Le début de ton courriel prépare le terrain pour la décision de ton destinataire : continuer à lire ou appuyer sur supprimer. Même si c'est très important, beaucoup ont du mal à trouver le bon équilibre entre formalité et informalité, ce qui conduit à des introductions génériques ou maladroites.
Si tu es confronté au même problème, tu es au bon endroit !
Dans cet article, nous allons te montrer 5 conseils pour commencer un email efficacement et un outil pratique pour les tâches de rédaction.
C'est parti !
Pourquoi les introductions engageantes par courriel sont-elles importantes ?
Prends un moment et essaie d'estimer le volume de courriels dans ta boîte de réception chaque jour. S'agit-il d'environ 15, 20 ou plus de 50 ? Quel que soit le nombre, je doute que tu consacres la même attention à chaque courriel de ta boîte de réception, ou peut-être même que tu lises chacun d'entre eux attentivement.
C'est à ce moment-là qu'une introduction d'email attrayante entre en jeu. Elle peut attirer l'intérêt du lecteur et le motiver à approfondir le contenu de ton message.
Voici deux autres raisons de réfléchir à la façon dont tu commences un courriel :
⚡Premières impressions - Dans de nombreux cas, un courriel de présentation sert de premier point de contact entre des personnes ou des entreprises. Une introduction bien rédigée peut faire bonne impression et donner le ton pour les conversations à venir.
⚡Un objectif clair - Une introduction claire et engageante communique efficacement l'objectif de ton email, ce qui permet au destinataire de comprendre plus facilement ce que tu lui demandes ou ce que tu lui offres.
5 conseils pour commencer un e-mail de manière efficace
Voyons comment tu peux obtenir ces résultats et démarrer un email de manière efficace.
Conseil 1 : Commence par un message d'accueil approprié
Commence un courriel par une salutation amicale pour donner un ton positif et établir une connexion.
Cher [Nom]
L'utilisation de "Cher [Nom]" comme salutation est appropriée dans des circonstances formelles ou semi-formelles.
Tu peux l'utiliser dans :
⭐Professionnel Communication
⭐Communication d'entreprise
⭐Académique Lettres
⭐Lorsque tu communiques avec une personne que tu ne connais pas bien mais que tu veux faire preuve de respect et de professionnalisme.
Dans ces cas, l'utilisation de "Cher [Nom]" comme salutation établit un ton formel et respectueux et démontre que tu apprécies le temps et l'attention du destinataire.
Cependant, avant d'utiliser cette salutation, considère le contexte et la relation avec le destinataire, car elle peut être trop formelle dans certaines situations.
Bonjour
Tu peux commencer un courriel par "Hello" dans diverses situations, en particulier lorsque le ton du courriel est plus décontracté ou amical.
Utilise-le dans :
⭐Colleague Communication
⭐Courriels de suivi
⭐QuickInquiries or Updates (Demandes de renseignements rapides ou mises à jour)
⭐Informelle Communication
L'utilisation de "Hello" comme salutation dans ces situations peut t'aider à donner un ton amical et accessible au courriel tout en maintenant le professionnalisme.
Salut l'équipe/tout le monde
L'utilisation de "Salut l'équipe" ou "Salut tout le monde" au début d'un courriel est appropriée lorsque tu t'adresses à un groupe de personnes collectivement plutôt qu'à des individus en particulier.
Utilise-le pour :
⭐La communication au sein de l'équipe
⭐Groupe de courriels
⭐Annonces
Dans ces cas-là, dire "Salut l'équipe" ou "Salut tout le monde" favorise l'inclusion et encourage le travail d'équipe et la collaboration. Cela permet de reconnaître la nature collective des destinataires sans singulariser les individus.
Conseil 2 : Utilise une ouverture engageante
Commence ton courriel par une question intrigante, un fait intéressant ou une anecdote utile pour attirer immédiatement l'attention du lecteur. Bien sûr, les phrases d'ouverture engageantes dépendent du type d'email que tu écris.
Exemples de courriels d'argumentaires de vente
Question intrigante :
"Et si je te disais qu'il existe une solution simple pour réduire tes dépenses énergétiques de 30 % ?".
Fait intéressant :
"Sais-tu que plus de 80 % des consommateurs préfèrent les marques qui s'engagent activement avec eux sur les médias sociaux ?"
Anecdote utile :
"La semaine dernière, j'ai eu une conversation avec un client qui a mis en place notre logiciel et qui a constaté une augmentation de 50 % de sa productivité dès le premier mois."
Courriel de réseautage - Exemples
Question intrigante :
"Comment vois-tu l'avenir de [industrie/domaine spécifique] évoluer à la lumière des récentes avancées technologiques ?"
Fait intéressant :
"Savais-tu que le nombre de travailleurs à distance a augmenté de 115 % au cours de la dernière décennie ? Je suis curieux de savoir comment cette tendance influe sur l'approche de ton organisation en matière de collaboration."
Anecdote utile :
"J'ai récemment assisté à une conférence où des leaders de l'industrie ont discuté de l'importance de la diversité et de l'inclusion sur le lieu de travail. Cela m'a rappelé votre récent blog post sur le sujet, et j'aimerais connaître votre avis sur la façon dont les entreprises peuvent mieux promouvoir la diversité."
Courriel de demande d'emploi - Exemples
Fait intéressant :
"J'ai été fasciné d'apprendre que votre entreprise a été reconnue comme l'un des meilleurs employeurs pour la satisfaction des employés. J'ai hâte de contribuer à une équipe dont la culture de travail est aussi positive."
Anecdote utile :
"Pendant mon stage à [entreprise précédente], j'ai dirigé un projet qui a entraîné une augmentation de 20 % de l'engagement des clients. Cette expérience a solidifié ma passion pour [domaine concerné] et mon désir de rejoindre une équipe dynamique comme la vôtre."
💡ProTip
Avec l'outil Bullet-to-email de TextCortex, tu peux créer de nombreux courriels à partir de seulement 3 puces. Il te suffit d'indiquer les points clés que tu souhaites inclure dans ton e-mail, et TextCortex génère un e-mail complet pour toi en quelques secondes.
Conseil n° 3 : énonce ton objectif
Indique de façon claire et concise la raison de ton courriel dans la phrase d'ouverture.
Lorsque tu déclares d'emblée ton objectif, le destinataire comprend de quoi il s'agit dans l'email.
Cela permet de réduire la confusion et de s'assurer que ton message est compris dès le départ.
Je te tends la main à propos de ...........................
Commencer un courriel par "Je te contacte à propos de... " est poli et direct, et il clarifie l'objectif du message. Tu peux l'utiliser dans :
⭐Initial Contact
⭐Demande d'information ou d'action
Clarifier l'objectif de ton message et le résultat que tu souhaites obtenir est crucial lorsque tu entames une conversation. Des phrases telles que "Je t'écris pour te faire savoir" ou "Je te contacte à propos de" aident à clarifier l'objectif de la communication avec le destinataire dans les contextes formels.
De la même façon, le fait de dire "Je te tends la main" peut permettre de communiquer avec succès le but du message. Des phrases comme "Je voulais prendre des nouvelles" ou "Je passais juste te dire" permettent de garder la conversation plus légère tout en transmettant la raison de la prise de contact dans des contextes plus informels.
Exemples
1. "Je vous contacte pour entamer une conversation sur votre récent projet et sur la façon dont je pourrais y contribuer."
2. "Je te contacte pour prendre des nouvelles et m'assurer que tout se passe bien de ton côté".
3. "Je vous contacte pour vous rappeler la date limite à venir et pour discuter des mesures nécessaires à prendre."
4. "Je passe juste dire bonjour et faire le suivi de notre récente conversation. Je voulais prendre contact et voir si tu avais d'autres idées ou questions sur le projet dont nous avons discuté."
Merci d'avoir...
Une méthode efficace pour reconnaître le courriel du destinataire ou l'action qu'il a faite consiste à exprimer sa gratitude au début d'un courriel. Utilise-le dans :
⭐Reconnaître une faveur ou une aide
⭐Recevoir des informations
⭐Montrer de la gratitude pour du temps ou de la considération.
L'utilisation de "merci pour" dans ces scénarios te permet de reconnaître les efforts de l'autre personne, d'exprimer ta gratitude et de maintenir une communication constructive dans tes courriels.
Je voulais faire le point sur...
"Je voulais faire un suivi sur..." est une phrase appropriée à utiliser dans un courriel lorsque tu veux revenir sur une conversation, une demande ou une requête précédente.
Voici différents scénarios dans lesquels tu pourrais utiliser cette expression :
⭐Après avoir envoyé un premier courriel
⭐Après une réunion
⭐To Reiterate Interest (Réitérer l'intérêt)
L'utilisation des phrases "Je voulais faire un suivi sur..." ou ''Y a-t-il eu des progrès sur X ? '' indique le professionnalisme et la clarté de la communication. Pour une manière plus informelle, tu peux utiliser ''Je reviens sur X''.
Exemples
1. "Je voulais faire suite à mon courriel concernant l'événement à venir. J'apprécierais que tu me fasses part de tes réflexions et de tes commentaires sur l'ordre du jour proposé."
2. "Je voulais faire le suivi de notre réunion d'hier pour récapituler les points d'action et m'assurer que nous sommes alignés sur les prochaines étapes."
3. "Je voulais faire suite à notre conversation précédente pour réitérer mon vif intérêt pour le poste. J'ai hâte d'en savoir plus sur les prochaines étapes du processus d'embauche."
💡ProTip
Si tu n'arrives pas à décider comment commencer un email, fournis l'invite à Zeno Chat 😏.
Indique quel type de courriel tu écris, demande la ligne d'ouverture, et choisis celle qui te plaît le plus 👇.
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Conseil 4 : personnaliser pour le destinataire
Tu dois personnaliser le début de ton courriel pour qu'il reflète les intérêts, les préférences ou les interactions précédentes du destinataire. C'est une méthode efficace pour montrer que tu apprécies leur caractère unique et que tu as pris le temps de les comprendre. Cette personnalisation témoigne non seulement du respect mais augmente aussi les chances de capter leur attention et d'évoquer une bonne réponse.
Exemple 1 :
"Cher [Nom],
Après avoir vu ton récent blog post sur le développement durable, je voulais te contacter et discuter d'éventuelles possibilités de collaboration..."
Exemple 2 :
"Bonjour [Nom],
J'ai remarqué sur ton profil LinkedIn que tu as une grande expérience de la gestion de projet, et j'espère en apprendre davantage sur ton approche dans le cadre d'un projet à venir..."
Exemple 3 :
"Cher [Nom],
Étant donné ton intérêt pour les technologies émergentes, j'ai pensé que tu pourrais apprécier cet article sur lequel je suis tombé et qui traite des dernières avancées en matière d'intelligence artificielle..."
💡ProTip
TextCortex te permet de personnaliser ton assistant numérique - Zeno Chat ⚡
Comment ? Fournis des détails sur le contexte et un échantillon de texte et TextCortex générera un persona numérique qui te ressemble et qui écrit comme toi. Si tu ne veux pas le créer, tu peux choisir certains des personas existants.
Conseil 5 : reste professionnel
Un ton professionnel établit d'emblée la crédibilité en démontrant les connaissances et l'expertise. C'est particulièrement important lorsque tu interagis avec de nouvelles personnes ou de nouveaux clients. N'utilise pas de surnoms à moins d'avoir développé une relation avec le destinataire. Le fait d'être trop à l'aise peut te conduire à :
⭐Impression négative
⭐Mauvaise compréhension ou mauvaise interprétation de ton message.
⭐Réputation entachée
La correspondance professionnelle implique toujours, plus ou moins, de maintenir un ton professionnel, quel que soit le destinataire.
La deuxième option est trop informelle et ne convient pas, sauf si tu écris un courriel à un ami.
💡ProTip
Si tu trouves difficile de trouver le bon équilibre entre le trop décontracté et le trop formel, cet outil t'offre une solution - la fonction Tone Changer 🚀.
Tu peux choisir parmi plus de 10 tons pour différentes situations.
Comment commencer un e-mail à l'aide de TextCortex?
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