När det gäller affärsrelationer är förnyelsen av ett kontrakt ett avgörande ögonblick, och att utforma det perfekta e-postmeddelandet kan göra hela skillnaden.

Dessutom är det inte bara en fråga om att förlänga ett avtal - det är ett bevis på styrkan i ett partnerskap och en chans att upprepa ditt engagemang.

Dessutom är e-post för förnyelse av ett avtal också ett tillfälle att lägga grunden för framtida samarbete.

Men vad krävs för att skriva ett e-postmeddelande som inte bara förmedlar din önskan om förnyelse utan också övertygar den andra parten om att det ligger i deras intresse?

Så idag visar vi dig de viktigaste komponenterna, bästa praxis och vanliga fallgropar att undvika.

Läs vidare för att se hur du skriver ett e-postmeddelande om förnyelse av ett avtal.

Vad innebär förnyelse av ett avtal?

En avtalsförnyelse är en juridisk process eller ett avtal där du förlänger eller fortsätter att tillämpa villkoren i ett befintligt avtal under en angiven period. 

Förnyelseavtal är vanliga i olika affärs- och privata sammanhang, t.ex:

  • Anställningsavtal - Förlänger anställdas anställning i företaget för ytterligare en angiven period.
  •  Hyresavtal - ger hyresgästen möjlighet att fortsätta hyra fastigheten under ytterligare en period, ofta med möjlighet att förhandla om nya villkor.
  • Tjänstekontrakt - Säkerställ att tjänsterna fortsätter att tillhandahållas enligt samma eller uppdaterade villkor.
  • Prenumerationsavtal - Erbjud möjlighet att förnya prenumerationer på tidskrifter, streamingplattformar, programvara etc. när de löper ut.
  • Leverantörsavtal - Förnya avtal med leverantörer eller säljare för att upprätthålla en konsekvent leverans av varor eller tjänster.

De specifika villkoren för en avtalsförnyelse kan naturligtvis variera kraftigt och kan kräva förhandlingar mellan de berörda parterna.

Förnyelseavtal innehåller i allmänhet en beskrivning av hur förnyelsen ska initieras och formaliseras, t.ex. genom att nya villkor godkänns.

Oavsett vilken typ av e-post det rör sig om finns det dessutom vissa nyckelelement som ett e-postmeddelande om förnyelse av ett avtal måste innehålla.

Hur man skriver ett e-postmeddelande om förnyelse av ett avtal: 7 viktiga punkter

Att skriva ett e-postmeddelande om kontraktsförnyelse innebär en professionell och tydlig kommunikationsstil.

1. Skapa en kortfattad ämnesrad

Börja med en tydlig och kortfattad ämnesrad som anger syftet med e-postmeddelandet. 

💡ProTips

TextCortex Zeno Chat kan hjälpa dig att skapa övertygande och träffsäkra ämnesrader.

Du behöver bara ange texten, och inom några sekunder får du massor av ämnesrader att välja mellan.

2. Använd rätt tilltalsord

En korrekt hälsningsfras är avgörande, eftersomden sätter tonen för kommunikationen och visar på professionalism.

Valet av hälsning beror på mottagarens position och din relation till dem:

  • Använd mottagarens namn

När det är möjligt bör du använda mottagarens namn eftersom det ger din e-post en personlig prägel och visar att du har tagit dig tid att identifiera personen.

✨ Exempel::

"Kära mr Smith."

"Hej, Jane."

"Hej, Dr. Patel,"

💡Tips: Var respektfull och formell - Även om du har en vänskaplig eller informell relation med mottagaren är det oftast bäst att hålla en formell ton i hälsningsfrasen.

  • Använd titlar och hedersbeteckningar

När du tilltalar någon formellt är det lämpligt att använda deras titel och hedersbeteckning (Mr, Mrs, Dr, Prof, etc.), särskilt om ni inte är särskilt bekanta med varandra.

  • Skräddarsy hälsningsfrasen

Om du tidigare har kommunicerat mer informellt och det är acceptabelt i ditt sammanhang kan du använda en mindre formell hälsning.

✨ Exempel::

"Hej, Sarah,"

  • Inkludera mottagarens efternamn

Att använda mottagarens efternamn i hälsningsfrasen är en standard och säker praxis i formell kommunikation.

✨ Exempel::

"Kära Smith."

  • Undvik generiska eller vaga hälsningsfraser

Undvik att använda generiska eller vaga hälsningsfraser som "To Whom It May Concern" eller"Dear Sir/Madam" om du inte har något annat sätt att identifiera mottagarens namn.

Till exempel är det i allmänhet bättre att adressera e-postmeddelandet som:

"Kära [Företagets namn] Kontraktsavdelning,".

3. Skapa ett välorganiserat e-postmeddelande

3.1 Inledning

Börja med en kort introduktion som sätter en positiv och uppskattande ton. 

Uttryck därför uppskattning för den befintliga affärsrelationen och nämn eventuella framgångsrika samarbeten under den aktuella avtalsperioden.

✨ Exempel:

Hej [Namn],

Tack för att du är en del av vår [Företag]-gemenskap. Kan du fatta att det har gått 9 månader sedan du gick med första gången? Vi hoppas att du har njutit av alla fördelar med ditt [företag]-medlemskap under de senaste månaderna.

3.2 Kroppen

Texten i ett e-postmeddelande om förnyelse av avtal består vanligtvis av

  • Begäran - Ange tydligt din begäran om förnyelse av avtalet, inklusive avtalets utgångsdatum och önskan om att fortsätta partnerskapet.
  • Avtalsinformation - Ange relevant information om det befintliga avtalet, t.ex. avtalsnummer, datum och eventuella väsentliga villkor som behöver ändras.
  • Förnyelsevillkor - Ange eventuella föreslagna ändringar eller uppdateringar av avtalsvillkoren eller ange om du vill att villkoren ska vara oförändrade. 
  • Anledning till förnyelse - Förklara varför du anser att en förnyelse av avtalet gynnar båda parter. 

Lyft även fram eventuella prestationer, framgångar eller positiva resultat från det nuvarande avtalet.

  • Begäran om bekräftelse - Be mottagaren att bekräfta sin vilja att förnya avtalet och begära eventuella nödvändiga åtgärder eller dokumentation för att inleda förnyelseprocessen.

 ✨ Exempel:

Jag tror att en förlängning av mitt kontrakt kommer att göra det möjligt för mig att fortsätta bidra till teamets mål och projekt, och jag är fast besluten att upprätthålla samma nivå av engagemang och professionalism under det kommande året. Låt mig veta om det finns några uppdateringar eller ändringar av kontraktsvillkoren, och jag är öppen för att diskutera dem.

Jag ber vänligen om din bekräftelse och alla nödvändiga steg för att inleda förnyelseprocessen. Kontakta mig gärna om du behöver ytterligare information eller om det finns några specifika dokument som jag behöver tillhandahålla.

3.3 Stängning

Avsluta med en formell avslutning, t.ex. "Med vänlig hälsning", "Bästa hälsningar" eller "Med vänlig hälsning".

Ange dessutom dina kontaktuppgifter i e-postsignaturen, t.ex. namn, titel, företag, telefonnummer och e-postadress.

Den avslutande delen av ett e-postmeddelande är där du nämner om det finns några bilagor, till exempel det befintliga avtalet eller föreslagna ändringar.

Ange också i e-postmeddelandet om du förväntar dig ett svar senast ett visst datum eller ge mottagaren en tidsram för att svara.

Om du inte får något svar inom den tiden kan du överväga att skicka ett artigt uppföljningsmejl.

4. Korrekturläsa ditt e-postmeddelande

Innan du skickar e-postmeddelandet bör du korrekturläsa det noggrant för att se till att det inte finns några stavfel eller grammatiska fel.

Nu när vi har gått igenom vad ett välformulerat e-postmeddelande om avtalsförnyelse måste innehålla, ska vi också kolla vad du aldrig ska göra.

11 saker du aldrig bör göra när du skriver ett e-postmeddelande om kontraktsförnyelse

❌ Var inte otydlig - Ange tydligt din begäran om förnyat avtal och var specifik om avtalsvillkoren och eventuella föreslagna ändringar.

❌ Använd inte informellt språk - Håll en professionell ton och undvik att använda informellt språk, slang eller förkortningar som är olämpliga i affärssammanhang.

❌ Dröj inte - Skicka din begäran om förnyelse i god tid, minst 30 dagar innan avtalet löper ut.

❌ Ta inte för givet att avtalet förnyas - Även om du förväntar dig att avtalet förnyas ska du inte ta för givet att det sker automatiskt. Du bör alltid formellt begära att avtalet förnyas.

❌ Glöm inte ämnesraden - Inkludera alltid en tydlig och relevant ämnesrad eftersom det hjälper mottagaren att förstå syftet med e-postmeddelandet på ett ögonblick.

❌ Hoppa inte över formaliteter - Använd en korrekt hälsning och avslutning. Att börja ett mejl med ett enkelt "Hej" eller avsluta det utan en avslutning kan uppfattas som oprofessionellt.

❌ Överbelasta inte med information - Även om det är viktigt att ge nödvändig information, undvik att överväldiga mottagaren med överdriven information eller bilagor. 

❌ Använd inte en generell mall utan anpassning - Även om templates kan vara till hjälp, se till att anpassa ditt e-postmeddelande så att det passar det specifika avtalet och förhållandet

❌ Var inte konfrontativ - Undvik konfrontativt språk om det finns problem eller meningsskiljaktigheter om förnyelsevillkoren. Uttryck istället en vilja att diskutera och förhandla.

❌ Glöm inte att följa upp - Om du inte får något svar inom rimlig tid bör du skicka ett artigt uppföljningsmejl för att se till att din förfrågan inte går obemärkt förbi.

❌ Utgå inte från att den andra parten känner till dina avsikter - Även om ni har haft informella diskussioner om förnyelse bör du alltid formalisera din begäran skriftligen.

5 exempel på effektiva e-postmeddelanden för förnyelse av ett avtal

Exempel 1: E-post för förnyelse av anställningsavtal

Ämne: Begäran om förnyelse av anställningsavtal

Dear [Supervisor's Name],

Jag hoppas att du mår bra när jag skickar detta e-postmeddelande. Jag skulle vilja göra en formell förfrågan om förnyelse av mitt anställningsavtal, som löper ut den [utgångsdatum]. Under den senaste [kontraktsperioden] har jag haft förmånen att arbeta med [Företagets namn] och har varit tacksam för de möjligheter och erfarenheter det har gett mig.

Jag tror att en förlängning av mitt kontrakt gör att jag kan fortsätta att bidra till teamets mål och projekt, och jag är fast besluten att upprätthålla samma nivå av engagemang och professionalism under det kommande året. Vänligen meddela mig om det finns några uppdateringar eller ändringar av kontraktsvillkoren, och jag är öppen för att diskutera dem.

Jag ber vänligen om din bekräftelse och alla nödvändiga steg för att inleda förnyelseprocessen. Kontakta mig gärna om du behöver ytterligare information eller om det finns några specifika dokument som jag behöver tillhandahålla.

Tack för din omtanke och jag ser fram emot ditt svar.

Med vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

Exempel 2: E-post för förnyelse av hyresavtal

Ämne: Begäran om förnyelse av hyresavtal för [Fastighetsadress]

Kära [Hyresvärdens namn],

Jag litar på att du mår bra. Eftersom mitt nuvarande hyresavtal för [Fastighetsadress] löper ut den [utgångsdatum], skriver jag för att formellt begära en förnyelse av hyresavtalet.

Jag har verkligen uppskattat att bo i den här fastigheten och har tagit väl hand om den. Jag skulle vilja fortsätta mitt hyresförhållande och är villig att förbinda mig till samma villkor som det nuvarande hyresavtalet. Om några uppdateringar eller ändringar krävs, vänligen meddela mig, och jag är öppen för att diskutera dem.

Vänligen informera mig om förnyelseprocessen, eventuell dokumentation som krävs och eventuella justeringar av hyresvillkoren. Jag uppskattar din snabba uppmärksamhet och ser fram emot ditt svar.

Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

Exempel 3: E-post för förnyelse av tjänsteavtal

Ämne: Begäran om förnyelse av tjänstekontrakt

Kära [Tjänsteleverantörens namn],

Jag hoppas att detta meddelande når dig välbehållen. Vårt nuvarande serviceavtal, daterat [avtalets startdatum], närmar sig sitt utgångsdatum den [utgångsdatum]. Jag skriver för att begära en formell förnyelse av detta serviceavtal.

Jag har varit nöjd med kvaliteten på de tjänster som tillhandahålls av [Service Provider Name], och jag tror att det ligger i båda parters intresse att fortsätta vårt partnerskap. Om det krävs uppdateringar eller ändringar av avtalsvillkoren ber jag er meddela mig, och jag är öppen för att diskutera dem.

Vänligen bekräfta förnyelseprocessen och all relevant dokumentation eller information som jag behöver tillhandahålla för att underlätta förnyelsen.

Tack för att ni uppmärksammar detta ärende, och jag ser fram emot ert svar.

Med vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

Exempel 4: E-post för förnyelse av prenumeration

Ämne: Begäran om förnyelse av prenumeration för [prenumerationsnamn]

Hej [Namn],

Ditt medlemskap hos [Företag] kommer att upphöra den [datum]. Vi hoppas att du har haft glädje av [fördelarna med ditt medlemskap].

Goda nyheter! Det finns fortfarande tid att förnya, och det är lika enkelt som alltid - klicka bara på länken nedan, välj den prenumeration som passar dina behov och följ anvisningarna.

FÖRNYA NU

Fler goda nyheter! I år har vi ett extra incitament - om du förnyar ditt medlemskap senast den [datum] deltar du i en utlottning av ett [erbjudande]!

Om du har några frågor om ditt medlemskap, förmåner eller förnyelse, tveka inte att svara på detta e-postmeddelande eller ring oss på [nummer].

Tack,

[Ditt namn]

Exempel 5: E-post för förnyelse av leverantörskontrakt

Ämne: Begäran om förnyelse av leverantörskontrakt

Kära [Leverantörens namn],

Jag hoppas att du mår bra när jag skickar detta e-postmeddelande. Vårt befintliga leverantörsavtal, som började gälla den [avtalets startdatum], kommer att löpa ut den [utgångsdatum]. Jag skriver för att uttrycka vårt intresse för att förnya detta kontrakt för ytterligare en period.

Vi har varit nöjda med kvaliteten på de produkter och tjänster som tillhandahålls av [Leverantörens namn] och värdesätter vårt pågående partnerskap. Om det finns några ändringar eller uppdateringar av avtalsvillkoren eller prissättningen, vänligen meddela oss dessa.

Vänligen informera oss om förnyelseprocessen, eventuell nödvändig dokumentation och eventuella tidsfrister som vi bör känna till för att säkerställa en smidig övergång till det förnyade avtalet.

Tack för din uppmärksamhet i denna fråga, och vi ser fram emot ditt svar.

Med vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

Hur skriver man ett e-postmeddelande för förnyelse av ett kontrakt med TextCortex?

För att framgångsrikt kunna hantera eventuella förändringar, förhandlingar eller komplexa frågor som kan uppstå under avtalsförnyelseprocessen är det av största vikt att skapa transparenta och effektiva e-postmeddelanden.

Som tur är har den AI-drivna lösningen TextCortex precis vad du behöver för att underlätta skrivprocessen och utrusta dig med robusta funktioner för att ta ditt skrivande några steg högre. 

Med TextCortexkan man:

✨ Anpassa din ton, håll den professionell och få många förslag på hur du kan förbättra den.

✨ Dra nytta av redigeringsfunktioner som hjälper dig att skriva ett kortfattat och sammanhängande e-postmeddelande genom att använda parafraserings-, sammanfattnings- och omskrivningsalternativ.

✨ Få din grammatik och grammatik och stavning polerad och felfri.

✨ Skräddarsy din e-post till din målgrupp genom att låta TextCortex analysera ditt innehåll och ge förslag.

✨ Skapa ett e-postmeddelande från så få som 3 punkter och redigera det därefter.

✨ Använd konversation Tillägget Zeno Chat, en ChatGPT-liknande assistent som skapar innehåll baserat på dina uppmaningar och önskad skrivstil.

✨ Använd mer än 60 anpassningsbara templates som spänner över olika kategorier och yrken.

✨ och så mycket mer.

Dessutom kan du använda TextCortex som en webbapplikation och Chrome add-on på mer än 25 språk.

Du kan också integrera TextCortex i över 4 000 webbdomäner.

Är du sugen på att ta reda på mer?

Gå med i TextCortex idag och låsa upp robusta funktioner som hjälper dig att skapa övertygande e-postmeddelanden.