Vous en avez assez de devoir créer de nouveaux e-mails à partir de zéro chaque fois que vous en avez besoin pour des choses comme l'organisation d'événements ?
Des stratégies d'envoi d'e-mails différentes pour des campagnes différentes sont nécessaires pour chaque opportunité commerciale.
Toutefois, composer ces courriels à la main peut constituer une perte de temps et de motivation.
Comme vous le savez peut-être, l'un des facteurs les plus importants pour convaincre les participants potentiels de s'inscrire à un tel événement est le niveau de personnalisation des e-mails d'invitation qui leur sont envoyés.
Selon les statistiques, environ 78 % des spécialistes du marketing utilisent déjà l'e-mail pour la communication personnalisée.
Aujourd'hui, nous allons vous expliquer comment inclure les e-mails de planification d'événements dans votre stratégie commerciale et ce qu'il faut inclure dans ces e-mails.
En outre, vous obtiendrez les 5 meilleurs courriels de sensibilisation à l'organisation d'événements templates à utiliser pour vos futures campagnes par courriel.
C'est parti !
Qu'est-ce que la sensibilisation par courriel pour l'organisation d'événements ?
La diffusion par e-mail est une stratégie utilisée dans l'organisation d'événements pour atteindre des clients potentiels, des partenaires ou d'autres parties prenantes afin de promouvoir un événement à venir.
Vous pouvez utiliser ce type d'e-mail pour faire connaître l'événement, susciter l'envie d'y participer et établir des relations avec des participants ou des sponsors potentiels.
En outre, les courriels de planification d'événements sont un excellent moyen de coordonner la logistique et de confirmer les détails avec les personnes impliquées dans l'événement.
La rédaction de ces courriels comprend généralement des détails tels que la date, l'heure, le lieu et d'autres informations pertinentes relatives à l'événement.
Ils peuvent également contenir des demandes de devis, d'estimations, etc.
Quand envoyons-nous des e-mails de planification d'événements ?
Lorsque vous envoyez des courriels de planification d'événements, vous devez donner aux vendeurs et aux lieux de réunion le temps de se préparer pour l'événement et laisser aux participants suffisamment de temps pour répondre.
Il serait donc préférable que vous envoyiez vos courriels de planification d'événements au moins un mois à l'avance.
Quels sont les avantages de l'envoi d'e-mails pour l'organisation d'événements ?
L'envoi de courriels pour l'organisation d'événements offre plusieurs avantages, notamment :
🎯Un gain d'efficacité - Vous permettre de contacter rapidement et facilement plusieurs vendeurs et sites pour trouver les meilleurs tarifs et services.
🎯Economies de coûts - Permet de comparer les devis et de trouver la meilleure offre en s'adressant à plusieurs vendeurs.
🎯Implification de l'organisation - Vous aide à rester organisé et à garder trace de tous les détails liés à l'événement.
🎯Imélioration de la communication - Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans l'événement sont sur la même longueur d'onde et sont au courant de tout changement ou mise à jour.
Et avant de passer à notre liste des 5 meilleurs messages de sensibilisation à l'organisation d'événements templates , vérifions d'abord ce qu'il faut inclure lors de leur rédaction.
Liste de contrôle des e-mails pour l'organisation d'un événement [+ exemples]
Les modèles standard s'appliquent à la majorité des e-mails. Cela signifie qu'il faut créer des lignes d'objet qui attirent l'attention, rédiger des corps d'e-mails attrayants et inclure un appel à l'action clair.
Dans cette section, nous aborderons les détails plus raffinés que vous devez intégrer à vos e-mails d'organisation d'événements, qui varieront en fonction de votre relation avec le destinataire de l'e-mail.
Remarque : En outre, chaque section comprend un exemple de la structure de données appropriée pour vous aider à créer rapidement et facilement votre propre templates.
C'est parti !
1. Le but de l'événement et son résultat attendu✔️
Lorsque vous planifiez un événement par courrier électronique, il est essentiel de définir ses objectifs et ses résultats. Cela permettra de s'assurer que tous les participants sont sur la même longueur d'onde et travaillent dans un but commun.
En outre, le facteur le plus important pour déterminer si vos destinataires sont intéressés ou non par l'événement est la transparence des informations fournies, telles que l'objectif de l'événement.
2. La date, l'heure et le lieu de l'événement✔️
L'inclusion d'informations pertinentes dans le courriel d'invitation, telles que le lieu, la date et l'heure de l'événement, est le deuxième aspect le plus crucial des courriels de planification d'événements.
3. Un programme détaillé des activités et des intervenants✔️
Lors de la planification d'un événement, il est essentiel d'inclure un agenda détaillé des activités et des intervenants dans un courriel adressé à toutes les personnes concernées.
Le calendrier indique les personnes qui seront présentes, les sujets qui seront abordés et les heures auxquelles les différents événements auront lieu.
Cela permet à chacun de planifier en conséquence et de garantir le bon déroulement de l'événement.
En outre, elle contribue à promouvoir un sens de l'organisation et encourage la participation active de chacun.
4. Une liste des fournitures et équipements nécessaires✔️
Un courriel de planification gagnerait à inclure une liste des fournitures et des équipements nécessaires pour plusieurs raisons.
Il permet de s'assurer que rien n'est oublié et que tout est comptabilisé.
Il peut également contribuer à rationaliser le processus de planification de l'événement, car tous les articles nécessaires peuvent être identifiés et commandés à l'avance.
De même, en veillant à ce que seuls les articles essentiels soient achetés ou loués, le fait de disposer d'une liste de fournitures et d'équipements peut aider à contrôler les coûts.
5. Le budget de l'événement et les détails sur la façon dont il sera financé✔️
Vous pouvez vous assurer que toutes les personnes impliquées comprennent clairement les coûts associés à l'événement et la provenance de l'argent en incluant des informations sur la manière dont l'événement sera financé.
L'inclusion de ces informations dans vos courriels peut également contribuer à prévenir tout malentendu ou litige.
6. Une chronologie des tâches et des échéances✔️
Il est utile d'inclure un calendrier des tâches et des échéances dans un courrier électronique relatif à la planification d'un événement, afin que les gens puissent s'y retrouver à l'avance.
Il offre un cadre dans lequel tout le monde peut travailler et maintient les gens sur la bonne voie.
Il peut également être utilisé pour rappeler aux gens leurs obligations et déléguer des tâches.
De plus, le fait de disposer d'un calendrier des tâches et des échéances permet à chacun de voir la progression du processus d'organisation de l'événement.
7. Coordonnées de tout vendeur ou partenaire impliqué dans l'événement✔️
Inclure les coordonnées de tous les vendeurs ou partenaires impliqués dans l'organisation de l'événement dans les courriels afin que chacun sache qui contacter en cas de questions ou de problèmes.
Ces informations permettent également de rationaliser la communication afin que toutes les parties reçoivent les mises à jour qui peuvent survenir au cours du processus de planification.
De même, le fait d'inclure les coordonnées des personnes à contacter permet de s'assurer que toutes les parties concernées disposent des informations nécessaires et que tout problème survenant est traité rapidement et efficacement.
8. Une invitation à l'événement avec un appel à l'action✔️
L'objectif de l'invitation à l'événement et de l'appel à l'action dans les e-mails de planification d'événements est d'inciter les gens à s'inscrire à l'événement.
Un "appel à l'action" est une demande directe au lecteur d'effectuer une action quelconque, comme visiter un lien, s'inscrire à un programme ou acheter quelque chose.
En incluant un appel à l'action dans vos courriels, vous augmentez la probabilité que les gens fassent l'action souhaitée.
En outre, il peut contribuer à accroître le trafic sur votre site web, ce qui peut entraîner une augmentation des ventes et des revenus.
9. Une enquête ou un questionnaire de suivi pour mesurer le succès de l'événement✔️
L'inclusion d'une enquête ou d'un questionnaire de suivi permet aux participants de donner leur avis sur le déroulement de l'événement et sur ce qui pourrait être amélioré pour les événements futurs.
L'enquête ou le questionnaire doit porter sur des sujets tels que la satisfaction générale à l'égard de l'événement, la mesure dans laquelle les objectifs de l'événement ont été atteints et les aspects à améliorer.
Ce retour d'information peut ensuite être utilisé pour planifier plus efficacement les événements futurs.
En outre, les résultats de l'enquête peuvent être utilisés pour fournir des preuves du succès de l'événement aux sponsors, aux bailleurs de fonds et aux autres parties prenantes.
5 Top Email Outreach pour l'organisation d'événements Templates à utiliser en 2023
1. Promouvoir votre modèle d'e-mail Keynote
Si vous utilisez le courrier électronique pour promouvoir votre discours, veillez à donner à votre public une raison claire et convaincante d'y assister.
Fournissez des détails sur l'événement, tels que les intervenants et les sponsors, ainsi qu'un lien vers la page d'inscription.
Veillez également à inclure des appels à l'action dans la description de votre événement et encouragez les lecteurs à agir et à s'inscrire.
2. Modèle de courriel pour l'annonce d'une conférence
Les courriels d'annonce de conférence sont un excellent moyen d'informer les gens des événements à venir.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour envoyer des invitations, des rappels et des mises à jour aux participants potentiels.
3. Modèle d'email de webinaire
Vous pouvez utiliser un modèle d'e-mail pour webinaire afin de promouvoir un webinaire à venir auprès des participants potentiels.
Fournissez plus d'informations sur le webinaire, partagez l'ordre du jour du webinaire et encouragez les gens à s'inscrire au webinaire.
Vous pouvez également utiliser un modèle d'e-mail de webinaire après le webinaire pour remercier les participants, fournir des informations de suivi et offrir des remises spéciales ou des bonus.
4. Modèle d'e-mail d'invitation exclusive
Les courriels d'invitation exclusive sont un excellent moyen de cibler un groupe spécifique de personnes susceptibles d'être intéressées par ce que vous proposez.
En outre, ils peuvent vous aider à créer un sentiment d'urgence et d'exclusivité autour d'un événement ou du lancement d'un produit.
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Par rapport à une campagne de courrier électronique plus générale, les courriers électroniques d'invitation exclusive peuvent contribuer à augmenter l'engagement et les taux de conversion.
5. Modèle de courriel d'invitation à un événement
Les courriels utilisés pour les invitations à des événements peuvent servir à inviter des destinataires à tout type d'événement, notamment un mariage, une conférence d'affaires, une remise de prix ou une fête d'anniversaire.
Ces e-mails contiennent généralement des informations sur l'événement, notamment la date, l'heure, le lieu et tout autre détail pertinent.
Veillez également à inclure un appel à l'action et à demander au destinataire de confirmer son invitation ou un lien vers un formulaire de confirmation en ligne.
Bonus : Rédiger des courriels d'organisation d'événements frais sans Templates
Templates sont un excellent moyen de disposer d'une version prête à l'envoi des courriels de planification d'événements.
Mais qu'en est-il de la génération automatique d'un courriel de planification d'événements templates à partir d'une liste à puces d'informations pertinentes ?
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