Wenn Sie schon einmal den Verdacht hatten, dass Ihre Mitarbeiter die Vorschriften des Unternehmens nicht verstehen, haben Sie wahrscheinlich Recht.
Wenn Sie feststellen, dass Änderungen innerhalb des Unternehmens kaum angenommen oder umgesetzt werden, ist es wahrscheinlich, dass sich viele Mitarbeiter nicht wie beabsichtigt an die Richtlinien halten.
Was kann man also dagegen tun?
Lesen Sie zunächst diesen Artikel und prüfen Sie, welche der 7 bewährten Verfahren für die Erstellung von Richtlinien und Verfahren Sie in Ihren Schreibprozess integrieren können.
Fangen wir an!
Warum ist es so wichtig, Richtlinien und Verfahren richtig zu verfassen?
Gut formulierte Strategien und Verfahren gewährleisten Konsistenz und Klarheit bei der Durchführung von Tätigkeiten.
Das führt zu weniger Missverständnissen und Fehlern bei den Mitarbeitern.
Was kann man sonst noch bekommen?
✒️Better Konfliktlösung - Durch die Festlegung geeigneter Maßnahmen und Kanäle für die Behandlung von Anliegen innerhalb des Unternehmens können Meinungsverschiedenheiten und Streitigkeiten viel schneller beigelegt werden.
✒️Trustworthy Ruf des Unternehmens - Ordnungsgemäß verfasste Richtlinien und Verfahren werfen ein gutes Licht auf die Professionalität und Integrität des Unternehmens. Das kann den Ruf des Unternehmens intern und extern verbessern.
✒️Verbesserte Produktivität - Wenn Sie Ihren Mitarbeitern klare Regeln und Anweisungen geben, kann der Arbeitsablauf vereinfacht werden.
✒️Protection Gegen Ansprüche von Mitarbeitern - Wenn ein Mitarbeiter eine Klage oder einen Rechtsstreit einreicht, können Sie diese Richtlinien und Verfahren als Beweis für die durchgeführten Maßnahmen und die ihnen zugrunde liegenden Überlegungen verwenden.
Was ist der Unterschied zwischen einer Richtlinie und einem Verfahren?
Obwohl bewährte Verfahren für die Erstellung von Richtlinien und Verfahren auf beide angewandt werden können, gibt es einige grundlegende Unterschiede.
7 Best Practices für die Erstellung von Richtlinien und Verfahren
Schauen wir uns einige der besten Praktiken an, wie man Richtlinien und Verfahren korrekt verfasst.
1. Probleme erkennen und Lösungen finden
Ein guter Anfang ist die Überlegung, welche Probleme auftreten könnten, wenn es keine Richtlinien gäbe. Dies kann Ihnen bei der Entwicklung der eigentlichen Richtlinien und Verfahren helfen.
Wenn Sie diese potenziellen Probleme erkennen, können Sie die Bereiche, in denen Vorschriften am dringendsten benötigt werden, besser verstehen und die Politik auf die spezifischen Herausforderungen zuschneiden.
Nehmen wir an, Sie haben ein Problem mit der inkonsistenten Behandlung von Kunden Beschwerden. Im Folgenden sehen Sie, wie sich dieses Problem auf die Erstellung von Richtlinien und Verfahren auswirkt.
💡ProTip
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2. Kategorien erstellen
Nach der Identifizierung möglicher Themen, die in den Richtlinien und Verfahren behandelt werden sollten, ist es von Vorteil, diese zu kategorisieren, um Klarheit und Struktur zu schaffen. Zu den gängigen Kategorien gehören Sicherheit, Zeitplanung, Verhalten, Gehalt sowie Urlaub und Freistellung.
Vorteile? Hier sind sie:
✔️Categories ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell zu erkennen, welche Art von Richtlinie oder Verfahren sie benötigen.
✔️Categorization hilft Ihnen, alle wesentlichen Themen und Bereiche innerhalb der Organisation vollständig abzudecken
✔️As Wenn die Organisation expandiert, erleichtern gut definierte Kategorien die Erweiterung und Hinzufügung neuer Richtlinien und Verfahren, wobei das Dokumentationssystem konsistent und kohärent bleibt.
3. Machen Sie sie klar
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Richtlinien und Verfahren klar sind. Wenn Sie das tun, verstehen die Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird, und vermeiden so Verwirrung und die Möglichkeit von Fehlern oder Missverständnissen. Außerdem werden sie:
✔️ Fördern Sie die Konsistenz von Entscheidungen und Verhaltensweisen in der gesamten Organisation und zeigen Sie Fairness und Gleichheit unter den Mitarbeitern
✔️ Verringern Sie rechtliche Risiken, indem Sie die Einhaltung von Vorschriften und Normen sicherstellen. Es kann die Wahrscheinlichkeit rechtlicher Anfechtungen oder Strafen minimieren.
✔️ Mehr Transparenz und Verantwortung, was zu einem größeren Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Management führt
✔ Optimieren Sie die betriebliche Effizienz, indem Sie klare Anweisungen zur Erledigung von Aufgaben und zur erfolgreichen Bewältigung von Herausforderungen geben
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4. Einfache Sprache verwenden
Sie möchten, dass alle Ihre Mitarbeiter die von Ihnen verfassten Richtlinien und Verfahren lesen und verstehen, richtig? Wenn ja, dann stellen Sie sicher, dass sie leicht verdaulich, wann immer Sie können.
Versuchen Sie diesen Ansatz:
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Wie können Sie von dieser Technik profitieren?
✔️Employees kann die benötigten Informationen schnell erfassen, was zu reibungsloseren Abläufen und weniger Fehlern bei der Ausführung der in den Richtlinien und Verfahren beschriebenen Tätigkeiten führt.
✔️Employees kann sich auf seine Aufgaben konzentrieren, anstatt komplexe oder unklare Anweisungen zu entschlüsseln.
✔️When sind die Richtlinien und Verfahren einfach zu verstehen, so dass die Mitarbeiter weniger Zeit benötigen, um sie zu erlernen und anzuwenden, was die Schulungskosten für das Unternehmen senkt.
✔️New können die Mitarbeiter die Erwartungen und Standards des Unternehmensleicht ein holen.
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Wenn Sie sich Sorgen machen, zu förmlich zu klingen oder eine komplizierte Sprache zu verwenden, hilft Ihnen die Funktion " Tone Changer " von TextCortex weiter! Mit über 10 Tönen für verschiedene Anlässe können Sie mühelos Ihren Schreibstil an Ihr Zielpublikum und Ihren Zweck anpassen 🚀.
5. Halten Sie sie auf dem Laufenden
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Richtlinien und Verfahren regelmäßig aktualisieren. Hier ist der Grund dafür:
✔️Laws, Vorschriften und Branchenstandards ändern sich mit der Zeit. Die Aktualisierung Ihrer Regeln und Verfahren gewährleistet, dass Sie die aktuellen rechtlichen Verpflichtungen erfüllen.
✔️Your Auch das Geschäft ändert sich, so dass bestimmte Richtlinien und Verfahren veraltet oder irrelevant werden können. Regelmäßige Überarbeitungen stellen sicher, dass Ihre Dokumentation die aktuellen Praktiken und Ziele korrekt wiedergibt .
✔️Outdated Richtlinien und Verfahren können Produktion und Effizienz beeinträchtigen. Wenn Sie sie auf dem neuesten Stand halten, können Sie die Verfahren straffen und unnötige Schritte reduzieren.
✔️Keeping ist gewährleistet, dass die Mitarbeiter über die neuesten Anforderungen und Standards informiert sind.
6. Stellen Sie sicher, dass Sie ein einheitliches Format verwenden
Behalten Sie in Ihrem Text ein einheitliches Vokabular, eine einheitliche Formatierung und einen einheitlichen Stil bei. Wie kann man Konsistenz sicherstellen?
✔️Use die gleiche Schriftart und -größe
✔️Implement Überschriften
✔️Use Aufzählungspunkte
✔️Use Tabellen, wo anwendbar
✔️Use Bilder
All diese Methoden tragen dazu bei, schwierige Informationen effektiver zu vermitteln, so dass die Mitarbeiter das Thema leicht verstehen können. Diese Klarheit verbessert das Lesen und Verstehen, so dass die Mitarbeiter die beabsichtigten Informationen ohne Probleme aufnehmen können.
7. Feedback einholen
Sie sollten Ihre Mitarbeiter um ein Feedback bitten. Auf diese Weise erhalten Sie nützliche Erkenntnisse darüber, wie gut die Richtlinien und Verfahren verstanden und in der Praxis umgesetzt werden.
Diese Art von Feedback kann:
✔️Help zeigt auf, wo Richtlinien unklar oder verwirrend sind, wo Verfahren ineffizient sind oder wo bestimmte Richtlinien bestimmte Probleme am Arbeitsplatz nicht richtig angehen
✔️You kann Vorschläge oder Ideen zu ihrer Verbesserung erhalten
✔️You können Sie die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern verbessern, indem Sie sie bitten, sich an der Ausarbeitung von Richtlinien und Verfahren zu beteiligen.
Einpacken
Vielleicht klingen Politik und Verfahren langweilig, aber es ist wichtig, sie als Instrumente zu erkennen. Wozu denn? Nun, um das Verhalten zu steuern, die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern und eine positive Arbeitsplatzkultur aufzubauen, indem man sich auf Klarheit konzentriert.
Zum Glück gibt es ein Hilfsmittel, das Ihnen diese Aufgabe erleichtern kann.
Treffen Sie TextCortex!
Wie kann TextCortex Ihnen bei der Erstellung von Richtlinien und Verfahren helfen?
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