ne veux pas faire une telle impression avec ton email, tu es au bon endroit.
Dans cet article, nous allons te montrer comment fermer un email et pourquoi c'est si crucial.
Plongeons-y !
Pourquoi est-il important de fermer correctement un courriel ?
Fermer correctement un courriel est un élément essentiel qui reçoit souvent moins d'attention que son pendant d'ouverture.
Si tu y prêtes attention, tu peux le faire :
🌸 Laisse une impression durable.
🌸 Montre professionnalisme.
🌸 Donne le ton des résultats souhaitables.
🌸 Établir la connexion.
De plus, la conclusion de ton e-mail est l'occasion d'utiliser un appel à l'action ou de rappeler subtilement aux destinataires les prochaines étapes.
Ce geste stratégique peut orienter le destinataire vers la réponse ou l'action voulue, et tu peux augmenter l'efficacité de ta communication.
Pourtant, la difficulté pour rédiger une clôture appropriée est de trouver le mélange idéal entre rester professionnel et ajouter un peu d'authenticité.
Pour parvenir à ce mélange, il faut :
✔️ une prise en compte réfléchie du contexte
✔️ la relation avec le destinataire,
✔️ et le ton voulu du message.
Maintenant que tu sais pourquoi il est important de faire attention à la fin de ton courriel, voyons comment fermer un courriel pour obtenir ces résultats.
Comment fermer un courriel ?
Suis ces 3 étapes pour clore un courriel dans les règles de l'art.
Étape 1 : Utilise une phrase de clôture appropriée
La phrase de clôture est la dernière phrase que tu prononces avant de signer. Le but est de réitérer l'objectif de ton courriel et d'encourager le lecteur à répondre.
Tu peux aussi exprimer des remerciements ou de la gratitude dans la fin du courriel.
Phrases de clôture pour les courriels formels
Pour les courriels professionnels, tu peux essayer ces exemples :
✔️ "Merci d'avoir pris le temps de considérer ma demande. J'attends avec impatience de recevoir ta mise à jour cette semaine !"
✔️ "Merci d'avoir pris le temps de nous rencontrer ! J'ai hâte de vous rencontrer le [date et heure].
✔️ "Jevous remercie de m'avoir rencontré hier. Je t'informerai des prochaines étapes d'ici la fin de la semaine."
✔️ "Merci de votre coopération dans cette affaire !"
✔️ "Encore une fois, veuillez accepter nos excuses pour les désagréments causés."
✔️ "Fais-moi savoir si cela te convient."
Phrases de clôture pour les courriels informels
Essaie ces exemples de courriels informels:
✔️"Je suis si heureuse que nous nous soyons rencontrés après si longtemps ! J'espère que nous nous verrons plus souvent."
✔️"N'oublie pas d'apporter [--]. À demain !"
✔️"Merci beaucoup/un million/une tonne."
✔️ "Désolé pour le dérangement."
✔️ "Ecris bientôt !"
Les 4 phrases de clôture les plus importantes à éviter
Il est très important de ne pas paraître passif-agressif et d'utiliser des expressions aussi simples que possible.
C'est pourquoi nous avons distingué 4 phrases que tu dois éviter :
❌ "N'hésite pas à me contacter" - Adopte plutôt une approche plus directe, comme " N'hésite pas à nous contacter si tu as des questions ".
❌ "Please be advised" - Ce mot à consonance juridique est presque toujours inutile.
❌ "Sous pli séparé" - C'est une vieille expression et il vaut mieux que tu dises simplement "J'envoie séparément [nom du document ou du fichier]."
❌ "Comme ci-dessus" - Si tu veux souligner quelque chose à la fin d'un courriel, il est de loin préférable de résumer le contenu plutôt que de demander au destinataire de tout relire.
💡Pro Tip
Tu peux rapidement créer la fermeture que tu souhaites avec Zeno Chat en tapant simplement une invite. 😏
Maintenant que tu sais quelles phrases utiliser, passons aux signatures.
Étape 2 : Choisir la bonne signature
Une signature de courriel est une courte phrase que tu utilises pour conclure ton message électronique avant d'ajouter ton nom et ta signature.
Bien sûr, il y a des termes qui conviennent aux courriels professionnels et d'autres que tu peux utiliser dans la correspondance informelle.
D'autre part, certaines phrases conviennent aux deux situations, en plus de celles qui appartiennent clairement à l'un des deux groupes.
Passons en revue les signatures pour chaque scénario !
Signatures pour les courriels formels
Essaie quelques-uns de ces trucs :
✔️ "Sincerely" - Cette signature conventionnelle est populaire car elle conclut un courriel sur un ton agréable, mais formel.
✔️ "Salutations" - Cette expression, ainsi que ses versions de salutations chaleureuses, gentilles et meilleures , transmet un message clair et positif tout en restant dans les normes de la communication professionnelle.
✔️ "Meilleurs vœux" - Utilise cette signature pour les clients, les vendeurs ou les collègues si ton secteur d'activité ou ton entreprise a une culture plus formelle. Meilleurs vœux est également parfait pour les courriels contenant des demandes d'emploi et des lettres de motivation.
Signatures pour les courriels informels
Si tu écris un courriel informel, utilise ces éléments :
✔️ "Cheers" - C'est une façon amicale de terminer un courriel.
✔️ "Take care" - Cette signature indique que vous avez une relation assez proche, mais pas trop.
✔️ "Parler bientôt" - Tu ne dois utiliser cette signature que si tu as l'intention de parler à la personne sous peu.
✔️ "On se voit plus tard" - Cette expression est très similaire à "On se voit plus tard" et tu devrais l'utiliser lorsque tu prévois de voir cette personne bientôt.
Les 5 meilleures signatures à éviter
Parce qu'une signature de courriel doit faire bonne impression sur le destinataire, il vaut mieux éviter certaines signatures. Ne les utilise pas :
❌ "Merci d'avance" - Cette signature peut être perçue comme manipulatrice ou passive-agressive car elle indique une sorte de demande.
❌ "Bien à toi" - Tu n'appartiens pas véritablement au destinataire et on a l'impression que tu cherches à forcer le rapprochement.
❌ "XOXO" - Cette signature est trop personnelle, sauf si tu envoies un courriel à ton partenaire ou à un membre de ta famille proche.
❌ "J'espère que ça a du sens" - Peu importe le courriel que tu écris, cette signature est passive-agressive et tu ne devrais pas l'utiliser.
❌ "Emojis" - Les emojis sont autorisés dans les communications professionnelles, mais il vaut mieux éviter de les utiliser dans ta signature.
💡Pro Tip - Changeur de ton
Avec Zeno Chat, tu peux même créer un personnage et choisir le ton que tu veux utiliser. ⚡
Étape 3 : Ajouter une signature
En clair, les courriels qui se terminent par une signature formelle paraissent plus fiables et plus professionnels.
La signature démontre à ton destinataire que tu as pris le temps et fait l'effort d'inclure des informations de contact utiles.
Si les courriels professionnels exigent une certaine forme de signature, ce n'est pas le cas des courriels informels. Pour eux, le nom suffit amplement.
Jette un coup d'œil à ces avantages de la signature :
🌸 Les signatures de courriels permettent aux autres de te joindre facilement.
🌸 Tu peux gagner de nouveaux adeptes sur les médias sociaux.
🌸 Tu peux rendre ta marque et ton logo mémorables.
Comment créer une signature de courriel professionnelle ?
Utilise cette liste de contrôle pour créer une signature de courriel professionnel :
✅Prénom et nom de famille
✅Nom et adresse de l'entreprise
✅Ton titre de poste dans l'entreprise mentionnée.
✅Le logo de l'entreprise
✅Données de contact (numéro de téléphone, adresse électronique, site web officiel).
✅Liens vers les médias sociaux
✅Une dernière phrase courtoise
Pour conclure
Qui aurait pu penser que ces deux dernières phrases ont autant d'importance ?
Comme tu peux le voir, se concentrer simplement sur le contenu ou le format de l'email est insuffisant.
La façon dont tu fermes l'email détermine la façon dont le contenu de l'email sera perçu.
Ne serait-ce pas bien si tu disposais d'un outil qui te permette de définir facilement une invite pour rédiger ta clôture d'email sur le ton que tu souhaites?
Eh bien, nous en avons une pour toi !
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🚀S'assurer que ta grammaire et ton orthographe sont correctes.
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