Checklisten sind ein hervorragendes Instrument, um Aufgaben zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Die effektive Gestaltung von E-Mails hängt von einer klaren Kommunikation ab, und die Verwendung von Checklisten kann den Prozess rationalisieren und eine ansprechende und ansprechende E-Mails.

Dieser Artikel befasst sich mit den wesentlichen Bestandteilen des E-Mail-Schreibens und geht auf deren Bedeutung ein.

Schauen wir uns die Checkliste für das Schreiben von E-Mails an, eine wichtige Ressource für jeden E-Mail-Autor.

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Was ist eine Checkliste zum Schreiben von E-Mails und warum ist sie wichtig?

Eine Checkliste für das Schreiben von E-Mails dient als Produktivitätsinstrument, das Sie aktiv bei der Erstellung effektiver und effizienter E-Mails unterstützt.

Das Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Elemente enthalten und sie klar und prägnant dargestellt haben.

Bevor Sie jedoch mit dem Entwurf Ihrer idealen Checkliste beginnen, müssen Sie viele Faktoren berücksichtigen und abwägen, darunter Grammatik, Tonfall, Struktur und Inhalt.

Schlüsselelemente, die jede E-Mail-Checkliste enthalten sollte

Bei der Erstellung einer Checkliste für das Schreiben von E-Mails ist es wichtig, mehrere Schlüsselelemente einzubeziehen, um ihre Wirksamkeit und Praktikabilität zu gewährleisten.

Wenn Sie diese Elemente berücksichtigen, können Sie Ihre E-Mails klar und präzise strukturieren und sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind.

Einige Schlüsselelemente, die jede Checkliste zum Schreiben von E-Mails enthalten sollte, sind:

  • Betreffzeile: Sie sollte klar und prägnant sein und sich auf den Inhalt der E-Mail beziehen.
  • Begrüßung: Eine persönliche Begrüßung ist wichtig, um eine Beziehung zum Empfänger aufzubauen.
  • Zweck: Geben Sie klar und deutlich den Grund für die E-Mail an und was der Empfänger tun soll.
  • Text: Der Hauptinhalt der E-Mail, einschließlich aller notwendigen Informationen, Details oder Anweisungen.
  • Aufforderung zum Handeln: Geben Sie genau an, was der Empfänger tun soll, und setzen Sie gegebenenfalls eine klare Frist.
  • Abschluss: Ein professioneller Abschluss, der Ihren Namen, Ihre Unterschrift und Ihre Kontaktdaten enthält.

Die einzige Checkliste zum Schreiben von E-Mails, die Sie jemals brauchen werden

Was sollte also auf jeder Checkliste für das Schreiben von E-Mails stehen? Schauen wir uns jedes dieser Elemente an und warum sie wichtig sind.

1. Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das erste, was ein Empfänger sieht, wenn er eine E-Mail erhält. Sie kann oft darüber entscheiden, ob die E-Mail geöffnet oder ignoriert wird.

Ein wichtiger Tipp ist, sich kurz und klar zu fassen und jede Zweideutigkeit oder Wortklauberei zu vermeiden.

Nehmen Sie außerdem an, dass die E-Mail an mehrere Personen gesendet wird. In diesem Fall kann es hilfreich sein, eine eckige Klammer mit einer kurzen Beschreibung des Betreffs der E-Mail einzufügen.

Zum Beispiel - [Teambesprechung] nächsten Mittwoch.

Dies kann den Empfängern helfen, den Zweck der E-Mail schnell zu erkennen und sie in ihrem Posteingang entsprechend zu priorisieren.

Betreffzeile

⭐Pro-Tipp⭐

ZenoChat, ein fortschrittlicher KI-Assistent in TextCortex, kann verschiedene E-Mail-Betreffzeilen erstellen.

Sie können zwischen verschiedenen Personas wählen, die Sie anpassen können, um den Ton oder den Stil nach Ihren Vorlieben und Bedürfnissen zu ändern.

Wenn Sie ZenoChat auffordern, bietet es Ihnen mehrere Optionen für professionelle E-Mail-Betreffzeilen an, die Sie berücksichtigen können.

2. Tipps zum E-Mail-Text

Im Hauptteil einer E-Mail kommunizieren Sie Ihre Botschaft und liefern den Kontext und die Details, die Ihren Zweck unterstützen.

Es kann jedoch schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll und was genau man aufnehmen soll. Einige Tipps für die Aufnahme sind:

  • Personalisieren Sie ihn: Sprechen Sie den Leser direkt an und nennen Sie seinen Namen oder sein Unternehmen. Dies kann dazu beitragen, ein Gefühl der Verbundenheit und Beziehung herzustellen.
  • Weisen Sie dem Leser den Weg: Wenn Sie ein Dokument angehängt oder auf eine Website verlinkt haben, machen Sie in Ihrer E-Mail deutlich, wo der Leser es finden kann. Das kann Verwirrung verhindern.
  • Seien Sie bei der Aufforderung zum Handeln sehr deutlich: Egal, ob Sie den Leser einladen, an einer Veranstaltung teilzunehmen oder sich mit Ihnen über ein bestimmtes Thema auszutauschen, sagen Sie ihm ganz genau, was er tun soll und was die nächsten Schritte sind.
  • Scheuen Sie sich nicht, direkt zu sein: Höflichkeit und Zuvorkommenheit sind wichtig, aber scheuen Sie sich nicht, Ihre Botschaft direkt und selbstbewusst zu formulieren. Zu vage oder passiv zu sein, kann von der Botschaft, die Sie vermitteln wollen, ablenken.
E-Mail-Körper-Tipps

3. E-Mail-Struktur

Ein klassischer Drei-Absatz-Aufbau ist ein guter Anfang. So sollte er aussehen:

  • Erster Absatz: Geben Sie klar und direkt an, was Sie vom Empfänger wollen. Dies kann eine Aktion, eine Bitte oder eine Einladung sein. 
  • Zweiter Absatz: Geben Sie Einzelheiten darüber an, warum Sie sich an den Empfänger wenden, sowie alle anderen relevanten Informationen. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um den Zweck Ihrer E-Mail zu erklären und dem Empfänger einen Kontext zu geben. 
  • Dritter Absatz: Wiederholen Sie Ihre Frage oder Bitte, geben Sie weitere Informationen oder eine Frist an, falls erforderlich. Geben Sie eine klare Handlungsaufforderung, was der Leser als Nächstes tun soll, und fordern Sie ihn auf, aktiv zu werden.
E-Mail-Struktur

4. Abmeldung

Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail abschließen, kann genauso wichtig sein wie der Rest des E-Mail-Textes.

Ein häufiger Fehler ist es, Ihre E-Mail mit "Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören" zu beenden, da dies etwas aufdringlich wirken kann und kein spezifisches Handlungselement oder eine Aufforderung zum Handeln enthält.

Versuchen Sie stattdessen, Ihre E-Mail mit einer bestimmten Frist zu beenden, z. B. "Teilen Sie mir Ihre Gedanken bis (bestimmtes Datum) mit" oder "Bitte antworten Sie bis (bestimmtes Datum), damit ich weiß, wie ich vorgehen soll".

Wenn Sie sich an eine neue Person wenden oder sich nicht sicher sind, ob Sie die richtige Person anschreiben, können Sie dies auch im Schlusswort erwähnen.

Zum Beispiel: "Wenn Sie nicht der richtige Gesprächspartner sind, sagen Sie mir bitte so schnell wie möglich Bescheid, damit ich schnell weitermachen kann."

Abmeldung

5. Korrekturlesen und Ton überprüfen mit AI-Schreibwerkzeugen

Selbst die beste E-Mail kann durch Tippfehler, grammatikalische Fehler und einen unangemessenen Ton untergraben werden. Tonfall.

Zum Glück gibt es zahlreiche KI-Schreibwerkzeuge zur Verfügung, die diesen Prozess rationalisieren und effizienter gestalten können.

Einige Möglichkeiten, wie AI-Schreibwerkzeuge helfen können, sind Korrekturlesen und Tonkorrekturen helfen können:

  • Auffinden von Rechtschreib- und Grammatikfehlern, die beim manuellen Korrekturlesen möglicherweise übersehen wurden.
  • Vorschläge für die Umformulierung schwieriger oder unklarer Sätze.
  • Erkennen von übermäßig verwendeten oder sich wiederholenden Wörtern und Sätzen.
  • Analyse des Tons Ihrer E-Mail und Vorschläge zur Anpassung des Tons.

Wenn Sie diese Tools in Kombination mit manuellem Korrekturlesen verwenden, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails fehlerfrei und kohärent sind und einen positiven Eindruck bei Ihren Empfängern hinterlassen.

⭐Pro-Tipp⭐

TextCortex kann sehr hilfreich sein, um fehlerfreie E-Mails mit verschiedenen Tönen zu verfassen.

ZenoChat, ein KI-gestützter Chatbot, ruft schnell Ressourcen aus Datenbanken oder Wissensdatenbanken ab, darunter templates und Beispiele.

Sie können den Chatbot um Schlagwortvorschläge bitten, was zu mehreren Entwurfsoptionen führt.

Zusätzlich bietet TextCortex AI ein Rewriting-Tool, das verschiedene Töne vorschlägt und die Genauigkeit von E-Mails verbessert.

6. Zeit des Tages

Das Timing kann eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer E-Mail spielen. Studien haben gezeigt, dass der Versand von E-Mails gegen 9 Uhr morgens am besten geeignet ist, da die meisten Menschen ihre E-Mails morgens als erstes abrufen.

Wenn es jedoch nicht möglich ist, eine E-Mail kurz vor 9 Uhr morgens zu versenden, empfiehlt es sich, sie um 14 oder 20 Uhr zu versenden, da die meisten Menschen ihre E-Mails nach dem Mittagessen oder am Abend, wenn sie ihre Arbeit beendet haben, abrufen.

Tageszeit

Wie kann TextCortex Ihr E-Mail-Crafting verbessern?

Es ist oft schwierig, in E-Mails den richtigen Ton und die richtige Stimme zu treffen.

Wie auch immer, TextCortex, ein fortschrittliches KI-gestütztes Tool, zeichnet sich durch das Verfassen geschliffenen E-Mails.

Es bietet Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Formulierungen und Vokabeln. 

TextCortexDie Funktionen des Programms umfassen:

⚡Zeno ChatZeno Chat ist ein anpassbarer KI-Assistent, der Inhalte entsprechend Ihrer Eingabeaufforderungen und Stilvorlieben erstellt.

Korrektur von Rechtschreib-, Grammatik- und Stilfehlern, um eine einwandfreie Arbeit zu gewährleisten.

⚡Bearbeitungund Umschreiben Funktionen wie Textvervollständigung, Zusammenfassen und Paraphrasieren.

⚡Tonwechsler mit über zehn verfügbaren Tönen.

⚡Erstellen und Übersetzen von Inhalten in über 25 Sprachen.

⚡Zugang zu Zeno Chat über eine Webanwendung oder Chrome extension anbieten.

Sind Sie bereit, es auszuprobieren?

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