Das Schreiben einer Danksagungs-E-Mail mag einfach erscheinen, ist aber ein entscheidender Schritt beim Aufbau und der Pflege positiver Beziehungen zu Kunden, Klienten, Partnern usw.
Außerdem bietet er die Gelegenheit, Dankbarkeit auszudrücken, Vertrauen zu schaffen und Ihre Markenidentität zu stärken.
Vielen fällt es jedoch schwer, den richtigen Ton zu treffen, Klischees und allgemeine Phrasen zu vermeiden und den Inhalt zu personalisieren.
Wenn Sie sich in den oben genannten Zeilen wiederfinden, brauchen Sie sich keine Sorgen mehr zu machen.
Wir zeigen Ihnen in 6 Schritten, wie Sie eine Bestätigungs-E-Mail schreiben , um Ihre Kommunikationsziele zu erreichen.
Lasst uns eintauchen!
Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?
Eine Bestätigungs-E-Mail ist eine E-Mail, die Sie schreiben, um zu bestätigen, dass Sie die Nachricht, das Dokument, die Anfrage usw. eines Absenders erhalten haben.
Es ist wie ein digitaler Daumen nach oben, der verschiedene Szenarien abdeckt, darunter Geschäftstransaktionen, Bewerbungen, Kundensupport und gemeinsame Projekte.
💡 Anmerkung
Obwohl sie sehr ähnlich sind, sollten Sie eine Bestätigungs-E-Mail nicht mit einer Bestätigungs-E-Mail verwechseln.
Sie sind beide Arten von Antworten auf empfangene Mitteilungen, dienen aber leicht unterschiedlichen Zwecken.
So bestätigen sowohl die Bestätigungs- als auch die Bestätigungs-E-Mails den Empfang von Informationen ,
- Anerkennungs-E-Mails konzentrieren sich mehr auf den Ausdruck von Dankbarkeit und die Pflege positiver Beziehungen.
- Umgekehrt bestätigen Bestätigungs-E-Mails den Abschluss einer Transaktion oder Aufgabe und enthalten Details zu diesem Ergebnis.
Warum sind Bestätigungs-E-Mails wichtig?
Danksagungs-E-Mails spielen eine entscheidende Rolle in der effektiven Kommunikation, da sie helfen
✨ Vertrauen aufbauen,
✨ offene Kommunikation fördern
✨ Erwartungen steuern,
✨ berufliche Beziehungen zu verbessern und
✨ versichern dem Absender, dass seine Nachricht den Empfänger erreicht hat.
💡 Anmerkung
Versuchen Sie, Bestätigungs-E-Mails zeitnah zu verschicken , denn eine rechtzeitige Antwort zeigt, dass Sie die Zeit des Absenders respektieren, und unterstreicht das Gefühl von Effizienz und Professionalität.
6 Schritte zum Schreiben einer Danksagungs-E-Mail wie ein Profi
1. Legen Sie den Ton Ihrer Danksagungs-E-Mail fest
Der erste Schritt bei der Gestaltung Ihrer Bestätigungs-E-Mail besteht darin, den Ton und die Art der erhaltenen E-Mail zu prüfen, um zu erkennen, in welche Richtung und in welchem Ton Sie Ihre Antwort schreiben werden.
💡 ProTip
Wussten Sie schon, dass mit TextCortexdem vollständig anpassbaren KI-Assistenten, Zeno Chatden gewünschten Ton Ihrer E-Mail selbst bestimmen können?
2. Verfassen Sie eine prägnante Betreffzeile
Sie sollten Ihre Betreffzeile kurz und knapp halten und den Zweck Ihrer E-Mail klar angeben.
Zum Beispiel,
- "Empfangsbestätigung: Ihre E-Mail datiert vom [Datum]".
- "Vielen Dank für Ihre [Einreichung/Nachricht/Anfrage]".
- "Bestätigung: Wir haben Ihr [Dokument/Information] erhalten".
- "Bestätigung Ihrer jüngsten [Anfrage/Feedback/Mitteilung]".
- "Danke für Ihre [Bewerbung/Bestellung/Unterstützung]".
- "Empfangen: Ihr [Dokument/Nachricht/Anfrage] ist in guten Händen".
- "Wir freuen uns über Ihre [Einsendung/Feedback/Beteiligung]".
- "Bestätigungs-E-Mail: Ihre [Nachricht/Dokument/Anfrage] wurde empfangen."
- "Bestätigung: Ihre [Anfrage/Bestellung/Bewerbung] wird bearbeitet."
Sie können sie sogar personalisieren und den Namen des Empfängers einfügen, falls zutreffend.
💡 ProTip
Mit Zeno Chat können Sie überzeugende Betreffzeilen erstellen, indem Sie einfach eine Eingabeaufforderung eingeben.😎
3. Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung
Erinnern Sie sich an Schritt 1, in dem es darum ging, den Ton anzugeben? Nun, das wirkt sich auch auf die Begrüßung Ihrer E-Mail und den Grad der Förmlichkeit aus.
Ihre Begrüßung kann zum Beispiel von "Sehr geehrter Herr oder Frau" über "Hallo" bis hin zu "Grüße" reichen .
4. E-Mail-Text schreiben
4.1. Mit einer Eröffnungszeile beginnen
In der ersten Zeile sollte stehen, dass Sie die E-Mail des Absenders erhalten haben.
Außerdem sollten Sie sich beim Absender bedanken, Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringen und genau angeben, wofür Sie dankbar sind - ein Dokument, eine Anfrage, Unterstützung oder Zusammenarbeit.
Zum Beispiel,
- "Vielen Dank, dass Sie sich an uns gewandt haben! Ihre [Nachricht/Unterlage/Anfrage] ist bei uns eingegangen und wird derzeit geprüft.
- "Wir wollten Ihnen unseren aufrichtigen Dank für Ihre jüngste [Eingabe/Mitteilung] aussprechen. Ihre Bemühungen und Ihr Beitrag bleiben nicht unbemerkt."
- "Wir wollten uns einen Moment Zeit nehmen, um das [Dokument/Anfrage], das Sie uns kürzlich zur Verfügung gestellt haben, zu würdigen."
- "Ihre [Nachricht/Feedback/Anfrage] ist in unserem Posteingang gelandet, und wir könnten nicht dankbarer sein. Vielen Dank, dass Sie uns [Kollaborieren/Unterstützung/Hilfe] für Ihre [Bedürfnisse/Aufgaben] gewählt haben."
- "Ein herzliches Dankeschön für Ihre [Bewerbung/Bestellung]. Wir freuen uns sehr über Ihren Eingang und sind gerade dabei, die notwendigen Schritte einzuleiten."
- "Ihre [Nachricht/Unterlage/Anfrage] ist in unserem Posteingang gelandet, und wir möchten uns für Ihre prompte und aufmerksame Mitteilung bedanken".
- Wir möchten Ihnen für Ihre [Mitteilung/Anfrage] danken. Ihr [Beitrag] wird sehr geschätzt, und wir sind bestrebt, [darauf einzugehen/zu antworten/zu helfen].
4.2 Weitergehende Informationen bereitstellen
Der Hauptteil Ihrer E-Mail sollte zusätzliche Details enthalten, die von der Situation und den Umständen abhängen.
So können sie sich auf:
✨ Bestätigung des Empfangs von Dokumenten,
✨ unter Angabe der folgenden Schritte,
✨ Festlegung eines Zeitrahmens für ein Follow-up usw.
Falls mit der eingegangenen Sendung Referenznummern, Bestellnummern usw. verbunden sind, sind diese in der Empfangsbestätigung anzugeben.
Auf diese Weise können beide Parteien die Kommunikation verfolgen.
💡 ProTip
Wenn Sie beim Verfassen einer E-Mail nicht weiterkommen, können Sie mit der Bullet-to-Email-Funktion vonTextCortexeine E-Mail mit nur 3 Aufzählungspunkten erstellen.
5. Beenden Sie Ihre E-Mail
Sie sollten Ihre E-Mail mit einer positiven Bemerkung beenden, noch einmal Ihre Dankbarkeit ausdrücken und sich bereit erklären, bei Bedarf weiter zu helfen.
Sie sollten auch Ihre Unterschrift, Ihren Namen, Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen angeben.
Zum Beispiel,
- "Nochmals vielen Dank, dass Sie sich für [Ihr Unternehmen/Ihre Organisation] entschieden haben. Wir freuen uns auf die weitere [Zusammenarbeit/Hilfe/Unterstützung] mit Ihnen."
- "Wir wissen Ihr Vertrauen in uns zu schätzen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder zusätzliche Unterstützung benötigen, können Sie uns gerne [kontaktieren]."
- "Nochmals vielen Dank für Ihre [Eingabe/Feedback/Anfrage]. Wir schätzen Ihre Partnerschaft und freuen uns darauf, diese Reise gemeinsam [fortzusetzen/zu beginnen].
6. Lesen Sie Ihre Bestätigungs-E-Mail Korrektur
Bevor Sie Ihre E-Mail abschicken, sollten Sie sie sorgfältig auf Klarheit überprüfen , Tonfall, und Korrektheit, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist.
Wenn Sie Ihre E-Mail überprüfen und bearbeiten, minimieren Sie das Risiko, unprofessionell zu wirken.
💡 ProTip
TextCortex extension liest Ihre Texte für Sie Korrektur und sorgt dafür, dass sie in Bezug auf Grammatik und Rechtschreibung auf Hochglanz gebracht werden.
🎁 Bonus: 3 Anerkennungen Templates , die Sie heute nutzen können
Vorlage 1: Eine E-Mail zur Bestätigung einer Kundenbestellung
Betreffzeile: Wir haben Ihre Bestellung erhalten
Sehr geehrter [Name]
Vielen Dank für Ihre Bestellung von [Produkt]. Ihre Ware wird in [Zeitrahmen] fertig sein und in genau [Zeitrahmen] versendet werden.
Zuvor möchten wir von Ihnen wissen, ob Sie möchten, dass wir [Vergünstigungen] für Ihre Kunden und Musterprodukte aus anderen Einheiten aufnehmen. Sie können die gewünschten Musterprodukte aus dem Katalog auswählen, den wir Ihnen zuvor zugeschickt haben.
Unser [Produkt] ist so konzipiert, dass es die besten Ergebnisse zu einem sehr niedrigen Preis bietet. Wir sind sicher, dass Ihre Kunden von diesem Produkt begeistert sein werden.
Nochmals vielen Dank für Ihre Bestellung. Wir freuen uns auf Ihre Anweisung, unsere [Vergünstigungen] und andere Musterprodukte aufzunehmen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Vorlage 2: Eine E-Mail zur Bestätigung des Bewerbers
Betreffzeile: Vielen Dank für Ihre Bewerbung
Sehr geehrter [Name],
Vielen Dank, dass Sie sich für [Stelle] bei [Name des Unternehmens] beworben haben. Ich werde Ihre Bewerbung zusammen mit den anderen, die wir in [Zeitrahmen] erhalten haben, prüfen. Wenn Sie für die nächste Phase des Einstellungsverfahrens ausgewählt werden, werden Sie für ein Vorstellungsgespräch kontaktiert.
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und wünschen Ihnen viel Erfolg bei diesem Auswahlverfahren.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Vorlage 3: Eine E-Mail zur Zahlungsbestätigung
Betreffzeile: Confirmation: Wir haben Ihre Zahlung erhalten
Hallo [Name des Empfängers],
Ich wollte nur Ihre Zahlung von [Betrag] bestätigen. Das ist für [das Produkt oder die Dienstleistung, die sie gekauft haben].
Sie können damit rechnen, dass Sie bald eine Quittung erhalten werden.
Und da wir Ihre Zahlung erhalten haben, sind wir bereit, [die folgenden Schritte zu nennen].
Vielen Dank für die schnelle Zahlung - wir wissen das sehr zu schätzen!
Beste Wünsche,
[Ihr Name]
🎀 Zusammenfassung
E-Mails mit Danksagungen sind für eine effektive Kommunikation, Professionalität und den Aufbau von Beziehungen unerlässlich.
Darüber hinaus tragen sie zu einer positiven Kommunikation bei, indem sie sicherstellen, dass Sie Nachrichten rechtzeitig und höflich erhalten und quittiert haben.
Und obwohl das Verfassen von Danksagungs-E-Mails nicht kompliziert ist, müssen Sie dennoch auf Folgendes achten StilSprache, Tonfall und Gesamtbild achten.
Und dieser Teil kann durchaus knifflig sein.
Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die Ihnen bei den Feinheiten helfen und Ihren Schreibprozess verbessern kann.
Enter, TextCortex! 🤖
Wie kann TextCortex Ihnen beim Schreiben einer Danksagungs-E-Mail helfen?
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Auf diese Weise können Sie Informationen schnell finden und abrufen, ohne verschiedene Dateisysteme oder Datenbanken durchsuchen zu müssen.
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