Sie müssen eine Follow-up-E-Mail nach Ihrer ersten E-Mail senden, wissen aber nicht, wie? Das Versenden von Follow-up-E-Mails war schon immer ein heikler und anspruchsvoller Prozess. Unabhängig von Ihrem Zweck gibt es Schritte und ein Format, das Sie beim Versenden einer Follow-up-E-Mail beachten sollten.

In diesem Artikel erklären wir, was eine Follow-up-E-Mail ist und wie man eine richtige E-Mail schreibt.

TL;DR

  • Eine Follow-up-E-Mail wird nach einer ersten Nachricht verschickt, um den Empfänger zu erinnern oder zusätzliche Informationen zu liefern und eine Antwort von ihm zu erhalten.
  • Sie ist aus verschiedenen Gründen notwendig, z. B. für Bewerbungen, Kundenfeedback, Anfragen oder die Kommunikation mit Kollegen.
  • Die Einhaltung eines bestimmten Formats stellt sicher, dass Ihre Follow-up-E-Mail ihren Zweck effektiv erfüllt.
  • TextCortex bietet eine Vielzahl von templates an, mit deren Hilfe Benutzer in wenigen Minuten personalisierte E-Mail-Aufgaben in über 25 Sprachen verfassen können.

Was ist eine Follow-up-E-Mail?

Eine Follow-up-E-Mail ist eine Nachricht, die zur Erinnerung an die ursprüngliche E-Mail oder zur Ergänzung von Informationen gesendet wird. Ihr Hauptzweck ist es, eine Antwort vom Empfänger zu erhalten und ihn dazu zu bringen, Ihre ursprüngliche Nachricht zu lesen.

Follow-up-E-Mail nach ausbleibender Antwort

Warum müssen Sie eine Follow-up-E-Mail senden?

Eine Follow-up-E-Mail ist notwendig, um festzustellen, ob Sie die Stelle nach einer Bewerbung oder einem Vorstellungsgespräch bekommen haben, um Feedback von Kunden einzuholen, die Ihre Dienstleistung oder Anwendung nutzen, um den Empfänger um etwas zu bitten oder um Ihren Kollegen wichtige Informationen mitzuteilen. Obwohl ihr Zweck von Person zu Person und von Situation zu Situation unterschiedlich ist, besteht ihr gemeinsames Ziel darin, dem Empfänger eine Nachricht zu übermitteln.

Nachfass-E-Mail-Format

Um sicherzustellen, dass Ihre Follow-up-E-Mail ihren Zweck erfüllt, ist es wichtig, sich an bestimmte Formate und Schritte zu halten. Im Folgenden finden Sie die empfohlenen Schritte für die Gestaltung einer effektiven Follow-up-E-Mail:

  • Betreffzeile
  • Eröffnungssatz
  • Nachfass-E-Mail-Text
  • Schlusswort

Wenn Sie diese Struktur befolgen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten.

Betreffzeile

Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mail im Postfach des Empfängers auffällt und sich von den anderen abhebt, brauchen Sie eine ansprechende und informative Betreffzeile. Wenn Sie möchten, dass sich der Empfänger auf Ihre erste E-Mail konzentriert, können Sie die Betreffzeile Ihrer E-Mail schreiben und mit "Re:" oder "Follow-up" beginnen. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung einer informativen Zeile, die den Zweck Ihrer Follow-up-E-Mail angibt. Schließlich empfehlen wir Ihnen, in der Betreffzeile Ihrer Follow-up-E-Mail keine Fragen zu stellen und keine Bitten zu äußern.

Eröffnungssatz

Wir empfehlen, eine aussagekräftige Begrüßung zu verwenden, um die Qualität und Professionalität Ihrer Follow-up-E-Mail zu erhöhen. Wenn Sie den Titel und den Namen des Empfängers kennen, sollten Sie ihn in Ihren Einleitungssatz einfügen, wenn nicht, sollten Sie versuchen, ihn zu lernen.

Nachfass-E-Mail-Text 

Nachdem Sie den Empfänger mit der Betreffzeile zum Öffnen der E-Mail ermuntert und ihn herzlich begrüßt haben, ist es an der Zeit, zum eigentlichen Thema zu kommen. Sie müssen alle Botschaften, die Sie übermitteln wollen, in den Text Ihrer Follow-up-E-Mails schreiben. Wir empfehlen Ihnen, für jedes Thema einen anderen Absatz zu verwenden und jeden Absatz nicht länger als ein paar Sätze zu machen. So können Sie eine gut lesbare und prägnante Follow-up-E-Mail verfassen.

Schlusswort

Nun, da wir alle Nachrichten und Informationen, die wir in unsere Follow-up-E-Mail aufnehmen wollen, hinzugefügt haben, können wir sie abschließen. In diesem Abschnitt müssen Sie dem Empfänger Ihre besten Wünsche übermitteln und ihm sagen, dass er oder sie nicht zögern sollte, Sie zu kontaktieren. Sie können auch einen starken Call-to-Action (CTA) verwenden, um den Empfänger zum Klicken auf die Schaltfläche "Antworten" zu bewegen.

Beispiele für Follow-up-E-Mails

Nachdem wir nun in der Theorie gelernt haben, was eine Follow-up-E-Mail ist und welches Format sie hat, ist es Zeit für die praktische Anwendung. Wir werden mit Ihnen Beispiele für Follow-up-E-Mails für verschiedene Fälle und Szenarien teilen. Diese Beispiele können Sie dazu inspirieren, Ihre eigene E-Mail zu verfassen.

Professionelle Follow-up-E-Mail Beispiel

Hier finden Sie eine professionelle Vorlage für eine Follow-up-E-Mail, die Sie versenden können, wenn Sie keine Antwort erhalten haben. 

Vorlage für Follow-up-E-Mails

Beispiel für eine höfliche Follow-up-E-Mail

Wir haben Ihnen geraten, beim Versenden der Follow-up-E-Mails höflich zu sein, und werden dies nun anhand einer Vorlage veranschaulichen.

Beispiele für Follow-up-E-Mails

Beispiel für eine Follow-up-E-Mail nach ausbleibender Antwort

Wenn Sie nach einer Vorlage suchen, um eine E-Mail weiterzuverfolgen, auf die Sie keine Antwort erhalten haben, finden Sie hier ein Beispiel, das Sie verwenden können. Diese Vorlage ist speziell für den Versand an ein Team gedacht, dessen Namen Sie nicht kennen.

Vorlage für Follow-up-E-Mails

Beispiel für eine Follow-up-E-Mail nach einer Stellenbewerbung

Wenn Sie neugierig auf das Ergebnis Ihrer Bewerbung sind und eine Follow-up-E-Mail senden möchten, können Sie die folgende Vorlage verwenden.

Vorlage Follow-up-E-Mail

Beispiel einer Follow-up-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch

Nachdem Sie das Vorstellungsgespräch verlassen haben, denken Sie, dass es gut gelaufen ist, und nach ein paar Stunden vermuten Sie, dass das Gespräch nicht so gut war, wie Sie dachten, und dass Sie Fehler gemacht haben. Diese Merkwürdigkeiten und Vermutungen führen dazu, dass Sie sich über das Ergebnis des Vorstellungsgesprächs wundern. Geben Sie den Personen, mit denen Sie ein Gespräch geführt haben, ein oder zwei Wochen Zeit, um sich zu äußern, und verwenden Sie dann die folgende Vorlage, wenn Sie immer noch keine Antwort erhalten haben.

Beispiel einer Follow-up-E-Mail

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