Der wichtigste Tipp beim Versand von Dokumenten per E-Mail ist, dass Sie die Dokumente als Anhang mitschicken!

Das haben wir alle schon erlebt und wahrscheinlich schon hundertmal vergessen.
Darüber hinaus haben wir 12 weitere Tipps vorbereitet, wie man eine E-Mail schreibt, um Dokumente effektiv zu versenden.
Am Ende des Artikels steht eine KI-Lösung für Sie bereit.
Lasst uns eintauchen!
Warum ist es wichtig, beim Versenden von Dokumenten eine E-Mail richtig zu schreiben?
Eine effektiv geschriebene E-Mail garantiert, dass der Empfänger den Zweck des Dokumentinhalts und die von Ihnen geforderten Handlungen versteht.
Das können Sie auch:
- Sparen Sie Zeit beim Erklären von Dingen
- Beschleunigen Sie Ihren Arbeitsprozess
- Zeigen Sie, wie professionell Sie sind
Auch wenn das Versenden dieser E-Mail keine Mathematik ist, gibt es doch einige Tipps, wie man es machen und die gewünschten Ergebnisse erzielen kann.
Tipps zum Schreiben einer E-Mail beim Versenden von Dokumenten
Sehen wir uns 12 Tipps an, die Ihnen bei der Erstellung von E-Mails mit angehängten Dokumenten helfen können!
1. Informieren Sie den Empfänger in der Betreffzeile, dass die Dokumente beigefügt sind
Wenn Sie Dokumente per E-Mail versenden, sollten Sie dies in der Betreffzeile angeben in der Betreffzeile anzugeben.
Warum?
Dies hilft dem Empfänger, den Zweck Ihrer E-Mail schnell zu verstehen und stellt sicher, dass er die angehängten Dateien nicht übersieht.
Eine informative Betreffzeile ist für alle Arten von E-Mails wichtig, aber in dieser E-Mail spielt sie eine besondere Rolle.
Sie können etwas verwenden wie
"Name des Dokuments - dieser E-Mail beigefügt "
odereinfach
"Dokumente im Anhang".
2. Erklären Sie den Zweck der beigefügten Dokumente
Es reicht nicht aus, das Dokument an die E-Mail anzuhängen, sondern es muss auch erklärt werden, was es bedeutet und wie der Empfänger davon profitieren kann.
Warum?
Denn diese Erklärung dient als "Einführung".
Auf diese Weise machen Sie es dem Empfänger leichter, den Inhalt des Dokuments zu erfassen und zu verstehen, wie er es verwenden kann.
Bevor der Empfänger es öffnet, hat er bereits einen gewissen Kontext und kann das Dokument daher effektiver nutzen.
Zum Beispiel:
"Ich habe die Analyse des Finanzberichts für das zweite Quartal beigefügt, die Einblicke in unsere Einnahmentrends, die Aufschlüsselung der Ausgaben und die verbesserungswürdigen Bereiche bietet.
Ihr Fachwissen bei der Interpretation dieser Zahlen wäre von unschätzbarem Wert für unsere künftige strategische Planung."
3. Angebot, zusätzliche Informationen zur Verfügung zu stellen
Sie sollten immer Raum lassen, damit der Empfänger Ihnen zusätzliche Fragen stellen kann.
Warum?
Denn Sie zeigen damit, dass Sie höflich und bereit sind, bei Bedarf zu helfen.
Es reicht aus, am Ende Ihrer E-Mail einen Satz einzufügen
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
So weiß der Empfänger, dass Sie für ihn da sind und ihn bei Bedarf unterstützen können.
4. CTA einbeziehen
Es ist wichtig, dass Sie in Ihrer E-Mail eine klare Aufforderung zum Handeln enthalten.
Warum?
Denn so weiß der Empfänger genau, welche Schritte er als nächstes unternehmen muss.
Die CTA hängt davon ab, welche Aktion Sie benötigen, aber Sie können zum Beispiel sagen
"Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die beigefügten Dokumente zu lesen ( Bewertung ) und geben Sie uns Ihr Feedback bis [bestimmte Frist/Datum]."
"Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie die beigefügten Dokumente so bald wie möglich unter Bewertung einsehen und mir Ihre Meinung mitteilen könnten."
"Wenn die beigefügten Dokumente Ihre Zustimmung finden, senden Sie sie bitte unterschrieben bis [bestimmte Frist/Datum] an mich zurück."
5. Unterschrift hinzufügen
Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur und fügen Sie diese am Ende Ihrer E-Mail ein.
Warum?
Eine gute E-Mail-Signatur enthält neben Ihrer E-Mail-Adresse auch Ihre Telefonnummer und Links zu sozialen Medien.
Auf diese Weise bieten Sie dem Empfänger mehr Kommunikationskanäle und erleichtern ihm die Kontaktaufnahme mit Ihnen.

6. Geeignete Klangfarbe wählen
Bei jeder Art von Kommunikation sollten Sie den richtigen Ton wählen, je nachdem , welche Art von Beziehung Sie zu Ihrem Gesprächspartner haben.
Warum?
Denn wenn Sie in einem lässigen Ton kommunizieren, obwohl es nicht der richtige Zeitpunkt ist, riskieren Sie riskieren Sie, unhöflich zu wirken und unprofessionell.
Da Sie in einem geschäftlichen Umfeld interagieren und wichtige Daten weitergeben, ist es wichtig, einen respektvollen und professionellen Ton zu wahren Professionalität.
Vermeiden Sie eine allzu saloppe Sprache oder Humor, der in diesem Zusammenhang unangebracht ist.
💡ProTip
TextCortexDie Funktion Tone Changer nimmt Ihnen diese Sorge ab!
Wählen Sie einen der folgenden Töne und sprechen Sie so, wie Sie möchten, ohne sich Sorgen zu machen, dass es unpassend klingt:
- Formal
- Lässig
- Warm
- Respektvoll
- Dringend
- Freundlich
- Ermutigend
- Plus 6 mehr
7. Einfach halten
Verwenden Sie keine übermäßig komplexe Sprache oder schreiben zu langatmig Nachricht.
Warum?
Denn Sie könnten den Empfänger verwirren, insbesondere weil Sie ein möglicherweise komplexes Thema - den Inhalt des Dokuments - erläutern.
Verwenden Sie kurze und prägnante Sätze und schreiben Sie so einfach wie möglich.
💡Pro-Tipp
Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Ihr Text zu kompliziert klingt, nutzen Sie TextCortex free Umschreiben Werkzeug!
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8. Lesen Sie Ihre E-Mail korrektur
Bevor Sie Ihre E-Mail versenden, sollten Sie sie unbedingt Korrektur lesen.
Warum?
Auf diese Weise können Sie Fehler, die Sie beim Schreiben gemacht haben, erkennen.
Rechtschreib- und Grammatikfehler sind manchmal nicht auf den ersten Blick zu erkennen, und das Korrekturlesen kann Ihnen dabei helfen.
Sie mögen wie kleine Fehler erscheinen, aber sie können die Wahrnehmung des Empfängers von Ihnen beeinflussen .
💡ProTip
Fehler zu korrigieren und zu bemerken ist viel einfacher mit TextCortex!
Alles, was Sie tun müssen, ist, einen Text auszuwählen und auf das Schraubenschlüssel-Symbol zu klicken, TextCortex erledigt den Rest 👇.

9. Nachbereitung
Wenn Sie nach einer Woche noch keine Antwort erhalten haben, schicken Sie eine weitere E-Mail.
Warum?
Sie können sie höflich daran erinnern, dass sie etwas unternehmen müssen, oder zusätzliche Hilfe anbieten.
Aber Achtung: Wenn Sie in Ihrem CTA eine Frist angegeben haben, senden Sie keine Folge-E-Mail vor diesem Zeitpunkt.
Zum Beispiel:
"Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht.
Ich wollte nur sicherstellen, dass Sie das Dokument erhalten haben, das meiner vorherigen E-Mail angehängt war.
Es ist entscheidend für unsere bevorstehenden Projektfristen und die Sicherstellung der Übereinstimmung mit unseren strategischen Zielen. Dieses Dokument enthält wichtige Informationen, die unsere nächsten Schritte und Entscheidungsprozesse leiten werden.
Ihre Bewertung und Ihr Beitrag sind von unschätzbarem Wert, um effektiv voranzukommen.
Bitte zögern Sie nicht, sich zu melden, wenn Sie Unterstützung oder Klarstellungen benötigen."
💡ProTip
Mit Zeno Chat können Sie eine Folge-E-Mail erhalten, die auf der von Ihnen gesendeten E-Mail basiert.
Wie?
- Copy Ihre E-Mail und fügen Sie sie in den Chat ein
- Geben Sie ihm eine Aufforderung, eine Folge-E-Mail auf der Grundlage der von Ihnen bereitgestellten E-Mail zu schreiben
- Geben Sie an, was sie enthalten soll
Das war's! Zeno schreibt in Sekundenschnelle eine vollständige Follow-up-E-Mail .

10.) Antwort
Wenn Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten haben und eine Antwort-E-Mail schreiben wollen, kann ZenoChat Ihnen helfen! Mit ZenoChat's Quick AI Reply Funktion können Sie Ihre E-Mails in jeder Ihrer E-Mail-Apps analysieren und drei mögliche Antworten generieren. Außerdem können Sie mit der Quick AI Reply-Funktion von ZenoChat Prompts für Ihre E-Mail-Antworten schreiben und personalisierte E-Mail-Antworten generieren.
11. Schutz sensibler Informationen
Wenn Sie vertrauliche oder persönliche Daten weitergeben, verwenden Sie eine Verschlüsselung oder einen Passwortschutz.
Warum?
Wegen der Cyber-Bedrohungen.
Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie verantwortungsbewusst sind und sich um Ihre eigene Sicherheit und die des Empfängers kümmern.
Vielleicht klingt das zu viel, aber man weiß nie, was passieren kann, also sollte man auf dieses Detail achten.
12. Einfache Dateinamen verwenden
Sie sollten Ihre Dateien so einfach wie möglich benennen.
Warum?
So kann der Empfänger den Inhalt der Datei sofort erkennen, ohne sie öffnen zu müssen.
Ein einfacher Dateiname erleichtert Ihnen und dem Empfänger das spätere Auffinden des Dokuments, egal ob es sich in Ihrem E-Mail-Posteingang befindet oder auf einem Computer gespeichert ist.
Dies kann Ihnen bei der zukünftigen Suche nach bestimmten Dateien Zeit und Mühe sparen.
Zum Beispiel:
"Marketing_Plan_Q2_2024.docx"
"Meeting_Minutes_05-12-2024.pdf"
"Budget_Zusammenfassung.xlsx"
"Vorschlag_Final_Version.doc"
Vorlage für E-Mail beim Versenden von Dokumenten
"Betreff: Marketingplan in der Anlage
Sehr geehrter [Name des Empfängers],
Ich hoffe, diese E-Mail ist gut für Sie. Ich freue mich, Ihnen den Marketingplan für das 3. Quartal 2024 vorstellen zu können. Dieses Dokument stellt unseren strategischen Fahrplan zur Verbesserung des Engagements und zur Förderung des Umsatzwachstums im kommenden Quartal dar. Es beschreibt unsere gezielten Kampagnen, Schlüsselinitiativen und geplanten Ergebnisse.
Sollten Sie weitere Erläuterungen zu den dargelegten Strategien benötigen oder Fragen zu den präsentierten Daten haben, können Sie sich gerne an mich wenden.
Ihre Erkenntnisse und Ihr Feedback sind von unschätzbarem Wert für den Erfolg unserer Marketingbemühungen.
Ich freue mich darauf, dies weiter mit Ihnen zu besprechen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Attachment: Marketing_Plan_Q3_2024.pdf”
Erforderliche Dokumente senden Vorlage

Dokumente an eine Organisation senden Formale Vorlage
Betreff: Einreichung von [Name(n) des Dokuments] - [Ihr Name/Referenznummer]
Sehr geehrter [Name des Empfängers/Sir oder Madam],
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Hiermit reiche ich das/die folgende(n) Dokument(e) ein, wie von [Name der Organisation] verlangt/angefordert:
- [Name des Dokuments 1]
- [Name des Dokuments 2]
- [Name des Dokuments 3]
[Falls zutreffend, geben Sie eine kurze Erläuterung zu den Dokumenten oder dem Grund, warum Sie sie übermitteln].
Das/die oben genannte(n) Dokument(e) finden Sie im Anhang zu dieser E-Mail. Sollten Sie zusätzliche Informationen benötigen oder Probleme mit den Anhängen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Ich bitte Sie, den Erhalt dieser E-Mail und der beigefügten Unterlagen so bald wie möglich zu bestätigen.
Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr vollständiger Name] [Ihre Position/Bezeichnung, falls zutreffend] [Ihre Kontaktinformationen]
Zum Abschluss
Wie Sie sehen, geht es beim Versenden von Dokumenten nicht nur um das Anhängen von Dateien, sondern auch darum, dem Empfänger einen Kontext zu bieten und ihn bei seiner Arbeit zu unterstützen.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass Ihre E-Mail gut strukturiert und einfach geschrieben ist.
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