Der Anfang Ihrer E-Mail ist entscheidend für die Entscheidung des Empfängers, ob er weiterliest oder auf "Löschen" klickt. Obwohl er so wichtig ist, fällt es vielen schwer, das richtige Gleichgewicht zwischen Förmlichkeit und Ungezwungenheit zu finden, was zu generischen oder unbeholfenen Einleitungen führt.
Wenn Sie mit dem gleichen Problem zu kämpfen haben, sind Sie bei uns genau richtig!
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 5 Tipps, wie Sie eine E-Mail effektiv beginnen können, und ein praktisches Tool für Schreibaufgaben.
Fangen wir an!
Warum sind ansprechende E-Mail-Einführungen so wichtig?
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und versuchen Sie abzuschätzen, wie viele E-Mails täglich in Ihrem Posteingang landen. Sind es etwa 15, 20 oder über 50? Wie hoch die Zahl auch sein mag, ich bezweifle, dass Sie jeder E-Mail in Ihrem Posteingang die gleiche Aufmerksamkeit widmen oder vielleicht sogar jede einzelne gründlich lesen.
Hier kommt eine ansprechende E-Mail-Einleitung ins Spiel. Sie kann das Interesse des Lesers wecken und ihn motivieren, sich eingehender mit dem Inhalt Ihrer Nachricht zu befassen .
Es gibt noch 2 weitere Gründe, warum Sie sich überlegen sollten, wie Sie eine E-Mail beginnen:
⚡Erster Eindruck - In vielen Fällen dient eine E-Mail-Einführung als erster Kontakt zwischen Einzelpersonen oder Unternehmen. Eine gut formulierte Einleitung kann einen guten Eindruck hinterlassen und den Ton für künftige Gespräche angeben.
⚡Klare Zielsetzung - Eine klare und ansprechende Einleitung kommuniziert effektiv den Zweck Ihrer E-Mail und macht es dem Empfänger leichter zu verstehen, worum Sie bitten oder was Sie anbieten.
5 Tipps für den effektiven Beginn einer E-Mail
Lassen Sie uns sehen, wie Sie diese Ergebnisse erreichen und eine E-Mail effektiv starten können.
Tipp 1: Beginnen Sie mit einer passenden Begrüßung
Beginnen Sie eine E-Mail mit einer freundlichen Begrüßung, um einen positiven Ton zu erzeugen und eine Verbindung herzustellen.
Sehr geehrter [Name]
Die Begrüßung mit "Sehr geehrter [Name]" ist in formellen oder halbformellen Situationen angemessen.
Sie können es verwenden in:
⭐Professionell Kommunikation
⭐Business-Kommunikation
⭐Akademische Briefe
⭐ Wenn Sie mit jemandem kommunizieren, den Sie nicht gut kennen, aber Respekt und Professionalität zeigen wollen
In diesen Fällen vermittelt die Begrüßung mit "Sehr geehrter [Name]" einen förmlichen, respektvollen Ton und zeigt, dass Sie die Zeit und Aufmerksamkeit des Empfängers schätzen.
Bevor Sie diesen Gruß verwenden, sollten Sie jedoch den Kontext und die Beziehung zum Empfänger berücksichtigen, da er in manchen Situationen zu förmlich sein kann.
Hallo
Sie können eine E-Mail in einer Vielzahl von Situationen mit "Hallo" beginnen, insbesondere wenn der Ton der E-Mail eher zwanglos oder freundlich ist.
Verwenden Sie es in:
⭐Kollegiale Kommunikation
⭐Follow-Up-E-Mails
⭐Schnellanfragen oder Aktualisierungen
⭐Informell Kommunikation
Wenn Sie in diesen Situationen "Hallo" als Begrüßung verwenden, können Sie einen freundlichen und zugänglichen Ton in der E-Mail anschlagen, ohne die Professionalität zu verlieren.
Hallo Team/Jedermann
Die Anrede "Hallo Team" oder "Hallo an alle" am Anfang einer E-Mail ist angebracht, wenn Sie sich an eine Gruppe von Personen und nicht an einzelne Personen wenden.
Verwenden Sie es für:
⭐Teamkommunikation
⭐Gruppen-E-Mails
⭐Ankündigungen
In diesen Fällen fördert die Anrede "Hallo Team" oder "Hallo alle" die Einbeziehung aller und ermutigt zur Teamarbeit und Zusammenarbeit. Es erkennt die kollektive Natur der Empfänger an , ohne einzelne Personen hervorzuheben.
Tipp 2: Verwenden Sie einen fesselnden Eröffnungssatz
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer spannenden Frage, einem interessanten Fakt oder einer nützlichen Anekdote, um die Aufmerksamkeit des Lesers sofort auf sich zu ziehen. Natürlich hängen ansprechende Eröffnungssätze davon ab, welche Art von E-Mail Sie schreiben.
Verkaufsgesprächs-E-Mails - Beispiele
Eine interessante Frage:
"Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es eine einfache Lösung gibt, um Ihre Energiekosten um 30 % zu senken?"
Interessante Tatsache:
"Wussten Sie, dass über 80 % der Verbraucher Marken bevorzugen, die sich aktiv mit ihnen in den sozialen Medien auseinandersetzen?"
Nützliche Anekdote:
"Letzte Woche hatte ich ein Gespräch mit einem Kunden, der unsere Software eingeführt hat und innerhalb des ersten Monats eine Produktivitätssteigerung von 50 % verzeichnen konnte.
Networking-E-Mails - Beispiele
Eine interessante Frage:
"Wie sehen Sie die Zukunft von [bestimmte Branche/Bereich] im Lichte der jüngsten technologischen Fortschritte?"
Interessante Tatsache:
"Wussten Sie, dass die Zahl der Mitarbeiter, die von unterwegs arbeiten, in den letzten zehn Jahren um 115 % gestiegen ist? Ich bin neugierig, wie sich dieser Trend auf den Ansatz Ihrer Organisation zur Zusammenarbeit auswirkt.
Nützliche Anekdote:
"Ich habe kürzlich an einer Konferenz teilgenommen, auf der führende Vertreter der Branche über die Bedeutung von Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz diskutierten. Das erinnerte mich an Ihre jüngste blog post zu diesem Thema, und ich würde gerne Ihre Gedanken dazu hören, wie Unternehmen Vielfalt besser fördern können."
E-Mail-Bewerbung - Beispiele
Interessante Tatsache:
"Ich war fasziniert zu erfahren, dass Ihr Unternehmen als einer der Top-Arbeitgeber für Mitarbeiterzufriedenheit ausgezeichnet wurde. Ich freue mich darauf, in einem Team mit einer so positiven Arbeitskultur mitzuarbeiten."
Nützliche Anekdote:
"Während meines Praktikums bei [vorheriges Unternehmen] habe ich ein Projekt geleitet, das zu einer Steigerung der Kundenbindung um 20 % führte. Diese Erfahrung hat meine Leidenschaft für [relevanter Bereich] und meinen Wunsch, in einem dynamischen Team wie dem Ihren mitzuarbeiten, gefestigt."
💡ProTip
Mit dem Bullet-to-Email-Tool von TextCortex können Sie aus nur 3 Aufzählungspunkten zahlreiche E-Mails erstellen. Geben Sie einfach die wichtigsten Punkte an, die Sie in Ihre E-Mail aufnehmen möchten, und TextCortex erstellt in wenigen Sekunden eine vollständige E-Mail für Sie.
Tipp 3: Nennen Sie Ihren Zweck
Nennen Sie den Grund für Ihre E-Mail klar und prägnant im ersten Satz.
Wenn Sie Ihren Zweck im Voraus erklären, versteht der Empfänger, worum es in der E-Mail geht.
Dadurch wird Verwirrung vermieden und sichergestellt, dass Ihre Botschaft von Anfang an verstanden wird.
Ich wende mich an Sie wegen...
Eine E-Mail mit "I'm reaching out about... " ist höflich und direkt und verdeutlicht das Ziel der Nachricht. Sie können es verwenden in:
⭐Erstkontakt
⭐Antrag auf Informationen oder Maßnahmen
Zu Beginn eines Gesprächs ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie das Ziel Ihrer Nachricht und Ihr gewünschtes Ergebnis klarstellen. Sätze wie "Ich schreibe Ihnen, um Sie zu informieren" oder "Ich wende mich an Sie wegen" helfen dabei, den Zweck der Kommunikation mit dem Empfänger in einem formellen Rahmen zu verdeutlichen.
In ähnlicher Weise kann die Aussage "Ich melde mich bei Ihnen" den Zweck der Nachricht erfolgreich vermitteln. Sätze wie "Ich wollte mich nur mal melden" oder "Ich wollte nur mal kurz vorbeischauen" lockern das Gespräch auf und vermitteln gleichzeitig den Grund für die Kontaktaufnahme in einem eher informellen Kontext.
Beispiele
1. "Ich möchte mit Ihnen über Ihr aktuelles Projekt sprechen und darüber, wie ich dazu beitragen kann."
2. "Ich melde mich, um mich zu vergewissern, dass bei Ihnen alles reibungslos abläuft.
3. "Ich wende mich an Sie, um Sie an die bevorstehende Frist zu erinnern und alle notwendigen Maßnahmen zu besprechen, die ergriffen werden müssen.
4. "Ich wollte nur kurz Hallo sagen und an unser letztes Gespräch anknüpfen. Ich wollte nur kurz nachfragen, ob Sie noch weitere Gedanken oder Fragen zu dem Projekt haben, das wir besprochen haben."
Danke für . . .
Eine wirksame Methode, um die E-Mail des Empfängers oder die von ihm durchgeführte Aktion zu würdigen, ist die Danksagung am Anfang einer E-Mail. Verwenden Sie es in:
⭐Ein Gefallen oder Hilfeleistung anerkennen
⭐Empfang von Informationen
⭐Dankbarkeit für Zeit oder Rücksichtnahme zeigen
Durch die Verwendung von "Danke für" in diesen Szenarien können Sie die Bemühungen der anderen Person anerkennen, Dankbarkeit ausdrücken und eine konstruktive Kommunikation in Ihren E-Mails aufrechterhalten.
Ich wollte nachhaken...
"Ich wollte noch einmal nachhaken..." ist ein geeigneter Satz in einer E-Mail, wenn Sie auf ein früheres Gespräch, eine Bitte oder eine Anfrage zurückkommen wollen.
Es gibt verschiedene Szenarien, in denen Sie diese Formulierung verwenden können:
⭐ Nach dem Versenden einer ersten E-Mail
⭐Nach einer Sitzung
⭐Das Interesse bekräftigen
Die Formulierungen "Ich wollte noch einmal nachfragen..." oder "Gibt es Fortschritte bei X?" zeugen von Professionalität und klarer Kommunikation. Für einen informelleren Weg können Sie "Ich komme auf X zurück" verwenden .
Beispiele
1. "Ich wollte auf meine E-Mail über die bevorstehende Veranstaltung antworten. Ich würde mich über Ihre Gedanken und Ihr Feedback zur vorgeschlagenen Tagesordnung freuen."
2. "Ich wollte an unser gestriges Treffen anknüpfen, um die Aktionspunkte zu rekapitulieren und sicherzustellen, dass wir uns über die nächsten Schritte einig sind."
3. "Ich wollte an unser vorheriges Gespräch anknüpfen, um mein großes Interesse an der Stelle zu bekräftigen. Ich bin gespannt, mehr über die nächsten Schritte im Einstellungsverfahren zu erfahren.
💡ProTip
Wenn Sie sich nicht entscheiden können, wie Sie eine E-Mail beginnen sollen, geben Sie die Aufforderung an Zeno Chat 😏.
Geben Sie an, welche Art von E-Mail Sie schreiben, fordern Sie die Eröffnungszeile an und wählen Sie diejenige, die Ihnen am besten gefällt 👇.
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Tipp 4: Anpassung an den Empfänger
Sie müssen den Anfang Ihrer E-Mail an die Interessen, Vorlieben oder früheren Interaktionen des Empfängers anpassen. Dies ist eine effektive Methode, um zu zeigen, dass Sie die Einzigartigkeit des Empfängers schätzen und sich die Zeit genommen haben, ihn zu verstehen. Diese Personalisierung zeugt nicht nur von Respekt, sondern erhöht auch die Chancen, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen und eine gute Reaktion hervorzurufen.
Beispiel 1:
"Sehr geehrter [Name],
Nachdem ich kürzlich Ihre blog post zum Thema Nachhaltigkeit gesehen habe, wollte ich mich mit Ihnen in Verbindung setzen, um mögliche Kooperationsmöglichkeiten zu besprechen..."
Beispiel 2:
"Hallo [Name],
, Ihrem LinkedIn-Profil habe ich entnommen, dass Sie über umfangreiche Erfahrungen im Projektmanagement verfügen, und ich hoffe, dass ich bei einem anstehenden Projekt mehr über Ihre Vorgehensweise erfahren kann..."
Beispiel 3:
"Sehr geehrter [Name],
Angesichts Ihres Interesses an neuen Technologien dachte ich, dass Ihnen dieser Artikel, auf den ich gestoßen bin, über die neuesten Fortschritte bei der künstlichen Intelligenz gefallen könnte..."
💡ProTip
TextCortex ermöglicht es Ihnen, Ihren digitalen Assistenten zu personalisieren - Zeno Chat ⚡
Wie das geht? Geben Sie Hintergrundinformationen und eine Textprobe an, und TextCortex wird eine digitale Persona erstellen, die wie Sie klingt und schreibt. Wenn Sie die Persona nicht selbst erstellen möchten, können Sie eine der vorhandenen Personas auswählen.
Tipp 5: Seien Sie professionell
Ein professioneller Umgangston vermittelt sofort Glaubwürdigkeit, indem er Wissen und Kompetenz demonstriert. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit neuen Personen oder Kunden zu tun haben. Verwenden Sie keine Spitznamen, es sei denn, Sie haben eine Beziehung zu dem Empfänger aufgebaut. Wenn Sie es sich zu bequem machen, kann das dazu führen, dass Sie:
⭐Negativer Eindruck
⭐Missverständnisse oder Fehlinterpretationen Ihrer Botschaft
⭐Geschädigter Ruf
In der Geschäftskorrespondenz ist immer ein mehr oder weniger professioneller Ton zu wahren, unabhängig vom Empfänger.
Die zweite Option ist zu informell und ungeeignet, es sei denn, Sie schreiben eine E-Mail an einen Freund.
💡ProTip
Wenn es für Sie schwierig ist, das richtige Gleichgewicht zwischen zu leger und zu formell zu finden, bietet Ihnen dieses Tool eine Lösung - die Funktion " Tone Changer " 🚀.
Sie können aus 10+ Tönen für verschiedene Situationen wählen.
Wie beginnt man eine E-Mail mit TextCortex?
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