Es klingt einfach, jemanden an etwas zu erinnern, aber wie bringen Sie ihn dazu, Ihre E-Mail zu be folgen und die Aufgabe zu erledigen?
Genau das werden wir in diesem Artikel untersuchen!
Wir zeigen Ihnen in 4 Schritten, wie Sie eine effektive Erinnerungs-E-Mail schreiben, was Sie tun sollten und was nicht, einschließlich der templates und mehr.
Am Ende des Artikels erwarten Sie weitere Hilfestellungen.
Lasst uns eintauchen!
Was ist eine Erinnerungs-E-Mail?
Eine Erinnerungs-E-Mail ist im Grunde eine freundliche Erinnerung, um sicherzustellen, dass jemand eine wichtige Aufgabe nicht vergisst.
Sie sorgen dafür, dass Besprechungen geplant, Dokumente weitergegeben, Informationen zur Kenntnis genommen und Fristen eingehalten werden. Betrachten Sie sie als eine Möglichkeit, die Dinge auf Kurs zu halten.
Hier sind einige Situationen, in denen eine Erinnerungs-E-Mail sehr nützlich ist:
🌸Sitzungen: Alle auf dem gleichen Stand halten und die Anwesenheit sicherstellen.
🌸Fristen: Sicherstellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
🌸Termine: Sicherstellen, dass niemand wichtige Termine oder Ereignisse verpasst.
Wenn Sie also das nächste Mal Angst haben, dass es jemand vergisst, schicken Sie ihm eine Erinnerungs-E-Mail!
Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?
Im Folgenden finden Sie einige Hinweise, wann Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden sollten.
Do's
✅Sitzungen - Senden Sie den Teilnehmern ein oder zwei Tage vor der Sitzung eine Erinnerungs-E-Mail, um ihre Teilnahme zu bestätigen und sie an die Tagesordnung zu erinnern.
✅Fristen - Verwenden Sie Erinnerungs-E-Mails, um Teammitglieder oder Kunden über bevorstehende Fristen für Projekte, Einreichungen oder Zahlungen zu informieren.
✅Termine - Senden Sie Erinnerungs-E-Mails an Klienten oder Kunden ein oder zwei Tage vor geplanten Terminen, um das Nichterscheinen zu reduzieren und die pünktliche Anwesenheit sicherzustellen.
✅Aufgaben und Zuweisungen - Um Projekte im Zeitplan zu halten und rechtzeitig abzuschließen, erinnern Sie Teammitglieder oder Mitarbeiter an ausstehende Aufgaben oder Zuweisungen.
✅Aktionen und Angebote - Senden Sie Erinnerungs-E-Mails an Empfänger, die Interesse an Aktionen, Rabatten oder Sonderangeboten bekundet haben, und informieren Sie sie über auslaufende Sonderangebote oder zeitlich begrenzte Möglichkeiten.
✅Abonnements - Senden Sie Erinnerungs-E-Mails an Abonnenten oder Kunden, um sie zu ermutigen, ihre Mitgliedschaften, Abonnements oder Lizenzen vor Ablauf zu erneuern .
Was man nicht tun sollte
Spam-ähnlicher Inhalt - Das Versenden von Erinnerungs-E-Mails über Werbeaktionen oder Marketinginitiativen ohne die Erlaubnis des Empfängers kann als spammig oder aufdringlich empfunden werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Erinnerungs-E-Mails relevant und für den Empfänger von Nutzen sind .
❌Wiederholte oder übermäßige Erinnerungen - Das Versenden von zu vielen Erinnerungen in einem kurzen Zeitraum kann Menschen irritieren.
5 Schritte für das Schreiben einer Erinnerungs-E-Mail
Da Sie nun wissen, worum es sich dabei handelt und wann Sie es verwenden sollten, sehen wir uns an, wie man eine Erinnerungs-E-Mail schreibt.
1. Schreiben Sie eine klare Betreffzeile
Eine prägnante Betreffzeile in einer Erinnerungs-E-Mail ist entscheidend, da sie die Aufmerksamkeit des Empfängers schnell auf sich zieht.
Sie definiert den Zweck der E-Mail und ermöglicht es dem Empfänger, ihre Bedeutung auf den ersten Blick zu verstehen.
Indem Sie die Betreffzeile einfach und direkt halten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Erinnerungs-E-Mail beachtet und umgehend bearbeitet wird.
💡ProTip
TextCortex Funktion ZenoChat ist ein cleverer KI-Assistent, der eine Vielzahl von E-Mail-Betreffzeilen erstellen kann.
Bitten Sie Zeno Chat einfach, Ihnen verschiedene Betreffzeilen für Ihre E-Mail vorzuschlagen, und wählen Sie dann aus zahlreichen Optionen die beste aus.
2. Angemessene Begrüßung verwenden
Es ist wichtig, eine Erinnerungs-E-Mail mit einer angemessenen Begrüßung zu beginnen, da so ein höflicher und professioneller Ton für das Gespräch geschaffen wird.
Außerdem macht es den Empfänger empfänglicher für die folgende Botschaft.
Kurzum, eine gut gewählte Begrüßung trägt dazu bei, einen positiven Gesamteindruck der E-Mail zu vermitteln.
💡ProTip
TextCortex bietet zahlreiche Personas, aus denen Sie auswählen können, oder Sie können Ihre eigenen erstellen, um den Ton oder den Stil zu variieren, mit dem ZenoChat schreibt.
Wie funktioniert das?
Es verbindet Ihren Hintergrund und Ihre Beschreibungsdetails mit einer einfachen Schreibprobe und erstellt eine digitale Persona , die wie Sie klingt und schreibt.
3. Verfassen Sie einen prägnanten Text der E-Mail
Es gibt drei wirksame Schritte, um einen prägnanten Text für eine Erinnerungs-E-Mail zu verfassen.
Schritt 1. Beginnen Sie mit der Erläuterung
Geben Sie gleich zu Beginn Ihrer E-Mail klar und deutlich an, worum es in der Erinnerung geht.
Das bedeutet, dass Sie die Arbeit oder das Ereignis, an das Sie den Empfänger erinnern wollen, ausdrücklich erwähnen.
Es ist wichtig, explizit und direkt zu sein, damit der Empfänger den Zweck der Erinnerung sofort erkennt.
Fügen Sie nach der Beschreibung des Zwecks der Erinnerung alle relevanten Informationen hinzu, z. B. Daten, Zeiten oder bestimmte Aufgaben.
⭐Beispiel: "Liebe Leserinnen und Leser, dies ist eine freundliche Erinnerung daran, dass die Frist für die Einreichung Ihres Berichts näher rückt. Der Bericht ist am [Datum der Abgabefrist] fällig.
Schritt 2. Betonen Sie die Wichtigkeit
Betonen Sie nach der Erklärung , warum der Empfänger auf die Erinnerung reagieren muss.
Wenn Sie darauf hinweisen, dass die Erinnerung unbedingt befolgt werden muss, ist es wichtig, auf mögliche negative Folgen oder Konsequenzen hinzuweisen, wenn die Aufgabe nicht erledigt oder die Frist verpasst wird.
Dies könnte zu Projektverzögerungen, verpassten Chancen oder negativen Folgen für die Teamleistung oder den Ruf führen.
⭐Beispiel: "Die rechtzeitige Fertigstellung dieses Berichts ist entscheidend dafür, dass unser Projekt im Zeitplan bleibt und die Erwartungen unseres Kunden erfüllt."
Schritt 3. Vereinfachen Sie den Prozess der Durchführung der Maßnahme
Achten Sie darauf, dass Ihre Botschaft leicht zu verstehen ist. Wenn sie zu kompliziert ist, könnten sich die Leute überfordert fühlen.
Erklären Sie ihnen zunächst genau, was sie tun müssen, und unterteilen Sie es dann in einfache Schritte oder Anweisungen. So können sie mühelos folgen und die Aufgaben mit minimalem Aufwand erledigen.
Eine einfache Vorgehensweise trägt dazu bei, Verzögerungen zu vermeiden, und sorgt dafür, dass jeder weiß, was zu tun ist.
⭐Beispiel1: "Um Ihre Spesenabrechnung einzureichen, füllen Sie bitte das beigefügte Formular aus und senden es bis Freitag per E-Mail an [email protected]. Achten Sie darauf, dass Sie alle Quittungen und relevanten Details für eine korrekte Bearbeitung beifügen.
Beispiel2: "Bitte prüfen Sie das beigefügte Dokument und geben Sie bis zum Ende des Tages Ihr Feedback. Ihre Kommentare werden für die Fertigstellung des Projektvorschlags entscheidend sein."
💡ProTip
Zeno Chat kann für Sie eine E-Mail mit nur drei Aufzählungspunkten erstellen.
Fügen Sie einfach Aufzählungspunkte mit Ihren Schlüsselbotschaften hinzu und machen Sie die E-Mail versandfertig.
Damit können Sie im Handumdrehen gut funktionierende E-Mails erstellen.
4. Schließen Sie die E-Mail höflich
In diesem Abschnitt können Sie dem Empfänger Hilfe anbieten.
Damit zeigen Sie, dass Sie sich für ihren Erfolg einsetzen und bereit sind, ihnen die nötige Hilfe zukommen zu lassen.
Außerdem ist es wichtig, die die E-Mail zu schließen mit einer höflichen Bemerkung zu schließen.
Dies kann eine Danksagung, ein Glückwunschschreiben oder ein einfaches Dankeschön für die Zeit und die Unterstützung des Empfängers sein.
⭐Beispiel: "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Wir wissen Ihre Mitarbeit sehr zu schätzen. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören."
Templates Für Erinnerungs-E-Mails
Beispiel 1 - Annäherung an die Teambildung
"Betreff: Reminder: Kommende Teambuilding-Veranstaltung
Hallo Team,
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Nur eine freundliche Erinnerung daran, dass unser bevorstehendes Teambuilding-Event schnell näher rückt, und wir freuen uns auf einen Tag voller Spaß mit Ihnen.
Um sicherzustellen, dass wir die genaue Anzahl der Teilnehmer für die Veranstaltung haben, bitten wir Sie, das Antwortformular auszufüllen und anzugeben, ob Sie teilnehmen werden oder nicht. Ihre Antwort ist für die Planung der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung, da wir so sicherstellen können, dass wir alles haben, was wir brauchen, um die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen.
Bitte füllen Sie das Formular bis zum heutigen Freitag [Datum einfügen] aus. Sollten Sie Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich bitte an [Kontaktperson/E-Mail einfügen].
Ich freue mich darauf, Sie alle dort zu sehen und gemeinsam schöne Erinnerungen zu schaffen!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]"
Beispiel 2 - Annäherung an die Deadline
"Betreff: Reminder: Abgabetermin rückt näher - Logo-Design
Hallo John,
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Nur eine kurze Erinnerung daran, dass die Frist für die Fertigstellung des Logodesigns näher rückt. Wir müssen das Design bis Montag fertiggestellt haben, um die Erwartungen unseres Kunden zu erfüllen und Geschäftsverluste zu vermeiden.
Wir schätzen Ihr Fachwissen und Ihr Engagement sehr, um den Erfolg dieses Projekts zu gewährleisten. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Hilfe oder Unterstützung benötigen, um die Frist einzuhalten.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]"
Wie schreibt man eine Erinnerungs-E-Mail mit TextCortex?
Beim Verfassen einer Erinnerungs-E-Mail ist es wichtig, klare und präzise Formulierungen zu verwenden.
Zum Glück bietet die KI-gestützte Lösung TextCortex alles, was Sie brauchen, um den Schreibprozess zu vereinfachen und Ihnen leistungsstarke Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen Sie Ihre Arbeit auf die nächste Stufe heben können.
TextCortex ermöglicht Ihnen das:
🔥 Zusammenfassen, paraphrasieren und umschreiben Text
🔥 Anpassen und Erstellen von Materialien auf der Grundlage Ihrer Vorgaben und Ihres gewünschten Stils
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