Formella och informella e-postmeddelanden - förstå vilken du ska använda

E-post har överträffat alla andra former av privat och professionell kommunikation i dagens digitala värld.

För att kunna kommunicera effektivt i olika sammanhang via e-post måste du behärska konsten att hitta rätt ton och stil.

I den här artikeln kommer vi därför att undersöka de viktigaste skillnaderna mellan formell och informell e-post och visa på de många funktioner och normer som gäller för båda typerna.

Den kommer att ta upp skillnader mellan formell och informell e-post, inklusive ton, vokabulär och struktur, och undersöka deras fördelar och acceptabla användningsområden.

Genom att läsa den här artikeln och tillämpa det du lärt dig kan du förbättra din e-postkommunikation avsevärt.

Nu börjar vi!

Vad är formella e-postmeddelanden?

När det gäller mer krävande eller professionella situationer, som kommunikation med arbetsgivare eller kunder, rekommenderas det att välja ett formellt e-postmeddelande. 

De följer etablerade konventioner och riktlinjer för att se till att ditt meddelande förmedlar rätt nivå av respekt, professionalism och tydlighet till mottagaren. 

Genom att följa dessa protokoll kan du se till att dina avsikter kommuniceras effektivt och tas emot på ett sätt som motsvarar situationens allvar.

1. Viktiga egenskaper hos formella e-postmeddelanden

Följande är de viktigaste riktlinjerna som du bör följa när du skriver formella e-postmeddelanden:

1. Hälsningar

Formella e-postmeddelanden börjar vanligtvis med en formell hälsning, t.ex. "Kära herr/fru [efternamn]" eller "Kära [yrkestitel/position]", följt av ett kolon. 

Användningen av mottagarens efternamn och lämplig titel ger en respektfull och formell känsla.

2. Artig ton

Håll tonen i ditt e-postmeddelande artig och respektfull hela tiden. 

Du bör hålla språket professionellt genom att inte använda slang, jargong eller alltför avslappnade ord och fraser. 

Dessutom bör grammatik, interpunktion och versaler vara korrekta för att visa att du är uppmärksam på detaljer.

3. Struktur och organisation

Formella e-postmeddelanden har vanligtvis ett standardformat. 

De börjar med en kort och tydlig inledning, går sedan vidare till huvuddelen av meddelandet och avslutas med en fin avslutning och en formell signatur. 

För att få en korrekt struktur på formella e-postmeddelanden ska du använda stycken för att organisera innehållet på ett sätt som är meningsfullt och tydligt.

4. Professionellt språk

I formella e-postmeddelanden används ett professionellt språk, som formella ord och fraser, och ingen slang. 

Budskapet ska vara tydligt, rakt på sak och inriktat på huvudsyftet.

5. Korrekt adressering och titlar

När du tilltalar mottagarna i formella e-postmeddelanden använder du deras fullständiga namn och lämpliga titlar (t.ex. herr, fru, doktor, professor). 

Här är det viktigt att dubbelkontrollera stavning och korrekthet i namn och titlar.

6. Användning av formell avslutning

Använd formella avslutningar som "Med vänligahälsningar","Med vänliga hälsningar" eller"Med vänliga hälsningar", följt av avsändarens fullständiga namn och kontaktuppgifter. 

Genom dessa avslutningar bibehålls en professionell ton och skapar en känsla av avslut.

Genom att följa dessa regler för formell e-post kan du se till att ditt meddelande tas på allvar och bygga upp en professionell relation med personen du skriver till.

2. När ska du använda formella e-postmeddelanden?

Formella e-postmeddelanden används i olika yrkes- och företagssammanhang när det är viktigt att låta auktoritativ och i enlighet med etablerade normer. 

Det är lämpligt att använda formella e-postmeddelanden i följande situationer:

🎯 Jobbansökningar - Formella jobbansökningar kräver formella e-postmeddelanden. De visar professionalism, detaljrikedom och respekt för den anställande chefen eller rekryteraren. 

🎯 Af färsförslag - Formella e-postmeddelanden är bäst för affärsförslag till kunder, investerare och partners. De uttrycker trovärdighet, professionalism och allvar.

🎯 Professionella förfrågningar - Formella e-postmeddelanden är bäst för professionella förfrågningar eller för att kommunicera med chefer, professorer eller högre chefer.

🎯 Kundkommunikation - Formella e-postmeddelanden i företagssammanhang bidrar till att upprätthålla en professionell image.

🎯 Officiell korrespondens - Organisationer, myndigheter och institutioner skickar ofta formella e-postmeddelanden.

🎯 Nätverk eller introduktioner - Formella e-postmeddelanden är lämpliga när du nätverkar, introducerar eller handleder andra yrkesverksamma.

🎯 Lösa konflikter eller klagomål - Ett professionellt e-postmeddelande kan hjälpa dig att lösa en oenighet eller ett klagomål.

3. Fördelar med formella e-postmeddelanden

Officiell e-post ger många fördelar i affärs- och yrkeslivet. Här är några fördelar med att skicka formella e-postmeddelanden:

✅ Professionalism - De visar att du tar din kommunikation på allvar och värdesätter en professionell ton i dina kontakter.

✅ Tydlighet och precision - Genom att använda en formell ton kan du se till att ditt meddelande är tydligt och koncist för att undvika missförstånd.

✅ Respekt och etikett - De visar att du respekterar mottagarens tid och talar professionellt. Detta kan förbättra kontakterna med kunder, kollegor och affärspartners.

✅ Ge en professionell bild - När du konsekvent använder en professionell ton och stil uppfattas du som pålitlig, kompetent och trovärdig. 

✅ Dokumentation och ansvarsskyldighet - De skapar en nivå av ansvarsskyldighet eftersom båda parter har en skriftlig dokumentation av samtalet.

✅ Konsekvens i affärskommunikation - Genom att använda ett standardiserat format och en professionell ton i alla dina e-postmeddelanden skapar du en enhetlig och professionell varumärkesbild för dig själv eller din organisation.

✅ Rättsliga och avtalsmässiga ändamål - Formella e-postmeddelanden kan vara rättsliga bevis i tvister eller avtal. Dessa officiella e-postmeddelanden kan användas som bevis för avtalet eller överenskommelsen.

Professionalism, tydlighet och ansvarstagande är bara några av anledningarna till att formella e-postmeddelanden är så användbara för affärskommunikation, trots att de kräver lite mer uppmärksamhet på detaljer och etikett.

4. Exempel på ett formellt e-postmeddelande

Ämne: Förfrågan om möjlighet till affärspartnerskap

Kära herr Johnson,

Jag hoppas att du mår bra av det här mejlet. Mitt namn är [Ditt namn]och jag är affärsutvecklingschef på XYZ Company. Jag skriver för att fråga om ett potentiellt affärssamarbete mellan våra organisationer.

Jag har undersökt ert företag ingående och har blivit imponerad av er expertis inom området för [specifik bransch]. Det är uppenbart att våra organisationer har liknande mål och värderingar, vilket får mig att tro att ett samarbete kan vara till ömsesidig nytta.

Vi på XYZ Company är specialiserade på [beskriv kortfattat ert företags expertis och erbjudanden]. Vi har en dokumenterad erfarenhet av att leverera högkvalitativa lösningar till våra kunder, och vi är stolta över vårt engagemang för excellens och kundtillfredsställelse.

Jag är särskilt intresserad av att undersöka möjligheten att samarbeta om följande [specifikt projekt eller initiativ]. Jag tror att våra kombinerade styrkor och resurser skulle kunna leda till ett framgångsrikt resultat och skapa ett betydande värde för båda våra organisationer.

Jag skulle uppskatta möjligheten att diskutera detta ytterligare och utforska potentiella synergier. Skulle det vara möjligt att boka in ett möte eller ett telefonsamtal när det passar dig? Jag är tillgänglig nästa vecka på [ange några alternativ för mötestider]och jag är öppen för alla former som passar dig.

Tack för att du tog hänsyn till denna förfrågan. Jag ser fram emot möjligheten att samarbeta med er uppskattade organisation. Du får gärna kontakta mig på följande adress [dina kontaktuppgifter] om ni behöver ytterligare information eller om ni har några frågor.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn]

Chef för affärsutveckling

Företaget XYZ

[Dina kontaktuppgifter]

Vad är informella e-postmeddelanden?

Informella e-postmeddelanden handlar om att vara avslappnad och avslappnad. De är perfekta för personliga eller informella sammanhang där du inte behöver vara formell och stel. 

Du kan låta din vänlighet lysa igenom och tala ärligt med mottagaren. 

I informella e-postmeddelanden används ofta vardagsspråk, lättsamma hälsningar och en mer flexibel struktur. 

Så du får gärna slappna av och göra det till ett avslappnat och trevligt utbyte.

1. Viktiga egenskaper hos informella e-postmeddelanden

Informella e-postmeddelanden används ofta för personlig kommunikation mellan vänner, familjemedlemmar, nära kollegor eller i informella nätverkssituationer. 

De lämpar sig väl för tillfälliga inbjudningar, vänliga samtal, för att återknyta kontakter med bekanta eller för att dela information som inte är arbetsrelaterad.

Även om informella e-postmeddelanden har en mer avslappnad ton är det viktigt att komma ihåg vikten av att upprätthålla en respektfull och hänsynsfull attityd. 

Detta gäller särskilt när du kommunicerar med personer som du inte är bekant med eller i professionella sammanhang som kräver ett mer formellt tillvägagångssätt.

Några av de viktigaste egenskaperna hos informella e-postmeddelanden är:

1. Tillfälliga hälsningar

Du bör börja dina informella e-postmeddelanden med en mer avslappnad hälsning, till exempel "Hej [förnamn]", "Hej " eller "Hej [smeknamn]" .

Dessa hälsningar återspeglar en vänlig och informell ton, till skillnad från de formella hälsningar som används i formella e-postmeddelanden.

2. Ton i samtalston

Informella e-postmeddelanden har en mer avslappnad ton jämfört med formella e-postmeddelanden. 

De tillåter slangord, jargong och vardagliga termer för att skapa en vänlig och tillgänglig atmosfär som liknar en konversation med en vän eller kollega.

3. Slapp struktur

När du skriver informella e-postmeddelanden har du större frihet att strukturera ditt budskap. 

Du kan t.ex. använda längre eller kortare stycken, punktformar och till och med emojis för att uttrycka dina känslor. 

Det är dock viktigt att se till att ditt budskap är tydligt och sammanhängande.

4. Personliga anekdoter och berättelser

Informella e-postmeddelanden ger möjlighet att dela med sig av personliga anekdoter, historier eller åsikter. De möjliggör ett mer uttrycksfullt och subjektivt sätt att kommunicera och skapar en känsla av samhörighet och förtrogenhet med mottagaren.

5. Förkortningar och uttryckssymboler

Informella e-postmeddelanden kan innehålla förkortningar, akronymer eller uttryckssymboler för att förmedla känslor, humor eller informalitet. 

Det är dock viktigt att använda dem sparsamt och se till att mottagaren känner till kommunikationsstilen.

6. Avslutning och undertecknande

Informella e-postmeddelanden avslutas ofta med en mindre formell avslutning, t.ex. "Bäst", "Skål", "Ta hand om dig" eller till och med ett enkelt "Tack" .

Signaturer är mer personliga om de innehåller avsändarens namn eller en förkortning av det.

2. När använder vi informella e-postmeddelanden?

En mer informell ton är lämplig eller till och med att föredra när du skriver ett e-postmeddelande till en vän eller familjemedlem. 

Följande är exempel på när det är acceptabelt att använda ett informellt e-postmeddelande:

🎯 Personlig kommunikation - I de flesta fall är de bästa mottagarna av ett informellt e-postmeddelande personer som du redan känner, t.ex. vänner, släktingar eller bekanta. De gör det enkelt att hålla en vänlig stämning, en uppdatering om personliga händelser, föra lättsamma samtal och hålla kontakten.

🎯 Sociala inbjudningar - När du bjuder in vänner eller bekanta till tillfälliga sammankomster, fester eller sociala evenemang är informella e-postmeddelanden vanliga. 

De gör det möjligt för dig att förmedla detaljerna om evenemanget på ett vänligt och tillgängligt sätt, med ett avslappnat språk och uttryck.

🎯 Informellt nätverkande - I informella nätverkssituationer, t.ex. vid sociala evenemang, möten eller informella branschmöten, kan ett informellt e-postmeddelande för att följa upp nya kontakter bidra till att bibehålla den avslappnade och vänliga atmosfär som skapades under den första interaktionen.

🎯 Personlig feedback eller rekommendationer - Ett informellt e-postmeddelande kan vara lämpligt om du ger feedback, förslag eller personliga åsikter till någon som du har en nära relation med, till exempel en kollega eller bekant.

🎯 Vänskapliga samarbeten - När du samarbetar med kollegor eller andra kollegor i informella projekt eller initiativ kan du använda informella e-postmeddelanden för att diskutera idéer, samordna insatser eller dela med dig av uppdateringar.

🎯 Icke-arbetsrelaterade förfrågningar - Informella e-postmeddelanden lämpar sig för icke-arbetsrelaterade förfrågningar, t.ex. för att kontakta ett lokalt företag, be om rekommendationer eller be om råd från personer som du har en tillfällig koppling till. 

🎯 Personliga tackbrev - Om du vill visa tacksamhet eller tacka någon för en personlig tjänst kan du använda informella e-postmeddelanden. 

De är ett mer personligt och varmt sätt att uttrycka din uppskattning.

Tänk på att även i informella e-postmeddelanden är det viktigt att ta hänsyn till mottagarens preferenser och sammanhanget för kommunikationen.

Även om informella e-postmeddelanden kan ha en avslappnad ton är det viktigt att alltid vara artig och vänlig när du interagerar med personer som du inte är bekant med.

3. Fördelar med informella e-postmeddelanden

Det finns många fördelar med att använda informell e-post när det är lämpligt, till exempel:

✅ Upprättande av en personlig kontakt - Med avslappnade e-postmeddelanden kan du bygga upp en kontakt. Du kan utveckla starkare relationer genom att använda en avslappnad ton, normalt språk och personliga berättelser.

✅ Avslappnad och lättsam kommunikation - De gör konversationen mer avslappnad och gör det lättare för mottagarna att ha en öppen och ärlig interaktion i officiella sammanhang.

✅ Uppmuntra till öppen dialog - Informella e-postmeddelanden inbjuder till avslappnade svar. I en avslappnad miljö är det mer sannolikt att människor talar fritt.

✅ Flexibelt uttryck - De låter dig kommunicera känslor, humor och passion. De låter dig uttrycka dig mer levande med informellt språk, akronymer och emojis.

✅ Lätt att skriva - Det tar mindre tid och ansträngning att skriva avslappnade e-postmeddelanden. Konversationstonen gör skrivandet mer naturligt och mindre reglerat.

✅ Snabb och effektiv kommunikation - De fokuserar på det viktigaste utan onödiga formaliteter eller motiveringar. Detta kan påskynda kommunikationen, särskilt när korthet värderas högt.

✅ Flexibel ton - Informella e-postmeddelanden ger dig möjlighet att anpassa tonen. Ditt förhållande till mottagaren avgör nivån av informalitet, vilket möjliggör ett mer personligt tillvägagångssätt.

✅ Lämplig för icke-professionella sammanhang - De är bra för umgänge, nätverkande och personliga frågor. De behåller interaktionens lättsamma och välkomnande atmosfär.

I allmänhet är informella e-postmeddelanden fördelaktiga eftersom de möjliggör mer avslappnade och vänliga konversationer och främjar personliga band.

Genom att utnyttja e-postens många fördelar kan du förbättra dina kontakter, göra kommunikationen enklare och till och med göra den roligare.

4. Exempel på ett informellt e-postmeddelande

Ämne: Filmkväll på fredag - Kom och skratta med oss!

Hej Sarah,

Jag hoppas att du mår bra av det här mejlet! Jag ville nå ut och bjuda in dig till en filmkväll hos oss på fredag. Vi planerar att titta på en rolig komedi och tänkte att det skulle vara ett bra tillfälle att ta igen oss och skratta tillsammans.

Filmen vi har valt är "Super Funny Flick" - den har fått mycket goda recensioner och lovar att bli en riktig höjdare! Vi kommer att ha gott om popcorn, snacks och drycker för att hålla oss underhållna under hela filmen. Ta gärna med dig ytterligare snacks eller drycker som du vill dela med dig av.

Detaljerna är följande:

Datum: fredag, [datum]

Tid: NÄR: 19:00 PM

Plats: Vår plats, [Adress]

Det skulle vara fantastiskt om du kunde göra det! Låt oss veta om du kan vara med så att vi kan planera därefter. Om du har några frågor eller behöver en vägbeskrivning, tveka inte att höra av dig till mig.

Vi ser fram emot att få tillbringa en rolig kväll tillsammans!

Skål,

John

Formella och informella e-postmeddelanden - Hur börjar du?

Den ton som du vill ha och hur din relation till mottagaren ser ut kan avgöra om du använder en formell eller informell stil i ett e-postmeddelande.

Om du är osäker på vilken formell nivå du ska använda i en viss situation är det bäst att välja en mer formell ton. 

På så sätt säkerställer du att din skriftliga och muntliga kommunikation förmedlar en lämplig nivå av respekt och professionalism.

Du kan också överväga att använda tillförlitliga och avancerade verktyg som tillhandahåller alla nödvändiga funktioner för att skriva både professionella och informella e-postmeddelanden.

Här presenterar vi dig TextCortex Zeno's ChatGPT extension.

Vad är Zeno ChatGPT?

TextCortexZeno ChatGPT är ett avancerat skrivverktyg som drivs av artificiell intelligens. 

Den använder avancerad maskininlärningsteknik och en omfattande kunskapsbas för att hjälpa användarna att skapa förstklassigt, sökmotoroptimerat innehåll. 

Detta fantastiska verktyg har stöd för ett stort antal språk, inklusive franska, tyska, rumänska, portugisiska och många andra. 

Genom att utnyttja de olika språkfunktionerna kan användarna fullt ut utforska och dra nytta av de många olika funktioner som TextCortex erbjuder, t.ex:

👍 Omskrivning toolbar - Skriva om, expandera, sammanfatta, ändra ton, text-till-tal, etc.

👍 Creator Suite - 60+ AI- genererade templates för alla innehållsformat.

👍 Läsbarhetskontroll - Kontrolleraditt läsbarhetsresultat.

👍 Zeno-läge - Få AI förutsägelser baserade på ditt utkast.

👍 Brainstorming av innehåll - Tryck på CTRL+SHIFT+K för att låsa upp funktioner för innehållsidéer.

👍 Chatt med Zeno - Börja samtal med våra AI skribenter på över 25 språk.

‍

‍

Dessutom möjliggör TextCortex sömlös integration med över 2000 populäraste onlineplattformar, vilket ger dig enkel tillgång till en mängd populära tjänster. 

Oavsett om det är Docs, Gmail, LinkedIn, Notion, Facebook eller andra, ser TextCortex till att du kan använda dess funktioner var du än behöver dem.

Vilka är fördelarna för dig?

✔️ Snabbare innehållsgenerering (upp till 10 gånger snabbare).

✔️ Effektivt skapande av bulkfiler.

✔️ Sömlös kommunikation i både formella och informella sammanhang på över 25 språk.

✔️ Förbättrad produktivitet i arbetsflödet.

✔️ Snabbt formande av dina idéer.

✔️ En trevlig process för innehållsgenerering.

✔️ 10 gratis dagliga skapelser.

✔️ Dedikerad kundtjänst för att hjälpa dig.

Hur börjar man använda den?

1️. Lägg till Zeno ChatGPT extension.

2️. Skapa ditt konto.

3️. Börja utforska dina alternativ.

4️. Om du vill tjäna fler gratiskrediter kan du kolla in vårt belöningscenter.

Är du redo att prova?

Registrera dig gratis för att ta nästa steg mot att frigöra din skrivpotential med TextCortex's Zeno ChatGPT.