Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, die mit einer passiv-aggressiven oder übermäßig freundlichen Begrüßung endete?
Ich weiß, dass ich das getan habe, und ich kann mich nicht entscheiden, was schlimmer ist.
Wenn Sie mit Ihrer E-Mail keinen solchen Eindruck hinterlassen wollen, sind Sie hier genau richtig.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen , wie Sie eine E-Mail schließen können und warum dies so wichtig ist.
Lasst uns eintauchen!
Warum ist es wichtig, eine E-Mail ordnungsgemäß zu schließen?
Das ordnungsgemäße Schließen einer E-Mail ist eine wichtige Komponente, der häufig weniger Aufmerksamkeit geschenkt wird als ihrem Gegenstück beim Öffnen.
Wenn Sie darauf achten, können Sie das:
🌸 Hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck.
🌸 Anzeigen Professionalität.
🌸 Setzen Sie ein Zeichen für wünschenswerte Ergebnisse.
🌸 Stellen Sie die Verbindung her.
Darüber hinaus bietet der Schluss Ihrer E-Mail die Möglichkeit, eine Aufforderung zum Handeln zu formulieren oder die Empfänger auf subtile Weise an die nächsten Schritte zu erinnern.
Dieser strategische Schachzug kann den Empfänger zu der beabsichtigten Reaktion oder Handlung führen, und Sie können die Wirksamkeit Ihrer Kommunikation erhöhen.
Die Schwierigkeit bei der Abfassung eines angemessenen Abschlusses besteht jedoch darin, die ideale Mischung aus Professionalität und einem Hauch von Authentizität zu finden.
Um diese Mischung zu erreichen, ist Folgendes erforderlich:
✔️ eine durchdachte Betrachtung des Kontextes
✔️ die Beziehung zum Empfänger,
✔️ und den beabsichtigten Ton der Nachricht.
Da Sie nun wissen, warum es wichtig ist, auf das Ende Ihrer E-Mail zu achten, sehen wir uns an, wie man eine E-Mail schließt, um diese Ergebnisse zu erzielen.
Wie schließt man eine E-Mail?
Befolgen Sie diese 3 Schritte, um eine E-Mail richtig zu schließen.
Schritt 1: Geeignete Schlussphrase verwenden
Der Schlusssatz ist der letzte Satz, den Sie sagen, bevor Sie sich abmelden. Ziel ist es, den Zweck Ihrer E-Mail zu bekräftigen und den Leser zu einer Antwort zu bewegen.
Sie können auch am Ende der E-Mail Ihren Dank oder Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringen.
Abschlusssätze für formelle E-Mails
Für professionelle E-Mails können Sie diese Beispiele ausprobieren:
✔️ "Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meine Anfrage zu prüfen. Ich freue mich darauf, diese Woche Ihr Update zu erhalten!"
✔️ "Danke, dass Sie sich die Zeit für ein Treffen genommen haben! Ich freue mich auf ein Treffen mit Ihnen am [Datum und Uhrzeit].
✔️ "Ich danke Ihnen für das gestrige Treffen mit mir. Ich werde Sie bis Ende der Woche über die nächsten Schritte informieren."
✔️ "Ich danke Ihnen für Ihre Mitarbeit in dieser Angelegenheit!"
✔️ "Wir bitten nochmals um Entschuldigung für die entstandenen Unannehmlichkeiten."
✔️ "Bitte lassen Sie mich wissen, ob das für Sie akzeptabel ist."
Abschlusssätze für informelle E-Mails
Probieren Sie diese Beispiele für informelle E-Mails aus:
✔️"Ich bin so froh, dass wir uns nach so langer Zeit getroffen haben! Ich hoffe, wir werden uns öfter sehen."
✔️"Vergessen Sie nicht, [--] mitzubringen. Wir sehen uns morgen!"
✔️"Vielen Dank/eine Million/eine Tonne".
✔️"Entschuldigen Sie den Ärger."
✔️"Schreiben Sie bald!"
Die 4 wichtigsten abschließenden Phrasen, die Sie vermeiden sollten
Es ist sehr wichtig, nicht passiv-aggressiv zu klingen und so einfache Ausdrücke wie möglich zu verwenden.
Aus diesem Grund haben wir 4 Phrasen herausgesucht, die Sie vermeiden sollten:
❌ "Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren" - Wählen Sie stattdessen einen direkteren Ansatz, wie z. B. "Sie können uns gerne kontaktieren, wenn Sie Fragen haben.
❌ "Bitte beachten Sie" - Dieses juristisch klingende Wort ist fast immer unnötig.
❌ "Under separate cover" - Dies ist eine alte Phrase und es ist besser, wenn Sie einfach sagen: "Ich sende [Name des Dokuments oder der Datei] separat..."
❌ "Wie oben" - Wenn Sie am Ende einer E-Mail etwas betonen wollen, ist es weitaus besser, den Inhalt zusammenzufassen, als den Empfänger alles noch einmal lesen zu lassen.
💡Pro-Tipp
Mit Zeno Chat können Sie schnell den gewünschten Abschluss erstellen, indem Sie einfach eine Eingabeaufforderung eingeben. 😏
Da Sie nun wissen, welche Formulierungen Sie verwenden sollten, kommen wir nun zu den Abmeldungen.
Schritt 2: Richtige Abmeldung wählen
Eine E-Mail-Abmeldung ist ein kurzer Satz, den Sie zum Abschluss Ihrer E-Mail-Nachricht verwenden , bevor Sie Ihren Namen und Ihre Signatur hinzufügen.
Natürlich gibt es Begriffe, die für geschäftliche E-Mails geeignet sind, und andere, die Sie im informellen Schriftverkehr verwenden können.
Andererseits gibt es neben den Sätzen, die eindeutig einer der beiden Gruppen zuzuordnen sind, auch solche, die für beide Situationen geeignet sind.
Schauen wir uns die Abmeldungen für jedes Szenario an!
Abmeldungen für formelle E-Mails
Probieren Sie einige davon aus:
✔️ "Mit freundlichen Grüßen" - Diese herkömmliche Unterschrift ist beliebt, da sie eine E-Mail in einem netten, aber förmlichen Ton abschließt.
✔️ "Mit freundlichen Grüßen" - Diese Formulierung sowie die Varianten " herzliche Grüße", " freundliche Grüße" und "beste Grüße" vermitteln eine klare, positive Botschaft und entsprechen gleichzeitig den Normen für professionelle Kommunikation.
✔️ "Beste Wünsche" - Verwenden Sie diese Anrede für Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter, wenn in Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen eine formellere Kultur herrscht. Die besten Wünsche sind auch perfekt für E-Mails mit Bewerbungen und Anschreiben.
Abmeldungen für informelle E-Mails
Wenn Sie eine informelle E-Mail schreiben, verwenden Sie diese:
✔️ "Prost" - Dies ist eine freundliche Art, eine E-Mail zu beenden.
✔️"Mach's gut" - Diese Abmeldung vermittelt, dass Sie eine etwas engere Beziehung haben, aber nicht zu eng.
✔️"Talk soon" - Sie sollten diese Abmeldung nur verwenden, wenn Sie beabsichtigen, in Kürze mit der Person zu sprechen.
✔️"Catch you later" - Dies ist ähnlich wie "Talk soon" und Sie sollten es verwenden, wenn Sie erwarten, dass Sie die Person bald sehen werden.
Die 5 wichtigsten zu vermeidenden Abmeldungen
Da eine E-Mail-Abmeldung einen guten Eindruck auf den Empfänger machen muss, sollten bestimmte Abmeldungen vermieden werden. Verwenden Sie diese nicht:
❌ "Vielen Dank im Voraus" - Diese Unterschrift kann als manipulativ oder passiv-aggressiv empfunden werden, da sie eine Art Forderung darstellt.
❌ "Mit freund lichen Grüßen" - Sie gehören nicht wirklich zum Empfänger und es klingt, als würden Sie eine engere Beziehung erzwingen.
❌ "XOXO" - Diese Unterschrift ist zu persönlich, es sei denn, Sie senden eine E-Mail an Ihren Partner oder ein enges Familienmitglied.
❌ "Ich hoffe, das macht Sinn" - Egal, welche E-Mail Sie schreiben, diese Unterschrift ist passiv-aggressiv und Sie sollten sie nicht verwenden.
❌ "Emojis" - Emojis sind in der beruflichen Kommunikation erlaubt, aber es ist am besten, wenn Sie sie nicht in Ihrer Unterschrift verwenden.
💡Pro-Tipp - Klangfarbenwechsler
Mit Zeno Chat können Sie sogar eine Persona erstellen und den Ton wählen, den Sie verwenden möchten. ⚡
Schritt 3: Eine Unterschrift hinzufügen
Einfach ausgedrückt: E-Mails, die mit einer förmlichen Unterschrift abgeschlossen werden , wirken zuverlässiger und professioneller.
Die Unterschrift zeigt dem Empfänger, dass Sie sich die Zeit genommen und die Mühe gemacht haben, nützliche Kontaktinformationen aufzunehmen.
Während geschäftliche E-Mails eine bestimmte Form der Unterschrift erfordern, ist dies bei informellen E-Mails nicht der Fall. Für sie ist der Name völlig ausreichend.
Werfen Sie einen Blick auf diese Vorteile der Signatur:
🌸 E-Mail-Signaturen machen es für andere leicht, Sie zu erreichen.
🌸 Sie können neue Follower in den sozialen Medien gewinnen .
🌸 Sie können Ihre Marke und Ihr Logo einprägsam machen.
Wie erstellt man eine professionelle E-Mail-Signatur?
Verwenden Sie diese Checkliste für die Erstellung einer geschäftlichen E-Mail-Signatur:
✅Vorname und Nachname
✅Name und Anschrift des Unternehmens
✅Ihre Berufsbezeichnung bei dem genannten Unternehmen
✅Das Logo des Unternehmens
✅Kontaktangaben (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, offizielle Website)
✅Soziale Medien Links
✅ Ein höflicher Schlusssatz
Einpacken
Wer hätte gedacht, dass diese letzten paar Sätze so viel Bedeutung haben?
Wie Sie sehen, ist es nicht ausreichend, sich nur auf den Inhalt oder das Format der E-Mail zu konzentrieren.
Die Art und Weise, wie Sie die E-Mail schließen, bestimmt, wie der Inhalt der E-Mail wahrgenommen wird.
Wäre es nicht schön, wenn Sie ein Tool hätten, mit dem Sie ganz einfach eine Aufforderung einstellen können, um Ihre E-Mail in dem von Ihnen gewünschten Ton zu schließen?
Nun, wir haben einen für Sie!
Wie schließt man eine E-Mail mit TextCortex?
TextCortex ist ein All-in-One-KI-Schreibwerkzeug, mit dem Sie eine Vielzahl von Inhalten erstellen können.
Mit diesem Tool können Sie ganz einfach:
🚀Erstellen Sie mit Zeno ChatTexte nach Ihren Wünschen
🚀Entwerfen Sieeine Persona , die Ihre Marke repräsentiert
🚀Analysieren SieIhren Inhalt und erhalten Sie Vorschläge, wie Sie Ihre E-Mail an Ihr Zielpublikum anpassen können
🚀 Passen SieIhren Ton an, bleiben Sie professionell und holen Sie sich verschiedene Verbesserungsvorschläge
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Grammatik und Rechtschreibung korrekt sind.
🚀Paraphrasieren, zusammenfassen und umschreiben Sie Ihren Text
🚀Nutzen Sie 60+ anpassbare templates, die eine Vielzahl von Kategorien abdecken
🚀Übersetzen Sie Ihren Text in mehr als 25 Sprachen
TextCortex ist sowohl als Webanwendung als auch als Chrome Add-on verfügbar.
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6 E-Mail-Marketing-Trends, die Sie kennen sollten
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