Wie man eine professionelle E-Mail schreibt

Sie haben den Auftrag erhalten, eine professionelle E-Mail zu verfassen.

War es komplizierter, als Sie es sich in nur 5 Minuten vorgestellt haben? Ist der Kampf nach fast einer Stunde immer noch nicht vorbei?

Heute führen wir Sie durch den Prozess des Verfassen einer professionellen E-Mail indem wir die wichtigsten Schritte erläutern und Beispiele für ausgewogene professionelle E-Mails für verschiedene Situationen liefern.

Befreien Sie sich aus dem Kreislauf der Ungewissheit, indem Sie lernen, wie man effektive professionelle E-Mails schreibt.

Fangen wir an!

Was ist eine professionelle E-Mail und ihre wichtigsten Elemente?

Professionelle E-Mail bezieht sich auf die Kommunikation in einem professionellen Umfeld, um wichtige Nachrichten zu übermitteln, die für geschäftliche oder arbeitsbezogene Angelegenheiten relevant sind. 

Bestimmte Merkmale werden mit professionellen E-Mails in Verbindung gebracht, darunter:

• Formale Sprache: Richtige Grammatik, Zeichensetzung und eine angemessene Sprache sind beim Versenden professioneller E-Mails von entscheidender Bedeutung.
• Klar und prägnant: Professionelle E-Mails sollten einfach zu lesen und zu verstehen sein und eine klare und prägnante Botschaft enthalten, die auf den Punkt kommt.
• Professionelle Begrüßung und Abschluss: Die Begrüßung sollte formell und respektvoll sein, gefolgt von einem dem Anlass angemessenen Schlusswort.
• Professionelle Unterschrift und Abmeldung: Jede professionelle E-Mail sollte eine geeignete Abmeldung und Unterschrift enthalten, die den Namen des Absenders, die Berufsbezeichnung und die Kontaktinformationen enthält.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass professionelle E-Mails für die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz unerlässlich sind.

Wann sollten Sie professionelle E-Mails verwenden?

Eine professionelle E-Mail sollte in verschiedenen Situationen verwendet werden, die einen formellen und offiziellen Ton erfordert. 

Hier sind einige Szenarien, in denen es angemessen ist, professionelle E-Mails zu verwenden:

• Versenden von berufsbezogenen E-Mails: Berufstätige nutzen die professionelle E-Mail-Kommunikation in der Regel, um berufsbezogene Nachrichten an Kollegen, Vorgesetzte und Mitarbeiter zu senden. Dazu können Stellenangebote, aktuelle Informationen zur Arbeit oder neue Arbeitsaufgaben gehören.
• Geschäftliche Kommunikation: Professionelle E-Mails können auch für die geschäftliche Kommunikation genutzt werden, z. B. für den Versand von Angebote, Rechnungen oder anderen offiziellen Dokumenten. 
• Netzwerkarbeit: Wenn Sie mit neuen Interessenten, Kontakten oder Kunden kommunizieren, können professionelle E-Mails dazu beitragen, ein dauerhaftes professionelles Image zu schaffen und Vertrauen aufzubauen.
• Formelle Einladungen: Veranstaltungsorganisatoren und Fachleute können professionelle E-Mails verwenden, um formelle Einladungen für Sitzungen, Konferenzen oder andere berufliche Veranstaltungen zu versenden.

Wenn sie richtig eingesetzt wird, kann eine professionelle E-Mail effektiv und effizient wichtige Botschaften auf eine respektvolle und klare Weise vermitteln.

Eine professionelle E-Mail verfassen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung in 6 einfachen Schritten

Das Verfassen einer professionellen E-Mail erfordert sorgfältige Überlegungen, wobei ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Förmlichkeit und Klarheit zu beachten ist.

Die folgenden Schritte umfassen die wichtigsten Elemente für eine professionelle E-Mail-Kommunikation.

1. Optimieren Sie Ihre professionellen E-Mail-Betreffzeilen: Enthalten Sie relevante Themen

Die Betreffzeile ist ein wichtiger Bestandteil jeder professionellen E-Mail, da sie den Empfängern eine Vorstellung davon vermittelt , was sie in der Nachricht erwarten können . 

Um Ihre Betreffzeilen zu optimieren, sollten Sie die folgenden Ideen berücksichtigen:

• Fassen Sie sich kurz: Eine kurze und prägnante Betreffzeile, die die Hauptbotschaft genau zusammenfasst, wird wahrscheinlich beachtet und geöffnet.
• Verwenden Sie spezifische Schlüsselwörter: Wenn Sie in der Betreffzeile bestimmte Schlüsselwörter verwenden, die sich direkt auf das Thema oder den Inhalt der E-Mail beziehen, kann der Empfänger die Bedeutung der Nachricht leichter erkennen.
• Personalisieren Sie die Betreffzeile: Sie können die Nachricht persönlicher und ansprechender gestalten, indem Sie den Namen des Empfängers in die Betreffzeile einfügen und einen gesprächigen Ton verwenden.
• Vermeiden Sie generische oder vage Betreffzeilen: Vermeiden Sie allgemeine oder vage Betreffzeilen, aus denen der Inhalt der Nachricht nicht hervorgeht.

Schließlich können Sie durch die Integration wichtiger Themen in Ihre professionellen E-Mail-Betreffzeilen das Engagement und die Gesamtwirksamkeit Ihrer Kommunikation verbessern.

⭐Pro-Tipp⭐

TextCortex verfügt über ZenoChat, einen intelligenten KI-Assistenten, der verschiedene E-Mail-Betreffzeilen erstellen kann.

Sie können aus einer Vielzahl von Personas auswählen oder Ihre eigenen erstellen, um den Ton oder den Stil, in dem ZenoChat schreibt, zu variieren.

Wenn Sie ZenoChat bitten, Betreffzeilen für professionelle E-Mails zu liefern, erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten, aus denen Sie wählen können.

2. Adressierung von Empfängern: Richtige Begrüßung des Empfängers

Die korrekte Adressierung der Empfänger ist entscheidend für den Versand professioneller E-Mails, da sie Respekt und Liebe zum Detail vermittelt.

Hier sind einige Tipps für die richtige Begrüßung des Empfängers:

• Förmliche Begrüßung: Beginnen Sie mit einer förmlichen Begrüßung, z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren", gefolgt vom Namen des Empfängers und seiner Berufsbezeichnung (falls zutreffend). 
• Prüfen Sie die Richtigkeit: Vergewissern Sie sich, dass der Name, der Titel und das Geschlecht des Empfängers korrekt sind. Überprüfen Sie die Schreibweise des Namens, des Titels und aller anderen Angaben.
• Vermeiden Sie die Verwendung von Gattungsbegriffen: Vermeiden Sie die Verwendung allgemeiner Begriffe wie "To Whom It May Concern", es sei denn, es gibt keine andere Möglichkeit.
• Fragen Sie im Zweifelsfall nach: Wenn Sie den Namen oder Titel des Empfängers klären müssen, ist es besser, einen Kollegen zu fragen oder im Internet nachzuschlagen, als Vermutungen anzustellen und den Empfänger möglicherweise zu beleidigen.

Sie demonstrieren Professionalität und schaffen eine solide Grundlage für eine effektive Kommunikation, indem Sie die Empfänger korrekt ansprechen.

3. Verfassen der Kernbotschaft: Verfassen eines professionellen E-Mail-Textes

Das Verfassen eines professionellen E-Mail-Textes erfordert Liebe zum Detail und Kommunikationsfähigkeiten, um Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln.

Beginnen Sie mit einer klaren Einleitung, in der Sie das Ziel Ihrer E-Mail erklären, verwenden Sie eine einfache Sprache, kurze Absätze und Sätze und vermeiden Sie Jargon oder Fachbegriffe.

Machen Sie Ihre E-Mail leicht lesbar und verständlich, indem Sie Aufzählungspunkte und Leerzeichen verwenden.

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Schlusswort, wie im folgenden Beispiel zu sehen:

"Ich bin dankbar, dass Sie sich die Zeit genommen haben, den innovativen Designvorschlag für das neue iPhone zu untersuchen. Ich bin gespannt auf die mögliche Zusammenarbeit und kann es kaum erwarten, Ihre Erkenntnisse zu hören."

4. Besiegeln Sie das Geschäft: Fügen Sie eine professionelle Signatur und Abzeichnung Ihrer E-Mail hinzu

Das Hinzufügen einer professionellen Signatur und Abmeldung zu Ihrer E-Mail ist wichtig, um beim Empfänger Glaubwürdigkeit zu schaffen.

Eine professionelle Unterschrift sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktinformationen enthalten, aber keine überflüssigen Details enthalten.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Abmeldung die Zielgruppe und Tonfall Ihrer E-Mail und wählen Sie eine geeignete Formulierung, wie z. B. "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen".

5. Endkontrolle: Sichern Sie die Präzision Ihres E-Mail-Schreibens mit Korrekturlesen

Korrekturlesen ist unerlässlich, um die Korrektheit Ihres E-Mail-Schreibens zu gewährleisten.

indem Sie eine Pause einlegen , bevor Sie Ihre E-Mail Korrektur lesen, sie laut lesenlesen, die Rechtschreibprüfung verwenden und auf Richtigkeit überprüfen, können Sie häufige Fehler wie Tippfehler, grammatikalische Fehler und unklare Formulierungen erkennen und korrigieren.

Überprüfen Sie Namen und Daten und vergewissern Sie sich, dass der Ton Ihrer E-Mail dem Empfänger angemessen ist, denn so können Sie eine professionellere und erfolgreichere Nachricht verfassen.

Indem Sie das Korrekturlesen zu einem regelmäßigen Bestandteil Ihres E-Mail-Schreibprozesses machen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails ausgefeilt sind und die beabsichtigte Botschaft genau vermitteln.

6. Befähigen Sie Ihre E-Mails: Verwenden Sie AI-Tools, um großartige professionelle E-Mails zu erstellen

KI kann eine hervorragende Ressource für alle sein, die klare, prägnante und wirkungsvolle E-Mails erstellen möchten.

KI-gestützte Schreibassistenten können zum Beispiel bei der Grammatikprüfung und der Analyse des Tonfalls helfen und Formulierungsalternativen vorschlagen.

KI-gestützte Personalisierungstools können Nachrichten maßschneidern und das Engagement der Empfänger erhöhen.

Durch den Einsatz von KI können sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen auf bestimmte Zielgruppen zugeschnittene Nachrichten erstellen, die zielgerichtet und ansprechend sind und zu einer erfolgreichen E-Mail-Kommunikation beitragen.

⭐Pro-Tipp⭐

TextCortex kann ein sehr hilfreiches Werkzeug für das Schreiben einer professionellen E-Mail sein.

Der KI-unterstützte Chatbot von ZenoChat kann schnell auf eine Datenbank oder Wissensdatenbank zugreifen und alle Ressourcen abrufen, die für das Verfassen der E-Mail benötigt werden, z. B. templates und Muster-E-Mails.

Sie können den Chatbot einfach bitten, Schlüsselwörter oder Sätze vorzuschlagen, die in Ihre Nachricht aufgenommen werden sollen, und er kann mehrere Entwürfe erstellen, aus denen Sie wählen können.

TextCortex AI bietet auch ein Rewriting-Tool, das professionelle Formulierungen vorschlägt und dafür sorgt, dass Ihre E-Mail fehlerfrei ist.

3 Beispiele für professionelle E-Mails

Hier sind drei Beispiele für professionelle E-Mails für verschiedene Situationen.

Beispiel 1

Thema: Erforschung innovativer Designs für das neueste iPhone

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Sehr geehrter [Name des Empfängers],

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Ich hoffe, dass diese Nachricht Sie gut erreicht. Ich möchte Ihnen einen spannenden Designvorschlag für das kommende iPhone unterbreiten. Unser Team hat fleißig daran gearbeitet, modernste Funktionen und eine elegante Ästhetik zu integrieren, um das Benutzererlebnis zu verbessern. Ich würde es sehr begrüßen, wenn ich diesen Vorschlag mit Ihnen besprechen und Ihre wertvollen Erkenntnisse einholen könnte. Bitte teilen Sie mir einen Termin mit, der Ihnen passt.

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Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name][Ihr Titel]
[Ihr Unternehmen]

Beispiel 2

Betreff: Bewerbung für [Position] - [Ihr Name]

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Sehr geehrte/r Personalverantwortliche/r,

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Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie bei guter Gesundheit. Ich schreibe Ihnen, um mein aufrichtiges Interesse an der [Position] bei Ford zu bekunden, wie sie ausgeschrieben ist. Mit einem soliden Hintergrund in [relevante Fähigkeiten und Erfahrungen] bin ich zuversichtlich, dass ich effektiv zu Ihrem Team beitragen kann. In der Anlage finden Sie meinen Lebenslauf zur Ansicht. Ich freue mich auf die Möglichkeit, die Übereinstimmung meiner Fähigkeiten mit den Anforderungen Ihres Unternehmens im Detail zu erörtern.

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Ich danke Ihnen für die Berücksichtigung meiner Bewerbung.

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Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Beispiel 3

Betreff: Anberaumung einer Sitzung zur Erörterung von [Thema/Projekt]

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Sehr geehrter [Name des Empfängers],

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Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie zu einem günstigen Zeitpunkt. Ich schreibe Ihnen, um ein Treffen zur Erörterung von [spezifisches Thema oder Projekt] vorzuschlagen. Ihre Erkenntnisse und Ihr Fachwissen sind für den Erfolg dieser Initiative von entscheidender Bedeutung, und ich glaube, dass eine gemeinsame Diskussion von großem Nutzen sein wird. Bitte teilen Sie mir mit, wann Sie in der kommenden Woche Zeit haben, damit wir einen Termin vereinbaren können, der allen Beteiligten passt.

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Ich freue mich auf unsere produktive Diskussion.

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Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name][Ihr Titel]
[Ihr Unternehmen]

Wie schreibt man eine professionelle E-Mail mit Hilfe von Textcortex?

Die Verwendung einer effizienten und prägnanten Sprache bei der Erstellung einer professionellen E-Mail ist entscheidend.

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Stellen Sie sicher, dass Ihre Grammatik und Rechtschreibung einwandfrei sind. 

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