7 conseils essentiels pour rédiger des courriels formels

Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, les courriels formels jouent un rôle essentiel dans la communication.

Ils servent à transmettre des informations essentielles, à faire des demandes et à établir des relations commerciales. 

Cependant, la rédaction d'un courriel formel peut être décourageante, car elle exige un niveau de précision et de professionnalisme qui n'est souvent pas nécessaire dans d'autres formes de communication écrite. 

Cet article te fournira 7 conseils essentiels pour rédiger des courriels formels efficaces et professionnels. 

Tu peux utiliser ces directives pour rédiger des courriels clairs et convaincants, que ce soit pour communiquer avec des clients, des collègues ou des supérieurs.

Alors, plongeons dans le vif du sujet !

7 conseils pour rédiger des courriels formels

Ici, nous allons passer en revue 7 conseils essentiels pour rédiger des courriels formels et te donner quelques exemples de la façon de les mettre en œuvre.

1. Accroche-toi avec la ligne d'objet

Si tu veux que le destinataire de ton courriel saisisse l'essentiel et réponde de façon appropriée, il te faut une ligne d'objet qui aille droit au but.

Une ligne d'objet bien rédigée peut augmenter la probabilité que ton courriel soit lu et fasse l'objet d'une action.

Exemples de sujets efficaces

Les lignes d'objet de tes courriels doivent être claires comme de l'eau de roche et se rapporter directement au contenu du message.

✒️ "Demande de réunion : Lundi 10 mai à 14h"

✒️ "Demande de renseignements sur une offre d'emploi"

✒️ "Suivi de la proposition de vente"

Ce à quoi il faut penser lorsqu'on rédige une ligne d'objet pour des courriels formels

Pour améliorer l'efficacité et l'efficience de tes courriels, il est préférable d'utiliser des lignes d'objet claires et concises.

Voyons quelques conseils à suivre pour les fabriquer :

✔️ Sois bref et précis.

✔️ Utilise des mots-clés qui résument le sujet principal du courriel.

✔️ Évite les termes vagues ou génériques.

✔️ Pour une réponse rapide, indique une date limite ou un appel à l'action.

Par exemple, au lieu d'écrire"Mise à jour", écris"Mise à jour du projet : date limite Extension demandée". 

Cette ligne d'objet fournit des informations spécifiques sur l'objectif du courriel et encourage une réponse rapide.

2. Adresses-toi à ton destinataire de façon appropriée

Maintenir un ton professionnel tout au long de ton message est essentiel pour être perçu comme crédible et faisant autorité. 

Ton ton définit le récit de l'ensemble du courriel et peut avoir un impact considérable sur la façon dont ton message est reçu.

Un ton professionnel transmet le respect, la crédibilité et l'autorité, et il fera en sorte que ton message soit pris au sérieux.

Exemples d'adresses appropriées

Il est essentiel d'utiliser un langage approprié et de faire preuve de respect lorsque tu écris un courriel formel à quelqu'un. 

Voici quelques exemples d'adresses correctes à utiliser dans les courriels professionnels :

✒️ "A qui de droit"

✒️ "Cher responsable du recrutement"

✒️ "Cher Monsieur/Madame"

Ce à quoi il faut penser lorsque tu t'adresses à tes destinataires dans des courriels formels

Il est essentiel d'éviter l'argot, le jargon ou un langage trop décontracté pour rédiger un courriel formel. 

Les phrases telles que" Hé", " Quoi de neuf? " ou" BTW" ne sont pas appropriées pour les courriels formels. 

De plus, évite d'utiliser TOUTES LES CAPS ou une ponctuation excessive, car cela peut être agressif ou non professionnel.

Pour obtenir un ton professionnel, assure-toi de :

✔️ Utilise un langage clair et concis.

✔️ Agis avec courtoisie et respect.

✔️ Utilise les salutations et les signatures appropriées.

✔️ Adresses-toi au destinataire par son nom et son titre approprié.

3. Créer une ligne d'ouverture forte

La ligne d'ouverture de ton courriel est la première impression que ton destinataire aura de toi et de ton message.

Elle capte l'attention du destinataire et le motive à poursuivre sa lecture.

Exemples d'une bonne phrase d'introduction

Une ligne d'ouverture forte peut être une question, une déclaration audacieuse ou un énoncé clair de l'objectif :

✒️ "Es-tu toujours intéressé par un appel ?"

✒️ "Je suis heureux de vous présenter une nouvelle gamme de produits qui, je pense, vous intéressera"

✒️ "Je fais le suivi de notre conversation sur la nouvelle campagne de marketing"

Ce à quoi il faut penser pour créer une ligne d'ouverture forte dans les courriels formels

Pour créer une ligne d'ouverture percutante, réfléchis à l'objectif de ton courriel et à ce qui motivera le destinataire à poursuivre sa lecture.

✔️ Commence par expliquer la raison de ton e-mail et pourquoi il est vital pour le destinataire.

✔️ Utilise une affirmation audacieuse, pose une question ou fais une déclaration surprenante.

✔️ Utilise un langage qui est engageant et concis.

✔️ Évite les phrases verbeuses ou trop compliquées.

✔️ Sois clair et direct , mais aussi poli et professionnel.

Par exemple, au lieu de"J'espère que vous allez bien", écrivez"Merci d'avoir pris le temps d'examiner ma proposition." 

Cette phrase d'introduction montre que tu apprécies le temps du destinataire et donne un ton professionnel.

4. Frappe la cible avec une raison valable

Lorsque tu écris un courriel formel, il est important d'avoir une raison valable de contacter le destinataire. 

Cela montre non seulement que tu as un but précis pour ton courriel, mais aussi que tu respectes le temps et l'attention du destinataire.

Exemple de raison de tendre la main

Une raison valable pour tendre la main peut être une demande d'information, une invitation à une réunion, une mise à jour sur un projet ou un suivi d'une conversation précédente. 

✒️ "Je t'écris pour te demander des informations sur ta gamme de produits, en particulier sur tes prix et tes options de livraison."

✒️ "J'ai été ravi de parler avec toi lors de la conférence de la semaine dernière, et je voulais faire un suivi pour discuter de la possibilité de travailler ensemble."

✒️ "J'ai remarqué que tu as récemment lancé une nouvelle gamme de produits, et j'aimerais t'offrir mon aide dans tes efforts de marketing. J'ai une grande expérience du marketing numérique et je serais heureux de te donner quelques idées pour promouvoir tes nouveaux produits."

Ce à quoi il faut penser lorsque l'on donne une raison de prendre contact dans les courriels formels

Sois très précis sur ce que tu attends d'eux pour écrire une raison valable de tendre la main.

Assure-toi que le destinataire de ton e-mail sait exactement comment il peut bénéficier de ton message :

✔️ Présente-toi et indique le but de ta prise de contact.

✔️ Explique clairement ce dont tu as besoin et pourquoi c'est important.

✔️ Rappelle au destinataire votre conversation précédente, le cas échéant.

✔️ Les demandes de réunion doivent inclure la raison et les dates de la réunion.

✔️ Explique ce que tu peux faire pour aider sur certains points (obtenir des résultats, résoudre des problèmes, etc.).

5. Conclure par une phrase mémorable

Lorsque tu conclues ton courriel, il est important de terminer par une phrase mémorable qui renforce la raison pour laquelle tu t'es adressé à nous. 

En faisant cela, tu peux créer un impact mémorable sur le destinataire et améliorer les chances de recevoir une réponse favorable.

Exemple de résumé mémorable

Une phrase mémorable peut être une déclaration d'appréciation ou une idée claire des prochaines étapes. 

✒️ "Je vous remercie d'avoir pris le temps d'examiner ma demande. J'attends avec impatience votre réponse."

✒️ "Fais-moi savoir si je peux prendre des mesures supplémentaires pour régler ce problème."

✒️ "Si tu as d'autres questions ou si tu as besoin d'informations supplémentaires, je me tiens à ta disposition. Je te remercie encore pour le temps que tu m'as consacré et la considération que tu m'as accordée."

Ce à quoi il faut penser en concluant ton courriel formel

Réfléchis à la raison pour laquelle tu envoies ce courriel et à ce que tu veux que le destinataire en retire avant de conclure ton courriel formel :

✔️ Évite d'utiliser des clichés.

✔️ Utilise un ton qui correspond à l'objectif de ton courriel - amical, persuasif ou assertif.

✔️ N'oublie pas de préciser les éventuelles actions de suivi dans le dernier paragraphe.

✔️ Le cas échéant, exprime ta gratitude au destinataire pour son temps ou son aide.

Ta phrase de conclusion doit montrer ton appréciation et ta confiance dans les capacités du destinataire.

6. Inclure un CTA

Ton courriel doit se terminer par un appel à l'action (CTA) qui incite le lecteur à faire quelque chose, comme répondre à une question ou demander un rendez-vous.

Inclure un CTA dans ton email peut te permettre de t'assurer que ton message est clair et que le destinataire sait ce qu'il doit faire ensuite.

Un CTA bien rédigé peut également augmenter la probabilité d'une réponse positive et aider à faire avancer la conversation. 

Exemple de CTA dans les courriels formels

Il est essentiel de rendre le CTA clair et spécifique, afin que le destinataire sache exactement quelle action entreprendre.

Voici quelques exemples de CTA : 

✒️ "Pourrais-tu confirmer si cette heure te convient pour planifier un appel ?" 

✒️ "J'aimerais que tu me fasses part de tes commentaires sur la proposition d'ici la fin de la semaine."

✒️ "Peux-tu m'envoyer les informations demandées d'ici mardi ?"

Ce à quoi il faut penser lorsqu'on inclut un CTA

Réfléchis à l'objectif de ton courriel et à ce que tu veux que le destinataire fasse avant de rédiger le CTA :

✔️ Fais en sorte que ce soit facile à comprendre, sans ambiguïté et concis. 

✔️ Inclure des instructions sur la façon d'agir. 

✔️ Fournis suffisamment de contexte pour que le lecteur sache pourquoi il doit agir. 

✔️ Inclure toutes les ressources ou liens nécessaires pour leur permettre de réaliser l'action.

7. Ferme avec respect

Il est crucial de terminer un courriel professionnel sur une note polie si tu veux garder une bonne relation de travail avec le destinataire.

Cela montre que tu respectes le temps et les efforts qu'ils consacrent à communiquer avec toi.

Exemples de conclusion dans un courriel formel

Voici quelques exemples de fermetures respectueuses :

✒️ "Cordialement,"

✒️ "Meilleures salutations,"

✒️ "Cordialement,"

✒️ "Respectueusement,"

✒️ "Merci,"

✒️ "Avec gratitude,"

✒️ "Salutations,"

Ce à quoi il faut penser lorsque tu clôtures ton courriel formel

Pour clore un courriel formel avec respect, suis les directives suivantes :

✔️ Utilise un langage courtois et appréciatif.

✔️ Tiens compte de la position du destinataire et du niveau de formalité.

✔️ Pour une relation formelle avec un destinataire, utilise "Respectueusement" ou "Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués." 

✔️ Pour une relation plus informelle , tu peux utiliser une conclusion plus décontractée comme "Merci" ou "Prends soin de toi".

Par exemple, au lieu de"À plus tard", écris"Merci de l'attention que vous avez portée à cette question. Je me réjouis d'avoir bientôt de vos nouvelles." 

Il s'agit d'un adieu gracieux et appréciatif qui laisse la place à d'autres discussions.

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Rédiger un courriel formel peut sembler intimidant, mais en suivant ces 7 conseils essentiels, tu peux efficacement communiquer ton message de façon claire et professionnelle. 

De plus, tu peux t'assurer que tes courriels formels sont efficaces et bien reçus. 

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