Formelle vs. informelle E-Mails - Verstehen, welche man verwenden sollte

Die E-Mail hat in der heutigen digitalen Welt alle anderen Formen der privaten und beruflichen Kommunikation überholt.

Um in verschiedenen Kontexten effektiv per E-Mail zu kommunizieren, müssen Sie die Kunst beherrschen, den richtigen Ton und Stil zu treffen.

In diesem Artikel werden daher die wichtigsten Unterschiede zwischen formellen und informellen E-Mails untersucht und die zahlreichen Funktionen und Normen der beiden Arten von E-Mails aufgezeigt.

Es wird auf die Unterschiede zwischen formellen und informellen E-Mails, einschließlich Tonfall, Vokabular und Struktur, eingegangen und deren Vorteile und akzeptable Verwendungsmöglichkeiten untersucht.

Wenn Sie diesen Artikel lesen und das Gelernte anwenden, können Sie Ihre Fähigkeiten in der E-Mail-Kommunikation deutlich verbessern.

Fangen wir an!

Was sind formelle E-Mails?

In anspruchsvolleren oder beruflichen Situationen, z. B. bei der Kommunikation mit Arbeitgebern oder Kunden, empfiehlt es sich, eine formelle E-Mail zu verwenden. 

Sie halten sich an etablierte Konventionen und Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft dem Empfänger das angemessene Maß an Respekt, Professionalität und Klarheit vermittelt. 

Indem Sie diese Protokolle befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Absichten effektiv kommuniziert werden und in einer Weise ankommen, die dem Ernst der Situation entspricht.

1. Hauptmerkmale von formellen E-Mails

Im Folgenden sind die wichtigsten Richtlinien aufgeführt, die Sie beim Verfassen formeller E-Mails beachten sollten:

1. Begrüßung

Formelle E-Mails beginnen in der Regel mit einer förmlichen Anrede wie "Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]" oder "Sehr geehrte/r [Berufsbezeichnung/Position]", gefolgt von einem Doppelpunkt. 

Die Verwendung des Nachnamens des Empfängers und des entsprechenden Titels verleiht dem Schreiben einen gewissen Grad an Respekt und Förmlichkeit.

2. Höflicher Ton

Bleiben Sie in Ihrer E-Mail die ganze Zeit über höflich und respektvoll. 

Sie sollten die Sprache professionell halten, indem Sie keinen Slang, Jargon oder zu saloppe Wörter und Sätze verwenden. 

Außerdem sollten Grammatik, Zeichensetzung und Großschreibung korrekt sein, um zu zeigen, dass Sie auf Details achten.

3. Struktur und Organisation

Formelle E-Mails haben in der Regel ein Standardformat. 

Sie beginnen mit einer kurzen, klaren Einleitung, gehen dann zum Hauptteil der Nachricht über und enden mit einem schönen Schluss und einer formellen Unterschrift. 

Für die korrekte Struktur formeller E-Mails sollten Sie Absätze verwenden, um den Inhalt sinnvoll und übersichtlich zu gliedern .

4. Fachsprache

In formellen E-Mails wird eine professionelle Sprache verwendet, z. B. formelle Wörter und Sätze, und es wird kein Slang verwendet. 

Die Botschaft sollte klar und präzise sein und sich auf ihr Hauptziel konzentrieren.

5. Richtige Adressierung und Titel

In formellen E-Mails sollten Sie die Empfänger mit ihrem vollen Namen und dem entsprechenden Titel (z. B. Herr, Frau, Dr., Prof.) ansprechen. 

Hier ist es wichtig, die Rechtschreibung und die Richtigkeit der Namen und Titel zu überprüfen.

6. Verwendung des formellen Abschlusses

Verwenden Sie förmliche Schlussformeln wie "Mit freundlichen Grüßen","Mit freundlichen Grüßen" oder"Mit freundlichen Grüßen", gefolgt von dem vollständigen Namen und den Kontaktdaten des Absenders. 

Diese Abschlüsse behalten einen professionellen Ton und schaffen ein Gefühl des Abschlusses.

Wenn Sie diese Regeln für formelle E-Mails befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht ernst genommen wird, und eine professionelle Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner aufbauen.

2. Wann sollten formelle E-Mails verwendet werden?

Formelle E-Mails werden in verschiedenen beruflichen und unternehmerischen Situationen verwendet, wenn es darauf ankommt, autoritativ und im Einklang mit etablierten Normen zu wirken. 

In den folgenden Situationen ist es angemessen, formelle E-Mails zu verwenden:

🎯 Bewerbungen - Formelle Bewerbungen erfordern formelle E-Mails. Sie zeugen von Professionalität, Detailgenauigkeit und Respekt gegenüber dem Personalverantwortlichen oder Personalvermittler. 

🎯 Business Angebote - Förmliche E-Mails eignen sich am besten für geschäftliche E-Mails Angebote an Kunden, Investoren und Partner. Sie drücken Glaubwürdigkeit, Professionalität und Seriosität aus.

🎯 Berufliche Anfragen - Formelle E-Mails eignen sich am besten für berufliche Anfragen oder die Kommunikation mit Vorgesetzten, Professoren oder leitenden Angestellten.

🎯 Kundenkommunikation - Formelle E-Mails im Unternehmenskontext helfen, ein professionelles Image zu wahren.

🎯 Offizielle Korrespondenz - Organisationen, Behörden und Institutionen versenden häufig formelle E-Mails.

🎯 Networking oder Einführungen - Förmliche E-Mails sind angemessen, wenn es um Networking, Einführungen oder Mentoring anderer Fachleute geht.

🎯 Konflikte oder Beschwerden lösen - Eine professionelle E-Mail kann Ihnen helfen, eine Meinungsverschiedenheit oder Beschwerde zu lösen.

3. Vorteile von formellen E-Mails

Offizielle E-Mails bieten zahlreiche Vorteile im geschäftlichen und beruflichen Umfeld. Hier sind einige Vorteile des Versands formeller E-Mails:

✅ Professionalität - Sie zeigen, dass Sie Ihre Kommunikation ernst nehmen und Wert auf einen professionellen Ton im Umgang miteinander legen.

✅ Klarheit und Präzision - Durch die Verwendung eines förmlichen Tons können Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaft klar und prägnant ist, um Missverständnisse zu vermeiden.

✅ Respekt und Etikette - Sie zeigen, dass Sie die Zeit des Empfängers respektieren und professionell sprechen. Dies kann die Beziehungen zu Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern verbessern.

✅ Vermittlung eines professionellen Images - Wenn Sie durchweg einen professionellen Ton und Stil verwenden, werden Sie als zuverlässig, kompetent und vertrauenswürdig wahrgenommen. 

✅ Dokumentation und Rechenschaftspflicht - Sie schaffen eine Ebene der Rechenschaftspflicht, da beide Parteien eine schriftliche Aufzeichnung des Gesprächs haben.

✅ Konsistenz in der Geschäftskommunikation - Durch die Verwendung eines standardisierten Formats und eines professionellen Tons in Ihren E-Mails schaffen Sie ein einheitliches und professionelles Markenimage für sich oder Ihr Unternehmen.

✅ Rechtliche und vertragliche Zwecke - Formelle E-Mails können bei Streitigkeiten oder Verträgen als rechtlicher Beweis dienen. Diese offiziellen E-Mails können als Beweis für die Vereinbarung oder Abmachung verwendet werden.

Professionalität, Klarheit und Verantwortlichkeit sind nur einige der Gründe, warum formelle E-Mails für die geschäftliche Kommunikation so nützlich sind, obwohl sie etwas mehr Aufmerksamkeit für Details und Etikette erfordern.

4. Beispiel für eine formelle E-Mail

Betreff: Anfrage bezüglich der Möglichkeit einer Geschäftspartnerschaft

Sehr geehrter Mr. Johnson,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Mein Name ist [Ihr Name]und ich bin Business Development Manager bei der Firma XYZ. Ich schreibe Ihnen, um mich über eine mögliche Geschäftspartnerschaft zwischen unseren Unternehmen zu erkundigen.

Ich habe Ihr Unternehmen ausführlich recherchiert und bin beeindruckt von Ihrem Fachwissen auf dem Gebiet der [spezifische Branche]. Es ist offensichtlich, dass unsere Unternehmen ähnliche Ziele und Werte verfolgen, was mich zu der Überzeugung bringt, dass eine Zusammenarbeit für beide Seiten von Vorteil sein könnte.

Wir bei XYZ Company sind spezialisiert auf [beschreiben Sie kurz die Fachkenntnisse und Angebote Ihres Unternehmens]. Wir haben eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung qualitativ hochwertiger Lösungen für unsere Kunden, und wir sind stolz auf unser Engagement für Spitzenleistungen und Kundenzufriedenheit.

Ich bin besonders daran interessiert, die Möglichkeit einer Zusammenarbeit in folgenden Bereichen zu prüfen [spezifisches Projekt oder Initiative]. Ich bin davon überzeugt, dass unsere gemeinsamen Stärken und Ressourcen zu einem erfolgreichen Ergebnis führen und einen erheblichen Mehrwert für unsere beiden Organisationen schaffen könnten.

Ich würde es begrüßen, wenn wir dies weiter besprechen und mögliche Synergien ausloten könnten. Wäre es möglich, ein Treffen oder ein Telefongespräch zu vereinbaren, wenn es Ihnen passt? Ich bin nächste Woche verfügbar am [geben Sie einige Optionen für Besprechungszeiten an]zur Verfügung und bin offen für jedes Format, das Sie bevorzugen.

Vielen Dank, dass Sie diese Anfrage berücksichtigt haben. Ich freue mich auf die Möglichkeit, mit Ihrer geschätzten Organisation zusammenzuarbeiten. Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren unter [Ihre Kontaktinformationen] falls Sie weitere Informationen benötigen oder Fragen haben.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Manager für Geschäftsentwicklung

Unternehmen XYZ

[Ihre Kontaktinformationen]

Was sind informelle E-Mails?

Bei informellen E-Mails geht es vor allem darum, leger und entspannt zu sein. Sie sind perfekt für persönliche oder informelle Anlässe, bei denen man nicht förmlich und steif sein muss. 

Sie können Ihre Freundlichkeit durchscheinen lassen und mit dem Empfänger ein ehrliches Gespräch führen. 

Tatsächlich werden in informellen E-Mails oft Alltagssprache, lockere Begrüßungen und eine flexiblere Struktur verwendet. 

Seien Sie also ganz locker und machen Sie den Austausch zu einem entspannten und angenehmen Erlebnis.

1. Hauptmerkmale von informellen E-Mails

Informelle E-Mails werden häufig für die persönliche Kommunikation unter Freunden, Familienmitgliedern, engen Kollegen oder in informellen Netzwerkszenarien verwendet. 

Sie eignen sich gut für zwanglose Einladungen, freundliche Gespräche, das Wiedersehen mit Bekannten oder den Austausch nicht berufsbezogener Informationen.

Auch wenn informelle E-Mails einen entspannteren Ton haben, ist es wichtig, ein respektvolles und rücksichtsvolles Verhalten beizubehalten. 

Dies gilt vor allem, wenn Sie mit Personen kommunizieren, die Sie nicht kennen, oder in einem beruflichen Umfeld, das einen formelleren Ansatz erfordert.

Zu den wichtigsten Merkmalen informeller E-Mails gehören:

1. Lässige Grüße

Sie sollten Ihre informellen E-Mails mit einer lockeren Begrüßung beginnen, z. B. mit "Hallo [Vorname]", "Hey" oder "Hallo [Spitzname]".

Diese Grüße spiegeln einen freundlichen und informellen Ton wider, im Gegensatz zu den förmlichen Begrüßungen, die in formellen E-Mails verwendet werden.

2. Gesprächston

Informelle E-Mails haben im Vergleich zu formellen E-Mails einen zwangloseren Ton. 

Sie erlauben Slangwörter, Jargon und beiläufige Ausdrücke, um eine freundliche und zugängliche Atmosphäre zu schaffen, ähnlich wie bei einem Gespräch mit einem Freund oder Kollegen.

3. Entspannte Struktur

Wenn Sie informelle E-Mails schreiben, haben Sie mehr Freiheit, Ihre Nachricht zu strukturieren. 

Sie können zum Beispiel längere oder kürzere Absätze, Aufzählungspunkte und sogar Emojis verwenden , um Ihre Gefühle auszudrücken. 

Dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Botschaft klar und kohärent ist.

4. Persönliche Anekdoten und Geschichten

Informelle E-Mails bieten die Möglichkeit, persönliche Anekdoten, Geschichten oder Meinungen auszutauschen. Sie ermöglichen einen ausdrucksstarken und subjektiven Kommunikationsansatz, der ein Gefühl der Verbundenheit und Vertrautheit mit dem Empfänger fördert.

5. Abkürzungen und Emoticons

Informelle E-Mails können Abkürzungen, Akronyme oder Emoticons enthalten , um Gefühle, Humor oder Informalität zu vermitteln. 

Es ist jedoch wichtig, sie sparsam einzusetzen und sicherzustellen, dass der Empfänger mit dem Kommunikationsstil vertraut ist.

6. Abschluss und Unterschrift

Informelle E-Mails enden oft mit einem weniger formellen Schlusswort wie "Beste Grüße", "Prost", "Mach's gut" oder sogar einem einfachen "Danke".

Unterschriften sind persönlicher, wenn sie den Namen des Absenders oder eine Abkürzung desselben enthalten.

2. Wann verwenden wir informelle E-Mails?

Ein informellerer Ton ist angemessen oder sogar vorzuziehen, wenn Sie eine E-Mail an einen Freund oder ein Familienmitglied schreiben. 

Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, wann die Verwendung einer informellen E-Mail akzeptabel ist:

🎯 Persönliche Kommunikation - In den meisten Fällen sind die besten Empfänger einer informellen E-Mail Menschen, die Sie bereits kennen, wie Freunde, Verwandte oder Bekannte. Sie machen es einfach, eine freundliche Stimmung aufrechtzuerhalten, über persönliche Ereignisse zu informieren, unbeschwerte Gespräche zu führen und in Kontakt zu bleiben.

🎯 Gesellschaftliche Einladungen - Wenn Sie Freunde oder Bekannte zu zwanglosen Zusammenkünften, Partys oder gesellschaftlichen Veranstaltungen einladen, sind informelle E-Mails die Norm. 

Sie ermöglichen es Ihnen, die Details des Ereignisses auf freundliche und sympathische Weise zu vermitteln, indem Sie eine lockere Sprache und Ausdrucksweise verwenden.

🎯 Zwangloses Networking - In informellen Networking-Situationen, wie z. B. bei der Teilnahme an gesellschaftlichen Veranstaltungen, Meetups oder informellen Branchentreffen, kann eine informelle E-Mail zur Nachbereitung neuer Kontakte dazu beitragen, die zwanglose und freundliche Atmosphäre aufrechtzuerhalten, die bei der ersten Interaktion entstanden ist.

🎯 Persönliches Feedback oder Empfehlungen - Eine informelle E-Mail kann angemessen sein, wenn Sie jemandem, zu dem Sie eine enge Beziehung haben, z. B. einem Kollegen oder Bekannten, Feedback, Vorschläge oder persönliche Meinungen mitteilen.

🎯 Freundschaftliche Zusammenarbeit - Wenn Sie mit Kollegen oder Gleichgesinnten an informellen Projekten oder Initiativen zusammenarbeiten, können Sie informelle E-Mails nutzen, um Ideen zu besprechen, Bemühungen zu koordinieren oder Neuigkeiten auszutauschen.

🎯 Nicht berufsbezogene Anfragen - Informelle E-Mails eignen sich für nicht berufsbezogene Anfragen, z. B. wenn Sie ein lokales Unternehmen kontaktieren, um Empfehlungen bitten oder Ratschläge von Personen einholen möchten, zu denen Sie eine zufällige Verbindung haben. 

🎯 Persönliche Danksagungen - Wenn Sie sich bei jemandem für einen persönlichen Gefallen bedanken möchten, können Sie informelle E-Mails verwenden. 

Sie bieten eine persönlichere und herzlichere Art, Ihre Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen.

Denken Sie daran, dass es auch bei informellen E-Mails wichtig ist, die Präferenzen des Empfängers und den Kontext der Kommunikation zu berücksichtigen.

Auch wenn informelle E-Mails einen lockeren Ton haben können, ist es wichtig, im Umgang mit Personen, die Sie nicht kennen, immer höflich und freundlich zu bleiben.

3. Vorteile von informellen Emails

Die Verwendung informeller E-Mails hat viele Vorteile, wenn sie angebracht ist, z. B:

✅ Aufbau einer persönlichen Beziehung - Zwanglose E-Mails helfen, eine Beziehung aufzubauen. Sie können stärkere Beziehungen aufbauen, indem Sie einen lockeren Ton, eine normale Sprache und persönliche Erzählungen verwenden.

✅ Entspannte und zugängliche Kommunikation - Sie machen die Konversation zwangloser und erleichtern den Empfängern eine offene, ehrliche Interaktion in offiziellen Kontexten.

✅ Förderung eines offenen Dialogs - Informelle E-Mails laden zu zwanglosen Antworten ein. In einer entspannten Umgebung ist es wahrscheinlicher, dass die Menschen frei sprechen.

✅ Flexibilität im Ausdruck - Sie können Emotionen, Humor und Leidenschaft vermitteln. Sie ermöglichen es Ihnen, sich mit informeller Sprache, Akronymen und Emojis lebendiger auszudrücken.

✅ Leichteres Schreiben - Legere E-Mails erfordern weniger Zeit und Mühe beim Schreiben. Der Umgangston macht das Schreiben natürlicher und weniger reglementiert.

✅ Schnelle und effiziente Kommunikation - Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche ohne unnötige Formalitäten oder Rechtfertigungen. Dies kann die Kommunikation beschleunigen, vor allem wenn man Wert auf Kürze legt.

✅ Flexibilität im Ton - Informelle E-Mails ermöglichen es Ihnen, den Ton anzupassen. Ihre Beziehung zum Empfänger bestimmt den Grad der Informalität und ermöglicht eine persönlichere Ansprache.

✅ Geeignet für nichtprofessionelle Kontexte - Sie eignen sich gut zum Knüpfen von Kontakten, für Networking und persönliche Fragen. Sie erhalten die lockere und einladende Atmosphäre der Interaktion.

Im Allgemeinen sind informelle E-Mails vorteilhaft, da sie eine entspanntere und freundlichere Konversation ermöglichen und die persönlichen Beziehungen fördern.

Wenn Sie die vielen Vorteile der E-Mail nutzen, können Sie Ihre Verbindungen verbessern, die Kommunikation erleichtern und sogar Spaß daran haben.

4. Beispiel für eine informelle E-Mail

Thema: Filmabend am Freitag - Lachen Sie mit uns!

Hallo Sarah,

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut! Ich wollte dich zu einem Filmabend einladen, den wir diesen Freitag bei uns veranstalten. Wir wollen uns eine lustige Komödie ansehen und dachten, es wäre eine gute Gelegenheit, sich auszutauschen und gemeinsam zu lachen.

Der Film, den wir ausgewählt haben, heißt "Super Funny Flick" - er hat begeisterte Kritiken erhalten und verspricht, ein Kracher zu werden! Wir werden reichlich Popcorn, Snacks und Getränke mitbringen, um uns während des Films zu unterhalten. Ihr könnt gerne zusätzliche Snacks und Getränke mitbringen, die ihr mit anderen teilen möchtet.

Die Details sind wie folgt:

Datum: Freitag, [Datum]

Uhrzeit: 19:00 UHR

Ort: Unser Ort, [Adresse]

Es wäre großartig, wenn Sie kommen könnten! Lassen Sie uns einfach wissen, ob Sie kommen können, damit wir entsprechend planen können. Wenn Sie Fragen haben oder eine Wegbeschreibung benötigen, zögern Sie nicht, mir Bescheid zu sagen.

Ich freue mich auf einen unterhaltsamen Abend mit Ihnen!

Zum Wohl,

John

Formelle und informelle E-Mails - wie fängt man an?

Der Ton, den Sie anschlagen wollen, und die Art Ihrer Beziehung zum Empfänger können bestimmen, ob Sie in einer E-Mail einen formellen oder informellen Stil verwenden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie sich in einer bestimmten Situation förmlich ausdrücken sollen, wählen Sie am besten einen förmlicheren Ton. 

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre schriftliche und mündliche Kommunikation ein angemessenes Maß an Respekt und Professionalität vermittelt.

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