6 Beispiele für E-Mail-Erinnerungen an Veranstaltungen & Templates

Die Planung einer Veranstaltung kann sich als schwierig erweisen, vor allem, wenn es darum geht, die richtige Anzahl von Personen zu finden.

Erinnerungs-E-Mails sind in dieser Situation sehr effektiv, da sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, ihre Teilnahme zu bestätigen und sicherzustellen, dass sie es nicht vergessen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen 6 Beispiele für E-Mail-Erinnerungen an Veranstaltungen und templates vor, mit denen Sie die Zahl der Rückmeldungen und die Beteiligung der Gäste erhöhen können. Von Betreffzeilen bis hin zu klaren Aufforderungen zum Handeln - wir haben einige Tipps, die Ihre Veranstaltungen unvergesslich machen.

Fangen wir an!

Was ist eine E-Mail zur Erinnerung an ein Ereignis?

Eine E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung ist eine E-Mail, die an Personen gesendet wird, die sich für eine zukünftige Veranstaltung angemeldet oder ihr Interesse an einer Teilnahme bekundet haben. Ihr Hauptzweck ist es, die Empfänger an die Besonderheiten der Veranstaltung zu erinnern , wie z. B. das Datum, die Uhrzeit, den Ort und andere notwendige Vorbereitungen, damit sie es nicht vergessen oder verpassen.

Wann sollten Sie sie versenden? Hier sind einige Anwendungsfälle:

📆Konferenz oder Seminar - Schicken Sie den Gästen eine Erinnerung an die Hauptredner und an alle Aufgaben oder Unterlagen, die sie im Voraus vorbereiten sollten.

📆Workshop - Teilen Sie die Ziele des Workshops und die benötigten Materialien mit und erwähnen Sie alle notwendigen Vorbereitungen.

📆Webinar - Informieren Sie die Teilnehmer über die URL der virtuellen Sitzung oder die technischen Anforderungen.

📆Netzwerkveranstaltung - Erinnern Sie die Gäste an den Zeitplan der Veranstaltung und an mögliche Netzwerkmöglichkeiten.

Wohltätigkeitsveranstaltungen - Informieren Sie Spender und Unterstützer über bevorstehende Spendenaktionen, Wohltätigkeitsgalas und Möglichkeiten für Freiwillige.

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Was sind die Vorteile von E-Mail-Erinnerungen an Veranstaltungen?

E-Mails zur Erinnerung an Veranstaltungen bieten zahlreiche Vorteile:

✨Erhöhte Teilnahmequoten - Wenn Sie rechtzeitig Erinnerungen bereitstellen, ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Kalender zu markieren und der Veranstaltung Priorität einzuräumen, was zu höheren Teilnahmequoten führt.

Bessere Vorbereitung - Die Bereitstellung von Veranstaltungsspezifika wie Zeitplänen, Referenten und erforderlichen Unterlagen im Voraus ermöglicht den Teilnehmern eine angemessene Vorbereitung, was zu einer reibungsloseren Interaktion führt.

✨ Positives Markenimage - Konsistente und informative Veranstaltungserinnerungen spiegeln Professionalität wider und hinterlassen bei den Gästen ein positives Bild von Ihrer Organisation oder Marke.

Weniger Nichterscheinen - Erinnerungen verringern das Risiko des Nichterscheinens, da sie sicherstellen, dass sich die Teilnehmer an die Besonderheiten der Veranstaltung erinnern und entsprechend planen.

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Wie schreibt man eine E-Mail zur Erinnerung an ein Ereignis?

Hier sind 7 schnelle Schritte, wie man diese Art von E-Mail schreibt:

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1. Schreiben Sie eine klare Betreffzeile - Mit einer prägnanten Betreffzeile können Sie die Aufmerksamkeit des Lesers schnell gewinnen.

2. Verwenden Sie freundliche Begrüßungen - Beginnen Sie mit einer herzlichen und höflichen Begrüßung, um einen positiven Ton für die Kommunikation zu schaffen.

3. Weisen Sie auf die Details der Veranstaltung hin: Erinnern Sie die Empfänger an das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Veranstaltung sowie an andere wichtige Informationen.

4. Hervorhebung der wichtigsten Informationen - Heben Sie wichtige Details hervor, wie z. B. die Hauptredner, Tagesordnungspunkte oder besondere Anforderungen, falls es welche gibt.

5. Aufforderung zum Handeln - Fordern Sie die Empfänger auf, aktiv zu werden, z. B. ihre Anwesenheit zu bestätigen oder eine Umfrage vor der Veranstaltung auszufüllen.

6. Geben Sie Kontaktinformationen an - Geben Sie Kontaktinformationen für alle Fragen und Probleme an, um ein offenes Gespräch zu fördern.

7. E-Mail schließen - Schließen Sie Ihre E-Mail mit einem freundlichen Schlusswort und einer Unterschrift ab.

6 Beispiele für E-Mail-Erinnerungen an Veranstaltungen & Templates

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Beispiel 1: Veranstaltungserinnerungs-E-Mail für eine Konferenz

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"Betreff: Anstehende Konferenz am 27. Juni

Hallo Jessica,

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut! Wir wollten Sie an die bevorstehende Konferenz erinnern, die am 27. Juni in New Jersey stattfindet. Wir freuen uns darauf, dass Sie an der vielversprechenden Veranstaltung teilnehmen!

Hier ein kleiner Einblick in das Programm der zweitägigen Konferenz:

Tag 1:

Sprecher 1: David Smith

Thema: Fortgeschrittene SEO-Techniken

Referent 2: Rachel Brown

Thema: Content-Marketing-Strategien für SEO-Erfolg

Tag 2:

Referent 1: Michael Johnson

Thema: Die Macht der Schlüsselwörter

Referent 2: Emily Nguyen

Thema: Aufbau von Backlinks für die SEO-Optimierung

Um sicherzustellen, dass wir alles für Ihre Teilnahme vorbereitet haben, antworten Sie bitte bis zum 30. Mai auf diese E-Mail. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.

Wir freuen uns darauf, Sie auf der Konferenz zu sehen!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

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Warum ist dies ein gutes Beispiel?

Die E-Mail enthält einen vollständigen Zeitplan für die dreitägige Konferenz, der den Empfängern eine klare Vorstellung davon vermittelt, was sie an den einzelnen Tagen erwartet.

In der Nachricht werden das Datum (27. Juni) und der Ort der Konferenz (New Jersey) deutlich angegeben. Dies verringert die Unsicherheit und versorgt die Teilnehmer mit wichtigen Informationen.

Mit einer klaren Aufforderung zur Handlung können die Empfänger ihre Teilnahme bestätigen, indem sie einfach auf die E-Mail antworten.

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Beispiel 2: Veranstaltungserinnerungs-E-Mail für ein Webinar

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"Betreff: Noch 5 Tage bis zu unserem Marketing-Webinar

Hallo Peter,

Wir hoffen, es geht Ihnen gut! Wir wollten dich daran erinnern, dass unser Marketing-Webinar vor der Tür steht und es nur noch 5 Tage bis zum großen Tag sind! Hier ist, was Sie sich davon versprechen können:

• Einblicke in die neuesten Veränderungen in der Marketingbranche zu erhalten
• Strategien zur Anpassung an Markttrends lernen
• Entdecken Sie innovative Techniken zur Verbesserung Ihrer Marketingbemühungen
• Erkundung von Möglichkeiten zur Vernetzung und Zusammenarbeit

Um am Webinar teilzunehmen, klicken Sie einfach auf den folgenden Link:

[Webinar-Link]

Wir haben auch ein hilfreiches Arbeitsblatt zum Webinar vorbereitet, auf das Sie hier zugreifen können:

[Arbeitsblatt-Link]

Vergessen Sie nicht, vor dem Webinar einen kurzen Blick auf das Arbeitsblatt zu werfen! Es soll Ihnen helfen, das Webinar optimal zu nutzen, und Sie können sich während der Sitzung gerne alle Fragen notieren, die Sie haben.

Wir freuen uns darauf, Sie beim Webinar zu sehen und gemeinsam über die spannenden Entwicklungen in der Marketingbranche zu diskutieren!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

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Warum ist dies ein gutes Beispiel?

Sie enthält alle relevanten Informationen in knapper Form und sorgt dafür, dass der Empfänger über das bevorstehende Webinar gut informiert ist.

Hebt die Vorteile der Teilnahme am Webinar hervor und vermittelt den Empfängern ein klares Bild davon, was sie gewinnen können.

EnthältLinks sowohl zum Webinar als auch zum zugehörigen Arbeitsblatt, so dass der Empfänger einfach auf die erforderlichen Dokumente zugreifen kann.

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Beispiel 3: Veranstaltungserinnerungs-E-Mail für eine Netzwerkveranstaltung

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"Betreff: Reminder: Networking-Veranstaltung morgen!

Liebe Amelia,

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht dich gut.

Ich wollte dich an unsere morgige Networking-Veranstaltung erinnern. Es ist eine hervorragende Gelegenheit, Ihr berufliches Netzwerk zu erweitern und wertvolle Einblicke von Branchenexperten zu erhalten.

Hier sind die Einzelheiten der Veranstaltung:

Datum: 8. April

Zeit: 18:00 - 20:00 Uhr

Ort: City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, USA

Bringen Sie Visitenkarten zum Austausch mit anderen Gästen mit.

Für Erfrischungen ist gesorgt.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und Ihr Kommen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

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Warum ist dies ein gutes Beispiel?

Sie enthält eine Aufforderung an die Teilnehmer, Visitenkarten zum Austausch mit anderen Teilnehmern mitzubringen.

Die E-Mail enthält genaue Angaben zu der Veranstaltung, einschließlich des Datums (8. April), der Uhrzeit (18:00 - 20:00 Uhr) und des Ortes (City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, USA). 

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Beispiel 4: E-Mail zur Erinnerung an eine Schulungsveranstaltung

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"Erinnerung: Training Session on Google Ads Bidding Strategies

Liebes Team,

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich möchte Sie an unsere bevorstehende Schulung zu Google Ads Bidding Strategies erinnern, die in 14 Tagen beginnen wird. Wir freuen uns, ankündigen zu können, dass unsere Geschäftsführerin Olivia Williams, die über 7 Jahre Erfahrung in diesem Bereich hat, diese viertägige Schulung leiten wird.

Hier eine kurze Agenda für jeden Tag:

Tag 1:

Einführung in das Google Ads Bidding

Auktionen und Gebotsarten verstehen

Tag 2:

Fortgeschrittene Gebotsstrategien

Gebote für maximalen ROI optimieren

Tag 3:

Budgetmanagement und Gebotsanpassungen

Strategien zur Anzeigenpositionierung

Tag 4:

Fallstudien und Best Practices

Frage-Antwort-Runde mit Olivia Williams

Die Schulung bietet uns eine unschätzbare Gelegenheit, unsere Fähigkeiten und Kenntnisse im Bereich Google Ads-Gebote zu verbessern. Um sicherzustellen, dass Ihre Fragen während der Sitzung beantwortet werden, reichen Sie sie bitte bis zum 25. April über diesen [Link] ein.

Wir freuen uns auf Ihre aktive Teilnahme und Ihr Engagement bei der Schulungssitzung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

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Warum ist dies ein gutes Beispiel?

Die Kompetenz des Geschäftsführers wird hervorgehoben, was die Glaubwürdigkeit der Schulung erhöht.

✅KlareErläuterung der Schulungsthemen.

✅Ermutigt Engagement indem die Teilnehmer aufgefordert werden, Fragen zu stellen.

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Beispiel 5: E-Mail zur Erinnerung an eine Teambuilding-Veranstaltung

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"Zur Erinnerung: Teambuilding-Event in einem Monat!

Hallo Team,

Wir hoffen, es geht euch gut! Wir wollten euch an unser bevorstehendes Teambuilding-Event erinnern, das in einem Monat stattfinden wird. Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass es drei Tage dauern und im Lakeside Resort in der wunderschönen Landschaft stattfinden wird.

Hier sind einige Details zu eurer Information:

Datum: 25. Juni 2024

Ort: Lakeside Resort

Unterkunft: Gemütliche Hütten am See

Transport: Für die An- und Abreise zum und vom Resort werden bequeme Reisebusse zur Verfügung gestellt.

Damit wir die notwendigen Vorbereitungen treffen können, bitten wir Sie, Ihre Teilnahme bis zum 20. Mai zu bestätigen, indem Sie auf diese E-Mail antworten.

Wir freuen uns darauf, drei unvergessliche Tage miteinander zu verbringen, unsere Teambande zu stärken und bleibende Erinnerungen zu schaffen!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

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Warum ist dies ein gutes Beispiel?

Die E-Mail enthält Informationen zu den Unterkünften, den Transportmitteln und dem Veranstaltungsort. Dank dieser Detailgenauigkeit können sich die Teilnehmer die Veranstaltung vorstellen und wissen, was sie erwartet.

Die E-Mail wird einen Monat im Voraus verschickt, damit das Team genügend Zeit hat, die Veranstaltung zu planen und vorzubereiten, was die Teilnahmequote erhöht.

Die E-Mail enthält eine klare Aufforderung zum Handeln, in der die Teammitglieder aufgefordert werden, ihre Teilnahme zu bestätigen.

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Beispiel 6: Veranstaltungserinnerungs-E-Mail für eine Wohltätigkeitsgala

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"Betreff: Reminder: Charity Gala Tomorrow!

Lieber Edward,

Wir hoffen, dass es dir mit dieser E-Mail gut geht. Wir wollten dich kurz an die morgige Wohltätigkeitsgala erinnern.

Hier sind die Details der Veranstaltung:

Datum: 15. Mai 2024

Zeit: 18:00 - 21:00 Uhr

Ort: Grand Oak Manor, 123 Charity Avenue, Anytown, USA

Wir haben ein spannendes Programm mit Live-Musik, Auktionen und inspirierenden Gastrednern geplant. Ihre Anwesenheit bei der Veranstaltung wird unsere Bemühungen, unterprivilegierten Kindern eine qualitativ hochwertige Bildung zu ermöglichen, erheblich unterstützen.

Bitte denken Sie daran, Ihre Eintrittskarten und zusätzliche Spenden mitzubringen, die Sie beisteuern möchten. Gemeinsam können wir die nächste Generation durch Bildung fördern.

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen, können Sie uns unter [email protected] erreichen oder uns unter (555) 123-4567 anrufen.

Vielen Dank noch einmal für Ihre Großzügigkeit und Unterstützung. Wir freuen uns darauf, Sie morgen bei der Gala zu sehen!

Mit freundlichen Grüßen,

James Brown

Event Coordinator

Charity Foundation"

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Warum ist dies ein gutes Beispiel?

✅ In der E-Mail wird den Empfängern für ihre Unterstützung gedankt und die Bedeutung ihrer Teilnahme hervorgehoben.

Sie enthält spezifische Informationen über das Ereignis.

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Einpacken

Die Erinnerung an eine Veranstaltung ist genauso wichtig wie die erste Information darüber.

Es ist von entscheidender Bedeutung, alle notwendigen Informationen zu vermitteln und die Vorteile der Veranstaltung aufzuzeigen, um Teilnehmer zu gewinnen. Um diese Aufgabe zu erleichtern, können Sie eines der Beispiele aus diesem Artikel auswählen und es an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Ihre E-Mail auch in wenigen Minuten mit TextCortex verfassen 😏👇.

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Wie hilft Ihnen Text Cortex beim Schreiben einer E-Mail zur Erinnerung an ein Ereignis?

TextCortex ist ein KI-Tool, das zahlreiche Aufgaben vereinfachen kann, darunter das Schreiben von E-Mails.

Es verfügt über eine umfangreiche Liste von Funktionen, mit denen Sie Ihre Schreibfähigkeiten verbessern können. Dieses Tool führt Sie ganz einfach durch den Schreibprozess, von Anfang bis Ende.

Mit Textcortex können Sie:

Erstellen Sie eine E-Mail mit nur 3 Aufzählungspunkten.

Korrigieren Sie alle grammatikalischen Fehler und Tippfehler.

Kurze Sätze zu ganzen Absätzenausbauen.

⚡Bearbeiten, umschreibenoder paraphrasieren Text.

⚡ Passen Sie den Ton Ihrer Stimme mit dem Tonwahlschalter an Ihre Bedürfnisse an.

Speichern Sie mit der Wissensdatenbank alle Ihre Dateien an einem Ort .

⚡Erstellen und übersetzen Sie Ihre E-Mails in über 25 Sprachen.

Schreiben Sie eine E-Mail direkt von Ihrem Browser aus, ohne zwischen den Tabs wechseln zu müssen.

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Sehen Sie? Das Verfassen von E-Mails muss nicht langweilig und zeitaufwändig sein.

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