Har du någonsin velat lära dig några användbara tips om hur man skriver ett informellt e-postmeddelande?

Den främsta skillnaden mellan formell och informell e-post är den ton som används i skrivandet. 

I professionella e-postmeddelanden används ett formellt och artigt språk, medan personliga e-postmeddelanden använder ett mer avslappnat och konversationellt språk.

I den här artikeln kommer vi att ta reda på om det finns några regler för att skriva ett avslappnat e-postmeddelande och vilka dessa regler är.

Dessutom kan du hitta några bonustips för att förbättra ditt skrivande för både formella och informella e-postmeddelanden.

Därför ska ni ha tålamod med mig lite längre!

Formella och informella e-postmeddelanden

Innan vi går vidare vill jag påpeka några viktiga skillnader mellan affärsmejl och informella mejl.

Vi använder formella e-postmeddelanden när:

  • skrivande för affärs- och yrkesmässiga tillämpningar krävs
  • som har ett fördefinierat och specifikt format
  • Det är nödvändigt att använda en formell och artig terminologi.
  • långa och svåra meningar

Vi använder informella e-postmeddelanden när:

  • Användning av e-post för personlig kommunikation.
  • Det finns inget fastställt format eller någon fastställd struktur.
  • skicka e-post till vänner och familjemedlemmar
  • använda ett enkelt och avslappnat språk
  • våra meningar är korta och enkla

Om du skickar ett mer avslappnat e-postmeddelande är det okej att bara prata om det du har på hjärtat. När du däremot skickar ett officiellt e-postmeddelande är det bäst att gå rakt på sak.

Dessutom har e-postmeddelanden för både yrkesmässiga och tillfälliga ändamål vissa likheter. De är båda lika:

  • Använd terminologi som är enkel och lätt att förstå.
  • De spelar en viktig roll för att underlätta en produktiv dialog.
  • Använd samma struktur varje gång: inledning, huvuddel och sammanfattning.

Hur skriver man ett informellt e-postmeddelande?

Som vi nämnde använder vi informella e-postmeddelanden för personliga ändamål - familj, vänner eller personer som vi känner väl.

Även om de flesta informella e-postmeddelanden innehåller en hälsning, en huvuddel och en avslutning, är detta inte en fast regel.

Eftersom e-post är så avslappnat kan du också använda förkortade fraser och akronymer med mycket få eller inga komplexa meningar.

Du får dessutom hålla informella e-postmeddelanden korta och snälla eller inkludera många detaljer och information.

Och även om du skriver ett informellt e-postmeddelande är vissa saker bara dåliga vanor, eller hur?

Här är några saker som du bör undvika när du utformar dina e-postmeddelanden:

  • Ofullständiga meningar
  • Utdragna meningar
  • Långa, komplicerade meningar
  • Grammatiska fel

Det finns inte bara fallgropar att undvika, utan det finns också faktorer att ta hänsyn till när du skriver ett informellt e-postmeddelande. Låt oss ta reda på dem:

1. Skriv en ämnesrad

En ämnesrad krävs för alla e-postmeddelanden. Casual e-post är enklare eftersom innehållet inte kräver mycket eftertanke. Det betyder attdu är fri att använda vilken ton som helst i ämnesraden som faller dig i smaken.

  • Så här ser planen ut.
  • Här är videon du letade efter.
  • Denna artikel är värd att läsa.
  • Läs igenom!

2. Öppna med en avslappnad hälsning

När du börjar ditt informella e-postmeddelande räcker det med ett enkelt "hej" eller "hej" för att inleda en vänlig e-postkonversation. För en mindre formell form av hälsning behöver vi inte oroa oss så mycket för vilka ord vi väljer.

Och för att ge mer entusiasm och vänlighet kan vi också använda fler utropstecken och uttryckssymboler:

  • Hej [Namn],
  • Hej [Namn],
  • Hallå där!
  • Hej!
  • Hej!

3. Visa på orsaken till att du sträcker ut handen

Varje e-postmeddelande, oavsett om det är formellt eller informellt, bör ange orsaken till meddelandet:

  • "Här är PDF-filen som du ville ha."
  • "Jag vill bara meddela att jag inte kommer att hinna i dag."
  • "Jag undrar om du har tid att träffa mig runt 17.00?"

Om du vill att mottagaren ska vidta någon åtgärd, se till att göra det så tydligt som möjligt:

  • Får jag fråga vad du tycker om mina idéer/förslag?
  • Kan du meddela mig när du kan träffas nästa vecka?
  • Vänligen gå igenom följande bilagor före vårt nästa möte.
  • Kan du gå igenom dagordningen för mötet och meddela mig om du har några förslag?

När du skriver en motivering till varför du vill ta kontakt, bör du dock tänka på läsaren ur ett praktiskt perspektiv. Det är fördelaktigt för alla att e-postmeddelanden är så kortfattade som möjligt.

4. Slutar med ett avslutande uttalande

Att avsluta dina informella e-postmeddelanden liknar öppningsrepliken - använd en vänlig ton för att avsluta:

  • Vi ses senare,
  • Ta hand om dig,
  • Vi ses snart,
  • Tack,
  • Glad fredag,
  • Ha en trevlig helg!

Mall för informellt e-postmeddelande

Om du fortfarande inte är säker på hur ditt informella e-postmeddelande ska se ut kan du försöka använda den här mallen när du utformar ditt nästa e-postmeddelande.

I praktiken kan ditt e-postmeddelande se ut ungefär så här:

"Hej Tonya,

Tack för upplysningen. Låt oss träffas någon gång snart, jag skulle verkligen vilja träffa dig. Vad sägs om i morgon vid lunchtid? Är du ledig?

Ta hand om dig,

Billy."

Det är dock bara en del av det som kan hjälpa dig. AI-styrda verktyg som TextCortex har utvecklat flera funktioner för att skriva e-postmeddelanden.

Om du till exempel vill skriva ett e-postmeddelande med hjälp av TextCortex:s funktion "Bullet to email" behöver du bara förtydliga de viktigaste punkterna i form av punkter, markera dem och klicka på logotypen. 

När du har valt den avsedda funktionen kommer tillägget TextCortex att visa flera olika varianter av e-postutgåvan i fönstret med förslag.

‍

‍

När du har valt det bästa resultatet ger rewriter extension dig fler alternativ för omskrivning som hjälper dig att anpassa ditt innehåll ytterligare för att få ett bättre sammanhang.

‍

‍

Avslutning

Allt som allt kan man dra slutsatsen att det inte finns några strikta riktlinjer som man måste följa när man skriver informella e-postmeddelanden.

De är mycket snabbare att skriva och kräver mycket mindre ansträngning än formella e-postmeddelanden. Men det gör dem inte heller roligare att skriva.

Men med rätt utrustning kan de bli roliga.

Detta är det verkliga syftet med TextCortex - att ta över ditt skrivarbete, samtidigt som du förbättrar dina skrivkunskaper och gör hela processen mindre smärtsam.

Vad är TextCortex?

TextCortex är ett modulbaserat verktyg på AI som använder kraftfulla algoritmer och en stor databas med bästa praxis för att generera och skriva om text till originellt och fängslande material.

AI :s skribenter använder sig av mönsterigenkänning för att utveckla och modifiera dina texter med hög grad av noggrannhet samtidigt som de fokuserar på att producera ett så trovärdigt resultat som möjligt.

TextCortex finns som en webbaserad applikation och som tillägg till Chrome .

Med vår omskrivning extension kan du:

  • Justera ditt innehåll på mer än 30 onlineplattformar som Google Docs, Gmail, LinkedIn, Facebook med flera.
  • Utnyttja AI -generering och avancerade funktioner för omskrivning i farten i en textruta.
  • Förbättra snabbt dina skrivkunskaper samtidigt som du behåller en jämn skrivkvalitet.

Samtidigt kan du med hjälp av TextCortex webbapplikation göra följande:

  • Utnyttja 20+ AI templates för att skapa blog inlägg, produktbeskrivningar, e-postmeddelanden, annonser, inlägg i sociala medier osv.
  • Använd samtidigt manuell och AI-genererad skrivning i samma redigerbara canvas.
  • Redigera och formatera ditt innehåll i realtid.
  • Spara dina projekt som templates för framtida användning.

Ladda ner Chrome extension idag och njut av den spännande sidan av att skriva alla typer av innehåll.