Wie man eine Kündigungs-E-Mail für einen Dienstleistungsvertrag schreibt

Irgendwann mussten wir uns alle schon einmal mit dem heiklen Prozess der Kündigung eines Dienstleistungsvertrags auseinandersetzen, sei es aufgrund veränderter Prioritäten, finanzieller Probleme oder geänderter Anforderungen.

Eine wirksame Vermittlung Ihrer Entscheidung ist nicht nur für einen nahtlosen Übergang wichtig, sondern auch, um die Tür für eine künftige Zusammenarbeit offen zu halten.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine klare, respektvolle und rücksichtsvolle Kündigungs-E-Mail schreiben können , sind Sie hier genau richtig.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie eine Kündigungs-E-Mail elegant und professionell verfassen.

Lasst uns eintauchen!

Was ist eine E-Mail zur Vertragskündigung?

Eine E-Mail zur Vertragskündigung ist eine Art von E-Mail, mit der Sie formell Ihre Absicht mitteilen , eine vertragliche Vereinbarung zwischen zwei Parteien zu beenden. 

Sie dient als offizielle Mitteilung und nennt die Gründe für die Kündigung. Sie enthält in der Regel auch alle relevanten Details und das Datum der effektiven Kündigung.

Der Zweck dieser Art von E-Mail besteht darin, eine klare und dokumentierte Aufzeichnung der Kündigung zu erstellen und sicherzustellen, dass beide Parteien die Kündigungsbedingungen und die damit verbundenen Konsequenzen kennen.

7 Dinge, die Sie wissen müssen, bevor Sie einen Dienstleistungsvertrag kündigen

Bevor Sie eine Kündigungs-E-Mail schreiben, sollten Sie zunächst den Vertrag gründlich prüfen, um festzustellen, ob es bei einer vorzeitigen Kündigung irgendwelche Strafen oder andere Bestimmungen gibt.

1. Überprüfen Sie die Vertragsbedingungen

Prüfen Sie sorgfältig die im ursprünglichen Vertrag festgelegten Bedingungen. 

Achten Sie auf Kündigungsklauseln, Kündigungsgebühren, Kündigungsfristen und besondere Anforderungen oder Verfahren für die Beendigung des Vertrags.

2. Verstehen der Kündigungsbestimmungen

Nennen Sie die Bedingungen, unter denen Sie den Vertrag kündigen können, ohne dass Ihnen Vertragsstrafen oder zusätzliche Gebühren entstehen. 

Beachten Sie, dass einige Verträge eine Kündigung ohne Angabe von Gründen zulassen, während andere einen triftigen Grund erfordern.

3. Kündigungsfrist prüfen

In vielen Verträgen ist eine Kündigungsfrist festgelegt, die beide Parteien einhalten müssen, bevor sie den Vertrag kündigen können. Achten Sie also immer auf die Einhaltung der Kündigungsfrist, um mögliche Geldstrafen zu vermeiden.

4. Effektiv kommunizieren

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Botschaft klar und deutlich vermitteln, um mögliche Fehlinterpretationen und Missverständnisse zu vermeiden. 

Legen Sie Ihre Gründe für die Beendigung des Vertrags klar dar und geben Sie alle notwendigen Details an, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.

5. Alternativen in Betracht ziehen

Bevor Sie kündigen, sollten Sie gemeinsam mit dem Dienstanbieter nach alternativen Lösungen suchen. Sie könnten sich dafür entscheiden:

• die Bedingungenneu zu verhandeln, 

• Dienstleistungen anpassen , 
• einen Kompromiss zu finden, der den Bedürfnissen beider Parteien gerecht wird.

6. Alles dokumentieren

Es ist wichtig, dass Sie Ihren Dienstleistungsvertrag aufbewahren, auch wenn Sie sich bereits entschieden haben, ihn zu kündigen. Dieses Dokument könnte sich als nützlich erweisen, wenn es später zu Meinungsverschiedenheiten oder Missverständnissen kommt.

7. Weiterverfolgung offener Fragen

Klären Sie alle offenen Fragen, Zahlungen oder Verpflichtungen, bevor Sie die Kündigung abschließen:

• unbezahlte Rechnungen begleichen, 
• Rückgabegeräte,
• alle noch bestehenden vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen .

Wie schreibt man eine Kündigungs-E-Mail in 5 effektiven Schritten?

Beim Verfassen einer Kündigungs-E-Mail sollten Sie mehrere Schlüsselelemente berücksichtigen, um Klarheit, Professionalität und die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu gewährleisten.

Schritt 1: Erklären Sie Ihre Absicht

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Betreffzeile und die Eröffnungszeile Ihre Absicht erkennen lassen, da dem Dienstanbieter sofort klar sein sollte, worum es in Ihrer E-Mail geht.

1.1. Betreffzeilen

Wählen Sie eine Betreffzeile, aus der der Zweck der E-Mail klar hervorgeht.

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1.2. Eröffnungszeilen

In der Einleitung sollte die Absicht, den Dienstleistungsvertrag zu kündigen, klar zum Ausdruck kommen.

Sie können viele Formen annehmen, aber sie sollten immer klar und direkt sein:

• Unkomplizierte Eröffnung

"Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir beschlossen haben, unseren Dienstleistungsvertrag mit [Dienstanbieter] zu kündigen.

• Bedauern ausdrücken

"Mit Bedauern teile ich Ihnen mit, dass wir uns entschlossen haben, den laufenden Dienstleistungsvertrag zu kündigen."

• Beginnend mit Wertschätzung

"Zunächst möchte ich Ihnen für die Dienstleistungen danken, die Ihr Team während unserer Zusammenarbeit erbracht hat."

• Kenntnisnahme der Vertragsbedingungen

"Gemäß den Bedingungen unseres Dienstleistungsvertrags vom [Datum] teilen wir mit, dass wir den Vertrag kündigen werden.

• Kontext für die Annullierung bereitstellen

"Aufgrund der jüngsten Änderungen in unserer Geschäftsstrategie mussten wir die schwierige Entscheidung treffen, unseren Dienstleistungsvertrag mit [Dienstanbieter] zu kündigen."

• Die Notwendigkeit von Veränderungen zum Ausdruck bringen

"In Anbetracht der sich entwickelnden geschäftlichen Prioritäten halten wir es für notwendig, unseren Dienstleistungsvertrag mit [Dienstanbieter] zu beenden."

Schritt 2: Geben Sie die Gründe für die Stornierung an

Sie sollten Ihre Kündigung kurz und professionell begründen, damit der Dienstleister Ihre Entscheidung nachvollziehen kann.

Auf diese Weise geben Sie dem Dienstleister wertvolles Feedback, das zur Verbesserung genutzt werden kann.

Schritt 3: Verweis auf die Vertragsbedingungen

Nennen Sie relevante Details aus dem Vertrag, z. B. die Vertragsnummer, das Datum des Inkrafttretens und etwaige Klauseln zur Kündigung. 

Auf diese Weise wird die vertragliche Grundlage für die Kündigung gestärkt.

Schritt 4: Dankbarkeit ausdrücken

Um einen positiven Ton in der Kommunikation beizubehalten, sollten Sie Ihre Wertschätzung für die während der Zusammenarbeit erbrachten Leistungen zum Ausdruck bringen.

Zum Beispiel,

• "Wir möchten Ihnen unsere aufrichtige Wertschätzung für die engagierten Dienstleistungen, die Ihr Team während der gesamten Laufzeit unseres Vertrags erbracht hat, zum Ausdruck bringen.
• "Die Professionalität und das Engagement Ihres Teams sind nicht unbemerkt geblieben, und wir sind dankbar für die positiven Beiträge zu unseren Projekten."
• "Wir möchten unseren Dank für die Zusammenarbeit und die wertvollen Beiträge aussprechen, die Ihr Team während unserer Partnerschaft zu unseren Projekten geleistet hat.
• "Wir sind sehr dankbar für das Fachwissen und die Fähigkeiten Ihres Teams, die wesentlich zum Erfolg unserer Projekte beigetragen haben."
• "Wir schätzen Ihre konsequente Bereitstellung hochwertiger Dienstleistungen und sind dankbar für die positiven Auswirkungen auf unseren Betrieb.
• "Ich danke Ihnen für die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Ihres Teams, die es uns ermöglicht haben, während der gesamten Vertragslaufzeit auf veränderte Anforderungen zu reagieren."

Schritt 5: Abschluss mit dem Schlusswort

Unterschreiben Sie Ihre E-Mail professionell, so wie Sie es bei jeder anderen formellen E-Mail auch tun würden: "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen".

Im Schlussteil einer E-Mail können Sie auch den Haftungsausschluss (falls zutreffend) oder Informationen über die Rückgabe von Geräten, die Begleichung ausstehender Rechnungen usw. angeben.

6 Dinge, die Sie beim Schreiben einer Kündigungs-E-Mail für einen Dienstleistungsvertrag niemals tun sollten

❌Vergessen Sie nicht, bestimmte Angaben zu machen - Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie alle relevanten Angaben machen, um einen reibungslosen Ablauf der Kündigung zu ermöglichen.

Stornierungsrichtlinien nicht ignorieren - Es ist wichtig, die Richtlinien vor dem Versenden der E-Mail zu überprüfen, um überraschende Kosten oder Gebühren zu vermeiden.

Seien Sie nicht zu vage - Um Professionalität zu zeigen, sollten Sie die Gründe für Ihre Absage klar darlegen.

Vergessen Sie nicht, nach einer Bestätigung zu fragen - wenn Sie das nicht tun, wissen Sie möglicherweise nicht sicher, ob der Vorgang abgeschlossen wurde.

Zögern Sie nicht - Wenn Sie mit dem Versenden der E-Mail bis zur letzten Minute warten, kann dies zu Vertragsstrafen führen. Schicken Sie Ihre Kündigungs-E-Mail daher, sobald Sie Ihre Entscheidung getroffen haben.

Verwenden Sie keinen unangemessenen Ton - Auch wenn Sie mit dem Service, den Sie erhalten haben, unzufrieden sind, sollte Ihr Ton immer professionell und höflich sein.

5 Beispiele für wirksame Kündigungs-E-Mails für einen Dienstleistungsvertrag

Beispiel 1

Betreff: Antrag auf Vertragskündigung - [Name Ihres Unternehmens]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich schreibe Ihnen, um formell die Kündigung unseres Dienstleistungsvertrags vom [Datum] mit der Referenznummer [Vertragsnummer] zu beantragen. Aufgrund von [kurze Begründung] haben wir die Entscheidung getroffen, den Vertrag zu kündigen.

‍

Wir möchten, dass die Kündigung zum [gewünschtes Kündigungsdatum] wirksam wird. Gemäß unserer Vereinbarung [Angabe der nächsten Schritte wie Abschlusszahlungen oder Rückgabe von Materialien].

‍

Ich möchte Ihnen unseren Dank für die von Ihnen geleisteten Dienste aussprechen. Wir schätzen unsere professionelle Beziehung und hoffen, dass wir in Zukunft wieder auf Kollaborieren zugreifen können.

‍

Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser E-Mail und die Einleitung des Stornierungsprozesses.

‍

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

‍

Mit freundlichen Grüßen,

‍

[Ihr vollständiger Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktdaten]

Beispiel 2

Betreff: Annullierung des Vertrags Nr. [Vertragsnummer]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Hiermit teile ich Ihnen förmlich meine Absicht mit, den Vertrag Nr. [Vertragsnummer] vom [Datum des Vertrags] über [bestimmte Produkte oder Dienstleistungen] zu kündigen. 

‍

Die Kündigung wird am [Datum des Wirksamwerdens der Kündigung] wirksam.

‍

Der Grund für diese Stornierung ist [genaue Angabe des Grundes für die Stornierung].

‍

Ich verpflichte mich, alle meine Verpflichtungen aus dem Vertrag bis zum [Datum des Wirksamwerdens der Kündigung] zu erfüllen. Soweit nach unserem Vertrag noch ausstehende Lieferungen oder Leistungen zu erwarten sind, bin ich bereit, diese bis zum genannten Zeitpunkt abzunehmen.

‍

Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich unter [Ihre Telefonnummer] oder [Ihre E-Mail-Adresse] zu erreichen.

‍

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

‍

Mit freundlichen Grüßen,

‍

[Ihr vollständiger Name]

Beispiel 3

Thema: Abschluss eines Dienstleistungsvertrags: [Vertragsnummer]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Ich möchte Sie förmlich von meiner Entscheidung in Kenntnis setzen, [Vertragsnummer], datiert mit [Datum des Vertrags], für die von Ihnen angebotenen Internetdienste nicht zu verlängern.

‍

Ich bin während der gesamten Vertragslaufzeit auf zahlreiche [Angabe des Problems] gestoßen. Trotz mehrfacher Interaktionen mit Ihrem technischen Support-Team bleiben die Probleme ungelöst.

‍

In Anbetracht der Umstände entscheide ich mich, unser Vertragsverhältnis mit Wirkung zum [Datum des Vertrags] zu beenden. Ich verpflichte mich, alle Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten, wie im Vertrag festgelegt, bis zu diesem Datum zu erfüllen.

‍

Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten können Sie mich direkt unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter [E-Mail-Adresse] erreichen.

‍

Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.

‍

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr vollständiger Name]

Beispiel 4

Betreff: Beendigung des Vertrags Nr. [Vertragsnummer]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen offiziell mitzuteilen, dass wir mit Wirkung vom [Datum] unseren Vertrag mit der Nummer [Vertragsnummer], der am [Datum des Vertrags] begann und die Lieferung von [Produktname] betrifft, beenden werden.

‍

Wir haben die Entscheidung getroffen, Kollaborieren mit einem anderen Lieferanten für unsere [Produktname] Anforderungen im kommenden Jahr. Dennoch schätzen wir unsere Geschäftsbeziehung mit [Name des Unternehmens] sehr und erwarten eine zukünftige Zusammenarbeit. Seien Sie versichert, dass ich Sie bei Bedarf um Angebote für unsere verschiedenen Druckanforderungen bitten werde.

‍

Sollten Sie weitere Unklarheiten oder Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich direkt unter [Ihre Telefonnummer] zu kontaktieren.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

‍

Herzliche Grüße,

[Ihr Name]

Beispiel 5

Betreff: Wichtig: Beendigung unseres Dienstleistungsvertrags [Datum des Inkrafttretens]

‍

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

‍

Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir die Dienste von [Name des Unternehmens] ab dem [Datum] nicht mehr in Anspruch nehmen werden. Mit dieser Mitteilung halten wir die in unserer Vereinbarung vorgeschriebene Mindestkündigungsfrist ein. Ihr Unternehmen hat uns in der Vergangenheit gute Dienste geleistet. Wir haben jedoch beschlossen, unseren Geschäftsvertrag aus [Angabe der Gründe] zu kündigen.

‍

Von nun an wird unser Unternehmen keine Aufträge mehr an Ihr Unternehmen erteilen. Sofern wir Sie nicht ausdrücklich davon in Kenntnis setzen, werden wir keine Aufträge oder Lieferungen stornieren, die vor diesem Schreiben vereinbart wurden. Idealerweise sollten alle ausstehenden Aufträge vor der offiziellen Beendigung unseres Vertrags abgeschlossen sein. Wir werden unsererseits alle überfälligen Beträge auf unserem Konto bis zum [Datum] ausgleichen. Zu diesem Zweck möchten wir alle relevanten Rechnungen bis zum [Datum] erhalten.

‍

Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieses Schreibens als Kündigung unseres Vertrags und Schließung unseres Kontos. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich unter [Ihre Telefonnummer] oder [Ihre E-Mail-Adresse] erreichen.

‍

Wir möchten Ihnen für unsere langjährige Zusammenarbeit danken.

‍

Herzliche Grüße,

[Ihr vollständiger Name]

[Ihre Position]

[Ihre Kontaktdaten]

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