Början av ditt e-postmeddelande sätter scenen för mottagarens beslut: att fortsätta läsa eller att trycka på delete. Trots att det är så viktigt har många svårt att hitta rätt balans mellan formalitet och informalitet, vilket leder till generiska eller besvärliga introduktioner.
Om du brottas med samma problem har du kommit till rätt ställe!
I den här artikeln visar vi dig 5 tips för att starta ett e-postmeddelande effektivt och ett praktiskt verktyg för att skriva uppgifter.
Nu börjar vi!
Varför är det viktigt med engagerande introduktioner via e-post?
Ta en stund och försök uppskatta hur många e-postmeddelanden du får i din inkorg varje dag. Är det runt 15, 20 eller över 50? Oavsett hur många det är tvivlar jag på att du ägnar lika stor uppmärksamhet åt varje e-postmeddelande i din inkorg, eller kanske till och med läser varje meddelande noggrant.
Det är då en engagerande e-postintroduktion kommer in i bilden. Den kan väcka läsarens intresse och motivera dem att fördjupa sig i innehållet i ditt meddelande.
Andra 2 anledningar att tänka på hur du börjar ett e-postmeddelande är:
⚡Första int rycket - I många fall är en introduktion via e-post den första kontaktpunkten mellan privatpersoner eller företag. En välformulerad introduktion kan göra ett gott intryck och sätta tonen för framtida konversationer.
⚡Tydligt syfte - En tydlig och engagerande inledning kommunicerar effektivt syftet med ditt e-postmeddelande, vilket gör det lättare för mottagaren att förstå vad du ber om eller erbjuder.
5 tips för att inleda ett e-postmeddelande på ett effektivt sätt
Låt oss se hur du kan uppnå dessa resultat och starta ett e-postmeddelande effektivt.
Tips 1: Börja med en lämplig hälsning
Börja ett e-postmeddelande med en vänlig hälsning för att sätta en positiv ton och skapa en kontakt.
Kära [namn]
Att använda "Dear [Name]" som hälsning är lämpligt under formella eller halvformella omständigheter.
Du kan använda den i:
⭐Professionell Kommunikation
⭐Företagskommunikation
⭐Akademisk Brev
⭐När du kommunicerar med någon du inte känner väl men vill visa respekt och professionalism
I dessa fall kan du använda "Dear [Name]" som hälsning för att skapa en formell, respektfull ton och visa att du värdesätter mottagarens tid och uppmärksamhet.
Innan du använder denna hälsning bör du dock tänka på sammanhanget och relationen med mottagaren, eftersom den kan vara alltför formell i vissa situationer.
Hej
Du kan börja ett e-postmeddelande med "Hej" i en mängd olika situationer, särskilt när tonen i e-postmeddelandet är mer avslappnad eller vänlig.
Används i:
⭐Kollegiets kommunikation
⭐Följande e-postmeddelanden
⭐Snabbaförfrågningar eller uppdateringar
⭐Informell informell kommunikation
Att använda "Hej" som hälsningsfras i dessa situationer kan hjälpa dig att sätta en vänlig och lättillgänglig ton för e-postmeddelandet samtidigt som du behåller din professionalism.
Hej team/alla
Att använda "Hej team" eller "Hej alla" som inledning på ett e-postmeddelande är lämpligt när du vänder dig till en grupp människor kollektivt snarare än till specifika individer.
Använd den för:
⭐Tamkommunikation
⭐Gruppens e-postmeddelanden
⭐Upplysningar
Att i dessa fall säga "Hej team" eller "Hej alla" främjar inkludering och uppmuntrar till teamwork och samarbete. Det bekräftar mottagarnas kollektiva karaktär utan att peka ut enskilda individer.
Tips 2: Använd en engagerande öppningstext
Börja ditt e-postmeddelande med en spännande fråga, ett intressant faktum eller en användbar anekdot för att fånga läsarens uppmärksamhet direkt. Vilka inledningsmeningar som är intressanta beror naturligtvis på vilken typ av e-post du skriver.
Exempel på e-postmeddelanden med säljargument
Intressant fråga:
"Tänk om jag berättade för dig att det finns en enkel lösning för att minska dina energikostnader med 30 %?"
Intressant fakta:
"Visste du att över 80% av konsumenterna föredrar varumärken som aktivt engagerar sig i dem på sociala medier?"
Nyttig anekdot:
"Förra veckan hade jag ett samtal med en kund som implementerade vår programvara och såg en produktivitetsökning på 50% under den första månaden."
E-post för nätverkande - exempel
Intressant fråga:
"Hur ser du på framtiden för [specifik bransch/område] med tanke på de senaste tekniska framstegen?"
Intressant fakta:
"Visste du att antalet distansarbetare har ökat med 115 % under det senaste decenniet? Jag är nyfiken på hur denna trend påverkar din organisations syn på samarbete."
Nyttig anekdot:
"Jag deltog nyligen i en konferens där branschledare diskuterade vikten av mångfald och inkludering på arbetsplatsen. Det påminde mig om din senaste blog post om ämnet, och jag skulle gärna vilja höra dina tankar om hur företag bättre kan främja mångfald."
E-post för jobbansökan - Exempel
Intressant fakta:
"Jag blev fascinerad av att höra att ert företag har utsetts till en av de bästa arbetsgivarna när det gäller nöjda medarbetare. Jag är ivrig att få bidra till ett team med en så positiv arbetskultur."
Nyttig anekdot:
"Under min praktik på [tidigare företag] ledde jag ett projekt som resulterade i en 20-procentig ökning av kundengagemanget. Denna erfarenhet stärkte min passion för [relevant område] och min önskan att gå med i ett dynamiskt team som ert."
💡ProTips
Med TextCortex:s Bullet-to-email-verktyg kan du skapa många e-postmeddelanden från bara 3 punkter. Ange bara de viktigaste punkterna som du vill ha med i ditt e-postmeddelande, så genererar TextCortex ett komplett e-postmeddelande åt dig på några sekunder.
Tips 3: Ange ditt syfte
Ange tydligt och kortfattat anledningen till ditt e-postmeddelande i den inledande meningen.
När du förklarar ditt syfte på förhand förstår mottagaren vad e-postmeddelandet handlar om.
Det minskar förvirringen och säkerställer att ditt budskap förstås redan från början.
Jag sträcker ut en hand om...
Att inleda ett e-postmeddelande med "Jag hör av mig angående... " är artigt och rättframt, och det klargör syftet med meddelandet. Du kan använda det i:
⭐Initial kontakt
⭐Förfrågan om information eller åtgärder
Att klargöra syftet med ditt meddelande och vad du vill uppnå är avgörande när du inleder en konversation. Fraser som "Jag skriver för att meddela dig" eller "Jag hör av mig angående" hjälper till att klargöra syftet med kommunikationen med mottagaren i formella sammanhang.
På samma sätt kan man genom att säga "Jag kontaktar dig" framgångsrikt kommunicera syftet med meddelandet. Uttryck som "Jag ville bara kolla läget" eller "Jag ville bara säga en sak" håller konversationen lättare samtidigt som de förmedlar anledningen till att man hör av sig i mer informella sammanhang.
Exempel
1. "Jag kontaktar er för att inleda ett samtal om ert senaste projekt och hur jag skulle kunna bidra."
2. "Jag hör av mig för att kolla läget och försäkra mig om att allt går smidigt för er."
3. "Jag kontaktar dig för att påminna dig om den kommande tidsfristen och för att diskutera eventuella nödvändiga åtgärder som behöver vidtas."
4. "Jag kom bara förbi för att säga hej och följa upp vårt senaste samtal. Jag ville höra om du hade några ytterligare tankar eller frågor om projektet vi diskuterade."
Tack för...
En effektiv metod för att bekräfta mottagarens e-post eller åtgärd är att uttrycka tacksamhet i början av ett e-postmeddelande. Använd det i:
⭐Att erkänna en tjänst eller hjälp
⭐Att ta emot information
⭐Att visa tacksamhet för tid eller omtanke
Genom att använda "tack för" i dessa scenarier kan du bekräfta den andra personens insatser, uttrycka tacksamhet och hålla en konstruktiv kommunikation i dina e-postmeddelanden.
Jag ville följa upp...
"Jag ville följa upp..." är en lämplig fras att använda i ett e-postmeddelande när du vill återkomma till en tidigare konversation, begäran eller fråga.
Här är några olika scenarier där du kan använda denna fras:
⭐Efter att ha skickat ett första e-postmeddelande
⭐Efter ett Möte
⭐Att upprepa intresse
Att använda fraserna "Jag ville följa upp..." eller "Har det skett några framsteg med X?" tyder på professionalism och tydlig kommunikation. För ett mer informellt sätt kan du använda "Jag återkommer om X."
Exempel
1. "Jag ville följa upp mitt e-postmeddelande om det kommande evenemanget. Jag skulle uppskatta dina tankar och din feedback om den föreslagna agendan."
2. "Jag ville följa upp vårt möte igår för att sammanfatta åtgärdspunkterna och se till att vi är överens om nästa steg."
3. "Jag ville följa upp vårt tidigare samtal och upprepa mitt starka intresse för tjänsten. Jag är angelägen om att få veta mer om nästa steg i rekryteringsprocessen."
💡ProTips
Om du inte kan bestämma dig för hur du ska inleda ett e-postmeddelande, ge uppmaningen till Zeno Chat 😏
Ange vilken typ av e-post du skriver, begär öppningsraden och välj den som du gillar mest 👇
%20(1).png)
Tips 4: Anpassa för mottagaren
Du måste anpassa inledningen av ditt e-postmeddelande så att det återspeglar mottagarens intressen, preferenser eller tidigare interaktioner. Det är en effektiv metod för att visa att du värdesätter deras unika egenskaper och har tagit dig tid att förstå dem. Denna personalisering visar inte bara respekt utan ökar också chansen att fånga deras uppmärksamhet och framkalla ett bra svar.
Exempel 1:
"Dear [Name],
Efter att ha sett din senaste blog post om hållbarhet, ville jag kontakta dig och diskutera potentiella samarbetsmöjligheter ..."
Exempel 2:
"Hej [Namn],
Jag såg på din LinkedIn-profil att du har lång erfarenhet av projektledning, och jag hoppas kunna lära mig mer om ditt tillvägagångssätt i ett kommande projekt..."
Exempel 3:
"Dear [Name],
Med tanke på ditt intresse för ny teknik tänkte jag att du kanske skulle uppskatta den här artikeln som jag hittade om de senaste framstegen inom artificiell intelligens ..."
💡ProTips
TextCortex gör att du kan anpassa din digitala assistent - Zeno Chat ⚡
Hur går det till? Ange bakgrundsinformation och ett textprov så kommer TextCortex att skapa en digital persona som låter och skriver som du. Om du inte vill skapa den kan du välja någon av de befintliga personerna.
Tips 5: Håll det professionellt
En professionell ton skapar trovärdighet direkt genom att visa på kunskap och expertis. Detta är särskilt viktigt när du interagerar med nya personer eller kunder. Använd inte smeknamn om du inte har utvecklat en relation med mottagaren. Om du blir för bekväm kan det leda till:
⭐Negativt intryck
⭐Missförstånd eller feltolkningar av ditt budskap
⭐Skadat rykte
Affärskorrespondens innebär alltid, mer eller mindre, att hålla en professionell ton, oavsett mottagare.
Det andra alternativet är för informellt och olämpligt om du inte skriver ett e-postmeddelande till en vän.
💡ProTips
Om du tycker att det är svårt att hitta rätt balans mellan för avslappnat och för formellt, erbjuder det här verktyget dig en lösning - funktionen Tone Changer 🚀.
Du kan välja mellan 10+ toner för olika situationer.
Hur startar man ett e-postmeddelande med TextCortex?
TextCortex är ett AI-drivet skrivverktyg som kan hjälpa dig att hantera viktiga uppgifter, skriva snabbare och producera felfritt innehåll.
Du undrar säkert hur du kan uppnå allt detta med ett enda verktyg. Om så är fallet, låt mig förklara vad du kan få med TextCortex!
Med detta verktyg kan du:
🚀Generera nytt eller förbättra befintligt innehåll
🚀Parafraseller sammanfatta vad du vill
🚀Anpassa din digitala assistent och skriv i din egen stil
🚀Skapa en kunskapsbas där du kan lagra alla dina filer eller artiklar
🚀Översätt ditt innehåll till mer än 25 språk
🚀Väljbland över 60 anpassningsbara templates
Just nu kan du använda TextCortex som en webbläsare extensioneller skrivbordsapp. Zeno kommer snart också att finnas tillgängligt på din smartphone tack vare våra helt nya Android- och iPhone-appar. Du kan gå med i väntelistan här.
Registrera dig idag och gör dina skrivuppgifter mycket enklare!
.webp)
