Sind Sie es nicht auch leid, dass Sie nie eine Antwort per E-Mail erhalten? 

Und was genau könnte bei E-Mails schiefgehen?

Es mag Sie überraschen, aber bei 4 Milliarden E-Mail-Nutzern kann alles schief gehen.

Abgesehen davon, dass Sie mit anderen E-Mails im Posteingang konkurrieren, müssen Sie den Leser auch dazu verleiten, auf Ihre E-Mail zu klicken.

Die Zahlen zeigen, dass fast die Hälfte aller E-Mail-Empfänger Nachrichten von unbekannten Absendern löschen.

Um es klar zu sagen: Es gibt zweifellos einige grundlegende Regeln, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails eine "akzeptable" Form haben.

Es ist eine ganz andere Sache, herauszufinden, wie man die Leute dazu bringt, auf Ihre E-Mails zu antworten.

Um hier Klarheit zu schaffen, haben wir eine Liste mit 9 effektiven Strategien zusammengestellt, mit denen Sie Ihre E-Mail-Schreibfähigkeiten verbessern und die Beteiligung der Leser an E-Mails erhöhen können.

Doch zuvor noch ein kurzer Überblick über die "Grundlagen". 

Muschel wir?

4 wesentliche Schritte, die in jeder E-Mail erfolgen sollten

Wenn Sie schon einmal E-Mails geschrieben haben, wissen Sie, dass es einige Regeln gibt, die Sie immer beachten sollten.

Für den Fall der Fälle gehe ich sie jetzt durch, damit Sie in Zukunft vorbereitet sind:

✔️ Beginnen Sie mit einer klaren Betreffzeile - Die Betreffzeile der E-Mail ist das erste, was der Empfänger sieht, also machen Sie sie kurz und klar.

✔️ Verwenden Sie einen konversationellen Stil - Versuchen Sie, in einem professionellen Stil zu schreiben, der so klingt, als würden Sie ein Gespräch mit dem Leser führen.

✔️ E-Mail kurz und bündig halten - Fassen Sie sich in Ihrer E-Mail kurz und bündig. Vermeiden Sie Ausschweifungen.

✔️ Formatieren Sie Ihre E-Mail - Aufzählungspunkte und fettgedruckter Text machen E-Mails leichter lesbar und lenken die Aufmerksamkeit auf wichtige Informationen.

Diese Richtlinien sind unerlässlich und sollten bei der Erstellung von E-Mails unbedingt beachtet werden.

Aber, wie bereits erwähnt, reichen sie nicht aus, um das Schreiben von E-Mails zu verbessern.

Im nächsten Kapitel erfahren Sie mehr über die fortgeschrittenen Strategien, die die meisten Experten beim Verfassen ihrer E-Mails anwenden.

9 Tipps zum Verbessern von E-Mail-Schreibfähigkeiten

Der offensichtlichste Unterschied in der Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail verfassen, besteht darin, ob Sie eine informelle oder formelle E-Mail versenden.

Es gibt jedoch einen Haken, der sich darauf auswirkt, wie viele Menschen mit Ihren E-Mails interagieren und sie öffnen.

Das alles ist eine Frage - wie generisch Ihre E-Mails sind?

Deshalb werde ich Ihnen eine Methode vorstellen, mit der Sie bessere E-Mails erstellen können, unabhängig von ihrem Zweck

1. Kennen Sie Ihren Begünstigten

Sie sollten innehalten und sich fragen: "Wie gut kenne ich diese Person?", bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail beginnen.

Dies ist wichtig, weil es Ihre Fähigkeit verbessert, effiziente E-Mails zu schreiben, die beantwortet werden.

Warum ist das so?

Einer der Gründe dafür ist, dass Sie dem Empfänger damit zeigen, dass er mehr ist als nur eine Nummer auf Ihrer E-Mailing-Liste.

Zweitens: Wenn Sie eine E-Mail an eine bestimmte Person adressieren, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sie gelesen und beantwortet wird.

Wichtiges über den Empfänger zu wissen

🎯 Kennen Sie den Namen des Empfängers - Auch wenn es offensichtlich erscheint, ist die Verwendung des Namens des Empfängers eine gute Möglichkeit, eine E-Mail interessanter und persönlicher zu gestalten. Schreiben Sie den Namen richtig und sprechen Sie ihn mit seinem richtigen Titel an (z. B. Herr, Frau, Dr.).

🎯 Verstehen Sie die Position des Empfängers - Wenn Sie jemandem beruflich eine E-Mail schreiben, ist es wichtig zu wissen, was er in dem Unternehmen oder der Organisation tut. So können Sie in Ihrer Nachricht spezifische Themen ansprechen, die für die Person von Interesse sind.

🎯 Recherchieren Sie den Hintergrund - Bevor Sie eine E-Mail an einen neuen Kontakt senden, sollten Sie so viel wie möglich über ihn erfahren. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ihre beruflichen Profile online durchzusehen, z. B. auf LinkedIn oder der Bioseite ihres Unternehmens.

2. Richtung wählen 

In der hektischen Welt von heute hat die E-Mail viele andere Kommunikationsformen ersetzt. 

Bevor Sie eine E-Mail an einen Kollegen, Kunden oder Freund senden, sollten Sie daher wissen, was Sie damit erreichen wollen. 

Indem Sie das Ziel Ihrer E-Mail bestimmen, können Sie sie für den Empfänger relevanter machen, indem Sie auf seine spezifischen Anliegen und Fragen eingehen.

Wesentliche Punkte, die bei der Zielsetzung Ihrer E-Mail zu berücksichtigen sind

🎯 Definieren Sie Ihr Ziel - Müssen Sie mit jemandem in Kontakt treten, um eine Frage zu stellen, ein Treffen zu vereinbaren, einen Geschäftsvorschlag zu unterbreiten oder einfach nur Hallo zu sagen? Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht ankommt und verstanden wird, ist, ein klares Ziel vor Augen zu haben.

🎯 Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe - Das Ziel Ihrer E-Mail sollte für die Empfänger relevant sein. Berücksichtigen Sie die potenziellen Anliegen, Interessen oder anderen Faktoren des Empfängers, die den Inhalt Ihrer Nachricht beeinflussen können. 

🎯 Seien Sie prägnant und klar - Ganz gleich, welchen Zweck Sie verfolgen, Ihre Worte sollten Ihre Gedanken klar und schnell vermitteln. Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail leicht zu lesen und zu verstehen ist, indem Sie auf Fachjargon und langatmige Sätze verzichten.

3. Einzigartiger Ansatz etablieren

Je nach Situation und Empfänger gibt es verschiedene Möglichkeiten, E-Mails zu schreiben. 

Das Schreiben einer E-Mail an einen Kunden oder potenziellen Kunden kann sich vom Schreiben einer E-Mail an einen Kollegen unterscheiden. Die richtige Entscheidung kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Beziehungen zu Ihren Kontakten zu verbessern.

Wesentliche Punkte bei der Wahl des E-Mail-Ansatzes

🎯 Bestimmen Sie den Zweck der E-Mail - Wie im vorherigen Schritt beschrieben, hilft es Ihnen bei der Wahl des besten Ansatzes zu wissen, warum Sie die E-Mail senden. Zum Beispiel kann sowohl ein subtiler als auch ein überzeugender Ansatz helfen, den Empfänger zu überzeugen.

🎯 Denken Sie an Ihre Beziehung zum Empfänger - Ihre Vorgehensweise hängt auch von Ihrer Beziehung zum Empfänger ab. Wenn Sie den Empfänger gut kennen, können Sie lockerer und freundlicher sein. Wenn Sie jedoch mit einem Fremden sprechen, müssen Sie vielleicht formeller sein.

🎯 Achten Sie auf den Ton Ihrer Nachricht - Der Ton Ihrer E-Mail ist wichtig. Wenn Sie Dringlichkeit oder Wichtigkeit vermitteln wollen, seien Sie direkt und verbindlich. Wenn Sie Einfühlungsvermögen zeigen wollen, seien Sie persönlicher.

Profi-Tipp

Mit den fortschrittlichen Schreibwerkzeugen von AI , wie z. B. dem Add-onTextCortex , können Sie zwischen verschiedenen Stimmlagen wechseln.

Auf diese Weise können Sie den Ton Ihrer Nachricht in die Richtung lenken, die beim Schreiben am sinnvollsten ist.

4. Halten Sie Ihre E-Mail auf eine vernünftige Länge

Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Länge Ihrer E-Mail und der Art und Weise, wie sie empfangen wird und ob sie zu der gewünschten Aktion führt oder nicht.

Die Menschen haben zum Beispiel eine kurze Aufmerksamkeitsspanne und werden ständig mit E-Mails und anderen Kommunikationsformen überflutet.

Bei langatmigen E-Mails besteht die Gefahr, dass Sie das Interesse des Lesers schnell verlieren.

Außerdem kann eine langatmige E-Mail einschüchternd und verwirrend wirken, so dass es für den Empfänger schwierig ist, den zentralen Punkt oder Zweck der Nachricht zu erfassen.

Ganz zu schweigen davon, dass solche E-Mails je nach Kontext und Empfänger als unprofessionell oder unangemessen empfunden werden können.

Um all diese Fallen zu vermeiden, sollten Sie beim Schreiben Ihrer nächsten E-Mail die folgenden Punkte beachten.

Wesentliche Punkte, die Sie bei der Länge Ihrer E-Mail beachten sollten

🎯 Nutzen Sie Formatierungen zu Ihrem Vorteil - Erleichtern Sie die Lesbarkeit Ihrer Nachricht, indem Sie große Textblöcke durch Formatierungen wie Aufzählungspunkte oder Fettdruck auflockern. Dies hilft dem Leser, sich auf die wichtigsten Details zu konzentrieren.

🎯 Opfern Sie nicht die Klarheit für die Kürze - Halten Sie Ihre E-Mail kurz und klar. Geben Sie einen Kontext und eine klare Botschaft an.

🎯 Verwenden Sie Anhänge, wenn es nötig ist - Anstatt alles in Ihre E-Mail aufzunehmen, verwenden Sie Anhänge, um mehr Informationen zu übermitteln. So können Sie prägnante E-Mails schreiben.

Profi-Tipp

Wenn jedes Wort, das Sie sagen wollen, für die Botschaft wichtig ist, kann es eine Herausforderung sein, unnötige Worte zu streichen.

Um dieses Ziel zu erreichen, nutzt die überwiegende Mehrheit der AI Schreibwerkzeuge Zusammenfassungsfunktionen.

Wenn Sie diese Option wählen, können Sie die wichtigsten Aspekte Ihres Textes herausfiltern, ohne den Sinn Ihres Textes zu verändern.

extension Um eine kurze Zusammenfassung eines längeren Textes zu erhalten, können Sie ein Programm wie TextCortex verwenden und die Option"Zusammenfassen" wählen.

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5. Gleichgewicht bei der Personalisierung

Wussten Sie, dass die Personalisierung von fast 60 % der erfolgreichsten E-Mail-Marketer als eine der effektivsten Methoden zur Steigerung des Engagements angesehen wird? 60% der erfolgreichsten E-Mail-Vermarkter?

Der Grad der Personalisierung in einer E-Mail kann je nach Kontext und Empfänger variieren.

Eine ausgewogene Personalisierung in E-Mails ist wichtig, da sie dazu beitragen kann, eine Verbindung mit dem Empfänger herzustellen und gleichzeitig ein professionelles Niveau zu wahren.

Hier sind einige Gründe, warum Sie eine ausgewogene Personalisierung in Ihren E-Mails beibehalten sollten:

✔️It hat das Potenzial, das Engagement des Empfängers zu vertiefen und eine stärkere Bindung zu schaffen.

✔️It zeigt, dass Ihnen die Verbindung wichtig ist und Sie bereit sind, effektiv zu kommunizieren.

✔️It hilft Ihnen, sich aus dem persönlichen Bereich des Empfängers herauszuhalten, um Unbehagen zu vermeiden.

✔️Upholds ein Niveau der Professionalität.

Wesentliche Punkte, die Sie bei der Personalisierung Ihrer E-Mails beachten sollten

🎯 Beziehung zum Empfänger - Sie können Ihre E-Mail persönlicher gestalten, wenn Sie den Empfänger kennen. Vermeiden Sie jedoch eine Personalisierung, wenn Sie die Person nicht kennen oder in einem eher formellen Kontext schreiben.

🎯 Zweck der E-Mail - Die Personalisierung hängt auch vom Zweck der E-Mail ab. Die Personalisierung einer Marketing-E-Mail an potenzielle Kunden durch die Verwendung ihres Namens kann sie ansprechender machen. Eine Personalisierung in formellen Geschäfts-E-Mails kann unprofessionell wirken.

🎯 Kulturelle Erwägungen - Die Personalisierung kann auch von der Kultur abhängen. In manchen Kulturen gilt es als unhöflich, jemanden mit dem Vornamen anzusprechen, wenn man ihm nicht nahe steht. Berücksichtigen Sie kulturelle Unterschiede bei der Personalisierung.

6. Bildmaterial einbeziehen - oder nicht?

Wussten Sie, dass E-Mails mit Videos die Klickraten um 300% steigern können?

Sollten Sie also visuelle Elemente in Ihre E-Mails aufnehmen oder nicht? 

Die Antwort lautet: Ja - die Einbeziehung von Bildern in Ihre E-Mails fördert die Interaktion, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger Ihre Nachricht liest, und verbessert die Kommunikation.

Visuelle Darstellungen können jedoch mehr als nur die Aufmerksamkeit der Menschen erregen - sie können auch zum Verständnis beitragen, das Image Ihrer Marke stärken und dafür sorgen, dass Ihre Botschaft im Gedächtnis der Menschen haften bleibt.

Wesentliche Punkte, die Sie bei der Aufnahme von Bildmaterial in Ihre E-Mail beachten sollten

🎯 Relevanz - Das Bildmaterial Ihrer E-Mail sollte dazu passen. Wenn Sie ein Produkt anpreisen, sollten Sie Bilder einfügen, die dessen Funktionen und Vorteile zeigen. Verwenden Sie auch relevante Bilder, wenn Sie Neuigkeiten mitteilen.

🎯 Qualität - Verwenden Sie hochwertige Bilder und Videos, um Klarheit und visuelle Attraktivität zu gewährleisten. Schlechtes Bildmaterial kann von Ihrer Botschaft ablenken und Ihrer Marke schaden.

🎯 Größe - Optimieren Sie die Bildgröße, um das Laden der E-Mail zu beschleunigen. Verwenden Sie Bilder und Videos in angemessener Größe, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.

7. Sagen Sie Ihren Empfängern, was sie tun sollen

Wussten Sie, dass die höchste Durchklickrate für eine Call-to-Action-Schaltfläche fast 70% beträgt?

Der Aufruf zum Handeln (CTA) ist ein wichtiger Bestandteil jedes E-Mail-Marketing Strategie und kann über den Erfolg oder Misserfolg der Kampagne entscheiden. 

Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden Ihr Produkt kaufen, Registrieren für Ihre newsletter nutzen, eine Einladung zu einem Treffen annehmen oder Ihre Website besuchen, benötigen Sie einen Aufruf zum Handeln (CTA). 

Aber wie können Sie feststellen, ob der Call-to-Action (CTA) in Ihrer E-Mail effektiv ist? 

Im Folgenden habe ich einige der wichtigsten Faktoren aufgeführt.

Wesentliche Punkte, die bei der Gestaltung eines CTA in Ihrer E-Mail zu beachten sind

🎯 CTA ist klar und prägnant - Klare und einfache CTAs sind am besten. Verwenden Sie handlungsorientierte Wörter, um Ihre Botschaft zu vermitteln, und vermeiden Sie verwirrende oder zweideutige Formulierungen. Ihr Publikum wird eher handeln, wenn es leicht verstehen kann, was Sie von ihm wollen.

🎯 CTA stimmt mit dem Inhalt der E-Mail über ein - Ihre CTA sollte mit dem Inhalt Ihrer E-Mail übereinstimmen. Wenn Sie ein neues Produkt bewerben, sollte Ihre CTA die Kunden zum Kauf oder zu weiteren Informationen anregen. Ihre CTA könnte die Leser ermutigen, Ihre Website zu besuchen oder Registrieren für Ihre newsletter , wenn Sie Neuigkeiten mitteilen.

🎯 CTA schafft Dringlichkeit - Um Ihre Zielgruppe zu schnellem Handeln zu bewegen, kann es hilfreich sein, ihr ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln. Schaffen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit, indem Sie Formulierungen wie "zeitlich begrenztes Angebot" oder "jetzt handeln" verwenden, um Ihr Publikum zum schnellen Handeln zu bewegen.

8. Unterschrift für Glaubwürdigkeit einfügen

Eine Signatur am Ende Ihrer E-Mails ist eine gute Möglichkeit zu zeigen, dass Sie Ihre Arbeit ernst nehmen. 

Darüber hinaus können Ihre Empfänger mehr über Sie erfahren, indem sie sich Ihre Signatur ansehen - einschließlich Ihrer Berufsbezeichnung, Kontaktinformationen und Profile in sozialen Medien.

Eine glaubwürdige und eindrucksvolle E-Mail-Signatur kann Ihnen also helfen, einen guten Eindruck bei Ihren Empfängern zu hinterlassen.

Wesentliche Punkte, die beim Hinzufügen der Signatur in Ihrer E-Mail zu beachten sind

🎯 Fassen Sie sich kurz - Es wird empfohlen, Ihre Unterschrift kurz und bündig zu halten. Ihr Name, Ihre Position, Ihr Firmenname, Ihre Kontaktnummer und Ihre E-Mail-Adresse sind die einzigen obligatorischen Angaben, die enthalten sein sollten.

🎯 Verwenden Sie eine professionelle Schriftart - Halten Sie Ihre Unterschrift im Interesse der Glaubwürdigkeit sauber und lesbar. Verwenden Sie eine einfache Schriftart, wie Arial oder Times New Roman.

🎯 Fügen Sie Ihre Social-Media-Profile ein - Fügen Sie Links zu Ihren professionellen Social-Media-Profilen (wie LinkedIn und Twitter) in Ihre E-Mail-Signatur ein.

9. Wahrung der Glaubwürdigkeit durch fehlerfreie Inhalte

Um das Vertrauen Ihrer Empfänger zu gewinnen und zu erhalten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails jederzeit fehlerfrei sind. 

Laut Statistik sind dies zum Beispiel die 3 häufigsten Fehler beim Verfassen von E-Mails:

  • Tippfehler und grammatikalische Fehler 64%
  • Unvollständige E-Mails 63%
  • Der Empfänger hat die Nachricht falsch verstanden 50%

Daher erwecken ungenaue oder schlecht geschriebene Inhalte den Eindruck, dass es Ihnen an Professionalität und Zuverlässigkeit mangelt.

Um dies zu verhindern, sollten Sie beim Korrekturlesen die folgenden Schritte beachten, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte fehlerfrei sind.

Wesentliche Punkte beim Korrekturlesen Ihrer E-Mail

🎯 Verwenden Sie einen Grammatik-Checker - Verwenden Sie Grammatik-Checker, um Ihren Text zu verbessern.

🎯 Überprüfen Sie Ihre Fakten - Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Referenzen und Daten doppelt überprüfen.

🎯 Befolgen Sie Stilrichtlinien - Verwenden Sie einen angemessenen Schreibstil, wenn Sie für ein bestimmtes Publikum schreiben.

🎯 Vorlesen - Das laute Anhören Ihrer Inhalte ist eine gute Möglichkeit, Tippfehler und andere Fehler in Ihrem Text zu entdecken.

Profi-Tipp

Wenn Sie Schwierigkeiten mit dem Korrekturlesen haben, suchen Sie nach Tools, die Text-zu-Sprache-Funktionen anbieten, die Ihre Inhalte für Sie vorlesen können.

TextCortex bietet eine solche Option in seinem Schreibmenü an - die Funktion "Text-to-Speech". Markieren Sie einfach den Text und klicken Sie auf die Schaltfläche "Abspielen".

Rekapitulieren wir

Haben Sie bei den 9 Tipps, die wir zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Schreibfähigkeiten aufgelistet haben, ein Muster festgestellt?

Wenn eine Maßnahme eingeführt wird, folgen die anderen oder sind davon betroffen.

Wenn Sie diese Leitlinien befolgen, werden Sie die Kunst des E-Mail-Schreibens mit Sicherheit beherrschen. Leider ist dies nicht immer eine schnelle und einfache Aufgabe. 

Das gilt umso mehr, wenn sie von Hand gemacht werden muss.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, eine E-Mail-Software wie TextCortex zu verwenden, um den Zeitaufwand für das Schreiben zu verringern und gleichzeitig die Qualität und Effektivität Ihrer Kommunikation zu erhöhen.

Warum TextCortex?

Das Plugin TextCortex bietet:

✔️ Umschreibungsfunktionen zur Verbesserung der Qualität Ihrer Inhalte (Umschreiben, Zusammenfassen, Tonfall, Übersetzung und mehr).

✔️"Long-form post" Funktion zum schnellen Verfassen längerer Beiträge auf einmal.

✔️ Funktion "Aufzählung in E-Mail" zur Umwandlung einer Aufzählungsliste in eine E-Mail.

✔️ "Brainstorming-Funktionen" verfügbar auf mehr als 2000 verschiedenen Plattformen.

✔️ Erweitert "Zeno-Modus" zur Vorhersage der optimalen Inhaltsausgabe und -struktur.

✔️ 60+ verfügbar AI templates um jede beliebige Form von Inhalt zu erstellen.

✔️ "Zeno-Chat"Funktion, um die gewünschten Ergebnisse in einem Gespräch zu erhalten.

Wir werden nicht damit prahlen. Mit unserem Freemium-Plan können Sie 10 kostenlose Kreationen pro Tag anfordern, um es selbst auszuprobieren.

Bereit für eine Fahrt?

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