7 bästa metoder för att skriva policyer och rutiner

Om du någonsin har misstänkt att dina medarbetare inte förstår företagets regelverk är du förmodligen något på spåren. 

Om du inte ser någon större förankring eller genomförande av förändringar inom organisationen är det troligt att många medarbetare inte följer policyerna som det var tänkt. 

Så vad ska man göra åt det?

Börja med att läsa den här artikeln och se vilka av de 7 bästa metoderna för att skriva policyer och rutiner som du kan integrera i din skrivprocess.

Vi börjar!

Varför är det viktigt att skriva policies och procedurer på rätt sätt?

Välskrivna policyer och förfaranden garanterar konsekvens och tydlighet i hur aktiviteter genomförs. 

Det leder till färre missförstånd och misstag bland medarbetarna.

Vad mer kan du få?

✒️Better Konfliktlösning - Genom att definiera lämpliga åtgärder och kanaler för att ta upp problem inom verksamheten kan meningsskiljaktigheter och tvister lösas mycket snabbare.

✒️Trustworthy Företagets rykte - Korrekt skrivna policyer och rutiner återspeglar väl organisationens professionalism och integritet. Det kan förbättra dess rykte internt och externt.

✒️Förbättrad produktivitet - Om du ger dina medarbetare tydliga regler och instruktioner kan arbetsflödet förenklas.

✒️Protection Mot krav från anställda - Om en anställd lämnar in ett krav eller en tvist kan du använda dessa policyer och rutiner som bevis på de åtgärder som utförts och resonemanget bakom dem.

Vad är skillnaden mellan policy och procedur?

Även om bästa praxis för att skriva policyer och förfaranden kan tillämpas på båda, har de några grundläggande skillnader.

7 bästa metoder för att skriva policyer och rutiner

Låt oss ta en titt på några av de bästa metoderna för hur man korrekt skriver policyer och rutiner.

‍

1. Identifiera problem och hitta deras lösningar

En bra början är att fundera över vilka problem som skulle kunna uppstå om det inte fanns några riktlinjer. Detta kan hjälpa dig att utveckla de faktiska riktlinjerna och förfarandena.

Om du identifierar dessa potentiella problem kan du bättre förstå de områden där regler behövs mest brådskande och skräddarsy policyn för att ta itu med specifika utmaningar.

Låt oss säga att du har ett problem med inkonsekvent hantering av kund klagomål. Nedan kan du se hur det problemet påverkar skapandet av policyer och hur det påverkar skapandet av rutiner.

💡ProTips

Förutom att hjälpa till med dina skrivuppgifter kan Textcortex:s funktion Zeno Chat svara på dina frågor! Ställ bara en fråga så får du den information du behöver ⚡

ZenoChat fungerar på 10 000+ plattformar inklusive Notion, Google Docs, Gmail, Outlook och många fler, vilket ökar produktiviteten och underlättar skrivandet av rutiner.

2. Skapa kategorier

Efter att ha identifierat möjliga frågor som policyer och rutiner bör behandla är det bra att kategorisera dem för tydlighetens och strukturens skull. Vanliga kategorier kan vara säkerhet, schemaläggning, uppförande, lön och semester eller ledighet.

Fördelar? Här är några av dem:

✔️Categories gör det möjligt för anställda att snabbt identifiera vilken typ av policy eller procedur de behöver

✔️Categorization hjälper dig att täcka in alla viktiga teman och områden inom organisationen

✔️As organisationen expanderar, gör väldefinierade kategorier det enkelt att expandera och lägga till nya policyer och rutiner samtidigt som dokumentationssystemet förblir konsekvent och sammanhängande

‍

3. Gör dem tydliga

Se till att era riktlinjer och förfaranden är tydliga. Om du gör det kommer medarbetarna att förstå vad som förväntas av dem, vilket eliminerar förvirring och risken för fel eller missförstånd. Dessutom kan de:

✔️ Främja konsekvens i beslutsfattande och beteende i hela organisationen och visa rättvisa och jämlikhet bland de anställda

✔️ Minska juridiska risker genom att säkerställa efterlevnad av regler och standarder. Det kan minimera sannolikheten för rättsliga utmaningar eller påföljder.

✔️ Öka transparensen och ansvarstagandet, vilket leder till ökat förtroende mellan anställda och ledning

✔ Effektivisera verksamheten genom att ge tydliga instruktioner för hur uppgifter ska utföras och utmaningar hanteras på ett framgångsrikt sätt

💡ProTips

TextCortex kan du expandera dina idéer och meningar och skapa mycket mer detaljerat innehåll. Skriv bara in en mening som kräver ytterligare utveckling och sedan copy den utökade versionen i ditt föredragna skrivutrymme 👇

4. Använd ett enkelt språk

Du vill väl att alla dina anställda ska läsa och förstå de policyer och rutiner som du skriver? Se i så fall till att de är lätta att ta till signär du kan.

Prova detta tillvägagångssätt:

Hur kan du dra nytta av att använda den här tekniken?

✔️Employees kan snabbt ta till sig den information de behöver, vilket leder till smidigare verksamhet och färre fel vid genomförandet av aktiviteter som beskrivs i policyer och rutiner.

✔️Employees kan koncentrera sig på sina uppgifter istället för att avkoda komplexa eller otydliga instruktioner.

✔️When policyer och rutiner är enkla att förstå, medarbetarna behöver mindre utbildningstid för att lära sig och tillämpa dem, vilket sänker utbildningskostnaderna för företaget.

✔️New medarbetare kan enkelt komma ikapp med organisationens förväntningar och standarder.

‍

💡ProTips

Om du är orolig för att låta alltför formell eller använda komplicerat språk, är TextCortex:s Tone Changer-funktion här för att hjälpa dig! Med över 10 olikatonlägen för olika tillfällen kan du enkelt justera din skrivstil till din avsedda målgrupp och ditt syfte 🚀

5. Håll dem uppdaterade

Det är viktigt att hålla era policyer och rutiner uppdaterade regelbundet. Här är skälen till det:

✔️Laws, föreskrifter och branschstandarder ändras över tiden. Genom att uppdatera era regler och rutiner kan ni garantera att ni uppfyller gällande lagkrav.

✔️Your verksamheten förändras också, så vissa policyer och rutiner kan bli föråldrade eller irrelevanta. Regelbundna revideringar säkerställer att dokumentationen på ett korrekt sätt representerar nuvarande praxis och mål.

✔️Outdated policyer och rutiner kan minska produktionen och effektiviteten. Genom att hålla dem uppdaterade kan ni effektivisera rutiner na och minska antalet onödiga steg.

✔️Keeping uppdaterade policyer och förfaranden säkerställer att personalen är informerad om de senaste kraven och standarderna.

‍

6. Se till att du använder ett konsekvent format

Behåll en konsekvent vokabulär, formatering och stil genom hela texten. Hur säkerställer man konsekvens?

✔️Use samma typsnitt och storlek

✔️Implement rubriker

✔️Use punktlistor

✔️Use tabeller i tillämpliga fall

✔️Use bilder

‍

Alla dessa metoder hjälper till att kommunicera svår information mer effektivt, så att medarbetarna lätt kan förstå ämnet. Denna tydlighet förbättrar läsningen och förståelsen, så att medarbetarna kan ta till sig den avsedda informationen utan problem.

‍

7. Sök feedback

Du bör be dina anställda om feedback. Om du gör det kan du få värdefulla insikter om hur väl policyer och förfaranden förstås och genomförs i praktiken.

Denna typ av feedback kan:

✔️Help identifiera platser där policyer är otydliga eller förvirrande, förfaranden är ineffektiva eller där vissa policyer inte på rätt sätt tar itu med specifika utmaningar på arbetsplatsen

✔️You kan få förslag eller idéer om hur de kan förbättras

✔️You kan förbättra dina relationer med dina kollegor genom att be dem delta i utarbetandet av policyer och förfaranden

‍

För att avsluta

Policyer och rutiner kanske låter tråkiga, men det är viktigt att se dem som instrument. För vad? Jo, för att styra beteenden, öka efterlevnaden och bygga upp en positiv arbetsplatskultur genom att fokusera på tydlighet.

Lyckligtvis finns det ett verktyg som kan hjälpa dig med denna skrivuppgift och göra den mycket enklare för dig.

Träffa TextCortex!

‍

Hur kan TextCortex hjälpa dig att skriva policyer och rutiner?

TextCorex är inte bara till för att skriva policyer och rutiner; det är ett AI-skrivverktyg som hjälper dig med många olika skrivuppgifter. Från att skapa fängslande marknadsföringsinnehåll till att förfina akademiska artiklar - med TextCoretex kan du göra allt:

✏️Skriv om Meningar - TextCortex gör det enkelt att skriva om stycken eller meningar, vilket ger en ny vinkel utan att äventyra den ursprungliga betydelsen.

🌪️Adjust Tone - Ändra tonen i det du skriver så att det passar din stil, oavsett om den är formell, avslappnad eller professionell.

💥 Utvecklaidéer till artiklar - omvandla korta koncept till djupgående artiklar som ger läsarna detaljerad information.

🔥Sammanfatta innehåll -TextCortex kan sammanfatta långt innehåll till korta, pedagogiska sammanfattningar som behåller all relevant information.

🧠Establish Kunskapsbas - Organisera snabbt artiklar eller filer och spara tid på att leta efter dem.

🌍Översätt innehåll - Med AI-driven översättning kan du snabbt översätta text till över 25 språk eller skriva den direkt på flera språk.

TextCortex erbjuder dig tre användningssätt: a Chrome extension, ett skrivbordsprogramoch en webbaserad applikation. Nya användare välkomnas dessutom med 100 gratis skapelser vid registrering.

Registrera dig idag och sätt stopp för dina skrivproblem!