7 viktiga tips för att skriva formella e-postmeddelanden

I dagens yrkesvärld spelar formella e-postmeddelanden en viktig roll i kommunikationen.

De är ett sätt att förmedla viktig information, göra förfrågningar och etablera affärsrelationer. 

Att skriva ett formellt e-postmeddelande kan dock vara skrämmande, eftersom det kräver en nivå av precision och professionalism som ofta inte behövs i andra former av skriftlig kommunikation. 

I den här artikeln får du 7 viktiga tips för att skriva effektiva och professionella formella e-postmeddelanden. 

Du kan använda dessa riktlinjer för att skapa tydliga och övertygande e-postmeddelanden, oavsett om du kommunicerar med kunder, medarbetare eller chefer.

Så, låt oss dyka in!

7 tips för att skriva formella e-postmeddelanden

Här går vi igenom 7 viktiga tips för att skriva formella e-postmeddelanden och ger dig några exempel på hur du kan tillämpa dem.

1. Krok med ämnesraden

Om du vill att e-postmottagaren ska förstå poängen och svara på lämpligt sätt behöver du en ämnesrad som går rakt på sak.

En välskriven ämnesrad kan öka sannolikheten för att ditt e-postmeddelande läses och följs upp.

Exempel på effektiva ämnesrader

Dina ämnesrader för e-postmeddelanden ska vara kristallklara och direkt relaterade till innehållet i meddelandet.

✒️ "Mötesförfrågan: Måndag 10 maj kl 14.00"

✒️ "Förfrågan om lediga tjänster"

✒️ "Uppföljning av försäljningsförslag"

Vad du ska tänka på när du skriver en ämnesrad för formella e-postmeddelanden

För att förbättra effektiviteten i dina e-postmeddelanden är det bäst att använda tydliga och kortfattade ämnesrader.

Låt oss titta på några tips som du kan följa när du utformar dem:

✔️ Var kortfattad och specifik.

✔️ Använd nyckelord som sammanfattar huvudämnet i e-postmeddelandet.

✔️ Undvik vaga eller generiska formuleringar.

✔️ För att få ett snabbt svar, ange en tidsfrist eller en uppmaning att vidta åtgärder.

I stället för att skriva"Uppdatering" kan du till exempel skriva"Uppdatering av projektet: Deadline Extension begärs". 

Denna ämnesrad ger specifik information om e-postmeddelandets syfte och uppmuntrar till ett snabbt svar.

2. Adressera mottagaren på lämpligt sätt

Det är viktigt att hålla en professionell ton i hela ditt meddelande för att du ska uppfattas som trovärdig och auktoritativ. 

Din ton anger berättelsen för hela e-postmeddelandet och kan i hög grad påverka hur ditt meddelande tas emot.

En professionell ton förmedlar respekt, trovärdighet och auktoritet och ser till att ditt budskap tas på allvar.

Exempel på lämplig adressering

Det är viktigt att använda ett lämpligt språk och visa respekt när du skriver ett formellt e-postmeddelande till någon. 

Nedan följer några exempel på korrekta adresser som bör användas i e-postmeddelanden från företag:

✒️ "Till den som berörs"

✒️ "Dear Hiring Manager"

✒️ "Dear Sir/Madam"

Vad du ska tänka på när du adresserar dina mottagare i formella e-postmeddelanden

Det är viktigt att undvika slang, jargong eller alltför avslappnat språk när du skriver ett formellt e-postmeddelande. 

Fraser som"Hej", "Läget" eller"BTW" är inte lämpliga för formella e-postmeddelanden. 

Undvik också att använda ALL CAPS eller överdriven interpunktion, eftersom det kan verka aggressivt eller oprofessionellt.

För att få en professionell ton ska du se till att:

✔️ Använd ett klart och koncist språk.

✔️ Uppträder med artighet och respekt.

✔️ Använd korrekta hälsningar och signaturer.

✔️ Adressera mottagaren med namn och lämplig titel.

3. Skapa en stark inledningsreplik

Öppningsraden i ditt e-postmeddelande är det första intrycket som mottagaren får av dig och ditt meddelande.

Det fångar mottagarens uppmärksamhet och motiverar dem att fortsätta läsa.

Exempel på en stark inledningsreplik

En stark inledningsreplik kan vara en fråga, ett djärvt uttalande eller en tydlig avsiktsförklaring:

✒️ "Är du fortfarande intresserad av att boka ett samtal?"

✒️ "Jag är glad att kunna presentera en ny produktlinje som jag tror kommer att intressera dig."

✒️ "Jag följer upp vårt samtal om den nya marknadsföringskampanjen."

Vad du ska tänka på när du skapar en stark öppningsrad i formella e-postmeddelanden

För att skapa en stark öppningsreplik bör du tänka på syftet med ditt e-postmeddelande och vad som kommer att motivera mottagaren att fortsätta läsa.

✔️ Börja med anledningen till ditt e-postmeddelande och varför det är viktigt för mottagaren.

✔️ Använd ett djärvt uttalande, ställ en fråga eller gör ett överraskande uttalande.

✔️ Använd ett språk som är engagerande och kortfattat.

✔️ Undvik ordrika eller alltför komplicerade meningar.

✔️ Var tydlig och direkt , men också artig och professionell.

I stället för"Jag hoppas att du mår bra" kan du till exempel skriva"Tack för att du tog dig tid att överväga mitt förslag". 

Denna inledande rad visar att du uppskattar mottagarens tid och ger en professionell ton.

4. Träffa målet med ett giltigt skäl

När du skriver ett formellt e-postmeddelande är det viktigt att du har en giltig anledning att kontakta mottagaren. 

Detta visar inte bara att du har ett specifikt syfte med ditt e-postmeddelande, utan också att du respekterar mottagarens tid och uppmärksamhet.

Exempel på orsaken till att nå ut

En giltig anledning till att ta kontakt kan vara en begäran om information, en inbjudan till ett möte, en uppdatering av ett projekt eller en uppföljning av en tidigare konversation. 

✒️ "Jag skriver för att be om information om ert produktsortiment, särskilt om era pris- och leveransalternativ."

✒️ "Det var trevligt att prata med dig på konferensen förra veckan, och jag ville följa upp det för att diskutera möjligheten att samarbeta."

✒️ "Jag såg att ni nyligen lanserade en ny produktserie och jag skulle vilja erbjuda min hjälp med era marknadsföringsinsatser. Jag har stor erfarenhet av digital marknadsföring och ger gärna några idéer om hur ni kan marknadsföra era nya produkter."

Vad du ska tänka på när du anger skälet till att du kontaktar oss i formella e-postmeddelanden

Var mycket specifik om vad du vill ha av dem för att skriva en giltig anledning till att du kontaktar dem.

Se till att mottagaren av ditt e-postmeddelande vet exakt hur han eller hon kan dra nytta av ditt meddelande:

✔️ Presentera dig själv och ange varför du vill ta kontakt.

✔️ Var tydlig med vad du behöver och varför det är viktigt.

✔️ Påminn mottagaren om ert tidigare samtal, om det är tillämpligt.

✔️ Mötesförfrågningar ska innehålla skäl och datum för mötet.

✔️ Förklara vad du kan göra för att hjälpa till med vissa punkter (uppnå resultat, lösa problem osv.).

5. Avsluta med en minnesvärd mening

När du avslutar ditt e-postmeddelande är det viktigt att avsluta med en minnesvärd mening som förstärker anledningen till att du tog kontakt. 

Detta kan skapa ett minnesvärt intryck hos mottagaren och öka chanserna att få ett positivt svar.

Exempel på en minnesvärd sammanfattning

En minnesvärd mening kan vara ett uttalande om uppskattning eller en tydlig idé om nästa steg. 

✒️ "Tack för att ni tog er tid att överväga min begäran. Jag väntar med spänning på ditt svar."

✒️ "Låt mig veta om jag kan vidta några ytterligare åtgärder för att lösa detta problem."

✒️ "Om du har ytterligare frågor eller behöver mer information hjälper jag dig gärna. Tack än en gång för din tid och ditt övervägande."

Vad du ska tänka på när du avslutar ditt formella e-postmeddelande

Tänk på varför du skickar e-postmeddelandet och vad du vill att mottagaren ska få med sig från det innan du avslutar ditt formella e-postmeddelande:

✔️ Undvik att använda klichéer.

✔️ Använd en ton som motsvarar syftet med e-postmeddelandet - vänlig, övertygande eller bestämd.

✔️ Se till att ange eventuella uppföljningsåtgärder i det sista stycket.

✔️ Om det är lämpligt kan du uttrycka din tacksamhet till mottagaren för att han eller hon har tagit sig tid eller hjälpt dig.

Din avslutande mening bör visa uppskattning och förtroende för mottagarens förmåga.

6. Inkludera CTA

E-postmeddelandet bör avslutas med en uppmaning till handling (CTA) som uppmanar läsaren att göra något, t.ex. svara på en fråga eller begära ett möte.

Genom att inkludera en CTA i ditt e-postmeddelande kan du se till att ditt budskap är tydligt och att mottagaren vet vad han eller hon ska göra härnäst.

En välskriven CTA kan också öka sannolikheten för ett positivt svar och hjälpa till att föra samtalet framåt. 

Exempel på CTA i formella e-postmeddelanden

Det är viktigt att göra CTA:n tydlig och specifik, så att mottagaren vet exakt vad han eller hon ska göra.

Exempel på en CTA är: 

✒️ "Kan du bekräfta att den här tiden passar dig för att boka ett samtal?" 

✒️ "Jag skulle uppskatta om du kunde ge feedback på förslaget i slutet av veckan."

✒️ "Kan du skicka mig den begärda informationen senast på tisdag?"

Vad du ska tänka på när du inkluderar en CTA

Tänk på målet med ditt e-postmeddelande och vad du vill att mottagaren ska göra innan du skriver CTA:

✔️ Gör det lätt att förstå, otvetydigt och kortfattat. 

✔️ Inkludera instruktioner om hur man ska agera. 

✔️ Ge läsaren ett tillräckligt sammanhang så att han/hon vet varför han/hon bör agera. 

✔️ Inkludera alla nödvändiga resurser eller länkar som behövs för att de ska kunna slutföra åtgärden.

7. Stäng med respekt

Det är viktigt att avsluta ett affärsmail på ett artigt sätt om du vill behålla en god arbetsrelation med mottagaren.

Det visar att du respekterar deras tid och ansträngningar för att kommunicera med dig.

Exempel på avslutningar i ett formellt e-postmeddelande

Exempel på respektfulla avslutningar är:

✒️ "Med vänliga hälsningar"

✒️ "Hälsningar,"

✒️ "Med vänliga hälsningar,"

✒️ "Med vänliga hälsningar,"

✒️ "Tack,"

✒️ "Med tacksamhet,"

✒️ "Hälsningar,"

Vad du ska tänka på när du avslutar ditt formella e-postmeddelande

För att avsluta ett formellt e-postmeddelande med respekt följer du dessa riktlinjer:

✔️ Använd ett språk som är artigt och uppskattande.

✔️ Tänk på mottagarens position och formella nivå.

✔️ Om du har ett formellt förhållande till en mottagare använder du "Med respekt" eller "Med vänliga hälsningar". 

✔️ För en mer informell relation kan du använda en mer avslappnad avslutning som "Tack" eller "Ta hand om dig".

I stället för"Vi ses senare" kan du till exempel skriva"Tack för att du har uppmärksammat det här ärendet".Jag ser fram emot att höra av mig till dig snart." 

Detta är ett vänligt och uppskattande avsked som lämnar utrymme för ytterligare diskussioner.

Använd TextCortex's Chrome Extension för att skriva ett övertygande stycke

Att skriva ett formellt e-postmeddelande kan verka skrämmande, men om du följer de här 7 viktiga tipsen kan du kommunicera ditt budskap på ett tydligt och professionellt sätt. 

Dessutom kan du se till att dina formella e-postmeddelanden är effektiva och tas emot väl. 

Men anta att du letar efter en enda lösning för att automatisera ditt skrivande och kommunicera effektivt med olika målgrupper med rätt ton och stil. 

I så fall, TextCortex ett verktyg som är värt att överväga. 

Det kan hjälpa dig att effektivisera dina skrivprocesser och påskynda ditt arbetsflöde.

Vad är TextCortex?

TextCortex är en skrivlösning som med hjälp av maskininlärning och ett stort datalager hjälper användarna att skapa SEO-vänligt, högkvalitativt och originellt innehåll.

Den stöder över 25 språk, inklusive franska, tyska, rumänska, portugisiska och andra.

TextCortex kan producera innehåll för alla syften - från att skriva en post för sociala medier till professionell e-post.

TextCortex Funktioner

✒️Omskrivning toolbar - Tillägget TextCortex ger dig friheten att skriva om, expandera, sammanfatta, ändra ton och omvandla punktlistor till e-post, bland andra funktioner.

✒️Creator Suite - Det finns också över 60 AI-genererade templates i en mängd olika innehållsformat.

✒️Zeno-chatt - Chatta med en konversationsmodell AI som skapar ditt innehåll i farten.

‍

‍

Dessutom utökar TextCortex extension din skrivpotential genom att ge dig tillgång till funktioner som:

🤖Läsbarhetskontroll - fåfeedback om din läsbarhet och antal ord.

🤖Zeno mode -Låt AI förutsäga det lämpligaste resultatet baserat på dina utkast.

🤖Innehållsbrainstorming - tryck på CTRL+SHIFT+K på tangentbordet för att aktivera funktioner för att generera idéer till ditt innehåll.

Hur börjar man använda den?

✔️Add vårt Google Chrome tillägg som heter Zeno ChatGPT.

✔️Skapa ditt konto (inga kreditkortsuppgifter krävs).

✔️Enjoy 10 gratis skapelser varje dag när du använder appen på 2000+ webbplatser.

Är du frestad att prova?

Ta fram din freemium-plan idag och börja skriva formella e-postmeddelanden utan ansträngning från och med idag!