Wie man eine Kündigungs-E-Mail für einen Dienstleistungsvertrag schreibt

Ob aufgrund veränderter Prioritäten, finanzieller Erwägungen oder geänderter Anforderungen - wir alle mussten mindestens einmal den heiklen Prozess der Kündigung eines Dienstleistungsvertrags bewältigen.

Die Fähigkeit, Ihre Entscheidung wirksam zu kommunizieren, kann jedoch nicht nur einen reibungslosen Übergang gewährleisten, sondern auch die Tür für eine künftige Zusammenarbeit offen halten.

Wenn Sie sich also fragen , wie Sie eine klare, respektvolle und rücksichtsvolle Kündigungs-E-Mail schreiben können , sind Sie hier genau richtig.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie eine Kündigungs-E-Mail elegant und professionell verfassen.

Lasst uns eintauchen!

Was ist eine E-Mail zur Vertragskündigung?

Eine E-Mail zur Vertragskündigung ist eine Art von E-Mail, mit der Sie formell Ihre Absicht mitteilen , eine vertragliche Vereinbarung zwischen zwei Parteien zu beenden. 

Daher dient diese E-Mail als offizielle Benachrichtigung und enthält die Gründe für die Kündigung, alle relevanten Details und das Datum der effektiven Kündigung. 

Damit soll eine klare und dokumentierte Aufzeichnung der Kündigung erstellt werden, die sicherstellt, dass beide Parteien über die Kündigungsbedingungen und die damit verbundenen Folgen informiert sind.

7 Dinge, die Sie wissen müssen, bevor Sie einen Dienstleistungsvertrag kündigen

Bevor Sie eine Kündigungs-E-Mail schreiben, sollten Sie zunächst den Vertrag gründlich prüfen, um festzustellen, ob es bei einer vorzeitigen Kündigung irgendwelche Strafen oder andere Bestimmungen gibt.

1. Überprüfen Sie die Vertragsbedingungen

Prüfen Sie sorgfältig die im ursprünglichen Vertrag festgelegten Bedingungen. 

Achten Sie auf Kündigungsklauseln, Kündigungsgebühren, Kündigungsfristen und besondere Anforderungen oder Verfahren für die Beendigung des Vertrags.

2. Verstehen der Kündigungsbestimmungen

Nennen Sie die Bedingungen, unter denen Sie den Vertrag kündigen können, ohne dass Ihnen Vertragsstrafen oder zusätzliche Gebühren entstehen. 

Beachten Sie, dass einige Verträge eine Kündigung ohne Angabe von Gründen zulassen, während andere einen triftigen Grund erfordern.

3. Kündigungsfrist prüfen

In vielen Verträgen ist eine Kündigungsfrist festgelegt, die beide Parteien einhalten müssen, um den Vertrag zu beenden. 

Stellen Sie daher sicher, dass Sie die erforderliche Mitteilung machen, um mögliche Strafen zu vermeiden.

4. Effektiv kommunizieren

Es ist von größter Bedeutung, dass Sie Ihre Botschaft klar und deutlich vermitteln, um mögliche Fehlinterpretationen und Missverständnisse zu vermeiden. 

Legen Sie daher die Gründe für die Beendigung des Vertrags klar dar und geben Sie alle notwendigen Einzelheiten an, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.

5. Alternativen in Betracht ziehen

Erkundigen Sie sich vor der Kündigung beim Dienstanbieter nach alternativen Lösungen:

• Neuverhandlung der Bedingungen, 

• Anpassungsdienste , oder 
• einen Kompromiss zu finden, der den Bedürfnissen beider Parteien gerecht wird.

6. Alles dokumentieren

Auch wenn Sie sich sicher sind, dass Sie einen Dienst kündigen wollen, sollten Sie den Vertrag nicht vorschnell wegwerfen - es ist wichtig, ihn für den Fall von Streitigkeiten oder Missverständnissen aufzubewahren.

7. Weiterverfolgung offener Fragen

Klären Sie alle offenen Fragen, Zahlungen oder Verpflichtungen, bevor Sie die Kündigung abschließen:

• ausstehende Rechnungen begleichen, 
• Geräte zurückgeben oder 
• alle noch bestehenden vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen .

Wie schreibt man eine Kündigungs-E-Mail in 5 effektiven Schritten?

Beim Verfassen einer Kündigungs-E-Mail sollten Sie mehrere Schlüsselelemente berücksichtigen, um Klarheit, Professionalität und die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu gewährleisten.

Schritt 1: Erklären Sie Ihre Absicht

Einem Dienstanbieter sollte sofort klar sein, worum es in Ihrer E-Mail geht.

Achten Sie daher darauf, dass Ihre Betreffzeile und Ihre Eröffnungszeile dies erkennen lassen.

1.1. Betreffzeilen

Wählen Sie eine Betreffzeile, aus der der Zweck der E-Mail klar hervorgeht.

💡 ProTip

Wussten Sie, dass Zeno-Chat von TextCortex Ihnen sehr helfen kann, wenn Sie Schwierigkeiten haben, klare und überzeugende Betreffzeilen zu formulieren?

Sie müssen nur Ihre Eingabeaufforderung eingeben und erhalten in Sekundenschnelle mehrere Betreffzeilen, aus denen Sie auswählen können.

1.2. Eröffnungszeilen

In der Einleitung sollte die Absicht, den Dienstleistungsvertrag zu kündigen, klar zum Ausdruck kommen.

Sie können viele Formen annehmen, sollten aber immer klar und direkt sein:

• Unkomplizierte Eröffnung

"Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir beschlossen haben, unseren Dienstleistungsvertrag mit [Dienstanbieter] zu kündigen.

• Bedauern ausdrücken

"Mit Bedauern teile ich Ihnen mit, dass wir uns entschlossen haben, den laufenden Dienstleistungsvertrag zu kündigen."

• Beginnend mit Wertschätzung

"Zunächst möchte ich Ihnen für die Dienstleistungen danken, die Ihr Team während unserer Zusammenarbeit erbracht hat."

• Kenntnisnahme der Vertragsbedingungen

"Gemäß den Bedingungen unseres Dienstleistungsvertrags vom [Datum] teilen wir mit, dass wir den Vertrag kündigen werden.

• Kontext für die Annullierung bereitstellen

"Aufgrund der jüngsten Änderungen in unserer Geschäftsstrategie mussten wir die schwierige Entscheidung treffen, unseren Dienstleistungsvertrag mit [Dienstanbieter] zu kündigen."

• Die Notwendigkeit von Veränderungen zum Ausdruck bringen

"In Anbetracht der sich entwickelnden geschäftlichen Prioritäten halten wir es für notwendig, unseren Dienstleistungsvertrag mit [Dienstanbieter] zu beenden."

Schritt 2: Geben Sie die Gründe für die Stornierung an

Sie sollten die Kündigung kurz und professionell begründen, da dies dem Dienstleister helfen kann, die Entscheidung zu verstehen.

Auf diese Weise geben Sie dem Dienstleister die Möglichkeit, auf diese Bedenken einzugehen, was als konstruktives Feedback dienen kann.

Schritt 3: Verweis auf die Vertragsbedingungen

Nennen Sie relevante Details aus dem Vertrag, wie z. B. die Vertragsnummer, das Datum des Inkrafttretens und alle Klauseln, die sich auf die Kündigung beziehen. 

Auf diese Weise wird die vertragliche Grundlage für die Kündigung gestärkt.

Schritt 4: Dankbarkeit ausdrücken

Um einen positiven Ton in der Kommunikation beizubehalten, sollten Sie Ihre Wertschätzung für die während der Zusammenarbeit erbrachten Leistungen zum Ausdruck bringen.

Zum Beispiel,

• "Wir möchten Ihnen unsere aufrichtige Wertschätzung für die engagierten Dienstleistungen, die Ihr Team während der gesamten Laufzeit unseres Vertrags erbracht hat, zum Ausdruck bringen.
• "Die Professionalität und das Engagement Ihres Teams sind nicht unbemerkt geblieben, und wir sind dankbar für die positiven Beiträge zu unseren Projekten."
• "Wir möchten unseren Dank für die Zusammenarbeit und die wertvollen Beiträge aussprechen, die Ihr Team während unserer Partnerschaft zu unseren Projekten geleistet hat.
• "Wir sind sehr dankbar für das Fachwissen und die Fähigkeiten Ihres Teams, die wesentlich zum Erfolg unserer Projekte beigetragen haben."
• "Wir schätzen Ihre konsequente Bereitstellung hochwertiger Dienstleistungen und sind dankbar für die positiven Auswirkungen auf unseren Betrieb.
• "Ich danke Ihnen für die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Ihres Teams, die es uns ermöglicht haben, während der gesamten Vertragslaufzeit auf veränderte Anforderungen zu reagieren."

Schritt 5: Abschluss mit dem Schlusswort

Unterschreiben Sie Ihre E-Mail professionell, so wie Sie es bei jeder anderen formellen E-Mail auch tun würden: "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen".

Im Schlussteil einer E-Mail können Sie auch den Haftungsausschluss (falls zutreffend) oder Informationen über die Rückgabe von Geräten, die Begleichung ausstehender Rechnungen usw. angeben.

5 Beispiele für wirksame Kündigungs-E-Mails für einen Dienstleistungsvertrag

Beispiel 1

Betreff: Antrag auf Vertragskündigung - [Name Ihres Unternehmens]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich schreibe Ihnen, um formell die Kündigung unseres Dienstleistungsvertrags vom [Datum] mit der Referenznummer [Vertragsnummer] zu beantragen. Aufgrund von [kurze Begründung] haben wir die Entscheidung getroffen, den Vertrag zu kündigen.

‍

Wir möchten, dass die Kündigung zum [gewünschtes Kündigungsdatum] wirksam wird. Gemäß unserer Vereinbarung [Angabe der nächsten Schritte wie Abschlusszahlungen oder Rückgabe von Materialien].

‍

Ich möchte Ihnen unseren Dank für die von Ihnen geleisteten Dienste aussprechen. Wir schätzen unsere professionelle Beziehung und hoffen, dass wir in Zukunft wieder auf Kollaborieren zugreifen können.

‍

Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser E-Mail und die Einleitung des Stornierungsprozesses.

‍

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

‍

Mit freundlichen Grüßen,

‍

[Ihr vollständiger Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktdaten]

Beispiel 2

Betreff: Annullierung des Vertrags Nr. [Vertragsnummer]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Hiermit teile ich Ihnen förmlich meine Absicht mit, den Vertrag Nr. [Vertragsnummer] vom [Datum des Vertrags] über [bestimmte Produkte oder Dienstleistungen] zu kündigen. 

‍

Die Kündigung wird am [Datum des Wirksamwerdens der Kündigung] wirksam.

‍

Der Grund für diese Stornierung ist [genaue Angabe des Grundes für die Stornierung].

‍

Ich verpflichte mich, alle meine Verpflichtungen aus dem Vertrag bis zum [Datum des Wirksamwerdens der Kündigung] zu erfüllen. Soweit nach unserem Vertrag noch ausstehende Lieferungen oder Leistungen zu erwarten sind, bin ich bereit, diese bis zum genannten Zeitpunkt abzunehmen.

‍

Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich unter [Ihre Telefonnummer] oder [Ihre E-Mail-Adresse] zu erreichen.

‍

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

‍

Mit freundlichen Grüßen,

‍

[Ihr vollständiger Name]

Beispiel 3

Thema: Abschluss eines Dienstleistungsvertrags: [Vertragsnummer]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Ich möchte Sie förmlich von meiner Entscheidung in Kenntnis setzen, [Vertragsnummer], datiert mit [Datum des Vertrags], für die von Ihnen angebotenen Internetdienste nicht zu verlängern.

‍

Ich bin während der gesamten Vertragslaufzeit auf zahlreiche [Angabe des Problems] gestoßen. Trotz mehrfacher Interaktionen mit Ihrem technischen Support-Team bleiben die Probleme ungelöst.

‍

In Anbetracht der Umstände entscheide ich mich, unser Vertragsverhältnis mit Wirkung zum [Datum des Vertrags] zu beenden. Ich verpflichte mich, alle Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten, wie im Vertrag festgelegt, bis zu diesem Datum zu erfüllen.

‍

Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten können Sie mich direkt unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter [E-Mail-Adresse] erreichen.

‍

Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.

‍

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr vollständiger Name]

Beispiel 4

Betreff: Beendigung des Vertrags Nr. [Vertragsnummer]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen offiziell mitzuteilen, dass wir mit Wirkung vom [Datum] unseren Vertrag mit der Nummer [Vertragsnummer], der am [Datum des Vertrags] begann und die Lieferung von [Produktname] betrifft, beenden werden.

‍

Wir haben die Entscheidung getroffen, Kollaborieren mit einem anderen Lieferanten für unsere [Produktname] Anforderungen im kommenden Jahr. Dennoch schätzen wir unsere Geschäftsbeziehung mit [Name des Unternehmens] sehr und erwarten eine zukünftige Zusammenarbeit. Seien Sie versichert, dass ich Sie bei Bedarf um Angebote für unsere verschiedenen Druckanforderungen bitten werde.

‍

Sollten Sie weitere Unklarheiten oder Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich direkt unter [Ihre Telefonnummer] zu kontaktieren.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

‍

Herzliche Grüße,

[Ihr Name]

Beispiel 5

Betreff: Wichtig: Beendigung unseres Dienstleistungsvertrags [Datum des Inkrafttretens]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir die Dienste von [Name des Unternehmens] ab dem [Datum] nicht mehr in Anspruch nehmen werden. Mit dieser Mitteilung halten wir die in unserer Vereinbarung vorgeschriebene Mindestkündigungsfrist ein. Ihr Unternehmen hat uns in der Vergangenheit gute Dienste geleistet. Wir haben jedoch beschlossen, unseren Geschäftsvertrag aus [Angabe der Gründe] zu kündigen.

‍

Von nun an wird unser Unternehmen keine Aufträge mehr an Ihr Unternehmen erteilen. Sofern wir Sie nicht ausdrücklich davon in Kenntnis setzen, werden wir keine Aufträge oder Lieferungen stornieren, die vor diesem Schreiben vereinbart wurden. Idealerweise sollten alle ausstehenden Aufträge vor der offiziellen Beendigung unseres Vertrags abgeschlossen sein. Wir werden unsererseits alle überfälligen Beträge auf unserem Konto bis zum [Datum] ausgleichen. Zu diesem Zweck möchten wir alle relevanten Rechnungen bis zum [Datum] erhalten.

‍

Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieses Schreibens als Kündigung unseres Vertrags und Schließung unseres Kontos. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich unter [Ihre Telefonnummer] oder [Ihre E-Mail-Adresse] erreichen.

‍

Wir möchten Ihnen für unsere langjährige Zusammenarbeit danken.

‍

Herzliche Grüße,

[Ihr vollständiger Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktdaten]

🎁Bonus

Wir haben Ihnen viele Tipps gegeben , wie Sie eine Kündigungs-E-Mail für einen Dienstleistungsvertrag schreiben können, aber was ist, wenn Sie derjenige sind, der die Kündigung erhält?

Wie kann TextCortex Ihnen helfen, einen höflichen Abgang zu gestalten?

Selbst wenn Sie die notwendigen Schritte zum Verfassen einer Kündigungs-E-Mail kennen, müssen Sie den den richtigen Ton und die richtige Stimme kann dennoch eine Herausforderung sein.

Vielleicht brauchen Sie auch Hilfe bei der Suche nach den richtigen Wörtern und Ausdrücken.

Glücklicherweise hat die robuste KI-gestützte Lösung TextCortex das, was man braucht, um reibungslose und professionelle E-Mails zu schreiben.

Daher können Sie mit TextCortexkönnen Sie:

✨ Hilfe erhalten von Zeno Chat, einem vollständig anpassbaren KI-Assistenten, der Inhalte auf der Grundlage Ihrer Eingabeaufforderungen und Ihres gewünschten Stils erstellt.

✨ Profitieren Sie von leistungsstarken Neuschreiben und Bearbeitungsfunktionen, wie z. B. Paraphrasieren, Zusammenfassen, Erweitern, Umschreiben, Textvervollständigung usw.

✨ Verbessern Sie die Rechtschreibung , Grammatikund stilistische Fehler und machen Sie Ihren Inhalt fehlerfrei. 

Entwerfen Sie Ihre E-Mail mit nur 3 Aufzählungspunkten und optimieren Sie sie weiter.

✨ Ändern und finden Sie den richtigen Ton dank unseres Tonwechslers, mit dem Sie aus mehr als 10 Tönen wählen können.

✨ Erstellen und übersetzen Sie Ihre Inhalte in mehr als 25 Sprachen.

TextCortex in mehr als 4000 Web-Domains integrieren .

Und so viel mehr.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Werden Sie noch heute Mitglied bei TextCortex und verwandeln Sie Ihr Schreibspiel mit unseren hochmodernen Tools!