Wenn Sie ein neues Projekt mit einem Kunden beginnen, haben Sie oft Schwierigkeiten, ihn dazu zu bringen, auf Ihre E-Mails zu antworten? Sind Sie besorgt über die Effizienz Ihrer Follow-up-E-Mails?

Das kann in höchstem Maße frustrierend sein.

Gleichzeitig möchten Sie vermeiden, Ihre Chance auf eine langfristige Zusammenarbeit mit Ihren potenziellen Kunden zu verspielen, indem Sie unhöflich, ungeduldig oder unprofessionell agieren, während Sie versuchen, sie für sich zu gewinnen.

Es stellt sich also die Frage, wie diese Herausforderung angegangen werden kann, ohne das Potenzial für eine weitere Zusammenarbeit zu beeinträchtigen.

Um Ihnen dabei zu helfen, herauszufinden, warum Ihre Kunden nicht antworten und was Sie in einem solchen Fall tun können, werden in diesem post einige der häufigsten Fallstricke und die besten Tipps für das Versenden von Follow-up-E-Mails an Ihre potenziellen Kunden besprochen.

Anschließend zeigen wir Ihnen einige Beispiele für Follow-up-E-Mails und geben Ihnen nützliche Tipps, wie Sie Ihre eigenen E-Mails personalisieren und die Zeit, die Sie für das tägliche Schreiben aufwenden, reduzieren können.

Lasst uns eintauchen!

Was sind Follow-up-E-Mails?

In der Geschäftswelt ist es üblich, einem Kunden nach dem ersten Kontakt eine Follow-up-E-Mail zu schicken.

Es ist eine Technik, die wir anwenden, wenn wir etwas von einer anderen Person wollen oder brauchen.

Außerdem werden Follow-up-E-Mails in erster Linie dazu verwendet, die Empfänger an ausstehende Aktionen zu erinnern (z. B. das Bezahlen einer Rechnung oder die Übermittlung von Feedback).

Warum sind Follow-up-E-Mails für Unternehmen wichtig?

Bei der Erbringung von Kundendienstleistungen ist es wichtig, während der gesamten Projektdauer eine offene Kommunikation mit dem Kunden zu pflegen.

Da Sie mit mehreren Kunden jonglieren müssen, wird diese Art der Kommunikation oft übersehen, was wiederum den Fortschritt Ihrer Projekte verlangsamen kann. Außerdem kann das Versäumnis, Follow-up-E-Mails zu versenden, dazu führen, dass die Kunden einen falschen Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen bekommen.

Der Zweck von Follow-up-E-Mails ist es,:

  • Erinnern Sie potenzielle Kunden daran, Ihnen zu antworten
  • Projekte auf Kurs halten
  • Sicherstellen, dass Informationen nicht in der Masse untergehen
  • ein Gefühl der Organisation und des Engagements für die Projekte vermitteln
  • Zeigen Sie Ihren neuen und alten Kunden, dass Sie ihr Geschäft ernst nehmen.

Die häufigsten Gründe für eine nicht erhaltene Antwort?

Der Grund dafür, dass Sie keine Antwort erhalten haben, ist nicht immer ein Mangel an Interesse an Ihrem Angebot. Wahrscheinlich erhalten Sie keine Antworten von Ihren Kunden, weil:

  • Sie sind zu beschäftigt, um Ihnen zurückzuschreiben.
  • Möglicherweise ist Ihre E-Mail in deren Spam- oder Posteingang verloren gegangen.
  • Möglicherweise benötigen sie mehr Zeit, um Ihren Antrag zu prüfen oder sich mit anderen zu beraten.

Wir alle zögern, wenn es um Geld geht, nicht wahr? Warum sollten sie das nicht tun?

Genau aus diesem Grund verwenden wir Follow-up-E-Mails - um unseren Kunden zu versichern, dass sie in sicheren Händen sind. 

Wir haben uns damit befasst, was sie sind, also lassen Sie uns jetzt die versprochenen Schritte für das Schreiben von Follow-up-E-Mails besprechen, die Antworten erhalten und Sie hervorstechen lassen.

Wie man eine Follow-up-E-Mail schreibt

Jede Situation hat ihre Vor- und Nachteile, und es ist wichtig, beide zu erkennen, bevor man zu den grundlegenden Schritten einer guten Follow-up-E-Mail übergeht.

Wir haben die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um diese Methode zu beherrschen, in "Do's and Don'ts" unterteilt, damit Sie schnell vorankommen können.

Fangen wir an! 

Nachfass-E-Mails - DO's

1. Achten Sie auf Ihre Betreffzeile

Die Betreffzeilen Ihrer Follow-up-E-Mails sollten prägnant und auf den Punkt gebracht sein.

Sagen Sie deutlich, was Sie brauchen, und nennen Sie den Grund für Ihre Kontaktaufnahme. Hier sind einige Beispiele für gute Betreffzeilen für Folgemaßnahmen:

  • Etappen der Phase 1 von [Projektname]
  • Überfällige Rechnung vom [Datum]
  • Wir brauchen Ihre Unterstützung bei [Thema]
  • Meeting-Updates vom [Datum]
  • Haben Sie Fragen oder Bedenken?

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte einfach und klar formuliert sein, was Sie vom Empfänger erwarten. Je natürlicher die Betreffzeile ist, desto höhere Antwortquoten können Sie erwarten.

2. Es geht um sie selbst

Wenn Sie ein klares Ziel für die Follow-up-E-Mail vor Augen haben, ist es ein Kinderspiel, sich in den Kunden hineinzuversetzen und Inhalte zu schreiben, die ihm das Gefühl geben, geschätzt zu werden.

Follow-up-E-Mails sind mehr als nur kurze Erinnerungen. Sie sind offene Linien für den Aufbau starker Beziehungen zu Ihren Kunden. Daher müssen sie im Mittelpunkt stehen.

Hier sind einige Ideen, wie Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Kunden auf raffinierte Weise gewinnen können:

  • Bitten Sie um Feedback zu einem Vorschlag oder Standpunkt.
  • Fragen Sie nach einer Möglichkeit, Ihr Angebot zu verbessern.
  • Erwecken Sie Eigenartigkeit, indem Sie eine Lösung für ihr dringendstes Problem vorschlagen

Dies wird ihnen den Eindruck vermitteln, dass Sie sich nicht nur um sie kümmern, sondern sich auch die Zeit nehmen, verschiedene Optionen zu recherchieren und in Betracht zu ziehen, um ihre spezifischen Bedürfnisse zu erfüllen.

3. Fassen Sie sich kurz

Haben Sie schon einmal von der 12-Sekunden-Regel gehört?

Die 12-Sekunden-Regel ist die durchschnittliche Zeit, die Menschen mit dem Lesen von E-Mails verbringen.

Und vor allem in der Geschäftswelt hat niemand viel Zeit für ausführliche E-Mails, deren Lektüre Minuten dauert.

Die meisten Leser überfliegen Ihre E-Mails nur flüchtig, daher ist es am besten, wenn Sie die Nachfassaktionen so kurz wie möglich halten, aber dennoch alle wichtigen Punkte abdecken.

4. Fordern Sie Ihre Kunden zum Handeln auf

Jede einzelne Follow-up-E-Mail sollte eine Handlungsaufforderung enthalten, es sei denn, sie ist rein informativ. Viele Vermarkter versäumen es, dieses entscheidende Detail zu berücksichtigen, was wesentlich dazu beiträgt, dass die Menschen ihre E-Mails nicht so ernst nehmen, wie sie sollten.

Anders ausgedrückt: Wenn Sie wollen, dass Ihre Kunden und potenziellen Kunden etwas Bestimmtes tun, müssen Sie ihnen diese Handlung deutlich machen.

Hier sind einige Gedanken für den Anfang:

  • Bitte kommentieren.
  • Kontaktieren Sie uns.
  • Geben Sie Ihr Wunschdatum an.
  • Lassen Sie uns reden.

Hinweis: Um einen wirksamen CTA einzurichten, sollten Sie vermeiden, ein Gefühl der Unsicherheit zu vermitteln. Können Sie zum Beispiel einen Unterschied zwischen diesen beiden Sätzen feststellen?

  • "Wenn Sie Zeit haben, würde ich mich freuen, wenn Sie einen Termin für ein Treffen vereinbaren könnten, bei dem wir die Einzelheiten des Projekts besprechen können", und
  • "Schicken Sie uns ein Datum und eine Uhrzeit, damit wir unser nächstes Treffen planen können.

Der Unterschied liegt in der Hingabe und der Kühnheit. Zögern Sie nicht, ihn zu nutzen.

5. Lernen Sie, geduldig zu sein

Jetzt kommen wir zum Kern der Sache: Wie lange sollten wir warten, bevor wir eine Follow-up-E-Mail senden?

Warten Sie nicht zu lange. Die besten Praktiken besagen, dass Sie innerhalb von ein oder zwei Tagen eine Rückmeldung von Ihren Kunden erwarten können.

Es ist eine gute Idee, Ihren Kunden dieses Zeitfenster einzuräumen, bevor sie sich melden.

Viel klüger ist es, sie einfach zu fragen, wann sie am ehesten bereit wären, wieder von Ihnen zu hören. Auf diese Weise bauen Sie eine gute Beziehung auf, die auf ihren eigenen Entscheidungen beruht, und vermeiden es, zu nervig zu sein.

Hinweis: Bedenken Sie, dass Ihre Kunden ihre E-Mails an Wochenenden und Feiertagen möglicherweise nicht abrufen.

Es ist schwierig, den Zeitpunkt für Ihre Nachfassaktionen so zu wählen, dass Sie nicht zu hartnäckig erscheinen, sobald Sie die Aufmerksamkeit der Person erlangt haben.

Es ist immer besser, ihnen mehr Raum zu geben, als zu früh zu handeln.

Follow-up E-Mail DON'Ts

Nun ist es an der Zeit, sich mit den häufigsten Fallstricken beim Versand von Follow-up-E-Mails zu befassen:

1. Schuldzuweisung - Selbst wenn Ihre Kunden die Informationen nicht wie versprochen geschickt haben, sollte eine Follow-up-E-Mail sich darauf konzentrieren, sie sanft an diese Aktion zu erinnern. Wenn Sie sich auf die künftige Zusammenarbeit und den Nutzen für den Kunden konzentrieren, haben Sie noch mehr Karten in der Hand.

2. Schlechte Betreffzeile - Die Betreffzeile ist das erste, was Ihr Kunde sieht, und ein wichtiger Filter, um zu entscheiden, ob es wichtig ist oder nicht. Formulieren Sie kurz und bündig, was Sie von Ihren Kunden brauchen. Dies hilft Ihren Kunden, Ihre E-Mails als relevant zu filtern.

3. Zu langes Warten auf eine Antwort - Wenn Sie zu lange warten, kann es sein, dass Ihr Kunde Ihr Projekt auf die lange Bank schiebt oder es vergisst. Erinnern ist nicht gleichbedeutend mit Verärgern, wenn es richtig gemacht wird. Daher sollten Sie schnell nachfassen.

4. Aufdringliches Verhalten - Um Ihrem Kunden zu zeigen, dass es sich um eine freundliche Erinnerung handelt, sollten Sie höflich und unbeschwert sein. Setzen Sie Erwartungen, indem Sie ihm sagen, wann Sie sich melden, wenn er nicht antwortet.

5. Kein CTA - Wenn Ihr Kunde Ihre E-Mails nur überfliegt, kann es sein, dass er die Aufforderung zum Handeln übersieht und die Sache auf sich beruhen lässt. Geben Sie ihnen einen klaren Überblick über die nächsten Schritte und einen Zeitplan für die Fertigstellung ihres Projekts.

6. Falsche Kommunikation - Sie müssen die Kommunikationspräferenzen Ihrer Kunden kennen. Die meisten Kunden bevorzugen sanfte Erinnerungsschreiben per E-Mail, aber einige bevorzugen kurze Telefonanrufe. Wenn Sie dadurch die benötigten Informationen erhalten, zahlt sich das aus!

Nachfass-E-Mail Templates 

1. E-Mail-Vorlage 'Just checking in'

Wenn Sie auf Ihr Angebot eingehen oder Ihre Kunden an Ihre vorherige E-Mail erinnern müssen, sollten Sie nicht zu aufdringlich sein.

Zeigen Sie Verständnis für den vollen Terminkalender und schlagen Sie ein Treffen vor, wenn sie daran interessiert sind.

Profi-Tipp: Lösungen mit künstlicher Intelligenz (AI) wie TextCortex können Ihnen dabei helfen, ansprechende, personalisierte E-Mails zu schreiben, wenn Sie zu viel zu tun haben oder wenn Sie einfach keine Vorlage verwenden möchten.

Das Add-on TextCortex's Chrome enthält zum Beispiel eine nützliche"Bullet to email"-Funktion, mit der Sie schnell E-Mails mit Ihren wichtigsten Punkten verfassen können.

Legen Sie einfach die wichtigsten Punkte fest , die Sie in Ihrer E-Mail behandeln möchten, wählen Sie die Aufzählungspunkte aus, klicken Sie auf das Logo und wählen Sie die Option "Bullet to email".

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2. E-Mail-Vorlage "Nachfassen zum Angebot

Ihr potenzieller Kunde prüft möglicherweise mehrere Angebote auf einmal. Eine kurze E-Mail zeigt, dass Sie eine Verbindung herstellen wollen.

Darüber hinaus zeigt diese Art von E-Mail auch, dass Sie sich für das Projekt engagieren. Ob Sie es glauben oder nicht, manchmal ist das alles, was Sie brauchen, um Ihre Kunden für sich zu gewinnen.

3. E-Mail-Vorlage 'Sense Of Urgency' (Dringlichkeit)

Der FOMO-Effekt (fear of missing out) war und ist ein mächtiges Marketinginstrument.

Wenn Sie Ihr Angebot mit einem Verfallsdatum versehen, können Sie Ihre Kunden unterschwellig dazu ermutigen, sofort auf Ihre E-Mail zu reagieren.

Niemand will sich ein gutes Geschäft entgehen lassen, oder?

Pro-Tipp: Zusätzlich zu den zahlreichen Umschreibungsfunktionen bietet das Add-on TextCortex's Chrome eine sehr nützliche Tonwechseloption, mit der Sie Ihre Inhalte in einem anderen Tonfall umschreiben können.

Wählen Sie dazu den Satz oder die Absätze aus , die Sie in verschiedenen Tönen umschreiben möchten, klicken Sie auf das Logo und wählen Sie die Funktion "Ton" .

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Klicken Sie auf den Link "Tonart" am unteren Rand des Vorschlagsfensters und wählen Sie die Tonart"Dringend" aus, um die Dringlichkeit Ihrer E-Mail zu erhöhen, wenn Sie die Funktion "Tonart" verwenden.

4. E-Mail-Vorlage "Lass uns wieder Kontakt aufnehmen

Geschäftsleute sind Menschen der Tat. Daher ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort auf Ihre Follow-up-E-Mail erhalten, wenn Sie einen direkten Aufruf machen.

Unabhängig von der Art der Anfrage werden Ihre Kunden sie nicht missverstehen, wenn Ihre Follow-up-E-Mails den gleichen Grad an Professionalität aufweisen.

Profi-Tipp: Unabhängig vom Thema oder der Zielgruppe kann die Funktion "Paraphrasieren" von TextCortexIhnen helfen, einen hohen Qualitätsstandard beim Schreiben aufrechtzuerhalten.

Wählen Sie Ihre Sätze oder Absätze in der Masse aus, klicken Sie auf das Logo und wählen Sie die Option "Paraphrasierung" .

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5. E-Mail-Vorlage 'Meeting-Follow-up'

Nach einem Treffen mit einem Kunden empfiehlt es sich, eine Follow-up-E-Mail zu senden. Das ist ein ausgereifter Schritt, der mit der Zeit zu vielen fruchtbaren Beziehungen führen kann.

Diese Form der Follow-up-E-Mail ist nur ein kurzes Dankeschön für die Zeit, die sich der Kunde genommen hat.

Einpacken

Es besteht kein Zweifel daran, dass Sie Follow-up-E-Mails in Ihre Geschäftsstrategie einbeziehen sollten. 

Die Zeit, die Sie in die Pflege von Kontakten investieren, ist eine Investition in die Gesundheit Ihres Unternehmens, die sich in Form von anhaltendem Erfolg beim Abschluss von Geschäften und der Pflege von Beziehungenauszahlen wird.

Das macht sie allerdings nicht gerade unterhaltsam. Vor allem, wenn man sie jeden Tag schreiben muss.

Wir empfehlen Ihnen, TextCortex auszuprobieren, wenn Sie auf der Suche nach Inspirationen sind, es satt haben, immer das gleiche templates zu verwenden, oder einfach nur neugierig sind, was es sonst noch so gibt.

Darüber hinaus kann die Nutzung von TextCortex den schlimmsten Tag des Schreibens in eine bestehende Aufgabe verwandeln.

Und das ist noch nicht alles.

Zusätzlich zu den Umschreibungsfunktionen, die in der Chrome extensionzur Verfügung stehen, bietet Ihnen TextCortex Zugang zu:

  • Zugang zu über 20 vorgefertigten AI templates online.
  • Erstellen Sie Inhalte in mehr als 72 Sprachen mit diesem mehrsprachigen Tool AI .
  • Canvas, das in Echtzeit bearbeitet werden kann , um sowohl von Menschen als auch von AI generierte Inhalte aufzunehmen.
  • Echtzeit-Änderung und Rendering von Inhalten
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