Macht Sie das Schreiben einer E-Mail an Ihren Chef nervös und unangenehm?

Seien wir mal ehrlich. Wenn Sie eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten schicken, dann wahrscheinlich, weil Sie wichtige Neuigkeiten haben oder um einen Gefallen bitten möchten.

Und es ist seit langem bekannt, dass unsere Vorgesetzten einen enormen Einfluss auf unser Berufsleben haben.

Sie haben das letzte Wort, wenn es um Fragen wie bezahlte Freizeit, Gehalt und die Frage geht, ob Sie für eine andere Stelle empfohlen werden oder nicht.

Aus diesem Grund ist der Eindruck, den wir bei unseren Vorgesetzten hinterlassen, von großer Bedeutung.

Der heutige Artikel ist für diejenigen unter Ihnen, die sich Gedanken darüber machen, wie sie eine E-Mail an ihren Chef schreiben sollen.

Leider können wir Ihnen aufgrund des Umfangs dieser Artikel nicht jede Nuance einer effektiven Geschäftskorrespondenz vermitteln.

Sie lernen jedoch die 6 wichtigsten Aspekte professioneller Kommunikation kennen, erhalten einen Leitfaden für das Verfassen einer E-Mail und sehen einige Beispiel-E-Mails, die Sie als Vorlage verwenden können.

Am Ende dieses Artikels finden Sie außerdem einen Bonus-Tipp, wie Sie Ihre Vorgesetzten mit einer einfachen, von AI generierten E-Mail beeindrucken können.

Fangen wir an!

Das Wesentliche einer professionellen Kommunikation am Arbeitsplatz

Unternehmenskommunikation, d. h. der Austausch von Informationen und Ideen zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Organisationen, ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Arbeitsplatzes. 

Elemente wie diese definieren die professionelle Kommunikation im Kern:

✔️Clarity - Die Botschaft muss einfach und leicht verständlich sein.

✔️Accuracy - Die weitergegebenen Daten müssen vertrauenswürdig und präzise sein.

✔️Relevance - Die Weitergabe von Informationen ist nur dann effektiv, wenn sie auf die spezifischen Bedürfnisse des Empfängers und den Kontext, in dem sie verwendet werden, zugeschnitten ist.

✔️Timeliness - Die Dringlichkeit der Situation erfordert die unverzügliche Übermittlung der Informationen

✔️Tone - Vermeiden Sie Sarkasmus, Beleidigungen und andere respektlose Ausdrücke und schreiben Sie in einer Weise, die dem Leser und dem Kontext angemessen ist.

✔️Professionalism - Kommunizieren Sie professionell und objektiv, frei von Vorurteilen und Emotionen.

✔️Confidentiality - Sensible Informationen sollten vertraulich behandelt werden und nur denjenigen zugänglich gemacht werden, die sie wirklich wissen müssen.

✔️Active Zuhören - Aufmerksames Zuhören und sich in die Lage des anderen hineinversetzen ist für eine erfolgreiche Kommunikation unerlässlich.

Eine professionelle Kommunikation, die diese Elemente berücksichtigt, kann dazu beitragen, eine einladende Bürokultur zu schaffen, das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit zu erhöhen und einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten, der für den beruflichen Erfolg entscheidend ist.

Mit diesen 6 Schritten schreiben Sie eine E-Mail an Ihren Manager wie ein Profi

Wenn Sie diese 6 Schritte befolgen, wird das Schreiben einer E-Mail an Ihren Vorgesetzten zum Kinderspiel. 

1. Erstellen Sie ein klares Thema

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte beschreibend sein und gleichzeitig ihre Bedeutung vermitteln.

E-Mails an Vorgesetzte müssen im Gegensatz zu Outreach-Kampagnen nicht auffällig sein - sie sollten vielmehr gleich auf den Punkt bringen, warum Sie sich an sie wenden.

Scheuen Sie sich nicht zu sagen, warum Sie diese E-Mail schreiben:

2. Öffnen Sie eine E-Mail mit einer angemessenen Begrüßung

Der zweite Schritt besteht darin, den Empfänger auf professionelle Weise zu begrüßen. 

Auch wenn Sie und Ihr Chef ein lockeres Verhältnis haben, wird bei der Kommunikation per E-Mail in der Regel Förmlichkeit erwartet.

Mit einfachen Worten: Bevor Sie etwas anderes schreiben, sollten Sie Ihren Chef mit dem entsprechenden Titel und Nachnamen ansprechen, z. B. so:

Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]
Sehr geehrter Herr Dr. [Nachname]

3. Seien Sie direkt und auf den Punkt 

Sie können nun mit dem Grund für Ihre E-Mail beginnen. Sie sollten ohne unnötige Vorrede auf den Punkt kommen.

Kommen Sie direkt auf den Punkt, indem Sie eine prägnante Einleitung schreiben, die das Anliegen der E-Mail zusammenfasst.

Hier sind einige Ideen für den Anfang:

Hallo Herr [Nachname], ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um mich nach der Möglichkeit eines Treffens zur Besprechung meiner vierteljährlichen Leistung zu erkundigen.
Herr [Nachname], ich hoffe, ich komme nicht ungelegen. Ich hatte gehofft, Sie könnten in Ihrem Terminkalender Zeit finden, um mir bei der Lösung einer unangenehmen Situation zu helfen.

Profi-Tipp

Wenn Sie versuchen, Ihren Standpunkt zu vermitteln, und nicht sicher sind, was Sie weglassen sollen, kann es schwierig sein, zu wissen, was wesentlich ist.

TextCortexDie Funktion"Zusammenfassen" von AI ist nur ein Beispiel für eine Schreibfunktion, die für diesen Zweck verwendet werden kann - um einen langen Text zu verdichten auf das Wesentliche zu reduzieren.

Um sie zu nutzen, markieren Sie einfach Ihren Text und wählen Sie die Funktion "Zusammenfassen" im Menü "Überarbeitung".

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4. Klare Sprache verwenden

Wenn Sie eine E-Mail an Ihren Chef schreiben, ist es äußerst wichtig, dass Ihre Sprache einfach und leicht verständlich ist. 

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Fachbegriffe nur dann verwenden, wenn es unbedingt notwendig ist, und definieren Sie sie, wenn sie verwendet werden.

Indem Sie Ihre E-Mail einfach gestalten, verringern Sie das Potenzial für Verwirrung und Missverständnisse.

Der Austausch einiger hochtrabender Wörter gegen ihre einfacheren Gegenstücke ist ein guter Anfang.

Profi-Tipp

Das Add-on TextCortex bietet Ihnen außerdem eine einfache Möglichkeit, Ihre Sätze klar und einfach zu formulieren.

Markieren Sie einfach Ihren Text und wählen Sie im Menü die Funktion "Umschreiben". So können Sie Ihre Gedanken paraphrasieren, ohne deren Bedeutung zu verändern.

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Darüber hinaus können Sie die Lesbarkeit Ihres Textes jederzeit überprüfen, indem Sie auf die blinkende Blase klicken.

5. Mit einem Aufruf zum Handeln enden

Ganz gleich, worüber Sie Ihrem Chef eine E-Mail schreiben, Sie sollten ihm nach dem Lesen Ihrer Nachricht einen klaren nächsten Schritt vorgeben.

Sie sollten in der Lage sein, Ihren Standpunkt in einem einzigen Satz zu formulieren, der etwa so aussieht:

  • Wir danken Ihnen für Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit.
  • Ich freue mich auf Ihre Antwort.
  • Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie irgendwelche Fragen oder Bedenken haben.
  • Sollten Sie weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

6. Vor dem Versenden Korrektur lesen 

Vergewissern Sie sich nicht zuletzt, dass die E-Mail frei von Tipp- und Grammatikfehlern ist, bevor Sie sie versenden.

Wenn Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Argumente in der gesamten E-Mail darzulegen, erscheint es verschwenderisch, sich durch eine Reihe von Tippfehlern von Ihren Bemühungen ablenken zu lassen, oder?

Profi-Tipp

Sie wissen sicher, wie langweilig Korrekturlesen sein kann. Um zu überprüfen, ob Ihre E-Mail korrekt ist, markieren Sie sie und klicken Sie auf die Schaltfläche "Text-in-Sprache"Option.

Es liest Ihre gesamte Nachricht laut vor, damit Sie sich auf einen guten ersten Eindruck konzentrieren können.

Beispiele für das Schreiben einer E-Mail an einen Manager

In diesem Abschnitt haben wir die 4 wichtigsten Situationen aufgeführt, in denen Sie eine E-Mail an Ihren Chef schreiben müssen.

Wir hoffen, dass sie für Sie hilfreich sein werden.

1. Beispiel für eine Auszeit-E-Mail

Es ist normal, dass man mit unerwarteten Problemen konfrontiert wird, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Sie sich jemals in einer ähnlichen Situation befinden, erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Chef überzeugen können, Ihnen eine Auszeit zu gewähren:

Betreff: Antrag auf Freistellung

Sehr geehrte [Name des Chefs],
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um eine Auszeit von der Arbeit zu beantragen. Ich möchte gerne [Anzahl der Tage] Urlaubs-/Personal-/Krankheitsurlaub ab [Startdatum] bis [Enddatum].
Ich verstehe, dass dies eine arbeitsreiche Zeit für das Team sein kann, und ich bin gerne bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um einen reibungslosen Übergang meiner Aufgaben während meiner Abwesenheit zu gewährleisten. Ich bin auch bereit, ausstehende Aufgaben vor meiner Abreise zu erledigen oder Vorkehrungen zu treffen, damit mich jemand während meiner Abwesenheit vertritt.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie weitere Informationen benötigen oder ob ich etwas anderes tun kann, um diesen Antrag zu unterstützen. Ich würde Ihre Aufmerksamkeit sehr schätzen.
Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und freue mich darauf, bald wieder von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

2. Beispiel für eine E-Mail mit der Bitte um eine Empfehlung

Empfehlungsschreiben sind hilfreich bei einem Stellenwechsel oder bei der Suche nach neuen beruflichen Möglichkeiten.

Anhand dieses Beispiels können Sie sehen, wie Sie Ihren Vorgesetzten um eine Empfehlung bitten können:

Betreff: Anforderung eines Empfehlungsschreibens

Sehr geehrte [Name des Chefs],
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich schreibe Ihnen, um Sie um Ihre Unterstützung bei der Erstellung eines Empfehlungsschreibens für mich zu bitten. Ich bin derzeit auf der Suche nach neuen Möglichkeiten und glaube, dass ein Schreiben von Ihnen meine Erfolgschancen erheblich verbessern würde.
Ich habe die Zusammenarbeit mit Ihnen sehr genossen und schätze die Möglichkeiten, die Sie mir während meiner Zeit bei [Name des Unternehmens]. Ich bin davon überzeugt, dass die Fähigkeiten und Erfahrungen, die ich unter Ihrer Anleitung erworben habe, für künftige Arbeitgeber wertvoll sein werden.
Wenn Sie in der Lage sind, ein Empfehlungsschreiben für mich zu verfassen, würde ich mich freuen, Ihnen zusätzliche Informationen und Materialien zur Verfügung zu stellen, z. B. meinen Lebenslauf und eine Liste meiner Leistungen während meiner Zeit bei [Name des Unternehmens].
Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Ihre Unterstützung. Ich würde es sehr begrüßen, wenn Sie diesen Antrag wohlwollend prüfen würden.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

3. Bitten Sie um ein Treffen zur Leistungsbeurteilung E-Mail-Beispiel

Für jeden Arbeitnehmer kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem er eine Art Leistungsbeurteilung benötigt. Außerdem ist dies ein hervorragendes Beispiel dafür, wie man sich gegenüber Vorgesetzten verantwortungsbewusst und professionell präsentiert.

Betrachten Sie das folgende E-Mail-Beispiel, wenn Sie um eine Leistungsbeurteilung bitten:

Betreff: Antrag auf Treffen zur Leistungsüberprüfung

Sehr geehrte [Name des Chefs],
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich möchte Sie um ein Gespräch zur Leistungsbeurteilung bitten, um meine Fortschritte und meine Entwicklung zu besprechen. [Name des Unternehmens].
Ich habe in der letzten Zeit fleißig gearbeitet [Zeitspanne] und würde gerne die Gelegenheit nutzen, um meine Leistungen und verbesserungswürdigen Bereiche zu besprechen. Ich glaube, dass dieses Gespräch mir wertvolles Feedback geben und uns ermöglichen wird, erreichbare Ziele für die Zukunft zu setzen.
Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie in den kommenden Wochen einen Termin für eine Leistungsbeurteilung frei haben, der Ihnen passt. Ich würde mich freuen, wenn ich Ihren Zeitplan einhalten könnte.
Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit. Ich freue mich auf die Gelegenheit, mit Ihnen über meine Fortschritte und mein künftiges Potenzial zu sprechen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Schreiben Sie eine E-Mail an Ihren Chef mit TextCortex Add-On

Wie Sie sehen, ist das Schreiben einer E-Mail an Ihren Chef gar nicht so einschüchternd, oder?

Und da wir gerade dabei sind, die Sache abzuschließen, erspare ich Ihnen all die allgemeinen Ratschläge, wie Sie selbst sein sollten, wenn Sie sie schreiben.

Stattdessen möchte ich diese Gelegenheit nutzen und Ihnen eine solide Lösung anbieten, mit der Sie überzeugende und professionelle E-Mails erstellen können - das Add-onTextCortex .

Was ist TextCortex add-on?

Die TextCortex ist eine AI-powered Schreiblösung, die neben allen Möglichkeiten, die Sie bisher gesehen haben, auch die Fähigkeit hat, zu schreiben:

Wir haben bereits einige seiner Fähigkeiten erwähnt, aber hier ist die vollständige Liste:

✒️Rewrite Sätze, um ihre Klarheit und Lesbarkeit zu verbessern.

✒️Condense größere Textabschnitte für kurze Zusammenfassungen.

✒️Extend Text für weitere Einzelheiten.

✒️Autocomplete willkürliche Gedanken zu ganzen Absätzen.

✒️Change den Tonfall, um Ihre Botschaft entsprechend zu vermitteln.

✒️Translate Ihren Text in über 10 verschiedenen Sprachen.

✒️TransformAufzählungen in versandfertige E-Mails.

✒️Getbis zu 300 Wörter blog Beiträge aus 5-Wort-Ideen.

✒️Utilize Zeno-Modus für die prognostizierte Ausgabe.

✒️TakeVorteil von Zeno Chat's natürlichen Gesprächsflusses, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Darüber hinaus erhalten Sie Zugang zu mehr als 60 verschiedenen AI templates , die Ihnen dabei helfen können, jede beliebige Inhaltsform auf der Grundlage der von Ihnen angegebenen Schlüsselwörter zu erstellen.

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