.png)
Att planera ett evenemang kan vara svårt, särskilt när det gäller att få antalet anställda att stämma.
E-postmeddelanden med påminnelser om evenemang är effektiva i den här situationen eftersom de gör det möjligt för människor att bekräfta sitt deltagande och se till att de inte glömmer bort det.
I den här artikeln presenterar vi 6 exempel på e-postmeddelanden med påminnelser om evenemang och templates för att hjälpa dig att öka antalet RSVP:er och gästernas engagemang. Från ämnesrader till tydliga uppmaningar till handling - vi har några tips för att göra dina sammankomster minnesvärda.
Vi börjar!
Vad är ett e-postmeddelande med påminnelser om evenemang?
En e-postpåminnelse är ett e-postmeddelande som skickas till personer som har registrerat sig eller visat intresse för att delta i ett framtida evenemang. Huvudsyftet är att påminna mottagarna om detaljer kring evenemanget, t.ex. datum, tid, plats och andra nödvändiga förberedelser, så att de inte glömmer eller missar det.
När ska du skicka det? Här är några exempel på användningsområden:
📆Konferens eller seminarium - Skicka en påminnelse till gästerna om huvudtalarna och eventuella uppgifter eller dokument som de bör förbereda i förväg.
📆Workshop - Skicka ut information om syftet med workshopen och vilka material som behövs, och nämn eventuella nödvändiga förberedelser.
📆Webinar - Informera deltagarna om det virtuella mötets URL eller de tekniska kraven.
📆Nätverksevent - Påminn gästerna om eventets schema och eventuella möjligheter att nätverka.
📆Välgörenhetsevenemang - Håll givare och supportrar informerade om kommande insamlingsevenemang, välgörenhetsgalor och möjligheter till volontärarbete.
Vilka är fördelarna med e-postpåminnelser om evenemang?
E-postmeddelanden med påminnelser om evenemang ger många fördelar:
✨Ökat antal deltagare - Om du skickar påminnelser i tid uppmuntrar du deltagarna att markera sina kalendrar och prioritera evenemanget, vilket leder till ökat antal deltagare.
✨Förbättrade förberedelser - Genom att tillhandahålla information om evenemanget i förväg, t.ex. tidtabeller, presentatörer och nödvändiga dokument, kan deltagarna förbereda sig ordentligt, vilket leder till smidigare interaktioner.
✨Positiv varumärkesimage - konsekventa och informativa påminnelser om evenemang återspeglar professionalism och lämnar gästerna med en positiv bild av din organisation eller ditt varumärke.
✨Färre uteblivna besök - Påminnelser minskar risken för uteblivna besök genom att säkerställa att deltagarna kommer ihåg evenemangets detaljer och planerar därefter.
Hur skriver man e-post med påminnelser om evenemang?
Här är 7 snabba steg för hur du skriver denna typ av e-post:
1. Skriv en tydlig ämnesrad - Du kan snabbt fånga läsarens uppmärksamhet med en kortfattad ämnesrad.
2. Använd vänliga häls ningsfraser - Börja med en varm och artig häl sning för att sätta en positiv ton för kommunikationen.
3. Betona detaljer om evenemanget - Påminn mottagarna om datum, tid, plats och all annan relevant information.
4. Lyft fram viktig information - Betona viktiga detaljer som huvudtalare, dagordningspunkter eller eventuella särskilda krav om det finns några.
5. Inkludera uppmaning till handling - Uppmuntra mottagarna att vidta åtgärder, t.ex. bekräfta sin närvaro eller fylla i en enkät före evenemanget.
6. Ange kontaktuppgifter - Ange kontaktuppgifter för eventuella frågor eller problem för att uppmuntra till en öppen dialog.
7. Avsluta e-postmeddelandet - Avsluta ditt e-postmeddelande med en vänlig avslutning och signatur.
6 Exempel på e-postmeddelanden med påminnelser om evenemang & Templates
Exempel 1: E-post med påminnelse om evenemang för en konferens
"Ämne: Kommande konferens den 27 juni
Hej Jessica,
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl! Vi ville påminna dig om den kommande konferensen som är planerad till den 27 juni i New Jersey. Vi är glada att ha dig med oss för vad som lovar att bli ett insiktsfullt evenemang!
Här är en smygtitt på agendan för tvådagarskonferensen:
Dag 1:
Talare 1: David Smith
Ämne: Avancerade SEO-tekniker
Talare 2: Rachel Brown
Ämne: Innehållsmarknadsföringsstrategier för SEO-framgång
Dag 2:
Talare 1: Michael Johnson
Ämne: Kraften i nyckelord
Högtalare 2: Emily Nguyen
Ämne: Bygga bakåtlänkar för SEO-optimering
För att säkerställa att vi har allt förberett för ditt deltagande, vänligen svara på det här e-postmeddelandet senast den 30 maj. Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp är du välkommen att kontakta oss.
Vi ser fram emot att träffa dig på konferensen!
Hälsningar,
[Ditt namn]"
Varför är detta ett bra exempel?
✅E-postmeddelandet innehåller ett fullständigt schema för den tre dagar långa konferensen, vilket ger mottagarna en tydlig uppfattning om vad de kan förvänta sig varje dag.
✅I meddelandet anges tydligt konferensens datum (27 juni) och plats (New Jersey). Detta minskar osäkerheten och ger deltagarna viktig information.
✅Med en tydlig call-to-action kan mottagarna bekräfta sitt deltagande genom att helt enkelt svara på e-postmeddelandet.
Exempel 2: E-post med påminnelse om evenemang för ett webbinarium
"Ämne: 5 dagar kvar till vårt marknadsföringswebinar
Hej Peter,
Vi hoppas att du mår bra! Vi ville påminna dig om att vårt marknadsföringswebbinarium är precis runt hörnet, med bara 5 dagar kvar till den stora dagen! Här är vad du kan förvänta dig att få ut av det:
- Få insikter om de senaste förändringarna inom marknadsföringsbranschen
- Lär dig strategier för att anpassa dig till marknadstrender
- Upptäck innovativa tekniker för att förbättra dina marknadsföringsinsatser
- Utforska möjligheter till nätverkande och samarbete
För att delta i webbinariet klickar du bara på länken nedan:
[Webinar Link]
Vi har också förberett ett användbart arbetsblad till webbinariet, som du kan komma åt här:
[Worksheet Link]
Glöm inte att ta en snabb titt på arbetsbladet i förväg! Det är utformat för att hjälpa dig att få ut så mycket som möjligt av webbinariet och skriv gärna ner eventuella frågor som du kan ha under sessionen.
Ser fram emot att träffa dig på webbinariet och diskutera den spännande utvecklingen inom marknadsföringsbranschen tillsammans!
Bästa hälsningar,
[Ditt namn]"
Varför är detta ett bra exempel?
✅Den ger all relevant information på ett kortfattat sätt, vilket säkerställer att mottagaren är välinformerad om det kommande webbinariet.
✅Hävdar fördelarna med att delta i webbinariet och ger mottagarna en tydlig bild av vad de kan vinna.
✅Inkluderarlänkar till både webbinariet och det tillhörande arbetsbladet, vilket gör det enkelt för mottagaren att få tillgång till de nödvändiga dokumenten.
Exempel 3: E-post med påminnelse om evenemang för ett nätverksevenemang
"Ämne: Påminnelse: Nätverksträff i morgon!
Kära Amelia,
Jag hoppas att du mår bra efter detta mejl.
Jag ville påminna dig om vårt kommande nätverksevenemang som är planerat till imorgon. Det är ett utmärkt tillfälle att utöka ditt professionella nätverk och få värdefulla insikter från branschexperter.
Här är detaljerna om evenemanget:
Datum: 8 april
Tid: 18:00 - 20:00
Plats: City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, USA
Se till att ta med visitkort för utbyte med andra gäster.
Förfriskningar kommer att serveras.
Vi ser fram emot ditt deltagande och att se dig där.
Hälsningar,
[Ditt namn]"
Varför är detta ett bra exempel?
✅Det innehåller en påminnelse om att deltagarna ska ta med sig visitkort för att byta med andra deltagare.
✅E-postmeddelandet innehåller exakta uppgifter om evenemanget, inklusive datum (8 april), tid (6:00 PM - 8:00 PM) och plats (City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, USA).
Exempel 4: E-post med påminnelse om evenemang för utbildningstillfälle
"Påminnelse: Training Session on Google Ads Bidding Strategies
Dear Team,
Jag hoppas att det här mailet når dig väl. Jag ville påminna er om vårt kommande utbildningstillfälle om Google Ads Bidding Strategies, som är planerat att starta om 14 dagar. Vi är glada att kunna meddela att vår VD, Olivia Williams, som har över 7 års erfarenhet inom området, kommer att leda denna fyra dagars session.
Här är en kort agenda för varje dag:
Dag 1:
Introduktion till Google Ads Bidding
Förstå auktioner och budtyper
Dag 2:
Avancerade budstrategier
Optimera bud för maximal ROI
Dag 3:
Budgethantering och budjusteringar
Strategier för annonspositionering
Dag 4:
Fallstudier och bästa praxis
Q&A Session med Olivia Williams
Utbildningen kommer att vara en ovärderlig möjlighet för oss att förbättra våra färdigheter och kunskaper inom Google Ads-budgivning. För att säkerställa att dina frågor tas upp under sessionen, vänligen skicka in dem via denna [länk] senast den 25 april.
Vi ser fram emot ditt aktiva deltagande och engagemang i utbildningssessionen.
Hälsningar,
[Ditt namn]"
Varför är detta ett bra exempel?
✅Hävdar VD:s kompetens, vilket ökar trovärdigheten för utbildningen.
✅Förklarar tydligt utbildningens ämnen.
✅Uppmuntrar engagemang genom att be deltagarna att ställa frågor.
Exempel 5: E-post med påminnelse om evenemang för teambuilding
"Påminnelse: Teambuilding-event om en månad!
Hej Team,
Vi hoppas att ni har det bra! Vi ville påminna er om vårt kommande teambuilding-event som är planerat att äga rum om en månad. Vi är glada att kunna meddela att det kommer att pågå i tre dagar och hållas på Lakeside Resort på den vackra landsbygden.
Här är några detaljer för din referens:
Datum: 25 juni 2024
Plats: Lakeside Resort
Boende: Mysiga stugor vid sjön
Transport: Bekväma bussar kommer att ordnas för vår resa till och från anläggningen
För att hjälpa oss att vidta nödvändiga åtgärder, vänligen bekräfta ditt deltagande senast den 20 maj genom att svara på detta e-postmeddelande.
Vi ser fram emot att tillbringa tre oförglömliga dagar tillsammans, stärka våra lagband och skapa bestående minnen!
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]"
Varför är detta ett bra exempel?
✅E-postmeddelandet innehåller information om boende, transport och plats. Denna detaljnivå gör det möjligt för deltagarna att föreställa sig evenemanget och veta vad de kan förvänta sig.
✅E-postmeddelandet skickas en månad i förväg, vilket ger teamet tillräckligt med tid att planera och förbereda sig för evenemanget, vilket ökar deltagarfrekvensen.
✅E-postmeddelandet innehåller en tydlig uppmaning till handling, där teammedlemmarna uppmanas att bekräfta sitt deltagande.
Exempel 6: E-post med påminnelse om evenemang för en välgörenhetsgala
"Ämne: Påminnelse: Välgörenhetsgala i morgon!
Dear Edward,
Vi hoppas att du mår bra efter detta e-postmeddelande. Vi ville skicka dig en snabb påminnelse om välgörenhetsgalan i morgon kväll.
Här är detaljerna om evenemanget:
Datum: 15 maj 2024
Tid: 18:00 - 21:00
Plats: Grand Oak Manor, 123 Charity Avenue, Anytown, USA
Vi har planerat en rad spännande aktiviteter, inklusive livemusik, auktioner och inspirerande gästtalare. Din närvaro vid evenemanget kommer att avsevärt förbättra våra ansträngningar att tillhandahålla kvalitetsutbildning till underprivilegierade barn.
Kom ihåg att ta med dina biljetter och eventuella ytterligare donationer som du vill bidra med. Tillsammans kan vi stärka nästa generation genom utbildning.
Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp är du välkommen att kontakta oss på [email protected] eller ringa oss på (555) 123-4567.
Tack än en gång för din generositet och ditt stöd. Vi ser fram emot att träffa er på galan i morgon!
Hälsningar,
James Brown
Event Coordinator
Charity Foundation"
Varför är detta ett bra exempel?
✅Mejlet uttrycker tacksamhet för mottagarnas stöd och betonar vikten av deras medverkan.
✅Den ger specifik information om händelsen.
För att avsluta
Att påminna din publik om ett evenemang är lika viktigt som att informera dem om det från början.
För att locka deltagare är det viktigt att dela med sig av all nödvändig information och visa fördelarna med evenemanget. För att göra det enklare kan du välja ett av exemplen från den här artikeln och anpassa det efter dina behov. Du kan också skriva ditt e-postmeddelande på några minuter med TextCortex 😏👇
Hur hjälper Text Cortex dig att skriva ett e-postmeddelande med påminnelser om evenemang?
TextCortex är ett AI-verktyg som kan förenkla flera uppgifter, bland annat att skriva e-post.
Det har en omfattande lista med funktioner som är utformade för att förbättra din skrivförmåga. Verktyget leder dig enkelt genom skrivprocessen, från början till slut.
Med Textcortex kan du:
⚡Skapa ett e-postmeddelande med bara 3 punkter.
⚡Rätta till grammatiska fel och stavfel.
⚡Utvecklakorta meningar till hela stycken.
⚡Redigera, skriva omeller parafrasera text.
⚡Justera tonen i din röst efter dina behov med tonväxlaren.
⚡Lagra alla dina filer på ett ställe med Knowledge Base.
⚡Generera och översätt dina e-postmeddelanden till över 25 språk.
⚡Skriv ett e-postmeddelande direkt från webbläsaren utan att behöva växla mellan flikar.
Förstår du? Att utforma e-post behöver inte vara tråkigt och tidskrävande.
Registrera dig idag och ge det ett försök!
.webp)
