7 meilleures pratiques pour rédiger des politiques et des procédures

Si tu as déjà soupçonné que tes employés ne comprennent pas les règlements de l'entreprise, tu es probablement sur la bonne voie. 

Si tu constates que les changements sont peu adoptés ou exécutés au sein de l'organisation, il est probable que de nombreux employés ne respectent pas les politiques comme prévu. 

Alors, que faire ?

Pour commencer, lis cet article et vois lesquelles de ces 7 meilleures pratiques pour rédiger des politiques et des procédures tu peux intégrer dans ton processus de rédaction.

C'est parti !

Pourquoi est-il essentiel de rédiger correctement les politiques et les procédures ?

Des politiques et des procédures bien rédigées garantissent la cohérence et la clarté dans la façon dont les activités sont accomplies. 

Cela permet de réduire les malentendus et les erreurs des employés.

Que peux-tu obtenir d'autre ?

✒️Better Résolution des conflits - En définissant les actions et les canaux appropriés pour répondre aux préoccupations au sein de l'entreprise, les désaccords et les conflits peuvent être résolus beaucoup plus rapidement.

✒️Trustworthy Réputation de l'entreprise - Des politiques et des procédures correctement rédigées reflètent le professionnalisme et l'intégrité de l'organisation. Cela peut améliorer sa réputation en interne et en externe.

✒️Amélioration de la productivité - Si tu fournis à tes travailleurs des règles et des instructions claires, le flux de travail peut être simplifié.

✒️Protection Contre les réclamations des employés - Si un employé dépose une réclamation ou un litige, tu peux utiliser ces politiques et procédures comme preuve des actions effectuées et du raisonnement qui les sous-tend.

Quelle est la différence entre une politique et une procédure ?

Même si les meilleures pratiques de rédaction des politiques et des procédures peuvent s'appliquer aux deux, elles présentent des différences fondamentales.

7 meilleures pratiques pour rédiger des politiques et des procédures

Vérifions quelques-unes des meilleures pratiques sur la façon de rédiger correctement les politiques et les procédures.

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1. Identifier les problèmes et trouver leurs solutions

Un bon début consiste à envisager les problèmes qui pourraient survenir s'il n'y avait pas de politiques. Cela peut t'aider à élaborer les politiques et les procédures proprement dites.

Si tu identifies ces problèmes potentiels, tu pourras mieux comprendre les domaines où les règles sont les plus urgentes et adapter la politique pour relever des défis spécifiques.

Disons que tu as un problème d'incohérence dans le traitement des demandes des clients. plaintes plaintes des clients. Ci-dessous, tu peux voir comment ce problème affecte la création d'une politique et comment il affecte la création d'une procédure.

💡ProTip

En plus de t 'aider dans tes tâches d'écriture, Textcortex's feature Zeno Chat peut répondre à tes interrogations! Il te suffit de poser une question, et tu obtiens les informations dont tu as besoin ⚡.

ZenoChat fonctionne sur plus de 10 000 plateformes, notamment Notion, Google Docs, Gmail, Outlook et bien d'autres, ce qui augmente la productivité et facilite la rédaction des procédures.

2. Créer des catégories

Après avoir identifié les problèmes éventuels que les politiques et les procédures devraient aborder, il est utile de les classer par catégories pour plus de clarté et de structure. Les catégories communes peuvent inclure la sécurité, les horaires, la conduite, le salaire et les vacances ou les congés.

Les avantages ? Les voici :

✔️Categories permet aux employés d'identifier rapidement le type de politique ou de procédure dont ils ont besoin.

✔️Categorization t'aide à couvrir entièrement tous les thèmes et domaines essentiels au sein de l'organisation.

✔️As L'organisation se développe, le fait d'avoir des catégories bien définies facilite l'expansion et l'ajout de nouvelles politiques et procédures tout en gardant le système de documentation cohérent et homogène.

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3. Les rendre clairs

Assure-toi que tes politiques et procédures sont claires. Si tu fais cela, les employés comprendront ce que l'on attend d'eux, ce qui éliminera la confusion et la possibilité d'erreurs ou de malentendus. De plus, ils :

✔️ Promouvoir la cohérence des décisions et des comportements dans l'ensemble de l'organisation, en faisant preuve d'équité et d'égalité entre les employés.

✔️ Réduire les risques juridiques en garantissant la conformité aux réglementations et aux normes. Cela peut minimiser la probabilité de contestations juridiques ou de pénalités.

✔️ Accroître la transparence et la responsabilité, ce qui se traduit par une confiance accrue entre les employés et la direction.

✔ Rationaliser l'efficacité opérationnelle en donnant des directives claires pour accomplir les tâches et relever les défis avec succès.

💡ProTip

TextCortex te permet de développer tes idées et tes phrases, créant ainsi un contenu beaucoup plus détaillé. Il te suffit de saisir une phrase qui demande à être développée, puis de copy la version développée dans ton espace d'écriture préféré 👇.

4. Utilise un langage simple

Tu veux que tous tes employés lisent et comprennent les politiques et les procédures que tu rédiges, n'est-ce pas ? Si c'est le cas, assure-toi qu'elles sont faciles à assimilerTu peux aussi les rédiger à l'aide d'une feuille de papier, chaque fois que tu le peux.

Essaie cette approche :

Comment peux-tu bénéficier de l'utilisation de cette technique ?

✔️Employees peut rapidement saisir les informations dont il a besoin, ce qui se traduit par des opérations plus fluides et moins d'erreurs dans l'accomplissement des activités décrites dans les politiques et les procédures.

✔️Employees peut se concentrer sur ses tâches plutôt que de décoder des instructions complexes ou peu claires.

✔️When Les politiques et les procédures sont simples à comprendre, les employés ont besoin de moins de temps de formation pour les apprendre et les appliquer, ce qui réduit les dépenses de formation pour l'entreprise.

✔️New Les employés peuvent facilement ratt raper les attentes et les normes de l'organisation.

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💡ProTip

Si tu crains de paraître trop formel ou d'utiliser un langage complexe, la fonction de changement de ton de TextCortex est là pour t'aider ! Avec plus de 10 tonalités pour différentes occasions, tu peux sans effort ajuster ton style d'écriture en fonction de ton public et de ton objectif 🚀

5. Tiens-les au courant

Il est crucial de mettre à jour régulièrement tes politiques et procédures. Voici pourquoi :

✔️Laws, les réglementations et les normes industrielles changent au fil du temps. La mise à jour de tes règles et procédures garantit que tu respectes les obligations légales actuelles.

✔️Your Les affaires changent aussi, de sorte que certaines politiques et procédures peuvent devenir obsolètes ou non pertinentes. Des révisions régulières permettent de s'assurer que ta documentation représente fidèlement les pratiques et les objectifs actuels.

✔️Outdated Les politiques et les procédures peuvent réduire la production et l'efficacité. Les tenir à jour te permet de rationaliser les procédures et de réduire les étapes inutiles.

✔️Keeping les politiques et les procédures sont mises à jour, ce qui permet au personnel d'être informé des exigences et des normes les plus récentes.

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6. Veille à utiliser un format cohérent

Maintiens un vocabulaire, une mise en forme et un style cohérents tout au long de ton texte. Comment assurer la cohérence ?

✔️Use la même police et la même taille

✔️Implement rubriques

✔️Use points à puce

✔️Use tableaux le cas échéant

✔️Use images

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Toutes ces méthodes aident à communiquer plus efficacement les informations difficiles, ce qui permet aux employés de comprendre facilement le sujet. Cette clarté améliore la lecture et la compréhension, ce qui permet aux employés d'absorber sans problème les informations prévues.

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7. Demande un retour d'information

Tu devrais demander à tes employés de te faire part de leurs commentaires. Si tu le fais, tu pourras recevoir des informations utiles sur la façon dont les politiques et les procédures sont comprises et mises en œuvre dans la pratique.

Ce type de retour d'information peut :

✔️Help identifie les endroits où les politiques manquent de clarté ou prêtent à confusion, où les procédures sont inefficaces ou où certaines politiques ne répondent pas correctement à des défis spécifiques sur le lieu de travail.

✔️You peut recevoir des suggestions ou des idées sur la façon de les améliorer

✔️You peut améliorer tes relations avec tes collègues en leur demandant de participer à la rédaction des politiques et des procédures.

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Pour conclure

Les politiques et les procédures semblent peut-être ennuyeuses, mais il est important de les reconnaître comme des instruments. Pour quoi faire ? Eh bien, pour guider le comportement, augmenter la conformité et construire une culture de travail positive en se concentrant sur la clarté.

Heureusement, il existe un outil qui peut t'aider dans cette tâche d'écriture et te faciliter grandement la tâche.

Rencontre TextCortex!

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