Was ist schwieriger: einen Vorschlag an völlig Fremden oder die Kommunikation mit demselben Ziel wieder aufzubauen?

Den meisten Menschen fällt der Wiederaufbau viel schwerer als ein Neuanfang.

Selbst alltägliche Aufgaben lassen sich leichter erledigen, wenn man über ein breites Netzwerk von Menschen verfügt, mit denen man in Kontakt steht. 

In diesem Sinne muss die Vertrautheit mit anderen Menschen gepflegt werden. Das gilt für das Privatleben, aber noch mehr für das Berufsleben.

Für manche Menschen ist diese Art der Kommunikation eine Selbstverständlichkeit, aber die meisten müssen daran erinnert werden und brauchen harte Arbeit.

Wenn Sie sich als Mitglied der zweiten Gruppe sehen, sollte Ihnen der heutige Artikel mit der "Keep in touch"-E-Mail templates und umsetzbaren Ratschlägen helfen, in diesem Job noch besser zu werden.

Fangen wir gleich damit an.

Was ist eine E-Mail zur Kontaktpflege und wann sollten Sie sie verwenden?

Eine E-Mail zur Aufrechterhaltung des Kontakts ist eine Nachricht an einen beruflichen Kontakt oder einen persönlichen Bekannten, um eine freundschaftliche Beziehung zwischen Ihnen und ihm aufrechtzuerhalten.

Monalisa muss gepflegt werden, damit die Farben lebendig bleiben und wir uns noch Jahre nach Da Vincis Gemälde an ihr erfreuen können. 

Das Gleiche gilt für persönliche Kontakte - ohne regelmäßige Pflege schwindet ihre Bedeutung mit der Zeit.

Regelmäßige E-Mails mit kurzen Nachrichten aus dem Privat- oder Berufsleben sorgen also dafür, dass man weiß, wer wer ist und (im beruflichen Umfeld) welchen Wert er hat.

Gleichzeitig sorgt die E-Mail "keep in touch" dafür, dass stets ein gewisser Grad an Vertrautheit besteht.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine E-Mail zur Kontaktpflege zu schreiben?

Experten für die Pflege von Verbindungsnetzwerken verwenden im Allgemeinen zwei Regeln, wenn es darum geht, eine Beziehung mit einer neuen E-Mail aufzufrischen:

  • Organisch - wenn ein bestimmtes Ereignis für sie oder ihr Gegenüber eintritt (Beförderung, Änderung der Position, Artikel, der für die Situation des Kontakts relevant ist, usw.).
  • Regelmäßig - Setzen einer Erinnerung, um nach einiger Zeit Kontakt aufzunehmen, auch wenn es keinen besonderen Anlass gibt.

Personen, denen Sie E-Mails schicken, um Beziehungen aufzufrischen, können wir in Gruppen einteilen. Hier sind einige der häufigsten:

  • Nehmen Sie Kontakt zu einer Person auf, die Sie auf einer Veranstaltung getroffen haben: In der heutigen Geschäftswelt unternehmen Unternehmen und Branchenverbände große Anstrengungen, um Veranstaltungen zu organisieren, auf denen Menschen ihr Kontaktnetz erweitern können.
  • Um mit einem ehemaligen Kollegen in Kontakt zu bleiben: Menschen mit gemeinsamen Erfahrungen schaffen enge Beziehungen.

Die Zeit, die man bei der Arbeit verbracht oder dieselbe Schule besucht hat, ist eine der Grundlagen für eine solche Bindung. Eine gelegentliche E-Mail hält diese Bindung auch dann aufrecht, wenn man getrennte Wege geht.

  • Nehmen Sie einen persönlichen Bekannten in Ihre Geschäftskontakte auf: Nehmen wir an, Sie treffen den Freund eines Freundes auf einer Geburtstagsfeier, und er arbeitet in der gleichen Branche wie Sie.

Eine kurze E-Mail, die ihn an Ihre Begegnung erinnert, ist eine gute Möglichkeit, ein Gespräch zu beginnen und Ihre Kontaktbasis zu erweitern.

  • Aufbau einer Beziehung zu jemandem, den Sie online kennengelernt haben: Immer mehr Menschen haben ihren ersten Kontakt online. 

Menschen treffen sich online, während sie an demselben Projekt arbeiten, auf sozialen Plattformen oder sogar bei Online-Spielen. 

Untersuchungen haben ergeben, dass die durchschnittliche Person täglich mit mehr als 20 anderen Personen in Kontakt steht, wobei soziale Netzwerke nicht mitgezählt werden.

durchschnittliche Anzahl von Kontakten pro Person

In der heutigen Zeit können sich Menschen nicht mehr an alle Kontakte und Interaktionsdetails erinnern.

"E-Mails mit der Aufforderung, in Kontakt zu bleiben, schließen diese Lücke und helfen Ihnen, ein höheres Kommunikationsniveau aufrechtzuerhalten.

Nachdem wir nun wissen, "warum" und "wann" E-Mails zur Aufrechterhaltung der Kommunikation eingesetzt werden, wollen wir uns nun mit dem "Wie" beschäftigen.

Was sind die besten Praktiken, um das Kontaktnetzwerk mit E-Mails aufrechtzuerhalten?

"Bleiben Sie in Kontakt" E-Mail templates wird Ihnen zeigen, wie Kommunikation im wirklichen Leben aussehen kann, aber lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die wichtigsten Punkte werfen, die eine ausgezeichnete Kommunikation erfrischen E-Mail.

1. Planen Sie Ihr Thema

Es ist nicht nötig, "Lass uns in Kontakt bleiben" in den Mittelpunkt deiner E-Mail zu stellen.

Wenn Sie z. B. nur über die Leistungen der Empfänger oder die jüngsten Veranstaltungen, an denen sie teilgenommen haben, schreiben, kann dies eine wichtige und wirkungsvolle Botschaft vermitteln:

  • Ich verfolge Ihre Arbeit - Sie können die Ereignisse in ihrem Leben als freundliche Person oder als jemand, der ihr Fachwissen zu schätzen weiß, verfolgen.
  • Ich habe Kenntnisse auf dem Gebiet - Sie präsentieren Ihr Fachwissen und Ihren Wert, wenn Sie den Aufwand oder den Unterschied zwischen durchschnittlichen und hervorragenden Produkten erkennen.

Ein weiteres Beispiel dafür, dass die Betonung nicht auf "Lassen Sie uns den Kontakt aufrechterhalten" liegt, ist das Sprechen über Ihre Neuigkeiten, aber selbst in dieser Situation müssen Sie den Leser als wichtigen Teil der E-Mail einbeziehen.

Sie können einen Ansatz wie diesen verwenden:

Der Grund für meine Frage ist, dass mein Unternehmen [Produkt] und [Produkt] herstellt. Ich versuche also immer, neue Anwendungen zu finden und neue Ansätze für unsere Arbeit hier zu lernen.Ich bin gespannt auf Ihre Meinung.

2. Machen Sie Ihre Grüße freundlicher

Am besten beginnen Sie mit einer freundlichen, aber förmlich strukturierten Begrüßung, bevor Sie den Hauptteil des Schreibens verfassen.

Ein solch kleiner Abschnitt hat die Macht, den Ton für die gesamte E-Mail anzugeben, also achten Sie darauf.

Je nachdem, in welcher Beziehung Sie zum Leser stehen, können Sie eine der folgenden Varianten verwenden:

Hallo, [Name]

oder

Sehr geehrter [Name],

Ich hoffe, dieser Brief erreicht Sie gut.

3. Erinnerung an Ihr letztes/erstes Treffen

Wie bereits erwähnt, kommuniziert der Durchschnittsbürger täglich mit vielen Menschen, so dass Sie nicht erwarten können, dass sich jeder sofort an Sie erinnert.

Ja, das mag Ihr Ego verletzen, aber so ist der Zustand der Welt heute.

Wenn Sie sich an Ihre Begegnung erinnern, fügen Sie eine weitere Ebene der Vertrautheit mit gemeinsamen Erfahrungen hinzu.

In diesem Beispiel sehen Sie eine der Möglichkeiten, wie Sie leicht an beiden Fronten spielen können:

Es war schön, Sie am [Ort und Anlass des Treffens] zu treffen.
Bei solchen Veranstaltungen kann man Menschen treffen und erfüllende Gespräche führen, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

4. Verwenden Sie Ihr und unser

Schmeicheleien schaden nie, wenn sie subtil sind (manchmal sogar, wenn sie nicht subtil sind), also nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil.

Ihre E-Mail wird das Ego des Lesers leicht ankurbeln, wenn Sie konsequent das gesamte Unternehmen als Ihr Team bezeichnen.

Vermeiden Sie außerdem Formulierungen wie "Sie und ich" und ersetzen Sie sie durch "wir" oder übertragen Sie sie vollständig auf "Sie".

Ein Beispiel, an dem Sie ein solches Kommunikationsmodell erkennen können, ist:

Ich habe heute Morgen erfahren, dass Ihr Team eine ganz neue Produktlinie auf den Markt gebracht hat. Sie und Ihr Team sollten stolz auf das neue Projekt sein.

5. Fragen Sie nach wichtigen Informationen.

Wenn Sie einen Empfänger mit einer bestimmten Idee ansprechen, stellen Sie wichtige Fragen, aber stellen Sie nicht einfach eine Liste von Forderungen auf. 

Forderungen sind keine freundliche Art der Kommunikation.

Daher ist die Kombination Ihrer Frage mit anderen, die nicht ganz oben auf Ihrer Liste stehen, eine der besten Strategien.

So können Sie bei der ersten Frage eine Kombination aus dem Ego der Leser und Ihrem allgemeinen Interesse ansprechen, während die zweite Frage Ihre "eigentliche" Entscheidungshilfe darstellt. 

Beispiel:

Ich bin wirklich beeindruckt und würde gerne mehr darüber erfahren, wie es Ihrer Forschungs- und Entwicklungsabteilung gelungen ist, solch komplexe Strukturen in 3D-gedruckte Segmente einzubauen. Viele Wettbewerber kämpfen mit den Wartungskosten für solche Produkte. Wie geht Ihr Unternehmen mit diesen Kosten um? 

In solchen Blöcken präsentieren Sie Ihr Fachwissen und loben die Entwicklungsfortschritte des Unternehmens, aber Ihr Hauptinteresse gilt der Frage, wie viel Sie für ein solches Produkt bezahlen würden.

6. Kostenloses Wissen teilen

Wenn Sie Wissen kostenlos weitergeben, spielen Sie auf mehreren Ebenen mit:

  • Präsentieren Sie Ihr Fachwissen - Wenn das Wissen, das Sie weitergeben, vom Leser als gültige Lösung für ein Problem erkannt wird.
  • Rücksichtnahme - zeigt sich darin, dass Sie sich bemühen, dem Empfänger zu helfen.
  • Gemeinsame Erfahrung - Bindung entsteht, wenn Sie vermitteln, dass das von Ihnen vermittelte Wissen Ihnen in der gleichen Situation geholfen hat, in der sich der Leser gerade befindet. 

Sie sollten auch darauf achten, wie Sie den Wissensaustausch umsetzen:

  • Die Menschen mögen es im Allgemeinen nicht, wenn ihnen jemand sagt, dass sie etwas nicht wissen.
  • Sich verletzlich zu fühlen, kann dazu führen, dass sich die Leser von Ihnen distanzieren.

Eine der Möglichkeiten, Wissen auf positive Weise zu vermitteln, ist das folgende Beispiel:

Letzte Woche habe ich Ihnen einen Artikel aus The Economist über [Dynamik der Branche] geschickt, weil er uns geholfen hat, eine ähnliche Situation zu lösen, mit der Sie jetzt konfrontiert sind.

Templates Sie können in realen Szenarien verwenden

Die in diesem Artikel vorgestellten "Keep in touch"-E-Mails templates werden von uns in den meisten Situationen verwendet.

Lassen Sie uns also für jeden von ihnen ein paar Worte finden.

1. Vorlage für eine Person, die Sie auf einer Veranstaltung getroffen haben

In der heutigen Geschäftswelt ist es üblich, seinen Kontaktpool so weit wie möglich zu erweitern.

Bei jeder Networking-Veranstaltung werden Sie mehrere Visitenkarten erhalten und weitergeben. templates kann Ihnen dabei helfen, diese Karten tatsächlich zu nutzen.

Sehr geehrte(r) [Name der Person],
Es war toll, Sie bei [Name der Veranstaltung] zu treffen! Ich habe unser Gespräch über [besprochenes Thema] sehr genossen und war begeistert von Ihren Erkenntnissen über [bestimmter Punkt].
Ich wollte nachfassen und in Kontakt bleiben. Ich denke, dass es in Zukunft Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit oder einfach für ein Networking geben könnte. Vielleicht können wir uns nächste Woche auf einen Kaffee treffen oder zu Mittag essen, um unsere Diskussion fortzusetzen und Möglichkeiten auszuloten?
Wenn Sie interessiert sind, teilen Sie mir bitte Ihre Verfügbarkeit mit, damit wir einen Termin und einen Ort vereinbaren können, der für uns beide geeignet ist. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören!
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

2. Vorlage für ehemaligen Kollegen

Gemeinsame Erfahrungen über einen längeren Zeitraum hinweg schaffen ein starkes Band zwischen Menschen, und nur weil man unterschiedliche Wege im Leben einschlägt, heißt das nicht, dass man dieses Band verlieren muss.

Sehr geehrte(r) [Name des ehemaligen Kollegen/der ehemaligen Kollegin],
Ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht. Es ist schon eine Weile her, seit wir das letzte Mal miteinander gesprochen haben, und ich wollte mich melden, um Hallo zu sagen und mich zu informieren.
Seit wir das letzte Mal bei [Name des Unternehmens] zusammengearbeitet haben, habe ich [nennen Sie kurz Ihre derzeitigen beruflichen Aktivitäten]. Ich bin neugierig darauf zu erfahren, was Sie auch gemacht haben. Wie ist es [Name des ehemaligen Unternehmens] ergangen? Haben Sie neue Chancen wahrgenommen?
Außerdem habe ich mich gefragt, ob Sie vielleicht irgendwelche Ratschläge oder Einsichten zu [bestimmtes Thema oder Herausforderung] haben. Ich habe an [verwandtes Projekt oder Ziel] gearbeitet, und ich weiß, dass Ihr Fachwissen und Ihre Erfahrung wertvoll sein könnten.
Wenn Sie etwas Zeit in Ihrem Terminkalender haben, würde ich gerne einen Anruf oder ein Treffen vereinbaren, um weiter zu plaudern. Lassen Sie mich wissen, ob das für Sie in Frage kommt, und wir können eine Uhrzeit und ein Datum vereinbaren.
Wir freuen uns darauf, bald von Ihnen zu hören!
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

3. Vorlage für persönliche Bekanntschaft

Eine Freundschaft, die Sie mit einer Person teilen, ist ein großartiger Ausgangspunkt für den Aufbau eines dauerhaften Kontakts, da Sie gemeinsame Erfahrungen haben und die Einführungsphase überbrücken können.

Und unsere Vorlage kann sogar noch weiter helfen.

Lieber [Name des Bekannten],
Ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht! Es ist einige Zeit her, seit wir das letzte Mal miteinander gesprochen haben, und ich wollte mich melden, um Hallo zu sagen und zu sehen, wie es Ihnen geht.
Ich habe mich mit [kurze Nennung Ihrer aktuellen Aktivitäten oder Projekte] beschäftigt, aber ich habe auch an unser letztes Gespräch über [besprochenes Thema] gedacht. Ich würde mich freuen, wenn wir uns wiedersehen und über Neuigkeiten oder Entwicklungen in diesem Bereich sprechen könnten.
Außerdem wollte ich Ihnen mitteilen, dass ich vorhabe, [kurz auf bevorstehende Ereignisse oder Pläne einzugehen], und es wäre toll, wenn Sie mich begleiten könnten. Es wäre toll, wenn wir uns austauschen und etwas Zeit miteinander verbringen könnten.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie Zeit und Lust haben, sich mit mir zu treffen. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören!
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

4. Vorlage für Online Person

Mit der Entwicklung von Online-Kommunikations-Apps, nicht nur in den sozialen Medien, können Beziehungen zwischen Menschen auf der anderen Seite des Globus entstehen und bestehen.

Testen Sie unsere Vorlage in solchen Situationen.

Sehr geehrte(r) [Name der Person],
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich wollte mich bei Ihnen melden und fragen, wie es Ihnen seit unserem letzten Online-Kontakt ergangen ist. Ich hatte viel zu tun mit [nennen Sie kurz Ihre aktuellen Aktivitäten oder Projekte], aber ich habe auch über unser letztes Gespräch über [besprochenes Thema] nachgedacht.
Ich bin daran interessiert, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben und über Ihre neuesten Bemühungen auf dem Laufenden zu bleiben. Vielleicht könnten wir einen Anruf oder einen Videochat vereinbaren, um zu erfahren, was im Leben des anderen passiert ist, und Ideen und Erkenntnisse über [Thema von gemeinsamem Interesse] auszutauschen?
Ich würde mich auch freuen, von bevorstehenden Veranstaltungen oder Projekten zu hören, an denen Sie arbeiten, oder von neuen Möglichkeiten, die Sie entdeckt haben.
Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie an einem baldigen Kontakt interessiert sind. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören!
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

Wie kann TextCortex Ihre "Keep In Touch"-E-Mails verbessern? 

TextCortex ist eine AI-gestützte Schreibhilfe, die Sie nutzen können, um die Effektivität Ihrer Keep-in-Touch-E-Mail templates zu erhöhen.

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Danach muss man es nur noch ein bisschen polieren, damit es einen repräsentiert, und schon kann es losgehen.

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