6 Exemples de courriels de rappel d'événement & Templates

La planification d'un événement peut être difficile, surtout lorsqu'il s'agit d'obtenir le bon nombre de personnes.

Les courriels de rappel d'événement sont efficaces dans cette situation car ils permettent aux gens de confirmer leur participation et de s'assurer qu'ils ne l'oublient pas.

Dans cet article, nous te présentons 6 exemples d'emails de rappel d'événement et templates pour t'aider à augmenter les RSVP et l'engagement des invités. Des lignes d'objet aux appels à l'action clairs, nous avons quelques conseils pour rendre tes rassemblements mémorables.

C'est parti !

Qu'est-ce qu'un courriel de rappel d'événement ?

Un courriel de rappel d'événement est un courriel envoyé aux personnes qui se sont inscrites ou qui ont manifesté leur intérêt à participer à un événement futur. Son objectif principal est de rappeler aux destinataires les spécificités de l'événement, telles que la date, l'heure, le lieu et les autres préparatifs nécessaires, afin qu'ils n'oublient pas ou ne ratent pas l'événement.

Quand dois-tu l'envoyer ? Voici quelques cas d'utilisation :

📆Conférence ou séminaire - Envoie un rappel aux invités concernant les principaux intervenants, ainsi que les devoirs ou documents qu'ils doivent préparer à l'avance.

📆Atelier - Envoie des détails sur les objectifs de l'atelier et les fournitures requises, et mentionne les préparatifs nécessaires.

📆Webinaire - Informe les participants de l'URL de la réunion virtuelle ou des exigences techniques.

📆Événement de réseautage - Rappelle aux invités le programme de l'événement et toutes les possibilités de réseautage offertes.

📆Événements de bienfaisance - Tiens les donateurs et les sympathisants au courant des prochains événements de collecte de fonds, des galas de bienfaisance et des possibilités de bénévolat.

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Quels sont les avantages des courriels de rappel d'événements ?

Les courriels de rappel d'événements offrent de nombreux avantages :

✨Incitation à l'augmentation des taux de participation - Si tu fais des rappels en temps voulu, tu incites les participants à marquer leur calendrier et à donner la priorité à l'événement, ce qui entraîne une augmentation des taux de participation.

✨Une meilleure préparation - Fournir à l'avance les spécificités de l'événement, telles que les horaires, les présentateurs et les documents requis, permet aux participants de se préparer correctement, ce qui se traduit par des interactions plus fluides.

✨Positive image de marque - Des rappels d'événements cohérents et informatifs reflètent le professionnalisme, laissant aux invités une image favorable de ton organisation ou de ta marque.

✨Réduction des abs ences - Les rappels réduisent le risque d'absences en s'assurant que les participants se souviennent des spécificités de l'événement et planifient en conséquence.

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Comment rédiger un courriel de rappel d'événement ?

Voici rapidement 7 étapes pour savoir comment rédiger ce type d'email :

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1. Rédige une ligne d'objet claire - Tu peux rapidement attirer l'attention du lecteur avec une ligne d'objet concise.

2. Utilise des salutations amicales - Commence par une salutation chaleureuse et polie pour donner un ton positif à la communication.

3. Insiste sur les détails de l' événement - Rappelle aux destinataires la date, l'heure et le lieu de l'événement, ainsi que toute autre information pertinente.

4. Souligne les informations clés - Souligne les détails importants tels que les principaux intervenants, les points de l'ordre du jour ou les exigences particulières s'il y en a.

5. Inclure un appel à l'action - Encourage les destinataires à agir, par exemple en confirmant leur présence ou en répondant à un sondage avant l'événement.

6. Fournir des informations de contact - Fournir les coordonnées de la personne à joindre pour toute question ou problème afin d'encourager une conversation ouverte.

7. Clôture l'e-mail - Termine ton courriel par une conclusion amicale et une signature.

6 Exemples de courriels de rappel d'événement & Templates

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Exemple 1 : courriel de rappel d'un événement pour une conférence

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" Objet : Conférence à venir le 27 juin

Bonjour Jessica,

J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé ! Nous voulions te rappeler la prochaine conférence prévue le 27 juin dans le New Jersey. Nous sommes ravis que tu te joignes à nous pour cet événement qui promet d'être très instructif !

Voici un aperçu de l'ordre du jour de la conférence de deux jours :

Jour 1 :

Orateur 1 : David Smith

Sujet : Techniques avancées de référencement

Conférencière 2 : Rachel Brown

Sujet : Stratégies de marketing de contenu pour le succès du référencement

Jour 2 :

Orateur 1 : Michael Johnson

Sujet : Le pouvoir des mots-clés

Conférencier 2 : Emily Nguyen

Sujet : Construire des backlinks pour optimiser le référencement

Afin de nous assurer que tout est prêt pour ta participation, merci de répondre à cet email avant le 30 mai. Si tu as des questions ou si tu as besoin d'aide, n'hésite pas à nous contacter.

Au plaisir de te voir à la conférence !

Meilleures salutations,

[Ton nom]"

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Pourquoi est-ce un bon exemple ?

✅Le courriel présente le programme complet de la conférence de trois jours, ce qui permet aux destinataires d'avoir une idée précise de ce qui les attend chaque jour.

✅Le message indique clairement la date (27 juin) et le lieu (New Jersey) de la conférence. Cela réduit l'incertitude et fournit aux participants des informations cruciales.

✅Avec un appel à l'action clair, les destinataires peuvent confirmer leur participation en répondant simplement au courriel.

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Exemple 2 : courriel de rappel d'événement pour un webinaire

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" Subject : Il reste 5 jours avant notre webinaire marketing

Bonjour Peter,

Nous espérons que tu vas bien ! Nous voulions te rappeler que notre webinaire marketing arrive à grands pas, il ne reste plus que 5 jours avant le grand jour ! Voici ce que tu peux espérer en retirer :

• Acquiers des connaissances sur les derniers changements dans l'industrie du marketing.
• Apprends des stratégies pour t'adapter aux tendances du marché
• Découvre des techniques innovantes pour améliorer tes efforts de marketing.
• Explore les possibilités de mise en réseau et de collaboration

Pour participer au webinaire, il te suffit de cliquer sur le lien ci-dessous :

[Lien webinaire]

Nous avons également préparé une feuille de travail utile pour accompagner le webinaire, à laquelle tu peux accéder ici :

[Lien feuille de travail]

N'oublie pas de jeter un coup d'œil rapide à la feuille de travail avant la séance ! Elle est conçue pour t'aider à tirer le meilleur parti du webinaire et n'hésite pas à noter toutes les questions que tu pourrais avoir pendant la session.

Au plaisir de te voir au webinaire et de discuter ensemble des développements passionnants de l'industrie du marketing !

Best regards,

[Ton nom]"

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Pourquoi est-ce un bon exemple ?

✅Il donne toutes les informations pertinentes de manière concise, ce qui permet au destinataire d'être bien informé sur le webinaire qui approche.

✅Etudie les avantages de participer au webinaire, en donnant aux destinataires une image claire de ce qu'ils peuvent gagner.

✅Inclut desliens vers le webinaire et la feuille de travail associée, ce qui permet au destinataire d'accéder simplement aux documents requis.

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Exemple 3 : courriel de rappel pour un événement de réseautage

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" Objet : Rappel : Événement de réseautage demain !

Chère Amelia,

J'espère que ce courriel te trouvera en bonne santé.

Je voulais te rappeler notre prochain événement de réseautage prévu pour demain. C'est une excellente occasion d'élargir ton réseau professionnel et d'obtenir des informations précieuses de la part d'experts du secteur.

Voici les détails de l'événement :

Date : 8 avril

Heure : 18h00 - 20h00

Lieu : City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, USA

N'oublie pas d'apporter des cartes de visite pour échanger avec les autres invités.

Des rafraîchissements seront offerts.

Nous nous réjouissons de ta participation et de te voir là-bas.

Meilleures salutations,

[Votre nom]"

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Pourquoi est-ce un bon exemple ?

✅Il comprend un rappel pour que les participants apportent des cartes de visite à échanger avec les autres participants.

✅Le courriel fournit des détails précis sur l'événement, notamment la date (8 avril), l'heure (18h00 - 20h00) et le lieu (City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, USA). 

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Exemple 4 : courriel de rappel d'événement pour une séance de formation

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" Rappel : Session de formation sur les stratégies d'enchères de Google Ads

Chère équipe,

J'espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé. Je tenais à vous rappeler notre prochaine session de formation sur les stratégies d'enchères de Google Ads, qui doit débuter dans 14 jours. Nous sommes ravis d'annoncer que notre PDG, Olivia Williams, qui apporte plus de 7 ans d'expérience dans le domaine, dirigera cette session de quatre jours.

Voici un bref programme pour chaque jour :

Jour 1 :

Introduction aux enchères Google Ads

Comprendre les enchères et les types d'offres

Jour 2 :

Stratégies d'enchères avancées

Optimiser les offres pour un retour sur investissement maximal

Jour 3 :

Gestion du budget et ajustements des offres

Stratégies de positionnement des annonces

Jour 4 :

Études de cas et meilleures pratiques

Session de questions-réponses avec Olivia Williams

La session de formation sera une occasion inestimable pour nous d'améliorer nos compétences et nos connaissances en matière d'enchères sur Google Ads. Pour que tes questions soient prises en compte pendant la session, merci de les soumettre via ce [lien] avant le 25 avril.

Nous nous réjouissons de votre participation active et de votre engagement dans la session de formation.

Meilleures salutations,

[Votre nom]"

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Pourquoi est-ce un bon exemple ?

✅Met en valeur les compétences du chef d'entreprise, ce qui augmente la crédibilité de la formation.

✅Explique clairement les thèmes de la formation.

✅Encourage l'engagement en demandant aux participants de soumettre des questions.

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Exemple 5 : courriel de rappel d'un événement pour une réunion d'équipe

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" Rappel : Événement de renforcement de l'équipe dans un mois !

Salut l'équipe,

Nous espérons que vous allez bien ! Nous voulions te rappeler notre prochain événement de renforcement de l'équipe prévu dans un mois. Nous sommes ravis de vous annoncer qu'il durera trois jours et qu'il aura lieu au Lakeside Resort, dans la belle campagne.

Voici quelques détails pour votre référence :

Date : 25 juin 2024

Lieu : Lakeside Resort

Hébergement : Cabines douillettes au bord du lac

Transport : Des autocars confortables seront organisés pour nos déplacements vers et depuis le centre de villégiature

Pour nous aider à prendre les dispositions nécessaires, merci de confirmer ta présence avant le 20 mai en répondant à cet e-mail.

Nous sommes impatients de passer trois jours inoubliables ensemble, de renforcer nos liens d'équipe et de créer des souvenirs impérissables !

Meilleures salutations,

[Votre nom]"

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Pourquoi est-ce un bon exemple ?

✅Le courriel comprend des informations sur l'hébergement, le transport et le lieu. Ce niveau de détail permet aux participants d'imaginer l'événement et de savoir à quoi s'attendre.

✅Le courriel est envoyé un mois à l'avance, ce qui donne à l'équipe suffisamment de temps pour planifier et préparer l'événement, ce qui augmente le taux de participation.

✅Le courriel contient un appel à l'action clair, demandant aux membres de l'équipe de confirmer leur participation.

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Exemple 6 : courriel de rappel pour un gala de bienfaisance

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" Objet : Rappel : Gala de charité demain !

Cher Edward,

Nous espérons que ce courriel te trouvera en bonne santé. Nous voulions t'envoyer un petit rappel concernant le gala de charité de demain soir.

Voici les détails de l'événement :

Date : 15 mai 2024

Heure : 18h00 - 21h00

Lieu : Grand Oak Manor, 123 Charity Avenue, Anytown, USA

Nous avons prévu une série d'activités passionnantes, notamment de la musique en direct, des ventes aux enchères et des conférenciers inspirants. Ta présence à l'événement renforcera considérablement nos efforts pour offrir une éducation de qualité aux enfants défavorisés.

N'oublie pas d'apporter tes billets et tout autre don que tu souhaiterais faire. Ensemble, nous pouvons donner à la prochaine génération les moyens d'agir grâce à l'éducation.

Si tu as des questions ou si tu as besoin d'aide, n'hésite pas à nous contacter à [email protected] ou à nous appeler au (555) 123-4567.

Nous te remercions encore une fois pour ta générosité et ton soutien. Nous avons hâte de vous voir demain au gala !

Meilleures salutations,

James Brown

Coordinateur d'événements

Charity Foundation"

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Pourquoi est-ce un bon exemple ?

✅Le courriel exprime la gratitude des destinataires pour leur soutien et souligne l 'importance de leur participation.

✅Il fournit des informations spécifiques sur l'événement.

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Pour conclure

Rappeler un événement à ton public est tout aussi important que de l'en informer initialement.

Il est crucial de partager toutes les informations nécessaires et de montrer les avantages de l'événement pour attirer les participants. Pour te faciliter la tâche, tu peux choisir l'un des exemples de cet article et l'adapter à tes besoins. Tu peux aussi rédiger ton courriel en quelques minutes en utilisant TextCortex 😏👇.

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Comment Text Cortex t'aide-t-il à rédiger un courriel de rappel d'événement ?

TextCortex est un outil d'IA qui peut simplifier de multiples tâches, notamment la rédaction de courriels.

Il possède une longue liste de fonctions conçues pour améliorer tes capacités d'écriture. Cet outil te guide facilement dans le processus d'écriture, du début à la fin.

Avec Textcortex, tu peux :

⚡Créer un courriel à partir de seulement 3 points.

⚡Corrige les éventuelles erreurs grammaticales et typographiques.

⚡ Développe lesphrases brèves pour en faire des paragraphes complets.

⚡Modifier, réécrireou paraphraser texte.

⚡Adapte le ton de ta voix en fonction de tes besoins grâce au changeur de ton.

⚡Stocke tous tes fichiers au même endroit grâce à la base de connaissances.

⚡Génère et traduis tes courriels dans plus de 25 langues.

⚡Écrire un email directement depuis ton navigateur sans avoir besoin de changer d'onglet.

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Tu vois ? La rédaction de courriels ne doit pas nécessairement être ennuyeuse et prendre beaucoup de temps.

Inscris-toi dès aujourd'hui et essaie !

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