Wenn Sie dies lesen, haben Sie wahrscheinlich vor, eine E-Mail an jemanden zu schreiben, den Sie nicht kennen.

Seien wir ehrlich - die meisten Menschen hassen es, Verkaufs- und Marketing-E-Mails zu erhalten. 

Und obwohl E-Mail-Marketing nach wie vor eine großartige Möglichkeit ist, ein Unternehmen zu vergrößern, muss man es richtig machen.

Einem Freund zu mailen ist einfach, aber jemandem zu mailen, den man noch nie getroffen hat, kann ein bisschen schwierig und stressig sein. 

Schließlich kennen Sie die Person nicht, Sie kennen ihre Vorlieben nicht. 

Und Sie sind sich nicht sicher, ob es besser ist, sich per Telefon oder persönlich vorzustellen.

Auch wenn das Schreiben von E-Mails schwierig sein kann, gibt es eine Formel, die es einfacher macht.

Im heutigen Artikel gehen wir die 8 praktischen Tipps durch, wie man eine E-Mail an jemanden schreibt, den man nicht kennt, um sie unangenehmer zu machen und die Anzahl der Antworten zu erhöhen.

Also, lasst uns eintauchen.

1. Recherchieren Sie

Sie möchten also jemandem eine E-Mail schicken, wissen aber nichts über ihn. 

Es ist ein hervorragender Ausgangspunkt, wenn Sie den Namen der Person kennen und wissen, für welches Unternehmen sie arbeitet.

Ich habe festgestellt, dass es für mich am besten funktioniert, wenn ich mit Fremden kommuniziere, bevor ich sie kenne, indem ich mir Zeit nehme, sie zu recherchieren, ihre LinkedIn-Profile, frühere Tweets oder Artikel usw.

Sie haben vielleicht nie gedacht, dass Sie Ihren Empfänger nicht kennen, bis ich Sie darauf aufmerksam gemacht habe. 

Es ist wichtig, dass Sie recherchieren, bevor Sie eine Kaltakquise-E-Mail versenden. 

Wie können Sie erwarten, dass sie reagieren, wenn Sie nichts über die Person wissen?

Das Recherchieren von Personen ist eines der ersten Dinge, die wir tun, wenn wir eine neue Kampagne oder eine neue Geschäftsbeziehung beginnen, aber wir versäumen es häufig, uns die Zeit zu nehmen, um zu überlegen, wann wir dies tun sollten.

Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers, um besser recherchieren und ihn treffen zu können. 

  • Wer sind sie? 
  • Wie können Sie Werte schaffen?
  • Wie lautet die beste E-Mail-Betreffzeile, um ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen?

Nachdem Sie all diese Informationen über Ihre Empfänger gefunden haben, wird es für Sie einfacher sein, Ihre E-Mail zu starten.

Hier ist ein Beispiel, das Ihnen helfen könnte:

Hallo,
Ich schreibe Ihnen, weil ich Ihren blog post über _____ gelesen habe. Ich mag die Art, wie Sie über _____ schreiben. Ich denke, du bist eine Person, die viel über ______ nachdenkt und eine starke Meinung dazu hat.
Ich würde mich gerne mit Ihnen über _______ unterhalten, aber erst einmal sind hier meine Gedanken zu diesem Thema:
Ich habe auch einige Artikel beigefügt, die für Sie hilfreich sein könnten.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob wir gemeinsam an diesem Thema arbeiten können!

Damit zeigen Sie, dass Sie gut recherchiert haben und wissen, wovon Sie sprechen, was Ihre Chancen auf eine Antwort erhöhen kann.

2. Betreffzeile

Wenn Ihre E-Mail im Posteingang einer Person erscheint, entscheiden mehrere Signale und Auslöser darüber, ob sie geöffnet wird oder nicht - und Ihre Betreffzeile ist einer davon.

Einer der größten Fehler, den die Leute machen, ist, dass sie sich zu vielen allgemeinen Angaben in der Betreffzeile und im Textteil hinreißen lassen. 

Sie möchten, dass Ihre erste E-Mail eine einprägsame Betreffzeile hat, aber Sie wissen nicht, ob der Empfänger sie öffnet.

Wo soll man angesichts dieser Herausforderung anfangen?

Hier sind einige Tipps zum Schreiben von Betreffzeilen, die funktionieren:

  • Seien Sie klar und prägnant - Versuchen Sie nicht, schlau oder süß zu sein - geben Sie einfach in wenigen Worten an, worum es in Ihrer E-Mail geht, die leicht zu verstehen sind, ohne den Text der Nachricht lesen zu müssen.
  • Machen Sie es persönlich - Fügen Sie den Namen des Empfängers in die Betreffzeile ein, wenn Sie können. Das zeigt, dass Sie ihm Aufmerksamkeit schenken und sich um ihn als Person kümmern.
  • Seien Sie kreativ - Scheuen Sie sich nicht, Humor oder sogar Sarkasmus einzusetzen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu erregen. Achten Sie nur darauf, dass er zu Ihrer Marke und Unternehmenskultur passt!

Wenn Sie diese Elemente in Ihrer Betreffzeile berücksichtigen und sie nicht zu allgemein klingen lassen, steigen Ihre Chancen auf eine Antwort drastisch.

Hier sind einige Beispiele:

Subject line #1: Collaboration idea {{firstName}}?

Subject line #2: Question about {{companyName}}​ ​

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Wenn Sie Ihre E-Mail kurz und klar halten und personalisieren, verbessern sich Ihre Chancen, dass sie gelesen wird.

4. Begrüßen Sie die Person

E-Mails sollten immer mit einer Begrüßung beginnen und mit einer Signatur enden, die Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen enthält. 

Grußformeln sind ein Standardbestandteil jeder geschäftlichen E-Mail, aber sie können knifflig sein. 

  • Ist es in Ordnung, ihren Vornamen zu verwenden? 
  • Sollten Sie sie mit ihrem Titel ansprechen? 

Bleiben Sie im Zweifelsfall bei "Sehr geehrter Herr/Frau", das ist geschlechtsneutral und professionell. 

Und machen Sie sich keine Gedanken darüber, ob Ihre Begrüßung so klingt, als hätte sie jemand aus einem anderen Land verfasst - es ist besser, höflich als geschliffen zu klingen!

Wenn es im Unternehmen mehr als einen Verantwortlichen gibt und Sie nicht sicher sind, wer die E-Mail erhalten soll, senden Sie sie an jeden einzelnen und geben Sie in der Betreffzeile den Titel jedes Einzelnen an ("Re: Unser Treffen nächste Woche"). 

Auf diese Weise weiß jeder, wer zuerst antworten muss.

Hier ist ein Beispiel:

Sehr geehrte Frau Smith,
Ich schreibe Ihnen, um mich vorzustellen und Sie um Ihre Hilfe bei einem Projekt zu bitten, das mir sehr am Herzen liegt. Ich arbeite an einem Buch über das Schreiben mit Gefühl, das den Menschen helfen soll, sich in ihrer gesamten Kommunikation auszudrücken. Im Rahmen der Recherche für mein Buch würde ich gerne wissen, was Sie über die folgende Aussage denken: "Schreiben mit Gefühl bedeutet, ehrlich zu sein, wenn man schreibt".
Bitte teilen Sie mir Ihre Meinung mit, indem Sie mir eine E-Mail an [email protected] schicken. Vielen Dank für Ihre Zeit und Überlegungen!

4. Identifizieren Sie sich in Ihrer Eröffnungszeile

Sie haben eine großartige Idee und möchten sie mit anderen teilen. 

Sie haben den ganzen Tag darüber nachgedacht, und jetzt ist es an der Zeit, Ihre Idee per E-Mail zu verschicken. 

Aber was sagen Sie dazu?

Als Erstes müssen Sie sich in Ihrem Vorspann zu erkennen geben. 

Wenn die Person nicht weiß, wer Sie sind, wird sie nicht weiter lesen - oder schlimmer noch, sie wird denken, dass ein Spam-Roboter ihr eine Nachricht geschickt hat.

Wenn aus Ihrer E-Mail-Signatur klar hervorgeht, dass Sie von [Unternehmen] kommen, müssen Sie das nicht auch noch einmal in Ihrer Betreffzeile erwähnen. 

Wenn Sie aber sicher sein wollen, dass der Leser weiß, wer ihm eine E-Mail geschickt hat, dann sollten Sie etwas wie 

"Hey [Name]! Ich heiße[Ihr Name]" ist in Ordnung.

Hier ist ein Beispiel dafür:

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich habe vor kurzem mein Studium an der Universität X mit dem Hauptfach [was Sie studiert haben] abgeschlossen. Ich arbeite seit drei Monaten als Praktikantin in meinem derzeitigen Unternehmen und möchte nach meinem Abschluss eine Vollzeitstelle annehmen.
Ich habe während meines Praktikums gerne bei [Unternehmen] gearbeitet und bin der Meinung, dass es gut zu mir passen würde. Da der Abschluss meines Studiums jedoch bald bevorsteht, wollte ich mich bei Ihnen melden, um zu sehen, ob eine offene Stelle für mich in Frage kommt. Ich bin sehr an [relevante Fähigkeiten einfügen] interessiert und freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit!

Jetzt, wo wir uns identifiziert haben, wollen wir lernen, wie man eine E-Mail so gestaltet, dass sie gelesen wird!

5. Nutze den Körper zu deinen Gunsten

Der Text Ihrer E-Mail ist der Ort, an dem Sie wirklich glänzen können. 

Sie sollten diesen Raum nutzen, um Ihre Persönlichkeit zu zeigen und eine Verbindung zu Ihrem Leser herzustellen.

Sie können ihnen ein wenig über sich selbst erzählen und warum Sie ihnen schreiben, und Sie sollten auch ein paar Details über das, was Sie suchen, angeben.

Auf diese Weise weiß der Empfänger, ob er Ihrer Bitte nachkommen kann oder nicht.

Hier sind einige Tipps zum Verfassen eines guten E-Mail-Textes:

  • Verwenden Sie einen freundlichen Ton - Ihr Ziel ist es, dass sich die Person wohl genug fühlt, um auf Ihre E-Mail zu antworten. Scheuen Sie sich also nicht, Emoticons oder Ausrufezeichen zu verwenden, wenn es dazu beiträgt, dass Sie sich freuen!
  • Seien Sie prägnant und klar - Wenn Sie nicht in zwei Sätzen oder weniger erklären können, was Sie brauchen, ist es wahrscheinlich zu kompliziert oder spezifisch, als dass jemand anderes Ihnen helfen könnte.
  • Verwenden Sie Aufzählungspunkte und fettgedruckten Text, um wichtige Punkte in Ihrer Nachricht hervorzuheben.
  • Stellen Sie Fragen zu der jeweiligen Stelle oder zu den Erfahrungen und Qualifikationen der Person.
  • Sagen Sie ihnen, wie Ihre Fähigkeiten ihnen, ihrem Team oder ihrer Organisation zugute kommen könnten und welchen Wert Sie für die Stelle haben.

Geben Sie einige Informationen zu Ihrer Person, damit sie ein Gefühl dafür bekommen, mit wem sie sprechen (vielleicht sogar mit einem Bild).

Hier ist ein Beispiel dafür, was man nicht tun sollte:

Hallo zusammen! 
Mein Name ist Sam, und ich bin ein aufstrebender freiberuflicher Autor, der Arbeit im Bereich Content Marketing sucht. Ich stehe für Aufträge in den Bereichen Copywriting, Blogging und Social Media Management zur Verfügung, die je nach Erfahrung zwischen 10 $/Stunde und 30 $/Stunde liegen. Ich habe auch einige Erfahrung mit grundlegenden HTML-Codes (z. B. Ändern von Schriftgröße und -farbe) und grundlegende Grafikdesign-Fähigkeiten (z. B. Erstellen von Kopfzeilen). 
Wenn Sie an meiner Arbeit interessiert sind, lassen Sie es mich bitte wissen! Wenn nicht, kein Problem!

Diese E-Mail hat überhaupt keine Persönlichkeit. Sie ist langweilig, roboterhaft und fade. 

Das Einzige, was mir das über Sam sagt, ist, dass er billig sein könnte - was ohnehin nicht sehr professionell ist, denn Freiberufler sollten ihre Preise nach ihrem Fachwissen berechnen und nicht danach, wie viel sie für jeden Auftrag brauchen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie es tun können:

Hallo John,
Ich bin ein großer Fan von Ihnen und würde gerne mit Ihnen an einem Projekt arbeiten. Ich habe meinen Lebenslauf zu Ihrer Information beigefügt. Wenn Sie das weiter besprechen möchten, lassen Sie mich bitte wissen, wie Sie mich am besten erreichen können!
Beste Wünsche,
{{IhrName}}

6. Erforderlichenfalls sind zusätzliche Angaben zu machen

Auch wenn Ihre E-Mail kurz und klar sein sollte, heißt das nicht, dass sie unvollendet bleiben und dem Empfänger keine Informationen liefern sollte.

Achten Sie darauf, dass Sie alle relevanten und zusätzlichen Informationen angeben, damit Ihr Empfänger alles über Sie erfährt. 

Hier sind einige Tipps:

  • Wenn Sie über eine Bewerbung schreiben, sollten Sie das Wort "Bewerbung" oder "Stellenbewerbung" in der Betreffzeile verwenden, damit Ihre Nachricht nicht zwischen anderen E-Mails im Posteingang verloren geht.
  • Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie um einen Gefallen bitten oder um Informationen bitten. 
  • Wenn Sie eine bestimmte Person in einem Büro suchen, geben Sie deren Namen, Titel und Abteilung an. 
  • Geben Sie zusätzliche Informationen an, z. B. einen Lebenslauf, ein Portfolio, eine Website oder etwas anderes, das für den Zweck der E-Mail relevant ist, damit der Empfänger sie nach dem Lesen der E-Mail durchgehen kann.

7. Einen Aufruf zum Handeln einschließen

Der Zweck Ihrer Botschaft sollte klar sein - was wollen Sie im Gegenzug? 

Eine Antwort? 

Ein Treffen? 

Eine Gelegenheit? 

Teilen Sie Ihren Empfängern so schnell wie möglich mit, was sie tun können, damit sie Ihre Nachricht nicht vergessen.

Wenn Sie um Hilfe bitten, sagen Sie ihnen, was Sie brauchen und warum Sie glauben, dass sie helfen können. 

Wenn Sie Ihre Hilfe anbieten, erklären Sie, welche Art von Fachwissen Sie haben und wie es ihnen nützen könnte.

Hier ist ein Beispiel:

Hallo [Name],

Ich bin sicher, dass Sie viel zu tun haben, aber ich wollte Ihnen eine kurze Nachricht zu [Thema] schicken.

Ich verfolge Ihre Arbeit schon seit einiger Zeit und war immer beeindruckt von [Ihrer Arbeit]. Ich hatte gehofft, dass wir uns in den nächsten Wochen auf einen Kaffee treffen oder zu Mittag essen könnten. Ich würde gerne mehr darüber erfahren, was Sie tun und wie sich das auf mein Unternehmen anwenden lässt.

Wenn Sie das interessiert, lassen Sie es mich wissen! 

8. Vergessen Sie die Nachbereitung nicht

E-Mail ist eine gute Möglichkeit, Menschen zu erreichen, aber es ist keine Garantie dafür, dass man eine Antwort erhält.

In der Tat werden nur etwa 20 % der E-Mails innerhalb von 24 Stunden gelesen. 

Warten Sie nicht zu lange, bevor Sie eine weitere E-Mail senden, wenn Sie noch keine Antwort erhalten haben. 

Wenn es mehr als eine Woche her ist, dass Sie eine E-Mail geschickt haben, und Sie noch keine Antwort erhalten haben, schicken Sie ihnen eine weitere E-Mail!

Aber stellen Sie sicher, dass Sie es auf eine Weise tun, die nicht nach Nörgelei klingt.

Hier sind einige Tipps:

  • Verwenden Sie keine Großbuchstaben oder Ausrufezeichen in der Betreffzeile - diese können Ihre E-Mail als Junk-Mail oder Spam erscheinen lassen.
  • Seien Sie in Ihrem Text höflich und respektvoll - äußern Sie sich nicht negativ über die Person oder ihr Unternehmen und vermeiden Sie zu lässige Formulierungen (z. B. "Hey, Alter").
  • Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie nach Möglichkeit nur eine Anfrage. Zum Beispiel: "Ich hoffe, wir können diese Woche einen Termin für ein Treffen vereinbaren.

Schlussfolgerung

Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen, Ihre Zweifel zu beseitigen, wie Sie eine E-Mail an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, und Ihre Antwortquote zu erhöhen.

Beachten Sie, dass es keine allgemeingültige Regel für die Erstellung dieser Art von E-Mail gibt und vieles davon abhängt, an wen Sie schreiben und in welcher Branche.

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