Det låter enkelt att påminna någon om något, men hur får du dem att agera på ditt e-postmeddelande och få jobbet gjort?
Det är precis vad vi kommer att undersöka i den här artikeln!
Vi guidar dig genom 4 steg om hur du skriver ett påminnelsemeddelande effektivt, inklusive vad du bör göra och vad du inte bör göra, inklusive templates och mer.
I slutet av artikeln väntar ytterligare hjälp på dig.
Låt oss dyka in!
Vad är ett påminnelsemeddelande?
Ett påminnelsemeddelande är i princip en vänlig påminnelse för att se till att någon inte glömmer att göra en viktig uppgift.
De ser till att möten planeras, dokument delas, information bekräftas och deadlines hålls. Se dem som ett sätt att hålla saker på rätt spår.
Här är några situationer där ett påminnelsemeddelande kan vara praktiskt:
🌸Möten: Se till att alla är på samma sida och att alla närvarar.
🌸Deadlines: Se till att uppgifter slutförs i tid.
🌸Möten: Se till att ingen missar viktiga möten eller evenemang.
Så nästa gång du är rädd att någon ska glömma, skicka ett påminnelsemejl till dem!
När ska du skicka ett påminnelsemeddelande?
Här är några tips på när du bör skicka ett påminnelsemeddelande.
Att göra
✅Möten - Skicka ett påminnelsemejl till deltagarna en eller två dagar före mötet för att bekräfta deras deltagande och påminna dem om dagordningen.
✅Deadlines - Använd påminnelsemejl för att meddela teammedlemmar eller kunder om kommande deadlines för projekt, inlämningar eller betalningar.
✅Bokade möten - Skicka påminnelsemejl till kunder en dag eller två före bokade möten för att minska antalet uteblivna besök och se till att de kommer i tid.
✅Tasks and Assignments - För att hålla projekten i fas och slutföra dem i tid, påminn teammedlemmar eller samarbetspartners om eventuella hängande uppgifter eller assignments.
✅Kampanjer och erbjudanden - Skicka påminnelser via e-post till mottagare som har visat intresse för kampanjer, rabatter eller specialerbjudanden och informera dem om kampanjer som löper ut eller erbjudanden som gäller under en begränsad tid.
✅Prenumerationer - Skicka påminnelsemejl till prenumeranter eller kunder för att uppmuntra dem att förnya sina medlemskap, prenumerationer eller licenser innan de löper ut.
Vad man inte får göra
❌Spamliknande innehåll - Att skicka påminnelser om kampanjer eller marknadsföringsinitiativ utan mottagarens tillåtelse kan uppfattas som spammigt eller påträngande. Det är viktigt att se till att påminnelsemeddelanden är relevanta och till nytta för mottagaren.
❌ Upprepade eller överdrivna på minnelser - Att skicka för många påminnelser under en kort period kan irritera människor, så det är viktigt att hitta en balans för att undvika att mottagarna blir överväldigade.
5 steg för hur du skriver ett påminnelsemeddelande
Nu när du vet vad det är och när du ska använda det, ska vi se hur du skriver ett påminnelsemeddelande.
1. Skriv en tydlig ämnesrad
Att skriva en kortfattad ämnesrad i ett påminnelsemeddelande är avgörande eftersom det snabbt fångar mottagarens uppmärksamhet.
Det definierar effektivt syftet med e-postmeddelandet, så att mottagaren kan förstå dess betydelse vid första anblicken.
Genom att hålla ämnesraden enkel och direkt ökar du sannolikheten för att ditt påminnelsemeddelande uppmärksammas och åtgärdas snabbt.
💡ProTips
TextCortex ZenoChat är en smart AI-assistent som kan skapa en mängd olika ämnesrader för e-postmeddelanden.
Be helt enkelt Zeno Chat att ge dig olika ämnesrader för ditt e-postmeddelande, och välj sedan den bästa bland flera alternativ.
2. Använd lämplig hälsningsfras
Att inleda ett påminnelsemejl med en lämplig hälsning är viktigt eftersom det skapar en artig och professionell ton för konversationen.
Dessutom gör det mottagaren mer mottaglig för det budskap som följer.
Kort sagt, en väl vald hälsning hjälper till att skapa ett positivt helhetsintryck av e-postmeddelandet.
💡ProTips
TextCortex har flera personas att välja mellan, eller så kan du skapa din egen för att variera den ton eller stil som ZenoChat skriver med.
Hur fungerar det?
Den blandar din bakgrund och beskrivningsdetaljer med ett grundläggande skrivprov och skapar en digital persona som låter och skriver som du.
3. Skapa en kortfattad brödtext till e-postmeddelandet
Det finns tre effektiva steg för att skriva en kortfattad brödtext i ett påminnelsemeddelande.
Steg 1. Börja med en förklaring
Ange tydligt vad påminnelsen handlar om i början av ditt e-postmeddelande.
Detta innebär att du uttryckligen nämner det arbete eller den händelse som du vill påminna mottagaren om.
Det är viktigt att vara tydlig och direkt så att mottagaren genast förstår syftet med påminnelsen.
Efter att ha beskrivit syftet med påminnelsen, inkludera all relevant information, såsom datum, tider eller specifika uppgifter.
⭐Exempel: "Kära läsare, detta är en vänlig påminnelse om att tidsfristen för att lämna in din rapport närmar sig. Rapporten ska vara oss tillhanda den [sista inlämningsdag]."
Steg 2. Betona vikten av detta
Efter förklaringen betonar du varför mottagaren behöver agera på påminnelsen.
När du betonar vikten av att följa upp påminnelsen är det viktigt att lyfta fram eventuella negativa resultat eller konsekvenser av att inte slutföra uppgiften eller missa tidsfristen.
Det kan handla om projektförseningar, missade möjligheter eller negativa konsekvenser för teamets prestation eller rykte.
⭐Exempel: "Att färdigställa denna rapport i tid är avgörande för att säkerställa att vårt projekt håller tidsplanen och uppfyller våra kunders förväntningar."
Steg 3. Förenkla processen för att vidta åtgärden
Se till att ditt budskap är lätt att förstå. Om det är för komplicerat kan människor känna sig överväldigade.
Börja med att förklara exakt vad de behöver göra och dela sedan upp det i enkla steg eller anvisningar. På så sätt kan de enkelt följa med och slutföra uppgifterna med minimal ansträngning.
Att hålla det enkelt bidrar till att minska förseningar och säkerställer att alla förstår vad de ska göra.
⭐Exempel1: "För att skicka in din utgiftsrapport, vänligen fyll i det bifogade formuläret och skicka det till [email protected] senast fredag. Var noga med att inkludera alla kvitton och relevant information för korrekt behandling."
⭐Exempel2: "Vänligen granska det bifogade dokumentet och ge din feedback i slutet av dagen. Dina kommentarer kommer att vara avgörande för att slutföra projektförslaget."
💡ProTips
Zeno Chat kan generera ett e-postmeddelande åt dig med bara tre punkter.
Lägg bara till punktlistor med dina viktigaste budskap och gör e-postmeddelandet klart att skickas.
Det hjälper dig att skapa välfungerande e-postmeddelanden på nolltid.
4. Avsluta e-postmeddelandet på ett artigt sätt
I det här avsnittet kan du erbjuda hjälp till mottagaren.
Det visar att du vill att de ska lyckas och att du är villig att ge dem den hjälp de behöver.
Dessutom är det viktigt att avsluta e-postmeddelandet på ett artigt sätt.
Det kan handla om att tacka, önska lycka till eller helt enkelt tacka mottagaren för dennes tid och hjälp.
⭐Exempel: "Tack så mycket för din uppmärksamhet i denna fråga. Ditt samarbete är mycket uppskattat. Vi ser fram emot att höra från dig snart."
Templates För påminnelse via e-post
Exempel 1 - Närmar sig teambuilding
"Ämne: Påminnelse: Kommande teambuilding-evenemang
Hej Team,
Jag hoppas att du mår bra. Bara en vänlig påminnelse om att vårt kommande teambuilding-evenemang närmar sig med stormsteg, och vi ser fram emot att alla ska delta i en rolig dag.
För att säkerställa att vi har ett korrekt antal deltagare för evenemanget ber vi dig att fylla i RSVP-formuläret och ange om du kommer att delta eller inte. Ditt svar är avgörande för planeringen och för att säkerställa att vi har allt vi behöver för att göra evenemanget till en framgång.
Vänligen fyll i formuläret senast denna fredag [Infoga datum]. Om du har några frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta [Infoga kontaktperson/E-post].
Vi ser fram emot att träffa er alla där och skapa några underbara minnen tillsammans!
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]"
Exempel 2 - Tidsfristen närmar sig
"Ämne: Påminnelse: Tidsfristen närmar sig - utformning av logotyp
Hej John,
Jag hoppas att ni mår bra. Bara en snabb påminnelse om att tidsfristen för att färdigställa logotypdesignen närmar sig. Vi måste ha designen klar senast på måndag för att uppfylla vår kunds förväntningar och undvika förlust av affärer.
Din expertis och ditt engagemang är mycket uppskattade för att säkerställa att detta projekt blir framgångsrikt. Vänligen meddela mig om du behöver hjälp eller stöd för att klara tidsfristen.
Tack för att ni uppmärksammar denna fråga.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]"
Hur man skriver påminnelsemeddelande med TextCortex?
När du skriver ett påminnelsemeddelande är det viktigt att använda tydliga och exakta formuleringar.
Som tur är har den AI-drivna lösningen TextCortex allt du behöver för att förenkla skrivprocessen och ge dig kraftfulla verktyg för att ta ditt arbete till nästa nivå.
TextCortex ger dig möjlighet att:
🔥 Sammanfatta, parafrasera och skriva om Text
🔥 Anpassa och producera material baserat på dina uppmaningar och önskad stil
🔥 Välj mellan 15+ toner för att passa din e-poststil
🔥 Skapa din kunskapsbas och enkelt lagra och organisera filer, artiklar och dokument på en central plats
🔥 Anpassa din virtuella Zeno Assistant för att hjälpa dig med en mängd olika uppgifter, inklusive att skapa text, svara på förfrågningar och få tillgång till live webbmaterial
🔥 Skapa, modifiera och översätta dina e-postmeddelanden eller annat innehåll på över 25 språk
🔥 Utforska 60+ anpassningsbara templates som täcker olika kategorier och jobb
Registrera dig och börja förbättra din förmåga att skriva e-post redan idag!
.webp)
