När du börjar ett nytt projekt med en kund, har du ofta problem med att få dem att svara på dina e-postmeddelanden? Är du orolig för effektiviteten i dina uppföljningsmejl?

Detta kan vara frustrerande i högsta grad.

Samtidigt vill du undvika att förstöra dina chanser till långsiktigt samarbete med dina kunder genom att agera ohövligt, otåligt eller oprofessionellt när du försöker vinna dem.

Frågan är då hur man ska ta sig an denna utmaning utan att skada potentialen för ytterligare samarbete?

För att hjälpa dig att ta reda på varför dina kunder inte svarar och vad du ska göra i ett sådant scenario, kommer denna post att diskutera några av de vanligaste fallgroparna och de bästa tipsen för hur du skickar uppföljningsmejl till dina potentiella kunder.

Sedan visar vi dig några exempel på uppföljningsmeddelanden och ger dig användbara tips som hjälper dig att anpassa dina egna e-postmeddelanden och minska den tid du lägger ner på att skriva dem dagligen.

Låt oss dyka in!

Vad är uppföljningsmejl?

I affärsvärlden är det vanligt att skicka ett uppföljningsmeddelande till en kund efter den första kontakten.

Det är en teknik som vi använder när vi vill ha eller behöver något från en annan person.

Dessutom används uppföljningsmeddelanden främst för att påminna mottagarna om pågående åtgärder (t.ex. att betala en faktura eller ge feedback).

Varför är uppföljningsmeddelanden relevanta för företag?

När man erbjuder kundservice är det viktigt att upprätthålla en öppen kommunikation med kunden under hela projekttiden.

När du måste hantera flera olika klienter innebär det att den här typen av kommunikation ofta glöms bort, vilket i sin tur kan bromsa utvecklingen av dina projekt. Om du inte skickar uppföljningsmejl kan det dessutom leda till att kunderna får ett felaktigt intryck av dig och ditt företag.

Syftet med uppföljningsmeddelanden är att:

  • Påminn potentiella kunder att svara dig
  • Håll projekten på rätt spår
  • Se till att informationen inte försvinner i mängden
  • Ge en känsla av organisation och engagemang för projekten.
  • Berätta för dina kunder, både nya och gamla, att du tar deras affärer på allvar.

De vanligaste orsakerna till att du inte får ett svar?

Anledningen till att du inte fick något svar är inte alltid att ditt erbjudande är ointressant. Du får förmodligen inte svar från dina kunder för att:

  • De är för upptagna för att skriva tillbaka till dig.
  • Ditt e-postmeddelande kan ha försvunnit i deras skräppost eller inkorgar.
  • De kan behöva mer tid för att överväga din begäran eller samråda med andra.

Vi tvekar alla när det handlar om pengar, eller hur? Varför skulle de inte göra det?

Det är just därför vi använder uppföljningsmejl - för att försäkra våra kunder om att de är i trygga händer. 

Vi har redan tagit upp vad de är, så nu ska vi gå in på de utlovade stegen för att skriva uppföljningsmejl som ger svar och får dig att sticka ut.

Hur man skriver ett uppföljningsmeddelande

Det finns för- och nackdelar i varje situation, och det är viktigt att känna till båda innan du går vidare till de grundläggande stegen i ett bra uppföljningsmeddelande.

Vi har delat upp de steg du behöver ta för att behärska denna metod i vad du ska göra och vad du inte ska göra så att du snabbt kan komma igång.

Nu börjar vi! 

Uppföljningsmejl - vad du ska göra

1. Tänk på din ämnesrad

Det bästa sättet att använda ämnesraden i dina uppföljningsmejl är att vara kortfattad och tydlig .

Var tydlig med vad du behöver, och ange varför du söker kontakt. Här är några exempel på bra ämnesrader för uppföljning:

  • Etapperna i fas 1 av [projektets namn]
  • Förfallen faktura från [datum]
  • Vi behöver din hjälp i [fråga]
  • Uppdateringar av möten från [datum]
  • Några frågor eller funderingar?

Ämnesraden i ditt e-postmeddelande ska vara rak och tydlig med vad du vill att mottagaren ska göra. Ju mer naturlig ämnesraden är, desto högre svarsfrekvens kan du förvänta dig.

2. Gör det till en fråga om dem

Om du har ett tydligt mål med uppföljningsmeddelandet är det lätt att sätta sig in i kundens situation och skriva innehåll som får dem att känna sig uppskattade.

Uppföljningsmejl är mer än bara korta påminnelser. De är öppna linjer för att bygga starka relationer med dina kunder. Därför måste fokus ligga på dem.

Här är några idéer om hur du kan ge dina kunder uppmärksamhet på ett sofistikerat sätt:

  • Begär feedback på ett förslag eller en synpunkt.
  • Be om ett sätt att förbättra dina erbjudanden.
  • Få dem att bli udda genom att föreslå en lösning på deras mest brådskande problem.

Det ger dem intrycket att du inte bara bryr dig om dem, utan också tar dig tid att undersöka och överväga olika alternativ för att uppfylla deras specifika behov.

3. Håll dig kortfattad

Har du någonsin hört talas om 12-sekundersregeln?

12-sekundersregeln är den genomsnittliga tid som människor ägnar åt att läsa e-postmeddelanden.

Särskilt i affärsvärlden har ingen tid att ägna åt djupgående e-postmeddelanden som tar minuter att läsa.

De flesta läsare kommer bara att skumma dina e-postmeddelanden, så det är bäst att hålla uppföljningar så korta som möjligt, samtidigt som du täcker in allt.

4. Kalla dina kunder till handling

Varje enskilt uppföljningsmeddelande bör innehålla en uppmaning till handling, om det inte är rent informativt. Många marknadsförare glömmer bort denna viktiga detalj, vilket är en viktig orsak till att människor inte tar sina e-postmeddelanden på så stort allvar som de borde.

Om du vill att dina kunder och potentiella kunder ska vidta en viss åtgärd måste du göra den åtgärden tydlig för dem.

Här är några tankar att börja med:

  • Kommentera gärna.
  • Kontakta oss.
  • Ange önskat datum.
  • Låt oss prata.

Obs: För att skapa en effektiv CTA bör du undvika att ge en känsla av osäkerhet. Kan du till exempel se en skillnad mellan dessa två meningar?

  • "Om du har tid, skulle jag uppskatta om du kunde boka in ett möte där vi kan diskutera detaljerna kring projektet", och
  • "Skicka oss en önskad tid och ett önskat datum så att vi kan planera vårt nästa möte."

Skillnaden ligger i engagemang och djärvhet. Tveka inte att använda den.

5. Lär dig att ha tålamod

Nu har vi nått till kärnan i frågan - hur länge ska vi vänta innan vi skickar ett uppföljningsmeddelande?

Vänta inte för länge. Enligt bästa praxis kan du förvänta dig att få svar från dina kunder inom en dag eller två.

Det är en bra idé att ge dina kunder denna tid innan du följer upp dem.

Det är faktiskt mycket smartare att helt enkelt fråga dem när de skulle vara mest mottagliga för att höra från dig igen. På så sätt etablerar du en bra relation som bygger på deras egna beslut samtidigt som du undviker att vara alltför irriterande.

Observera: Tänk på att dina kunder kanske inte kollar sin e-post under helger och helgdagar.

Det är svårt att tajma upp uppföljningen så att du inte verkar alltför ihärdig direkt efter att du har fått deras uppmärksamhet.

Det är alltid bättre att ge dem mer utrymme än att agera för tidigt.

Uppföljningsmail som inte får användas

Nu är det dags att titta på de vanligaste fallgroparna när du skickar uppföljningsmejl:

1. Sök skulden - Även om dina kunder inte skickade informationen som utlovat bör ett uppföljningsmeddelande fokusera på att försiktigt påminna dem om den åtgärden. Genom att fokusera på framtida samarbete och kundens fördelar får du en annan uppsättning kort.

2. Dålig ämnesrad - Ämnesraden är det första som din kund ser, och den är ett viktigt filter för att avgöra om det är viktigt eller inte. Var kortfattad om vad du behöver från dina kunder. Detta hjälper dina kunder att filtrera dina e-postmeddelanden som relevanta.

3. Vänta för länge på ett svar - Om du väntar för länge kan det hända att din kund lägger ditt projekt sist eller glömmer det. Att påminna är inte liktydigt med att irritera om det görs på rätt sätt. Följ därför upp snabbt.

4. Påträngande beteende - För att visa kunden att detta är en vänlig påminnelse, var artig och lättsam. Ställ förväntningar genom att tala om när du kommer att följa upp om de inte svarar.

5. Ingen CTA - Om din kund bara läser dina e-postmeddelanden kan han eller hon missa eventuella uppmaningar till handling och lägga det på is. Ge dem en tydlig översikt över deras nästa steg och en tidslinje för att slutföra sitt projekt.

6. Felaktig kommunikation - Du måste lära dig dina kunders kommunikationspreferenser. De flesta kunder föredrar milda påminnelser via e-post, men vissa föredrar korta telefonsamtal. Om det ger den information du behöver lönar det sig!

Uppföljning av e-post Templates 

1. E-postmall för "Bara kolla in

Om du behöver följa upp ditt erbjudande eller påminna dina kunder om ditt tidigare e-postmeddelande, undvik att vara krävande.

Visa din empati för deras upptagna schema och föreslå ett möte om de är intresserade.

Ett proffstips: Lösningar med artificiell intelligens (AI) som TextCortex kan hjälpa dig att skriva engagerande, personliga e-postmeddelanden när du är för upptagen eller när du helt enkelt inte vill använda en mall.

Till exempel innehåller tilläggetChrome på TextCortexen användbar funktion"Bullet to email" som kan användas för att snabbt skriva e-postmeddelanden från dina viktigaste punkter.

Ange helt enkelt de viktigaste punkterna som du vill ta upp i ditt e-postmeddelande, välj punktformarna, klicka på logotypen och tryck på alternativet "Bullet to email" (punktform till e-postmeddelande).

‍

‍

2. E-postmall för "Uppföljning av offert".

Din potentiella kund kan analysera flera erbjudanden samtidigt. Ett kort e-postmeddelande visar att du vill skapa en kontakt.

Dessutom visar den här typen av e-postmeddelanden att du är engagerad i själva projektet. Tro det eller ej, men ibland är det allt som krävs för att vinna dina kunder.

3. E-postmall för "känsla av brådska

FOMO-effekten (fear of missing out) har varit och fortsätter att vara ett kraftfullt marknadsföringsverktyg.

Om du anger ett utgångsdatum för ditt erbjudande kan du underförstått uppmuntra kunderna att svara på ditt e-postmeddelande direkt.

Ingen vill missa en bra affär, eller hur?

Proffstips: Förutom många funktioner för omskrivning har tillägget Chrome på TextCortexett mycket användbart alternativ för att ändra tonläge som gör att du kan skriva om ditt innehåll i ett annat tonläge.

För att använda den väljer du den mening eller de stycken du vill skriva om i olika toner, klickar på logotypen och väljer funktionen " Tone" .

‍

‍

Klicka på länken för tonart längst ner i förslagsfönstret och välj"Brådskande" för att lägga till brådska i ditt e-postmeddelande när du använder funktionen "Ton".

4. E-postmall för "Låt oss återknyta kontakten".

Affärsmänniskor är handlingskraftiga människor. Med detta sagt är det troligare att du får ett svar på ditt uppföljningsmeddelande om du vädjar direkt.

Oavsett vilken typ av förfrågan det handlar om, kommer dina kunder inte att missförstå den om dina uppföljningsmejl är lika professionella.

Ett proffstips: Oavsett ämne eller målgrupp kan TextCortex:s funktion för omskrivningar hjälpa dig att upprätthålla en hög kvalitet i ditt skrivande.

Markera dina meningar eller stycken i stor mängd, klicka på logotypen och välj alternativet " Parafrasering" .

‍

‍

5. Mall för e-postmeddelanden för uppföljning av möten

När du har träffat kunder rekommenderas det att du skickar ett uppföljningsmeddelande. Det är ett moget steg som kan leda till många fruktbara relationer med tiden.

Denna form av uppföljningsmejl är bara ett snabbt tack för kundens tid.

För att avsluta

Det råder ingen tvekan om att du bör använda uppföljningsmeddelanden i din affärsstrategi. 

Att ägna tid åt att odla kontakter är en investering i ditt företags hälsa, vilket kommer att ge utdelning i form av fortsatta framgångar när det gäller att avsluta affärer och upprätthålla relationer.

Det gör dem dock inte underhållande. Särskilt om du måste skriva dem varje dag.

Vi föreslår att du provar TextCortex om du saknar inspiration, är trött på att använda samma gamla templates eller bara är nyfiken på att se vad som finns där ute.

Dessutom kan du använda TextCortex för att göra din värsta skrivdag till en bra dag.

Och det är inte allt.

Förutom de funktioner för omskrivning som finns i Chrome extensionger TextCortex dig tillgång till:

  • Tillgång till över 20 färdiga AI templates online.
  • Skapa innehåll på mer än 72 språk med det här flerspråkiga verktyget AI .
  • En canvas som kan redigeras i realtid för att ta hänsyn till både mänskligt och AI-genererat innehåll.
  • Ändring och återgivning av innehåll i realtid
  • Du kan få tillgång till din egen personliga skrivassistent på AI på över 30 webbplattformar, inklusive Docs, Gmail, Linkedin med mera, allt från en enda instrumentpanel.

Ladda ner TextCortex Chrome extension idag och unna dig en personlig AI skrivassistent som kan göra underverk för ditt innehåll.