In der heutigen Berufswelt spielen formelle E-Mails eine wichtige Rolle in der Kommunikation.

Sie dienen dazu, wichtige Informationen zu übermitteln, Anfragen zu stellen und Geschäftsbeziehungen aufzubauen. 

Das Schreiben einer formellen E-Mail kann jedoch entmutigend sein, da es ein Maß an Präzision und Professionalität erfordert, das bei anderen Formen der schriftlichen Kommunikation oft nicht erforderlich ist. 

In diesem Artikel finden Sie 7 wichtige Tipps zum Verfassen effektiver und professioneller formeller E-Mails. 

Sie können diese Richtlinien nutzen, um klare und überzeugende E-Mails zu verfassen, egal ob Sie mit Kunden, Mitarbeitern oder Vorgesetzten kommunizieren.

Also, lasst uns eintauchen!

7 Tipps zum Schreiben formeller E-Mails

Im Folgenden gehen wir auf 7 wichtige Tipps für das Schreiben formeller E-Mails ein und geben Ihnen einige Beispiele, wie Sie diese umsetzen können.

1. Aufhänger mit Betreffzeile

Wenn Sie möchten, dass der Empfänger Ihrer E-Mail das Wesentliche versteht und entsprechend reagiert, brauchen Sie eine Betreffzeile, die direkt auf den Punkt kommt.

Eine gut formulierte Betreffzeile kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mail gelesen wird und eine Reaktion darauf erfolgt.

Beispiele für wirksame Betreffzeilen

Die Betreffzeilen Ihrer E-Mails sollten kristallklar sein und sich direkt auf den Inhalt der Nachricht beziehen.

✒️ "Besprechungsanfrage: Montag, 10. Mai um 14 Uhr"
✒️ "Anfrage zur Stellenausschreibung"
✒️ "Nachbereitung des Verkaufsvorschlags"

Was ist beim Schreiben einer Betreffzeile für formelle E-Mails zu beachten?

Um die Effektivität und Effizienz Ihrer E-Mails zu verbessern, sollten Sie klare und prägnante Betreffzeilen verwenden.

Hier einige Tipps, die Sie bei der Erstellung von Texten beachten sollten:

✔️ Seien Sie kurz und präzise.

✔️ Verwenden Sie Schlüsselwörter, die zusammenfassen das Hauptthema der E-Mail zusammenfassen.

✔️ Vermeiden Sie vage oder generische Formulierungen.

✔️ Für eine prompte Antwort sollten Sie eine Frist oder eine Aufforderung zum Handeln angeben.

Schreiben Sie z. B. statt"Update""Projekt-Update: Deadline Extension angefordert". 

Diese Betreffzeile enthält spezifische Informationen über den Zweck der E-Mail und ermutigt zu einer rechtzeitigen Antwort.

2. Sprechen Sie Ihren Empfänger angemessen an

Ein professioneller Ton in Ihrer Nachricht ist wichtig, um als glaubwürdig und verbindlich wahrgenommen zu werden. 

Ihr Tonfall bestimmt den Inhalt der gesamten E-Mail und kann einen großen Einfluss darauf haben, wie Ihre Botschaft ankommt.

Ein professioneller Ton vermittelt Respekt, Glaubwürdigkeit und Autorität und sorgt dafür, dass Ihre Botschaft ernst genommen wird.

Beispiele für eine angemessene Adressierung

Es ist wichtig, eine angemessene Sprache zu verwenden und Respekt zu zeigen, wenn Sie eine formelle E-Mail an jemanden schreiben. 

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für korrekte Adressen, die in geschäftlichen E-Mails verwendet werden sollten:

✒️ "To Whom It May Concern"
✒️ "Sehr geehrter Personalchef"
✒️ "Sehr geehrter Herr/Frau"

Was Sie bei der Anrede Ihrer Empfänger in formellen E-Mails beachten sollten

Beim Verfassen einer formellen E-Mail ist es wichtig, Slang, Jargon oder eine allzu lockere Sprache zu vermeiden. 

Phrasen wie"Hey", "Was gibt's?" oder"BTW" sind für formelle E-Mails nicht geeignet. 

Vermeiden Sie auch die Verwendung von ALL CAPS oder übermäßiger Interpunktion, da dies aggressiv oder unprofessionell wirken kann.

Um einen professionellen Ton zu erreichen, sollten Sie darauf achten:

✔️ Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache.

✔️ Handeln Sie mit Höflichkeit und Respekt.

✔️ Verwenden Sie eine korrekte Anrede und Unterschrift.

✔️ Sprechen Sie den Empfänger mit seinem Namen und dem entsprechenden Titel an .

3. Erstellen Sie einen starken Eröffnungssatz

Die Eröffnungszeile Ihrer E-Mail ist der erste Eindruck, den Ihr Empfänger von Ihnen und Ihrer Nachricht hat.

Sie fesselt die Aufmerksamkeit des Empfängers und motiviert ihn, weiterzulesen.

Beispiele für einen starken Eröffnungssatz

Eine starke Eröffnungszeile kann eine Frage, eine mutige Aussage oder eine klare Absichtserklärung sein:

✒️ "Sind Sie immer noch an einem Anruf interessiert?"
✒️ "Ich freue mich, Ihnen eine neue Produktlinie vorstellen zu können, die Sie sicher interessieren wird.
✒️ "Ich knüpfe an unser Gespräch über die neue Marketingkampagne an.

Was ist bei der Erstellung einer aussagekräftigen Eröffnungszeile in formellen E-Mails zu beachten?

Um eine aussagekräftige Eröffnungszeile zu verfassen, sollten Sie sich Gedanken über den Zweck Ihrer E-Mail machen und darüber, was den Empfänger zum Weiterlesen motivieren wird.

✔️ Beginnen Sie mit dem Grund für Ihre E-Mail und warum sie für den Empfänger wichtig ist.

✔️ Machen Sie eine mutige Aussage, stellen Sie eine Frage oder machen Sie eine überraschende Aussage.

✔️ Sprache verwenden, die fesselnd und prägnant ist.

✔️ Vermeiden Sie wortreiche oder übermäßig komplizierte Sätze.

✔️ Seien Sie klar und direkt , aber auch höflich und professionell.

Schreiben Sie zum Beispiel statt"Ich hoffe, es geht Ihnen gut""Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meinen Vorschlag zu prüfen". 

Diese einleitenden Worte zeigen, dass Sie die Zeit des Empfängers zu schätzen wissen, und vermitteln einen professionellen Eindruck.

4. Das Ziel mit einem triftigen Grund treffen

Wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben, ist es wichtig, dass Sie einen triftigen Grund haben, sich an den Empfänger zu wenden. 

Dies zeigt nicht nur , dass Sie einen bestimmten Zweck mit Ihrer E-Mail verfolgen, sondern auch , dass Sie die Zeit und Aufmerksamkeit des Empfängers respektieren .

Beispiel für den Grund des Aufsuchens

Ein triftiger Grund für eine Kontaktaufnahme kann eine Anfrage nach Informationen, eine Einladung zu einem Treffen, ein Update zu einem Projekt oder eine Fortsetzung eines früheren Gesprächs sein. 

✒️ "Ich schreibe Ihnen, um Informationen über Ihre Produktlinie anzufordern, insbesondere über Preise und Ihre Liefermöglichkeiten."
✒️ "Es war großartig, letzte Woche auf der Konferenz mit Ihnen zu sprechen, und ich wollte nachhaken, um die Möglichkeit einer Zusammenarbeit zu besprechen."
✒️ "Mir ist aufgefallen, dass Sie kürzlich eine neue Produktlinie auf den Markt gebracht haben, und ich würde Ihnen gerne meine Unterstützung bei Ihren Marketingbemühungen anbieten. Ich verfüge über umfangreiche Erfahrungen im digitalen Marketing und würde mich freuen, Ihnen einige Ideen zu liefern, wie Sie Ihre neuen Produkte bewerben können."

Was ist bei der Angabe eines Grundes für die Kontaktaufnahme in formellen E-Mails zu beachten?

Geben Sie sehr genau an, was Sie von ihnen wollen, um einen triftigen Grund für Ihre Kontaktaufnahme zu haben.

Stellen Sie sicher, dass der Empfänger Ihrer E-Mail genau weiß, wie er von Ihrer Nachricht profitieren kann:

✔️ Stellen Sie sich vor und nennen Sie den Grund für Ihre Kontaktaufnahme.

✔️ Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie brauchen und warum es wichtig ist.

✔️ Erinnern Sie den Empfänger ggf. an Ihr vorheriges Gespräch.

✔️ Sitzungsanfragen sollten den Grund und das Datum der Sitzung enthalten.

✔️ Erklären Sie, was Sie tun können, um bei bestimmten Punkten zu helfen (Ergebnisse erzielen, Probleme lösen usw.)

5. Schließen Sie mit einem einprägsamen Satz ab

Es ist wichtig, dass Sie Ihre E-Mail mit einem einprägsamen Satz abschließen , der den Grund für die Kontaktaufnahme unterstreicht. 

Auf diese Weise können Sie einen unvergesslichen Eindruck beim Empfänger hinterlassen und die Chancen auf eine positive Reaktion erhöhen.

Beispiel für eine einprägsame Zusammenfassung

Ein einprägsamer Satz kann ein Ausdruck der Wertschätzung oder eine klare Vorstellung von den nächsten Schritten sein. 

✒️ "Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meine Anfrage zu prüfen. Ich erwarte mit Spannung Ihre Antwort".
✒️ "Bitte lassen Sie mich wissen, ob ich zusätzliche Maßnahmen ergreifen kann, um diese Angelegenheit zu klären."
✒️ "Wenn Sie weitere Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit."

Was Sie beim Abschließen Ihrer formellen E-Mail beachten sollten

Überlegen Sie, warum Sie die E-Mail versenden und was der Empfänger daraus mitnehmen soll, bevor Sie Ihre formelle E-Mail abschließen:

✔️ Vermeiden Sie die Verwendung von Klischees.

✔️ Verwenden Sie einen Ton, der dem Zweck Ihrer E-Mail entspricht - freundlich, überzeugend oder durchsetzungsfähig.

✔️ Stellen Sie sicher, dass Sie im letzten Absatz alle Folgemaßnahmen angeben.

✔️ Bedanken Sie sich gegebenenfalls bei dem Empfänger für seine Zeit oder Hilfe.

Ihr Schlusssatz sollte von Wertschätzung und Vertrauen in die Fähigkeiten des Empfängers zeugen.

6. CTA einbeziehen

Ihre E-Mail sollte mit einer Handlungsaufforderung (CTA) enden, die den Leser auffordert, etwas zu tun, z. B. eine Frage zu beantworten oder einen Termin zu vereinbaren.

Mit einer CTA in Ihrer E-Mail können Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaft klar ist und der Empfänger weiß, was er als Nächstes tun soll.

Ein gut geschriebener CTA kann auch die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort erhöhen und dazu beitragen, das Gespräch voranzutreiben. 

Beispiel für CTA in formellen Emails

Es ist wichtig, dass die CTA klar und spezifisch ist, damit der Empfänger genau weiß, was er zu tun hat.

Beispiele für einen CTA sind: 

✒️ "Könnten Sie bestätigen, dass Sie um diese Zeit einen Anruf vereinbaren können?" 
✒️ "Ich würde mich freuen, wenn Sie mir bis Ende der Woche eine Rückmeldung zu diesem Vorschlag geben könnten."
✒️ "Könnten Sie mir die gewünschten Informationen bitte bis Dienstag übermitteln?"

Was ist bei der Einbindung eines CTA zu beachten?

Denken Sie über das Ziel Ihrer E-Mail nach und darüber, was der Empfänger tun soll, bevor Sie den CTA schreiben:

✔️ Leicht verständlich, unmissverständlich und prägnant formuliert. 

✔️ Fügen Sie eine Anleitung zur Durchführung von Maßnahmen bei. 

✔️ Geben Sie genügend Kontext an, damit der Leser weiß, warum er etwas unternehmen sollte. 

✔️ Geben Sie alle notwendigen Ressourcen oder Links an, die für die Durchführung der Aktion erforderlich sind.

7. Mit Respekt schließen

Es ist wichtig, eine geschäftliche E-Mail mit einer höflichen Bemerkung zu beenden, wenn Sie eine gute Arbeitsbeziehung mit dem Empfänger aufrechterhalten wollen.

Damit zeigen Sie, dass Sie die Zeit und die Mühe, die sie für die Kommunikation mit Ihnen aufwenden, respektieren.

Beispiele für Abschlüsse in einer formellen E-Mail

Beispiele für respektvolle Abschlüsse sind:

✒️ "Mit freundlichen Grüßen,"
✒️ "Mit freundlichen Grüßen,"
✒️ "Mit freundlichen Grüßen,"
✒️ "Hochachtungsvoll,"
✒️ "Danke,"
✒️ "Mit Dankbarkeit,"
✒️ "Mit freundlichen Grüßen,"

Was Sie beim Schließen Ihrer formellen E-Mail beachten sollten

Um eine formelle E-Mail mit Respekt zu schließen, befolgen Sie diese Richtlinien:

✔️ Verwenden Sie eine höfliche und wertschätzende Sprache

✔️ Achten Sie auf die Position des Empfängers und den Grad der Förmlichkeit.

✔️ Für eine formelle Beziehung zu einem Empfänger verwenden Sie "Hochachtungsvoll" oder "Mit freundlichen Grüßen". 

✔️ Für eine informellere Beziehung können Sie einen zwangloseren Abschluss wie "Danke" oder "Mach's gut" verwenden.

Schreiben Sie zum Beispiel anstelle von"Bis später": "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören". 

Dies ist ein freundlicher und wertschätzender Abschied, der Raum für weitere Diskussionen lässt.

TextCortex's verwenden Chrome Extension um einen überzeugenden Absatz zu schreiben

Das Verfassen einer formellen E-Mail mag abschreckend wirken, aber wenn Sie diese 7 wichtigen Tipps beachten, können Sie Ihre Botschaft klar und professionell vermitteln. 

Außerdem können Sie sicherstellen, dass Ihre formellen E-Mails wirksam sind und gut ankommen. 

Nehmen wir jedoch an, Sie suchen nach einer einzigen Lösung, um Ihr Schreiben zu automatisieren und mit dem richtigen Ton und Stil effektiv mit verschiedenen Zielgruppen zu kommunizieren. 

In diesem Fall, TextCortex ein erwägenswertes Instrument. 

Es kann Ihnen helfen, Ihre Schreibprozesse zu rationalisieren und Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen.

Was ist TextCortex?

TextCortex ist eine Schreiblösung, die mit Hilfe von maschinellem Lernen und einem umfangreichen Datenbestand den Nutzern bei der Erstellung von SEO-freundlichen, hochwertigen und originellen Inhalten hilft.

Es unterstützt über 25 Sprachen, darunter Französisch, Deutsch, Rumänisch, Portugiesisch und andere.

TextCortex kann Inhalte für jeden Zweck erstellen - vom Schreiben einer Social-Media-Seite post bis hin zu professionellen E-Mails.

TextCortex Eigenschaften

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✒️Creator Suite - Außerdem bietet es über 60 AI-generierte templates in einer Vielzahl von Inhaltsformaten.

✒️Zeno Chat - Chatten Sie mit einem konversationellen AI Modell, das Ihren Content on the fly erstellt.

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Darüber hinaus erweitert TextCortex extension Ihr Schreibpotenzial, indem es Zugriff auf Funktionen wie diese bietet:

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