So schreiben Sie eine E-Mail, um eine Veranstaltung zu verschieben

Mussten Sie Ihre Pläne schon einmal unerwartet verschieben?

Nicht das beste Gefühl der Welt, oder?

Noch schlimmer ist es vielleicht, wenn Sie ein wichtiges Ereignis kurzfristig verschieben müssen .

Was sagt man in einer solchen Situation, ohne seine Professionalität und Glaubwürdigkeit zu verlieren?

Genau das werden Sie in diesem Artikel lernen, denn wir haben für Sie 9 Schritte vorbereitet, wie Sie eine E-Mail schreiben, um eine Veranstaltung zu verschieben.

Außerdem haben wir Ihnen ein hilfreiches Tool vorgestellt, das Ihnen diese Arbeit erheblich erleichtern kann.

Fangen wir an!

Wie spät ist es zu spät, eine E-Mail zu senden, um eine Veranstaltung zu verschieben?

Vermeiden Sie Mitteilungen in letzter Minute - verschieben Sie den Termin nicht innerhalb von 48 Stunden vor dem Ereignis, es sei denn, es ist unbedingt notwendig.

Der Zeitrahmen für die Verschiebung eines Ereignisses per E-Mail hängt jedoch von einer Reihe von Faktoren ab, darunter:

• die Art des Ereignisses
• die Art Ihres Problems
• die Größe der Veranstaltung

Als allgemeine Richtlinie gilt jedoch, dass Sie diese E-Mail versenden sollten, sobald Sie die Entscheidung getroffen haben.

Wenn Sie eine zwanglose Party oder einen nicht dringenden Anlass verschieben, reicht es in der Regel aus, eine E-Mail einige Tage im Voraus zu schicken.

Informieren Sie jedoch rechtzeitig über förmliche Zusammenkünfte wie Konferenzen oder wichtige Treffen - am besten Wochen im Voraus.

Dies gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, ihren Zeitplan entsprechend anzupassen.

9 Schritte zum Verfassen einer E-Mail, um eine Veranstaltung zu verschieben

Hier sind 9 Schritte, die Ihnen helfen können, eine E-Mail zu verfassen, um eine Veranstaltung zu verschieben!

Schritt 1: Bieten Sie eine Entschuldigung an

Es ist kein Weltuntergang, wenn ein Ereignis, auf das Sie keinen Einfluss haben, Sie dazu zwingt, eine Veranstaltung zu verschieben.

Unerwartete Schluckaufs passieren, aber wenn Sie eine Veranstaltung verschieben müssen, ist eine aufrichtige Entschuldigung sehr hilfreich.

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer aufrichtigen Entschuldigung, um zu zeigen, dass Ihnen die entstandenen Unannehmlichkeiten am Herzen liegen.

Auf diese Weise können Sie zeigen, dass Sie die Zeit anderer Menschen zu schätzen wissen.

💡ProTip

Wie können Sie das tun?

Es geht darum, einen ausgewogenen Ton zu finden. Zum Beispiel:

Schlechtes Beispiel: "Aufgrund unvorhergesehener Umstände wird die Veranstaltung verschoben; wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten."

Gutes Beispiel: "Bedauerlicherweise haben uns unvorhergesehene Umstände dazu gezwungen, die für nächste Woche geplante Veranstaltung zu verschieben; wir entschuldigen uns aufrichtig für die entstandenen Unannehmlichkeiten und arbeiten aktiv daran, einen neuen Termin zu finden."

Gibt es eine Möglichkeit, bei jedem Schreiben den richtigen Ton zu treffen? Ja!

Wann immer Sie den Ton Ihres Textes anpassen müssen, probieren Sie die Funktion " Tone Changer " von TextCortex aus!

Sie bietet 10+ verschiedene Töne zur Auswahl.

Egal, ob Sie Ihre Nachricht formell, freundlich, lässig, respektvoll oder warmherzig, diese Funktion hat alles, was Sie brauchen 👇

Schritt 2: Erklären Sie die Gründe

Erklären Sie neben der Entschuldigung auch , warum die Veranstaltung verschoben werden musste.

Zum Beispiel:

✔️If Sie sind der Organisator:

"Aufgrund unerwarteter logistischer Herausforderungen, die außerhalb unserer Kontrolle liegen, müssen wir die Veranstaltung leider verschieben. Wir entschuldigen uns aufrichtig für die dadurch entstandenen Unannehmlichkeiten und arbeiten aktiv daran, das Problem umgehend zu lösen."

✔️If Sie sind der Teilnehmer:

"Bedauerlicherweise muss ich unser Treffen aufgrund unvermeidlicher Umstände verschieben, die sich ergeben haben. Ich entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten und danke Ihnen für Ihr Verständnis in dieser Angelegenheit.

Sie müssen nicht ins Detail gehen, aber eine kurze Erklärung ermöglicht es dem Empfänger zu verstehen, dass diese Situation unvermeidlich war.

Auf diese Weise werden sie wissen, dass es außerhalb deiner Kontrolle lag und du nicht respektlos sein wolltest.

Schritt 3: Erkennen Sie die Unannehmlichkeiten an

Zeigen Sie, dass Sie Verständnis dafür haben, dass die Verschiebung der Veranstaltung gewisse Probleme verursacht hat.

Dies anzuerkennen, zeugt von Respekt vor der Bedeutung des Themas, es ist, als würde man sagen: "Ich verstehe, dass das nicht ideal ist."

Verständnis für das Thema zeigt auch zeigt Professionalität denn Sie erkennen die Herausforderungen und sind entschlossen, sie zu bewältigen.

💡ProTip

Mit TextCortex können Sie mit nur 3 Aufzählungszeichen zur gesamten E-Mail gelangen!

Es reicht zum Beispiel aus, zu schreiben:

• "Tut mir leid, ich muss unser Treffen verschieben"
• "Familienangelegenheiten kamen unerwartet auf"
• "Ich weiß, es ist nicht ideal, und ich entschuldige mich dafür."

Klicken Sie auf das E-Mail-Symbol und TextCortex wird den Rest der E-Mail in wenigen Sekunden schreiben 👇.

Schritt 4: Geben Sie ein anderes Datum oder eine andere Uhrzeit an

Geben Sie unbedingt ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit für die verschobene Veranstaltung an.

Dies zeigt, dass Sie das Ereignis trotz der Änderungen immer noch durchführen wollen.

Wenn die Veranstaltung nicht allzu viele Teilnehmer hat, legen Sie ihnen eine Liste mit allen verfügbaren Terminen vor.

Auf diese Weise können die Empfänger auswählen, was ihnen am besten gefällt.

Lassen Sie sie auch wissen, dass Sie flexibel und bereit sind, sich an ihren Zeitplan anzupassen.

Wenn das Ereignis zu groß ist, planen Sie es auf einen anderen Tag und informieren Sie die Leute über die genaue Uhrzeit und das Datum.

Schritt 5: Bieten Sie eine Gegenleistung an

Dieser Schritt hängt natürlich von der Art des Ereignisses ab, das Sie verschieben möchten.

Wenn es sich um ein Treffen oder eine Firmenveranstaltung handelt, sollten Sie keine Gegenleistung anbieten, sondern lediglich ein neues Datum und eine neue Uhrzeit vereinbaren.

Sie können etwas als Gegenleistung anbieten, wenn Sie den Termin verschieben wollen:

• Vernetzungsveranstaltung
• Konferenz
• Fachmesse
• Pädagogische Veranstaltung

Hier sind einige Beispiele für Gegenleistungen, die Sie je nach Veranstaltung anbieten können:

✔️If Sie eine Networking-Veranstaltung verschieben, können Sie anbieten, virtuelle Workshops zu organisieren, in denen Branchenführer Themen wie Personal Branding oder effektive Networking-Strategien diskutieren können .

✔️If Wenn Sie eine Konferenz verschieben, bieten Sie an, aufgezeichnete Sitzungen und Präsentationen auf Abruf zur Verfügung zu stellen, so dass die Teilnehmer sie sich ansehen können, wann immer sie wollen.

✔️If es sich um eine Fachmesse handelt, können Sie exklusive Angebote und Rabatte anbieten.

✔️For können Sie zusätzliche Inhalte oder Ressourcen zum Thema der Veranstaltung bereitstellen, um die Verzögerung auszugleichen.

Das ist zwar nicht immer notwendig, aber es kann helfen, sich für ihre Zusammenarbeit und ihr Verständnis zu bedanken.

💡ProTip

Wenn Ihnen die Zeit davonläuft und Sie sich schnell etwas einfallen lassen müssen, fragen Sie einfach Zeno!

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Schritt 6: Personalisieren Sie die E-Mail

Unabhängig von der Art der Veranstaltung ist es wichtig, Ihre Botschaft zu personalisieren.

Wenn Sie an eine Person schreiben, sprechen Sie den Empfänger zunächst mit seinem Namen an.

Abgesehen davon können Sie je nach der Beziehung , die Sie zu dem oder den Empfängern haben, einen zwangloseren Ton verwenden, ähnlich dem , wie Sie regelmäßig mit ihnen kommunizieren würden.

Dies verleiht der Nachricht eine persönliche Note und lässt sie authentischer erscheinen.

💡ProTip - Persona

TextCortex bietet eine Funktion namens Digital Persona, die die Personalisierung von Nachrichten erheblich erleichtert.

Wie funktioniert das?

Sagen Sie etwas über sich selbst, geben Sie ein Textbeispiel an, und TextCortex wird eine Persona erstellen, die genauso schreibt und klingt wie Sie. 

Sie können sogar eine der vorhandenen Personas auswählen, die dem Beruf Ihres Empfängers entspricht.

Auf diese Weise können Sie in einem Stil schreiben , der ihrem näher kommt und Ihre Botschaft glaubwürdiger macht .👇

Schritt 7: Korrigieren Sie Ihre Nachricht

Das Korrekturlesen hilft Ihnen Rechtschreibung, Grammatikoder Zeichensetzungsfehler , die Sie beim Schreiben übersehen haben könnten.

Die Behebung dieser Fehler sorgt dafür, dass Ihre Nachricht professionell aussieht und leicht verständlich ist . leicht zu verstehen ist. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass alle Details wie Daten, Uhrzeiten und Anhänge korrekt sind.

Auf diese Weise werden Sie keine falschen Informationen übermitteln und Verwirrung stiften.

💡ProTip

Mit TextCortex ist das Beheben von Fehlern so einfach wie das Auswählen des Textes!

Schreiben Sie Ihre Nachricht, wählen Sie den Teil aus, den Sie prüfen möchten, und klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol.

TextCortex wird alle Fehler für Sie in einer Sekunde korrigieren 👇

Schritt 8: Wertschätzung für ihr Verständnis ausdrücken

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem aufrichtigen Dankeschön! Ein Dankeschön für das Verständnis des Empfängers ist sehr hilfreich, vor allem, wenn die Emotionen hochkochen. Wenn Sie Ihren Empfängern zeigen, dass Sie ihre Hilfe und Mitarbeit zu schätzen wissen, bleibt die Kommunikation positiv und einfach.

Checkliste für das Schreiben einer E-Mail zur Verschiebung einer Veranstaltung

Im Folgenden finden Sie eine Checkliste, die Sie durchgehen sollten , bevor Sie Ihre E-Mail mit der Bitte um Verschiebung einer Veranstaltung versenden:

Habe ich den Empfänger persönlich angesprochen, wenn möglich?

Habe ich mich entschuldigt und den Grund für die Verschiebung erklärt?

✅Habe ich mehrere andere Termine angeboten oder einen festen Termin genannt?

Habe ich Verständnis für das durch die Verschiebung verursachte Problem gezeigt?

✅Habe ich etwas für die Unannehmlichkeiten angeboten?

Habe ich die Meldung auf alle möglichen Fehler und die fehlenden Informationen überprüft?

✅ Ist meine E-Mail prägnant und klar?

Vorlage 1 - Beispiel für eine persönliche E-Mail für eine kleine Veranstaltung

"Betreff: Verschiebung von [Name der Veranstaltung]

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

Ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht.

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass wir die bevorstehende Veranstaltung [Name der Veranstaltung], die ursprünglich für [Datum] geplant war, leider verschieben müssen. Ich entschuldige mich aufrichtig für alle Unannehmlichkeiten, die Ihnen dadurch entstehen.

Aufgrund unvorhergesehener Umstände, die sich unserer Kontrolle entziehen, wie z.B. [kurze Erläuterung des Grundes], können wir die Veranstaltung nicht wie geplant durchführen. Bitte seien Sie versichert, dass wir mit Hochdruck daran arbeiten, diese Probleme zu lösen und einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu einem späteren Zeitpunkt zu gewährleisten.

Ich verstehe, dass diese Änderung Ihren Zeitplan durcheinander bringen kann, und das tut mir wirklich leid. Wir wissen Ihr Verständnis und Ihre Flexibilität in dieser Zeit sehr zu schätzen.

Angesichts der Verschiebung möchte ich Ihnen einige alternative Termine für die Veranstaltung anbieten: [Nennen Sie alternative Termine und Zeiten]. Bitte lassen Sie mich wissen, welche Option für Sie am besten geeignet ist oder ob Sie irgendwelche Präferenzen bezüglich der Verschiebung haben.

Ich entschuldige mich nochmals für die entstandenen Unannehmlichkeiten und danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, mich direkt unter [Ihre Kontaktdaten] zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position/Titel]
[Ihre Kontaktdaten]"

Vorlage 2 - Beispiel für eine Gruppen-E-Mail für ein größeres Ereignis

"Betreff: Wichtiges Update: Verschiebung von [Name der Messeveranstaltung]

Hallo zusammen,

Ich hoffe, es geht Ihnen allen gut.

Ich wende mich an Sie, um Ihnen mitzuteilen, dass wir die [Name der Messeveranstaltung], die ursprünglich für [Ursprüngliches Datum] geplant war, leider verschieben müssen.

Ich entschuldige mich aufrichtig für alle Unannehmlichkeiten, die dies verursachen könnte. Aufgrund von unerwarteten Wartungsarbeiten am Veranstaltungsort können wir die Veranstaltung nicht wie geplant durchführen.

Angesichts dieser Verschiebung haben wir einen Ersatztermin für die Veranstaltung festgelegt: [Neues Datum].

Wir verstehen, dass diese Änderung Ihren Zeitplan durcheinander bringen kann, und wir hoffen aufrichtig, dass dieses neue Datum für alle Teilnehmer geeignet sein wird. Wir wissen Ihr Verständnis und Ihre Flexibilität während dieser Zeit sehr zu schätzen.

Als Dankeschön für Ihre Mitarbeit möchten wir jedem Teilnehmer einen kostenlosen einmonatigen Zugang zu unserer Premium-Online-Ressourcenbibliothek anbieten, in der Sie Zugang zu exklusiven Brancheneinblicken, Webinaren und herunterladbaren Materialien haben.

Ich möchte mich nochmals für die entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigen und danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.

Ihre Mitarbeit ist für uns von unschätzbarem Wert, und wir freuen uns auf eine erfolgreiche Veranstaltung mit Ihrer Teilnahme am neuen Termin.

Bitte zögern Sie nicht, mich direkt unter [Ihre Kontaktinformationen] zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position/Titel]
[Ihre Kontaktinformationen]"

Einpacken

Obwohl wahrscheinlich niemand unvorhergesehene Probleme und die Verschiebung eines Ereignisses mag, kann die Person, der Sie die Nachricht überbringen, sie leicht weitergeben, wenn Sie es richtig machen .

Denken Sie daran, dass es nicht darum geht, nur zu berichten, sondern Lösungen für das aufgetretene Problem anzubieten .

Das alles in eine E-Mail zu packen, ist nicht immer ganz einfach, deshalb bieten wir Ihnen eine KI-Lösung an .

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Wie genau?

Zunächst bietet TextCortex verschiedene kostenlose Tools an:

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Zweitens haben Sie nach Ihrer Unterschrift Zugang zu den folgenden Funktionen:

🤖Zeno-Chat - Erstellen Sie lange oder kurze Inhalte, indem Sie Eingabeaufforderungen festlegen. Sie können den erhaltenen Text auch in Sprache umwandeln.

🧑‍💻Digitale Persona - Personalisieren Sie Ihren KI-Assistenten und schreiben Sie in Ihrem eigenen Schreibstil.

🌐Web-Suche - Durchsuchen Sie verschiedene Quellen wie das Internet, Twitter, YouTube, Patente, Reddit, Wissenschaftler oder Nachrichten.

📃 Templates - Nutzen Sie 60+ templates , die zahlreiche Berufsbezeichnungen abdecken

📑Dokumente - Laden Sie Ihre Dokumente hoch, speichern Sie sie an einem Ort, und chatten Sie mit ihnen.

⌛Snippets - Speichern Sie einen beliebigen Textausschnitt als Vorlage und weisen Sie ihm ein Kürzel zu. Geben Sie dann das Kürzel ein, und der Textausschnitt wird überall in Ihrem Browser durch ihn ersetzt.

📝Notizen-Editor - Speichern Sie Ihre Ideen und bearbeiten Sie sie. Sie können auch AI-generierte Bilder, Tabellen oder Aufgabenlisten direkt in Ihrem Notiz-Editor erstellen.

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Sobald Sie diese verwendet haben, erhalten Sie täglich 20 Kreationen.

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