Att skriva ett bekräftelsemejl kan verka enkelt, men det är ett avgörande steg för att bygga och upprätthålla positiva relationer med kunder, klienter, partners osv.
Dessutom ger det en möjlighet att uttrycka tacksamhet, skapa förtroende och stärka ditt varumärkes identitet.
Många kämpar dock med att hitta rätt ton, undvika klichéer och generiska fraser och anpassa innehållet.
Om du befinner dig i ovanstående situation behöver du inte oroa dig längre.
Vi visar dig 6 steg för att skriva ett bekräftelsemejl som hjälper dig att uppnå dina kommunikationsmål.
Låt oss dyka in!
Vad är ett bekräftelsemeddelande?
Ett bekräft elsemeddelande är ett e-postmeddelande som du skriver för att bekräfta att du har tagit emot ett meddelande, dokument, begäran etc. från en avsändare.
Det är som en digital tumme upp som täcker olika scenarier, inklusive affärstransaktioner, jobbansökningar, kundsupport och samarbetsprojekt.
💡 Not
Även om de är väldigt lika får du inte förväxla ett bekräftelsemeddelande med ett bekräftelsemeddelande.
De är båda typer av svar på mottagen kommunikation, men de tjänar lite olika syften.
Medan både bekräftelse- och bekräftelsemeddelanden bekräftar mottagandet av information ,
- bekräftelsemail fokuserar mer på att uttrycka tacksamhet och upprätthålla positiva relationer.
- Bekräftelsemail bekräftar däremot att en transaktion eller uppgift har slutförts och innehåller information om resultatet.
Varför är bekräftelsemail viktiga?
Bekräftelsemail spelar en avgörande roll för effektiv kommunikation, eftersom de hjälper till att
✨ bygga förtroende,
✨ uppmuntra öppen kommunikation
✨ hantera förväntningar,
✨ förbättra yrkesmässiga relationer och
✨ försäkra avsändaren om att meddelandet har nått den avsedda mottagaren.
💡 Not
Försök att skicka bekräftelsemail omgående eftersom ett snabbt svar visar respekt för avsändarens tid och förstärker en känsla av effektivitet och professionalism.
6 steg för att skriva ett bekräftelsemeddelande som ett proffs
1. Ange tonen i ditt bekräftelsemeddelande
Det första steget i att utforma ditt bekräftelsemail är att kontrollera tonen och karaktären på det mail du får för att vägleda dig i vilken riktning och ton du ska skriva ett svar.
💡 ProTip
Visste du att med TextCortexhelt anpassningsbara AI-assistent, Zeno Chatkan du bestämma vilken ton du vill ha i din e-post?
2. Skapa en kortfattad ämnesrad
Du bör hålla ämnesraden kort och koncis och tydligt ange syftet med ditt e-postmeddelande.
Till exempel,
- "Bekräftar mottagande: Ditt e-postmeddelande daterat [datum]."
- "Tack för din [inlaga/meddelande/förfrågan]."
- "Bekräftelse: Vi har mottagit ditt [Dokument/Information]."
- "Bekräftelse på din senaste [förfrågan/feedback/kommunikation]."
- "Tack för din [ansökan/beställning/support]."
- "Mottaget: Ditt [Dokument/Meddelande/Förfrågan] är i goda händer."
- "Vi uppskattar din [inlaga/återkoppling/deltagande]."
- "E-postbekräftelse: Ditt [meddelande/dokument/förfrågan] har tagits emot."
- "Bekräftelse: Din [förfrågan/beställning/ansökan] håller på att behandlas."
Du kan även göra den personlig och lägga till mottagarens namn om det behövs.
💡 ProTip
Med Zeno Chat kan du skapa övertygande ämnesrader genom att helt enkelt ange en uppmaning.😎
3. Börja med en artig hälsning
Minns du steg 1 om att sätta tonen? Det kommer också att påverka e-postens hälsning och formalitetsnivå.
Din hälsning kan t.ex. variera från "Dear Mr. or Mrs." över " Hello" till "Greetings".
4. Skriv en brödtext till e-postmeddelandet
4.1. Börja med en inledande replik
I inledningen bör du ange att du har mottagit avsändarens e-post .
Dessutom bör du tacka avsändaren, uttrycka din tac ksamhet och vara specifik om vad du är tacksam för - ett dokument, en förfrågan, stöd eller samarbete.
Till exempel,
- "Tack för att du kontaktade oss! Ditt [meddelande/dokument/förfrågan] har tagits emot och är under granskning."
- "Vi vill uttrycka vår uppriktiga tacksamhet för din senaste [submission/communication]. Dina ansträngningar och bidrag går inte obemärkta förbi."
- "Vi ville ta en stund för att uppmärksamma och uppskatta [dokumentet/förfrågan] som du nyligen delade med dig av till oss."
- "Ditt [meddelande/feedback/förfrågan] landade i vår inkorg, och vi kunde inte vara mer tacksamma. Tack för att du valde oss för att [samarbeta/supporta/assistera] med dina [behov/uppgifter]."
- "Stort tack för din senaste [ansökan/beställning]. Vi är mycket glada över att ha fått den och håller för närvarande på att vidta nödvändiga åtgärder."
- "Ditt [meddelande/dokument/förfrågan] har hamnat i vår inkorg, och vi vill tacka dig för din snabba och genomtänkta kommunikation."
- Vi vill tacka dig för ditt senaste [meddelande/förfrågan]. Din [input/bidrag] är mycket värdefull, och vi är angelägna om att [adressera/svara/assistera] i enlighet med detta."
4.2 Tillhandahålla uppföljningsinformation
Den centrala delen av e-postmeddelandets brödtext bör innehålla ytterligare information som beror på situationen och omständigheterna.
Således kan de hänvisa till:
✨ bekräfta mottagandet av dokument,
✨ specificera följande steg,
✨ ange en tidsram för uppföljning etc.
Om det finns referensnummer, ordernummer etc. som är kopplade till den mottagna artikeln ska dessa anges i bekräftelsen.
På så sätt kan båda parter hålla reda på kommunikationen.
💡 ProTip
Om du har fastnat när du ska skriva ett e-postmeddelande kan TextCortex:s funktion Bullet-to-Email hjälpa dig att generera ett e-postmeddelande från så få som 3 punkter.
5. Avsluta din e-post
Du bör avsluta ditt e-postmeddelande med en positiv ton, uttrycka tacksamhet ännu en gång och vara villig att hjälpa till ytterligare om det behövs.
Du bör också ange din namnteckning, namn, titel och kontaktuppgifter.
Till exempel,
- "Återigen, tack för att du valde [Ditt företag/Organisation]. Vi ser fram emot att [arbeta med/hjälpa/stödja] dig ytterligare."
- "Vi uppskattar att du litar på oss. Om du har några ytterligare frågor eller behöver ytterligare hjälp är du välkommen att [kontakta oss]."
- "Tack än en gång för din [inlaga/feedback/förfrågan]. Vi värdesätter ditt partnerskap och ser fram emot att [fortsätta/börja] denna resa tillsammans."
6. Korrekturläs ditt e-postmeddelande med bekräftelse
Innan du skickar iväg ditt e-postmeddelande bör du noggrant gå igenom det för att se om det är tydligt , ton, och korrekthet för att se till att det är felfritt.
Genom att granska och redigera din e-post minimerar du risken att framstå som icke-professionell.
💡 ProTip
TextCortex's extension korrekturläser dina texter åt dig och ser till att de är välformulerade vad gäller grammatik och stavning.
🎁 Bonus: 3 erkännanden Templates Du kan använda idag
Mall 1: E-post för bekräftelse av kundorder
Ämnesraden: Vi har mottagit din beställning
Kära [namn]
Tack för din beställning av [produkt]. Dina varor kommer att vara klara om [tidsram] och kommer att skickas om exakt [tidsram] från och med nu.
Innan dess vill vi veta om du vill att vi ska inkludera [förmåner] för dina kunder och produktprover från andra enheter. Du kan välja de exempelprodukter du vill ha från katalogen som vi skickade tidigare.
Vår [produkt] är tillverkad för att erbjuda de bästa resultaten till en mycket låg kostnad. Vi är säkra på att dina kunder kommer att bli mycket nöjda med denna produkt.
Tack än en gång för din beställning. Vi ser fram emot din instruktion om att inkludera våra [förmåner] och andra exempelprodukter.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Mall 2: Bekräftelsemeddelande till arbetssökande
Ämnesrad: Tack för din ansökan
Kära [Namn],
Tack så mycket för din ansökan till [position] på [företagsnamn]. Jag kommer att gå igenom din ansökan tillsammans med de andra vi fick in under [tidsram]. Om du väljs ut för nästa fas i rekryteringsprocessen kommer du att kontaktas för en intervju.
Vi uppskattar ditt intresse för vårt företag och önskar dig lycka till i urvalsprocessen.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Mall 3: E-post med bekräftelse på betalning
Ämnesrad: Bekräftelse: Vi har mottagit din betalning
Hej [Mottagarens namn],
Jag vill bara bekräfta din betalning av [belopp]. Det är för [den produkt eller tjänst de har köpt].
Du kan förvänta dig ett kvitto på väg till dig inom kort.
Och eftersom vi har fått din betalning är vi redo att [nämna följande steg].
Tack för din snabba betalning - mycket uppskattat!
Bästa hälsningar,
[Ditt namn]
🎀 Avslutning
E-postmeddelanden med bekräftelser är viktiga för effektiv kommunikation, professionalism och relationsbyggande.
Dessutom bidrar de till en positiv kommunikation genom att säkerställa att du har tagit emot och bekräftat meddelanden snabbt och på ett artigt sätt.
Och även om bekräftelsemail inte är komplicerade att skriva, måste du fortfarande vara uppmärksam på stilspråk, ton och övergripande image.
Och den delen kan definitivt vara knepig.
Lyckligtvis finns det en lösning som kan hjälpa dig med nyanserna och förbättra din skrivprocess.
Enter, TextCortex! 🤖
Hur kan TextCortex hjälpa dig att skriva ett bekräftelsemeddelande?
TextCortex är ett AI-drivet skrivverktyg med robusta funktioner och verktyg som tar ditt skrivande till en ny nivå.
Dessutom hjälper de många olika funktionerna dig att förbättra och finslipa befintliga texter.
Så, hur exakt kan du dra nytta av att använda TextCortex?
🎯 Rika redigeringsfunktioner som t.ex. sammanfattning, parafrasering, omskrivningtextkomplettering etc. gör att du kan ge din e-post en ny "outfit" och nya vibbar.
🎯 Tillägget Zeno Chat för konversation anpassar och genererar material enligt dina uppmaningar och din föredragna stil.
🎯 Den Tonväxlare kan du välja mellan mer än 15 toner för att matcha din e-poststil.
🎯 S kapa dina KunskapsbaserDu kan enkelt lagra, organisera och komma åt filer, artiklar och dokument på en central plats.
På så sätt kan du snabbt hitta och hämta information utan att behöva söka igenom olika filsystem eller databaser.
🎯 A npassa din virtuella Zeno-assistent för att hjälpa dig med en mängd olika uppgifter, inklusive att generera text, svara på förfrågningar och få tillgång till live webbinnehåll
🎯 Utforska över 60 anpassningsbara templates som täcker olika kategorier och yrken.
🎯 S kapa, redigera och översätt ditt innehåll till över 25 språk.
🎯 O ch så mycket mer.
Du kan använda TextCortex som en webbapp och en Chrome extension och integrera den direkt i över 4 000 webbdomäner.
Har vi väckt ditt intresse?
Registrera dig idag och förändra ditt e-postskrivande avsevärt.
Fortsätt att lära dig:
Hur skriver man en professionell Emai?
Hur skriver man ett e-postmeddelande för förnyelse av kontrakt?
Hur skriver man ett uppsägningsmail för ett tjänstekontrakt?
.webp)
