Har du någonsin fått ett e-postmeddelande som avslutades med en passiv-aggressiv eller överdrivet vänlig hälsning?
Jag vet att jag gjorde det, och jag kan inte bestämma mig för vilken som är värst.
Om du inte vill göra ett sådant intryck med din e-post har du kommit till rätt ställe.
I den här artikeln visar vi dig hur du avslutar ett e-postmeddelande och varför det är så viktigt.
Låt oss dyka in!
Varför är det viktigt att stänga ett e-postmeddelande på rätt sätt?
Att korrekt stänga ett e-postmeddelande är en kritisk komponent som ofta får mindre uppmärksamhet än dess öppning.
Om du är uppmärksam på det kan du göra det:
🌸 Lämna ett bestående intryck.
🌸 Visa Professionalism.
🌸 Sätt tonen för önskvärda resultat.
🌸 Etablera kopplingen.
Dessutom är avslutningen av ditt e-postmeddelande ett tillfälle att använda en uppmaning till handling eller subtilt påminna mottagarna om nästa steg.
Detta strategiska drag kan styra mottagaren mot den avsedda responsen eller åtgärden, och du kan öka effektiviteten i din kommunikation.
Svårigheten med att skriva en lämplig avslutning är dock att hitta den perfekta mixen mellan att vara professionell och att lägga till lite äkthet.
För att uppnå denna mix krävs:
✔️ ett genomtänkt beaktande av sammanhanget
✔️ relationen med mottagaren,
✔️ och den avsedda tonen i meddelandet.
Nu när du vet varför det är viktigt att tänka på hur du avslutar ditt e-postmeddelande ska vi se hur du avslutar ett e-postmeddelande för att uppnå dessa resultat.
Hur stänger man ett e-postmeddelande?
Följ dessa 3 steg för att avsluta ett e-postmeddelande på rätt sätt.
Steg 1: Använd lämplig avslutningsfras
Avslutningsfrasen är den sista meningen du säger innan du avslutar. Målet är att upprepa syftet med ditt e-postmeddelande och uppmuntra läsaren att svara.
Du kan också uttrycka tack eller tacksamhet i slutet av e-postmeddelandet.
Avslutningsfraser för formella e-postmeddelanden
För professionella e-postmeddelanden kan du prova dessa exempel:
✔️ "Tack för att du tog dig tid att överväga min förfrågan. Jag ser fram emot att få din uppdatering den här veckan!"
✔️ "Tack för att du tog dig tid att träffas! Jag ser fram emot att träffa dig den [datum och tid].
✔️ "Tack för att du träffade mig igår. Jag kommer att informera dig om nästa steg i slutet av veckan."
✔️ "Tack för ert samarbete i denna fråga!"
✔️ "Vi ber än en gång om ursäkt för eventuella olägenheter."
✔️ "Låt mig veta om det är acceptabelt för dig."
Avslutningsfraser för informella e-postmeddelanden
Prova dessa exempel på informella e-postmeddelanden:
✔️"Jag är så glad att vi träffades efter så lång tid! Jag hoppas att vi kommer att umgås mer."
✔️"Glöm inte att ta med [--]. Vi ses i morgon!"
✔️"Tack så mycket/a miljon/a ton."
✔️"Ledsen för besväret."
✔️"Skriv snart!"
Topp 4 avslutningsfraser att undvika
Det är mycket viktigt att inte låta passiv-aggressiv och att använda så enkla uttryck som möjligt.
Därför har vi valt ut 4 fraser som du bör undvika:
❌ "Tveka inte att kontakta mig" - Använd i stället ett mer direkt tillvägagångssätt, t.ex. "Kontakta oss gärna om du har några frågor.
❌ "Vänligen observer a" - Detta juridiskt klingande ord är nästan alltid onödigt.
❌ "Under separat omslag" - Detta är en gammal fras och det är bättre om du bara säger "Jag skickar [namn på dokumentet eller filen] separat..."
❌ "Som ovan" - Om du vill betona något i slutet av ett e-postmeddelande är det mycket bättre att sammanfatta innehållet än att låta mottagaren läsa allt igen.
💡Proffstips
Du kan snabbt skapa den stängning du önskar med Zeno Chat genom att bara skriva in en uppmaning. 😏
Nu när du vet vilka fraser du ska använda kan vi gå vidare till sign-offs.
Steg 2: Välj korrekt avregistrering
En e-postsignatur är en kort fras som du använder för att avsluta ditt e-postmeddelande innan du lägger till ditt namn och din signatur.
Naturligtvis finns det termer som är lämpliga för affärsmejl och andra som du kan använda i informell korrespondens.
Å andra sidan är vissa fraser lämpliga för båda situationerna, förutom de som tydligt tillhör en av de två grupperna.
Låt oss gå igenom godkännandena för varje scenario!
Sign-offs för formella e-postmeddelanden
Prova några av dessa:
✔️ "Med vänliga häls ningar" - Denna konventionella signatur är populär eftersom den avslutar ett e-postmeddelande i en trevlig, men ändå formell, ton.
✔️ "Hälsningar" - Denna fras, tillsammans med dess versioner av varm hälsning, vänlig hälsning och bästa hälsning, förmedlar ett tydligt, positivt budskap samtidigt som den följer normerna för professionell kommunikation.
✔️ "Bästa häls ningar" - Använd denna sign-off för kunder, leverantörer eller kollegor om din bransch eller ditt företag har en mer formell kultur. Bästa hälsningar är också perfekt för e-postmeddelanden som innehåller jobbansökningar och personliga brev.
Sign-offs för informella e-postmeddelanden
Om du skriver ett informellt e-postmeddelande, använd dessa:
✔️ "Cheers" - Detta är ett vänligt sätt att avsluta ett e-postmeddelande.
✔️"Take care" - Denna sign-off förmedlar att ni har en ganska nära relation, men inte för nära.
✔️"Talk soon" - Du bör endast använda denna signatur om du har för avsikt att prata med individen inom kort.
✔️"Catch you later" - Detta är mycket likt "Talk soon" och du bör använda det när du förväntar dig att träffa personen snart.
Topp 5 Sign-offs att undvika
Eftersom en sign-off i e-post måste göra ett gott intryck på mottagaren är det bäst att undvika vissa sign-offs. Använd inte dessa:
❌ "Tack på förhand" - Denna avslutning kan uppfattas som manipulativ eller passiv-aggressiv eftersom den indikerar någon form av krav.
❌ "Your truly" - Du tillhör inte mottagaren på riktigt och det låter som om du försöker tvinga fram en närmare relation.
❌ "XOXO" - Denna sign-off är för personlig om du inte skickar ett e-postmeddelande till din partner eller en nära familjemedlem.
❌ "Hoppas det låter vettigt" - Det spelar ingen roll vilket e-postmeddelande du skriver, denna sign-off är passiv-aggressiv och du bör inte använda den.
❌ "Emojis" - Emojis är tillåtna i professionell kommunikation, men det är bäst att undvika att använda dem i din signatur.
💡Proffstips - Tonväxlare
Med Zeno Chat kan du till och med skapa en persona och välja vilken ton du vill använda. ⚡
Steg 3: Lägg till en signatur
E-postmeddelanden som avslutas med en formell signatur framstår helt enkelt som mer tillförlitliga och professionella.
Med en signatur visar du mottagaren att du har tagit dig tid och ansträngt dig för att inkludera användbar kontaktinformation.
Även om affärsmejl kräver en viss form av signatur, är detta inte fallet för informella e-postmeddelanden. För dem är namnet tillräckligt.
Ta en titt på dessa fördelar med signaturen:
🌸 E-postsignaturer gör det enkelt för andra att nå dig.
🌸 Du kan få nya följare på sociala medier.
🌸 Du kan göra ditt varumärke och din logotyp minnesvärda.
Hur skapar man en professionell e-postsignatur?
Använd denna checklista för att skapa en signatur för företagsmejl:
✅För- och efternamn
✅ Företagets namn och adress
✅Din yrkestitel på det nämnda företaget
✅Företagets logotyp
✅Kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, officiell webbplats)
✅ Länkar till sociala medier
✅En artig avslutande mening
För att avsluta
Vem skulle ha trott att de sista meningarna har så stor betydelse?
Som du kan se räcker det inte med att bara fokusera på innehållet eller formatet i e-postmeddelandet.
Hur du avslutar e-postmeddelandet avgör hur innehållet i e-postmeddelandet kommer att uppfattas.
Vore det inte trevligt om du hade ett verktyg som låter dig enkelt ställa in en uppmaning att skriva din e-postavslutning i den ton du vill ha?
Då har vi en för dig!
Hur stänger man ett e-postmeddelande med TextCortex?
TextCortex är ett allt-i-ett AI-skrivverktyg som gör att du kan skapa en mängd olika typer av innehåll.
Med detta verktyg kan du enkelt:
🚀Skapatext baserat på dina preferenser med Zeno Chat
🚀Ta framen persona som representerar ditt varumärke
🚀Analyseraditt innehåll och få förslag på hur du kan anpassa ditt e-postmeddelande till din tänkta målgrupp
🚀Justeradin ton, förbli professionell och få olika idéer till förbättringar
🚀Se till att din grammatik och stavning är korrekt
🚀Parafrasera, sammanfatta och skriva om din text
🚀Använd 60+ anpassningsbara templates som täcker en mängd olika kategorier
🚀Översätt din text till 25+ språk
TextCortex är tillgänglig både som en webbapplikation och som ett tillägg till Chrome .
Låter det inte hjälpsamt?
Registrera dig idag och stäng e-postmeddelandet som ett proffs!
Fortsätt lära dig
6 trender inom e-postmarknadsföring som du bör känna till
.webp)
