Visste du att en av de största konsekvenserna av en dålig kandidatupplevelse är att man helt enkelt inte får något svar? 

Överraskande nogfår nästan 75% av de arbetssökande inget svar efter att ha skickat in sin ansökan, och cirka 60% lämnas i ovisshet efter intervjun.

Även om det kanske inte är den mest lustfyllda aktiviteten är det viktigt att svara på en jobbansökan för att bevara ditt företags goda rykte. 

Oroa dig inte om det verkar svårt; den här artikeln visar hur du skriver ett avvisande e-postmeddelande på ett respektfullt sätt.

Är du redo att börja?

Kom igen!

Varför ska du skicka e-post om avslag?

Kandidater investerar mycket tid och kraft i att söka och intervjua för ett jobb. Ett e-postmeddelande om avslag är därför ett artigt sätt att bekräfta deras ansträngningar.

Det visar respekt för den tid de har lagt ner. Dessutom är det en viktig och professionell praxis att skicka ett avvisande e-postmeddelande av två huvudsakliga skäl:

⭐Upprätthåller ett positivt rykte - Även om det är obehagligt kan ett professionellt och artigt e-postmeddelande om avslag lämna ett positivt intryck. Detta kan påverka hur den sökande uppfattar företaget och kan leda till att de delar med sig av sina erfarenheter till andra.

⭐Att bygga upp en framtida talangpool - Du kan lämna dörren öppen för utmärkta personer som kanske inte passar för den aktuella tjänsten men som kan vara bra för framtida chanser. Att hålla dessa sökande motiverade är avgörande för att bygga upp en stark talangpool.

Även om det kan vara lättare att undvika att svara helt och hållet, rekommenderar vi inte det. Kort sagt, att skicka ett e-postmeddelande om avslag är en utmärkt metod. Det är en enkel men effektiv teknik för att behålla professionalism, respekt och en positiv varumärkesimage under anställningsprocessen.

När ska du skicka ett e-postmeddelande om avslag?

Om ni kommer överens om att kontakta en kandidat inom en eller två veckor, se till att ni håller er till den tidsramen. 

Dröj inte längre än så eftersom det kan leda till en negativ kandidatupplevelse. Långvarig osäkerhet är definitivt ingen trevlig känsla, och innan du ger ett löfte bör du tänka efter:

▶️Number av kandidater - Om du har ett stort antal kandidater att intervjua bör du vara realistisk när det gäller hur lång tid det kommer att ta att utvärdera dem alla.

▶️Decision Beslutsprocess - Förstå stegen i din organisations beslutsprocess. Detta inkluderar tid för intervjuer, interna diskussioner och kanske flera intervjuomgångar.

▶️Company policy och förfaranden - Var medveten om eventuella företagspolicyer eller HR-rutiner som kan påverka tidslinjen. Vissa organisationer kan ha obligatoriska väntetider eller ytterligare steg i sin rekryteringsprocess.

▶️Availability av viktiga beslutsfattare - Fastställ tillgängligheten för alla beslutsfattare som är involverade i rekryteringsprocessen. Deras scheman kan påverka hur snabbt ett slutgiltigt beslut kan fattas.

Kom ihåg att det är bättre att ge en något längre uppskattning och svara tidigare än att ge ett löfte och inte hålla det. 

Om du anger en realistisk tidsram för att återkoppla till kandidaterna kan du hantera kandidaternas förväntningar och upprätthålla ditt företags professionalism.

Hur skriver man ett e-postmeddelande om avslag?

Låt oss kolla in 5 steg för att skriva ett avslagsmejl.

Steg 1: Inkludera befattning i ämnesraden

Ämnesraden ska tydligt ange vad e-postmeddelandet handlar om. 

Undvik att använda vaga termer som kan leda till missuppfattningar. 

Innan du öppnar e-postmeddelandet bör kandidaten veta att det handlar om deras jobbansökan. 

Här är några tips för hur du skriver ämnesraden:

👉Skriv i en neutral ton - Ämnesraden bör vara neutral och professionell. Den ska varken väcka orealistiska förväntningar eller låta hård. Undvik att använda ett språk som uppfattas som informellt eller alltför formellt, eftersom det kan missuppfattas.

👉Kortfattat - Gå rakt på sak och ta direkt upp den specifika jobbtitel som den sökande sökt i din ämnesrad.

👉Använd tydligt språk - Undvik språk som kan uppfattas som att det pekar på ett positivt resultat, t.ex. "Spännande nyheter om..." eller "Uppdatering av din ansökan...". Detta kan leda till att kandidaten blir besviken när hen läser det faktiska innehållet.

‍

Exempel:

1. "Ansökan till tjänsten som UI/UX-designer - Beslut från [Företagets namn]"
2. "Position som revisor - meddelande om avslag från [företagsnamn]"
3. "Roll som innehållsskapare - resultat på [företagsnamn]"

Steg 2: Anpassa öppningen

Personalisering kan mildra effekten av ett avvisande. 

En kandidat kommer sannolikt att uppskatta det faktum att företaget tog sig tid att uppmärksamma dem individuellt, vilket resulterar i en trevligare helhetsupplevelse med organisationen. 

Prova dessa tre tips för att anpassa inledningen av ditt e-postmeddelande:

👉Använd kandidatens namn - Börja mejlet med en hälsning följt av kandidatens förnamn.

👉Nämn detaljer - Om möjligt, nämn en specifik detalj från deras ansökan eller intervju.

👉Tacka den sökande - Erkänn den ansträngning de lagt ner på ansökningsprocessen och tacka dem för det.

‍

Exempel:

1. "Dear Jim,

Tack för att du delade med dig av dina insikter om att använda AI inom designområdet under vår diskussion..."
2. "Dear Alex,

Det var ett nöje att få höra om dina färdigheter inom innehållsskapande under vår senaste diskussion. Din entusiasm för storytelling i rollen som Content Creator på vårt företag var uppenbar och uppskattad ..."
3. "Kära Cuddy,

Vi är tacksamma för att du sökte tjänsten som revisor på vårt företag och för det insiktsfulla samtal vi hade om din erfarenhet av ekonomisk förvaltning. Din uppmärksamhet på detaljer och expertis kom tydligt fram i våra interaktioner ..."

‍

💡ProTips

TextCortex kan du enkelt skapa en digital personlighet som matchar din skrivstil! Ange bara bakgrundsinformation och ett exempel på din text, så skapar TextCortex en persona som låter och skriver precis som du. 

Du kan också välja en av de befintliga personerna 👇

Steg 3: Leverera nyheterna

Hur svårt det än är så är poängen med ett e-postmeddelande om avslag att leverera de dåliga nyheterna, så det är bäst att vara uppriktig och komma till saken tidigt. Jag vet att det svåraste är att berätta för en kandidat att de inte blev utvalda.

Följ dessa tips för att göra det på rätt sätt:

👉Använd positivt språk - Skriv dina meningar på ett positivt sätt när det är möjligt. Istället för att säga "Tyvärr har du inte blivit utvald" kan du till exempel säga "Vi var tvungna att göra några svåra val på grund av den exceptionella kompetensen hos alla våra kandidater."

👉Var direkt - leverera din huvudpoäng utan onödiga omskrivningar.

‍

Exempel:

1. "Efter noggrant övervägande måste vi tyvärr meddela dig att vi inte kommer att gå vidare med din ansökan. Beslutet var en utmaning på grund av den höga kalibern av sökande."
2. "Tyvärr har vi valt att gå vidare med en kandidat vars erfarenhet stämmer bättre överens med våra nuvarande projektbehov."
3."Vi beklagar att behöva meddela dig att vi har beslutat att gå vidare med en annan kandidat för denna roll. Din erfarenhet av marknadsföringsstrategi var imponerande, och vi stod inför ett svårt beslut."

‍

💡ProTips

Behöver du hjälp med din skrivton? TextCortex kan hjälpa dig. 

Skriv din text, markera det du vill förbättra och välj den ton som passar dina behov👇

Steg 4: Förklara beslutet

Att ange ett skäl till avslag kan ge nyttig feedback till den sökande. 

Det hjälper dem att identifiera förbättringsområden eller klargöra varför de inte var bäst lämpade för just den här rollen. 

En förklaring bidrar också till att säkerställa en transparent rekryteringsprocess. 

👉Var ärlig - Ge ett riktigt skäl till avslaget, men se till att det framförs på ett respektfullt och artigt sätt. Undvik starkt kritiska eller personliga kommentarer.

👉Om möjligt, var specifik - Om det finns en specifik, konstruktiv förklaring som kan uttryckas (t.ex. ett krav på erfarenhet inom ett visst område) kan det vara bra att nämna den.

👉Håll det professionellt - Om du inte vill prata om detaljer, håll det allmänt och professionellt. Du kan till exempel säga att du valde en kandidat vars erfarenhet är mer relevant för rollens nuvarande krav.

👉Var fokuserad - En lång lista med detaljer kan vara överväldigande eller förvirrande. Håll dig till de huvudargument som är viktigast för anställningsbehovet.

‍

💡ProTips

Med TextCortex är det lika enkelt att skriva ett helt e-postmeddelande som att bara skriva tre viktiga punkter. Hur fungerar det? Formulera dina huvudpunkter i punktform så tar TextCortex hand om det 😏

‍

Exempel:

1. "Efter noggrant övervägande har vi beslutat att gå vidare med en kandidat som har mer direkt erfarenhet av den specifika typ av projekt som vårt team för närvarande hanterar. Vi tror att denna erfarenhet kommer att vara avgörande för våra kommande utmaningar."
2. "Vårt beslut var särskilt svårt på grund av den höga standarden på bidragen, men vi har valt en kandidat vars stil och erfarenhet stämmer bättre överens med vår nuvarande varumärkesinriktning. Ditt tillvägagångssätt var mycket kreativt och vi blev verkligen imponerade av ditt arbete."
3. "Vi valde i slutändan en kandidat som har mer omfattande erfarenhet av molninfrastruktur, vilket är ett viktigt fokus för denna roll med tanke på våra nuvarande organisatoriska behov. Dina färdigheter inom nätverkshantering och säkerhet var imponerande."

Steg 5: Uppmuntra framtida möjligheter

Att uppmuntra kandidater till framtida möjligheter i ditt e-postmeddelande om avslag är bra eftersom de kan passa bra för en framtida anställning. 

Denna teknik hjälper inte bara ditt företag att identifiera potentiella medarbetare utan ger också kandidaten en bra upplevelse.

👉 Bekräfta deras färdigheter - Lyft fram de styrkor som imponerade på dig. Du kan säga "Din kreativa inställning till problemlösning är fantastisk!"

👉Ge möjlighet till jobbvarning - Om ditt företag har ett jobbvarningssystem kan du uppmuntra de anställda att registrera sig så att de får besked om nya lediga tjänster.

👉Anpassa budskapet - Om du har lagt märke till ett område där kandidaten utmärker sig, rekommendera att de söker efter möjligheter inom det området.

‍

Exempel:

1. "Tack än en gång för ditt intresse för UI UX Designer-rollen på vårt företag. Även om vi inte går vidare med din ansökan för denna position, var vi särskilt imponerade av din problemlösningsförmåga. Vi ser stor potential i din profil och skulle välkomna din ansökan för framtida roller som bättre kan anpassas till dina unika talanger. Vi uppmuntrar dig att hålla kontakten med oss via vår karriärsida och överväga att söka igen."
2. "Vi uppskattade verkligen att få lära känna dig genom den här processen. Även om det inte passar just nu hoppas vi att du överväger att ansöka om framtida möjligheter hos oss, eftersom dina talanger är värdefulla."

Att göra

✅Var snabb - Skicka e-postmeddelandet om avslag så snart beslutet har fattats för att se till att kandidaten inte sitter och väntar oroligt.

✅Agera med empati - Ett avvisande e-postmeddelande kan vara slutet på en kandidats resa med ditt företag för tillfället, men ett empatiskt svar kan skapa ett positivt bestående intryck och påverka deras syn på ditt företag.

✅Var stödjande - Om möjligt, ge feedback som kan hjälpa den sökande med framtida ansökningar. Det kan förbättra den övergripande kandidatupplevelsen.

✅Avsluta ditt e-postmeddelande på ett positivt sätt - Se till att ditt e-postmeddelande om avslag är professionellt, respektfullt och informativt; det kan vända en hemsk upplevelse till en positiv.

Vad man inte får göra

❌Använd inte hårda ord - Undvik att använda ord som kan tolkas som kritik av kandidatens kvalifikationer eller personlighet.

❌Undvik jämförelser - Jämför inte kandidaten direkt med andra. Fokusera på deras ansökan i förhållande till jobbkraven.

❌Ge inte falska förhoppningar - Undvik att göra uttalanden som kan uppfattas som en inbjudan att söka samma tjänst inom en snar framtid om det inte är din avsikt.

‍

Mall

"Ämne: Your Application for Social Media Coordinator at [Company Name]


Dear Emily,


Tack för att du sökte tjänsten som Social Media Coordinator på vårt företag och för de genomtänkta idéer du delade med dig av under din intervju. Din passion för digital marknadsföring framgick tydligt.


Vi beklagar att behöva informera dig om att vi har valt att gå vidare med en annan kandidat för den här rollen. Det var ett utmanande beslut eftersom vi hade många duktiga sökande. Vi var särskilt imponerade av din kreativitet och dina engagemangstrategier, men vi har valt en kandidat vars erfarenhet av storskaliga digitala kampanjer bättre matchar våra nuvarande behov.


Din kompetens och entusiasm är beundransvärd, och vi tror att de kommer att hjälpa dig väl i din karriär. Vi uppmuntrar dig att ansöka till framtida lediga tjänster som ligger i linje med din expertis. Vi ser en stor potential i ditt arbete och skulle gärna överväga din ansökan igen.


Tack än en gång för ditt intresse att bli en del av vårt team. Vi önskar dig lycka till på din fortsatta karriärresa och ser fram emot möjligheten att arbeta tillsammans i framtiden.


Varma hälsningar,

[Ditt namn]

[Din befattning]

[Företagets namn]"

Hur skriver man ett e-postmeddelande om avslag med TextCortex?

TextCortex kan hjälpa dig med alla dina skrivuppgifter, inte bara att skriva avvisande e-postmeddelanden. 

Detta AI-drivna verktyg erbjuder dig många funktioner som kan hjälpa dig att förbättra dina skrivkunskaper.

Det ger dig möjlighet att:

🔥Skriv om eller parafrasera vilken text du vill utan att ändra dess ursprungliga betydelse.

🔥Ändratonen i ditt skrivande för att återspegla din föredragna stil, formell, avslappnad eller professionell.

🔥Utveckla dina idéer till längre artiklar som ger mer information.

🔥Sammanfatta Dela upp långa texter i enkla, informativa sammanfattningar som innehåller all viktig information.

🔥Skapa en kunskapsbas och snabbt organisera artiklar eller filer och lagra dem på ett ställe.

🔥Du kan enkelt översätta text till över 25 språk eller skriva den direkt på flera språk.

TextCortex ger tre bekväma sätt att använda: a Chrome extension, en skrivbordsapplikationoch en webbapplikation. Dessutom välkomnas nybörjare med 100 skapelser när de registrerar sig.

‍

Vänta inte längre utan registrera dig redan idag!