Wussten Sie, dass eine der wichtigsten Folgen einer schlechten Bewerbererfahrung darin besteht, einfach keine Antwort zu erhalten? 

Überraschenderweiseerhalten fast 75 % der Stellensuchenden keine Antwort, nachdem sie ihre Bewerbung eingereicht haben, und etwa 60 % werden nach dem Vorstellungsgespräch im Ungewissen gelassen.

Auch wenn es nicht die angenehmste Tätigkeit ist, ist die Antwort auf eine Bewerbung entscheidend für den guten Ruf Ihres Unternehmens. 

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn dies schwierig erscheint; dieser Artikel zeigt Ihnen , wie Sie eine Absage-E-Mail respektvoll schreiben.

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Warum sollten Sie Ablehnungs-E-Mails versenden?

Bewerber investieren viel Zeit und Mühe in die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch für eine Stelle. Eine Absage per E-Mail ist daher eine höfliche Art, ihre Bemühungen anzuerkennen.

Es ist ein Zeichen des Respekts für die Zeit, die sie investiert haben. Abgesehen davon ist das Versenden einer Absage-E-Mail aus zwei Gründen eine wichtige und professionelle Praxis:

⭐Erhält einen positiven Ruf aufrecht - Auch wenn eine professionelle und höfliche Ablehnung unangenehm ist, kann sie einen positiven Eindruck hinterlassen. Dies kann beeinflussen, wie der Bewerber das Unternehmen wahrnimmt, und kann ihn dazu veranlassen, seine Erfahrungen mit anderen zu teilen.

⭐Aufbau eines künftigen Talentpools - Sie können die Tür für hervorragende Personen offen lassen, die vielleicht nicht für die aktuelle Stelle geeignet sind, aber für künftige Chancen großartig sein könnten. Die Motivation dieser Bewerber zu erhalten, ist entscheidend für den Aufbau eines starken Talentpools.

Es mag zwar einfacher sein, gar nicht zu antworten, aber wir raten davon ab. Kurz gesagt, das Versenden einer Absage per E-Mail ist eine ausgezeichnete Praxis. Es ist eine einfache, aber wirksame Methode, um während des Einstellungsverfahrens Professionalität, Respekt und ein positives Markenimage zu wahren.

Wann sollten Sie eine Ablehnungs-E-Mail senden?

Wenn Sie sich bereit erklären, einen Bewerber innerhalb der nächsten ein bis zwei Wochen zu kontaktieren, halten Sie sich unbedingt an diesen Zeitplan. 

Zögern Sie nicht über diesen Zeitrahmen hinaus, da dies zu einer negativen Erfahrung für die Bewerber führen kann. Lange Ungewissheit ist definitiv kein angenehmes Gefühl, und bevor Sie eine Zusage machen, sollten Sie darüber nachdenken:

▶️Number von Bewerbern - Wenn Sie eine große Anzahl von Bewerbern zu befragen haben, sollten Sie realistisch einschätzen, wie viel Zeit Sie benötigen werden, um alle Bewerber vollständig zu beurteilen.

▶️Decision - Entscheidungsprozess - Verstehen Sie die Schritte des Entscheidungsprozesses in Ihrem Unternehmen. Dazu gehört auch Zeit für Gespräche, interne Diskussionen und vielleicht mehrere Gesprächsrunden.

▶️Company Richtlinien und Verfahren - Informieren Sie sich über alle Unternehmensrichtlinien und Personalverfahren, die sich auf den Zeitplan auswirken könnten. In einigen Unternehmen gibt es möglicherweise obligatorische Wartezeiten oder zusätzliche Schritte im Einstellungsprozess.

▶️Availability der wichtigsten Entscheidungsträger - Ermitteln Sie die Verfügbarkeit aller am Einstellungsprozess beteiligten Entscheidungsträger. Ihre Zeitpläne können beeinflussen, wie schnell eine endgültige Entscheidung getroffen werden kann.

Denken Sie daran, dass es besser ist, einen etwas längeren Kostenvoranschlag zu machen und früher zu reagieren, als ein Versprechen zu geben und es nicht einzuhalten. 

Wenn Sie einen realistischen Zeitrahmen für die Rückmeldung an die Bewerber festlegen, können Sie die Erwartungen der Bewerber erfüllen und die Professionalität Ihres Unternehmens wahren.

Wie schreibt man eine Ablehnungs-E-Mail?

Sehen wir uns 5 Schritte für das Schreiben einer Ablehnungs-E-Mail an.

Schritt 1: Geben Sie die Position der Stelle in der Betreffzeile an

Aus der Betreffzeile sollte klar hervorgehen, worum es in der E-Mail geht. 

Vermeiden Sie die Verwendung vager Begriffe, die zu Missverständnissen führen könnten. 

Bevor der Bewerber die E-Mail öffnet, sollte er wissen, dass es sich um seine Bewerbung handelt. 

Hier einige Tipps zum Verfassen der Betreffzeile:

👉Schreiben Sie in einem neutralen Ton - Die Betreffzeile sollte neutral und professionell sein. Sie sollte weder unrealistische Erwartungen wecken noch harsch klingen. Vermeiden Sie eine Sprache, die informell oder übermäßig formell wirkt, da dies falsch verstanden werden könnte.

👉Fassen Sie sich kurz - Kommen Sie direkt auf den Punkt und sprechen Sie in der Betreffzeile die konkrete Stellenbezeichnung an, auf die sich der Bewerber beworben hat.

👉Verwenden Sie eine klare Sprache - Vermeiden Sie Formulierungen, die den Eindruck erwecken könnten, dass sie auf ein positives Ergebnis hindeuten, wie z. B. "Spannende Neuigkeiten in Bezug auf..." oder "Aktuelle Informationen zu Ihrer Bewerbung...". Dies kann dazu führen, dass der Bewerber enttäuscht ist, wenn er den eigentlichen Inhalt liest.

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Beispiele:

1. "Bewerbung als UI/UX-Designer - Entscheidung von [Name des Unternehmens]"
2. "Stelle als Buchhalter - Ablehnungsbescheid von [Name des Unternehmens]"
3. "Ergebnis der Rolle als Content Creator bei [Name des Unternehmens]"

Schritt 2: Personalisierung der Eröffnung

Personalisierung kann die Wirkung von Ablehnung mildern. 

Ein Bewerber wird es wahrscheinlich zu schätzen wissen, dass sich das Unternehmen die Zeit genommen hat, ihn individuell zu würdigen, was zu einer angenehmeren Gesamterfahrung mit dem Unternehmen führt. 

Probieren Sie diese drei Tipps aus, um die Öffnung Ihrer E-Mail zu personalisieren:

👉Verwenden Sie den Namen des Bewerbers - Beginnen Sie die E-Mail mit einer Begrüßung, gefolgt von dem Vornamen des Bewerbers.

👉Erwähnen Sie Details - Wenn möglich, fügen Sie ein spezifisches Detail über ihre Bewerbung oder ihr Vorstellungsgespräch hinzu.

👉Danken Sie dem Bewerber - Erkennen Sie die Mühe an, die er in das Bewerbungsverfahren investiert hat, und danken Sie ihm dafür.

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Beispiele:

1. "Lieber Jim,

Vielen Dank, dass Sie Ihre Erkenntnisse über den Einsatz von KI im Designbereich während unserer Diskussion mit uns geteilt haben..."
2. "Lieber Alex,

Es war mir ein Vergnügen, während unseres jüngsten Gesprächs mehr über Ihre Fähigkeiten zur Erstellung von Inhalten zu erfahren. Deine Begeisterung für das Geschichtenerzählen in der Rolle des Content Creators in unserem Unternehmen war offensichtlich und wurde sehr geschätzt..."
3. "Liebe Cuddy,

wir sind dankbar, dass Sie sich für die Stelle als Buchhalter in unserem Unternehmen beworben haben und für das aufschlussreiche Gespräch, das wir über Ihre Erfahrungen im Finanzmanagement geführt haben. Ihre Liebe zum Detail und Ihr Fachwissen kamen in unseren Gesprächen deutlich zum Ausdruck..."

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Schritt 3: Die Nachricht überbringen

So hart es auch ist, der Sinn einer Absage-E-Mail ist es, die schlechte Nachricht zu überbringen, also ist es am besten, offen zu sein und früh auf den Punkt zu kommen. Ich weiß, dass es schwierig ist, einem Bewerber mitzuteilen, dass er nicht ausgewählt wurde.

Befolgen Sie diese Tipps, um das richtig zu machen:

👉Verwenden Sie eine positive Sprache - Schreiben Sie Ihre Sätze nach Möglichkeit positiv. Anstatt beispielsweise zu sagen : "Leider wurden Sie nicht ausgewählt", könnten Sie sagen : "Aufgrund der außergewöhnlichen Fähigkeiten aller unserer Bewerber mussten wir einige schwierige Entscheidungen treffen."

👉 Seien Sie direkt - Bringen Sie Ihr Hauptanliegen ohne unnötige Umschweife vor.

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Beispiele:

1. "Nach reiflicher Überlegung müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht weiterverfolgen werden. Die Entscheidung fiel uns aufgrund der hohen Qualität der Bewerber schwer."
2. "Leider haben wir uns für einen Kandidaten entschieden, dessen Erfahrung besser zu unseren aktuellen Projektanforderungen passt.
3. "Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für einen anderen Bewerber für diese Stelle entschieden haben. Ihre Erfahrung im Bereich Marketingstrategie war beeindruckend, und wir standen vor einer schwierigen Entscheidung."

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Schritt 4: Erläutern Sie die Entscheidung

Die Angabe eines Grundes für die Ablehnung kann dem Bewerber ein nützliches Feedback geben. 

Es hilft ihnen dabei, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen oder zu klären, warum sie für diese bestimmte Aufgabe nicht die beste Wahl waren. 

Außerdem trägt eine Erläuterung dazu bei, ein transparentes Einstellungsverfahren zu gewährleisten. 

👉 Seien Sie ehrlich - Geben Sie einen wahren Grund für die Ablehnung an, aber achten Sie darauf, dass er in einer respektvollen und höflichen Weise mitgeteilt wird. Vermeiden Sie sehr kritische oder persönliche Kommentare.

👉Wenn möglich, seien Sie spezifisch - Wenn es eine spezifische, konstruktive Erklärung gibt, die ausgedrückt werden kann (z. B. eine Anforderung an die Erfahrung in einem bestimmten Bereich), kann es von Vorteil sein, diese zu erwähnen.

👉Keep it professional - Wenn Sie nicht über Details sprechen wollen, halten Sie es allgemein und professionell. Sie können zum Beispiel sagen, dass Sie sich für einen Bewerber entschieden haben, dessen Erfahrung den aktuellen Anforderungen der Stelle besser entspricht.

👉 Konzentrieren Sie sich - Eine lange Liste von Details kann überwältigend oder verwirrend sein. Beschränken Sie sich auf die Hauptargumente, die für den Beschäftigungsbedarf am wichtigsten sind.

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💡ProTip

Mit TextCortex ist das Schreiben einer ganzen E-Mail so einfach wie das Schreiben von nur drei wichtigen Aufzählungspunkten. Wie funktioniert das? Formulieren Sie Ihre wichtigsten Punkte in Aufzählungspunkten und TextCortex kümmert sich darum 😏

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Beispiele:

1. "Nach reiflicher Überlegung haben wir uns für einen Kandidaten entschieden, der über mehr direkte Erfahrung mit der spezifischen Art von Projekten verfügt, die unser Team derzeit bearbeitet. Wir glauben, dass diese Erfahrung für unsere kommenden Herausforderungen entscheidend sein wird."
2. "Unsere Entscheidung war aufgrund des hohen Niveaus der eingereichten Arbeiten besonders schwierig, aber wir haben uns für einen Kandidaten entschieden, dessen Stil und Erfahrung besser zu unserer aktuellen Markenausrichtung passt. Ihr Ansatz war äußerst kreativ, und wir waren von Ihrer Arbeit wirklich beeindruckt."
3. "Wir haben uns letztlich für einen Kandidaten entschieden, der über mehr Erfahrung im Bereich der Cloud-Infrastruktur verfügt, was angesichts unserer aktuellen organisatorischen Anforderungen ein wichtiger Schwerpunkt für diese Stelle ist. Ihre Fähigkeiten in den Bereichen Netzwerkmanagement und Sicherheit waren beeindruckend."

Schritt 5: Ermutigung zu zukünftigen Chancen

Es ist von Vorteil, wenn Sie die Bewerber in Ihrer Absage-E-Mail auf künftige Möglichkeiten hinweisen, denn sie könnten für eine künftige Beschäftigung gut geeignet sein. 

Diese Technik hilft Ihrem Unternehmen nicht nur bei der Identifizierung potenzieller Mitarbeiter, sondern vermittelt den Bewerbern auch eine gute Erfahrung.

👉 Erkennen Sie ihre Fähigkeiten an - Heben Sie die Stärken hervor, die Sie beeindruckt haben. Sie können sagen : "Ihr kreativer Ansatz zur Problemlösung ist großartig!"

👉Stellen Sie die Option "Job Alerts" zur Verfügung - Wenn Ihr Unternehmen über ein Job Alert System verfügt, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Registrieren zu nutzen, damit sie über neue Stellenangebote informiert werden.

👉Anpassen der Nachricht - Wenn Sie einen Bereich festgestellt haben, in dem sich der Bewerber auszeichnet, raten Sie ihm, nach Möglichkeiten in diesem Bereich zu suchen.

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Beispiele:

1. "Wir danken Ihnen nochmals für Ihr Interesse an der Stelle des UI-UX-Designers in unserem Unternehmen. Obwohl wir Ihre Bewerbung für diese Stelle nicht weiterverfolgen, waren wir von Ihren Problemlösungsfähigkeiten besonders beeindruckt. Wir sehen großes Potenzial in Ihrem Profil und würden uns freuen, wenn Sie sich für zukünftige Positionen bewerben, die Ihren einzigartigen Talenten besser entsprechen. Wir ermutigen Sie, über unsere Karriereseite mit uns in Verbindung zu bleiben und eine erneute Bewerbung in Betracht zu ziehen."
2. "Wir haben es sehr geschätzt, Sie während dieses Prozesses kennen zu lernen. Auch wenn es im Moment nicht das Richtige ist, hoffen wir, dass Sie sich in Zukunft bei uns bewerben werden, denn Ihre Talente sind wertvoll."

Do's

✅ Seien Sie prompt - Senden Sie die Absage-E-Mail, sobald die Entscheidung gefallen ist, damit der Bewerber nicht ängstlich warten muss.

Handeln Sie mit Empathie - Eine Absage kann das vorläufige Ende der Reise eines Bewerbers mit Ihrem Unternehmen sein, aber eine empathische Antwort kann einen positiven bleibenden Eindruck hinterlassen und seine Meinung über Ihr Unternehmen beeinflussen.

✅ Unterstützen Sie den Bewerber - Wenn möglich, geben Sie ihm ein Feedback, das ihm bei künftigen Bewerbungen helfen könnte. Das kann die Erfahrung des Bewerbers insgesamt verbessern.

✅Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer positiven Note - Achten Sie darauf, dass Ihre Ablehnungs-E-Mail professionell, respektvoll und informativ ist; dies könnte eine schreckliche Erfahrung in eine positive verwandeln.

Was man nicht tun sollte

Verwenden Sie keine harten Worte - Vermeiden Sie Worte, die als Kritik an den Qualifikationen oder der Persönlichkeit des Bewerbers ausgelegt werden könnten.

❌Vermeiden Sie Vergleiche - Vergleichen Sie den Bewerber nicht direkt mit anderen. Konzentrieren Sie sich auf die Bewerbung in Bezug auf die Stellenanforderungen.

Machen Sie keine falschen Hoffnungen - Vermeiden Sie Aussagen, die als Aufforderung verstanden werden könnten, sich in naher Zukunft um dieselbe Stelle zu bewerben, wenn dies nicht Ihre Absicht ist.

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Vorlage

"Betreff: Your Application for Social Media Coordinator at [Company Name]


Dear Emily,


Thank you for applying for the Social Media Coordinator position at our company and for the thoughtful ideas you told during your interview. Ihre Leidenschaft für digitales Marketing kam deutlich zum Ausdruck.


Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für einen anderen Bewerber für diese Stelle entschieden haben. Die Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen, da wir viele talentierte Bewerber hatten. Wir waren besonders von Ihrer Kreativität und Ihren Engagement-Strategien beeindruckt, haben uns jedoch für einen Kandidaten entschieden, dessen Erfahrung mit groß angelegten digitalen Kampagnen besser zu unseren aktuellen Anforderungen passt.


Ihre Fähigkeiten und Ihr Enthusiasmus sind bewundernswert, und wir glauben, dass sie Ihnen in Ihrer Karriere von Nutzen sein werden. Wir ermutigen Sie, sich für zukünftige Stellen zu bewerben, die Ihren Fachkenntnissen entsprechen. Wir sehen großes Potenzial in Ihrer Arbeit und würden Ihre Bewerbung gerne erneut in Betracht ziehen.


Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Team. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrem weiteren beruflichen Weg und freuen uns auf eine mögliche Zusammenarbeit in der Zukunft.


Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Firmenname]"

Wie schreibt man eine Ablehnungs-E-Mail mit TextCortex?

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