Den enda checklistan för att skriva e-post för att skapa bättre e-postmeddelanden

Checklistor är ett utmärkt verktyg för att organisera uppgifter och se till att inget glöms bort.

Effektiv e-posthantering bygger på tydlig kommunikation, och genom att använda checklistor kan man effektivisera processen och säkerställa tilltalande och engagerande e-postmeddelanden.

I den här artikeln beskrivs de viktigaste komponenterna i att skriva e-post och vad de innehåller och betyder.

Låt oss titta närmare på checklistan för att skriva e-post, en viktig resurs för alla som skriver e-post.

Vad är en checklista för e-post och varför är den viktig?

En checklista för e-post fungerar som ett produktivitetsverktyg som aktivt hjälper dig att skapa effektiva och ändamålsenliga e-postmeddelanden.

Huvudsyftet är att säkerställa att du har inkluderat alla nödvändiga element och presenterat dem tydligt och koncist.

Men innan du börjar skriva din ideala checklista måste du överväga och balansera många faktorer, inklusive grammatik, ton, struktur och innehåll.

Viktiga element som varje checklista för e-post bör innehålla

När du skapar en checklista för att skriva e-post är det viktigt att inkludera flera viktiga element för att garantera dess effektivitet och praktiska användbarhet.

Med hjälp av dessa element kan du strukturera dina e-postmeddelanden på ett tydligt och koncist sätt och se till att all nödvändig information finns med.

Några viktiga element som varje checklista för att skriva e-post bör innehålla är

• Ämnesrad: Bör vara tydlig, kortfattad och relaterad till e-postmeddelandets innehåll.
• Hälsningsfras: En personlig hälsning är viktig för att skapa kontakt med mottagaren.
• Syfte: Ange tydligt anledningen till e-postmeddelandet och vad du vill att mottagaren ska göra.
• Body: Det huvudsakliga innehållet i e-postmeddelandet, inklusive eventuell nödvändig information, detaljer eller instruktioner.
• Uppmaning till handling: Var specifik med vad du vill att mottagaren ska göra och ge en tydlig deadline om det behövs.
• Avslutning: En professionell avslutning som innehåller ditt namn, signatur och kontaktinformation.

Den enda checklistan för att skriva e-post som du någonsin kommer att behöva

Så vad bör varje checklista för att skriva e-post innehålla? Låt oss titta på var och en av dessa delar och varför de är viktiga.

1. Ämnesrad

Ämnesraden är det första mottagaren ser när de får ett e-postmeddelande. Den kan ofta avgöra om e-postmeddelandet öppnas eller ignoreras.

Ett viktigt tips är att hålla det kort och tydligt och undvika tvetydigheter eller ordrika formuleringar.

Anta dessutom att e-postmeddelandet skickas till fler personer. I så fall kan det vara bra att inkludera en hakparentes med en kort beskrivning av e-postmeddelandets ämne.

Till exempel - [Teammöte] Nästa onsdag.

Detta kan hjälpa mottagarna att snabbt identifiera syftet med e-postmeddelandet och prioritera det därefter i sin inkorg.

⭐Pro Tips⭐⭐

ZenoChaten avancerad AI-assistent som finns på TextCortex, kan skapa olika ämnesrader för e-postmeddelanden.

Du kan välja mellan olika Personas som du kan anpassa för att ändra tonen eller stilen efter dina önskemål/behov och preferenser.

När du frågar ZenoChat ger det flera alternativ för professionella ämnesrader för e-post som du kan överväga.

2. Tips om e-postens brödtext

I brödtexten i ett e-postmeddelande kommunicerar du ditt budskap och ger sammanhang och detaljer som stöd för ditt syfte.

Men det kan vara svårt att veta var man ska börja och exakt vad man ska ta med. Några tips att ta med är:

• Gör det personligt: Tala direkt till läsaren och nämna deras namn eller företag. Det kan bidra till att skapa en känsla av samhörighet och förtroende.
• Ge läsaren en vägvisare: Om du har bifogat ett dokument eller länkat till en webbplats ska du i ditt e-postmeddelande ange var läsaren kan hitta det. Detta kan förhindra förvirring.
• Var mycket tydlig med uppmaningen till handling: Oavsett om du uppmanar läsaren att delta i ett evenemang eller kontakta dig i en specifik fråga, var mycket specifik om vad du vill att de ska göra och nästa steg.
• Var inte rädd för att vara direkt: Det är viktigt att vara artig och tillmötesgående, men var inte rädd för att vara direkt och bestämd i ditt budskap. Om du är för vag eller passiv kan det förta betydelsen av det budskap du försöker förmedla.

3. Struktur för e-post

En klassisk struktur med tre stycken är ett utmärkt ställe att börja på. Så här ska det se ut:

• Första stycket: Ange tydligt och direkt vad du vill ha från mottagaren. Det kan vara en åtgärd, begäran eller inbjudan. 
• Andra stycket: Ge information om varför du kontaktar dem och annan relevant information. Använd detta avsnitt för att förklara syftet med ditt e-postmeddelande och ge mottagaren ett sammanhang. 
• Tredje stycket: Upprepa din fråga eller begäran, ge mer information eller en tidsfrist om det behövs. Ge en tydlig uppmaning om vad du vill att läsaren ska göra härnäst, och uppmana dem att agera.

4. Avtackning

Hur du avslutar ditt e-postmeddelande kan vara lika viktigt som resten av e-postmeddelandet.

Ett vanligt misstag är att avsluta e-postmeddelandet med "Jag ser fram emot att höra från dig.", eftersom det kan uppfattas som lite påträngande och saknar en specifik åtgärd eller uppmaning.

Försök istället att avsluta ditt mejl med en specifik deadline, t.ex. "Låt mig veta vad du tycker senast (specifikt datum)" eller "Vänligen svara senast (specifikt datum), så att jag vet hur jag ska gå vidare".

Om du kontaktar någon ny eller är osäker på om du skickar e-post till rätt person kan du använda avslutningen för att nämna detta också.

Till exempel: "Om du inte är rätt person att prata med, vänligen meddela mig så snart som möjligt så att jag snabbt kan gå vidare."

5. Korrekturläsning och tonkontroll med AI-verktyg för skrivande

Även det mest välformulerade e-postmeddelande kan undermineras av stavfel, grammatiska fel och en olämplig ton ton.

Lyckligtvis finns det många AI-verktyg för skrivande som kan hjälpa till att effektivisera denna process och göra den mer ändamålsenlig.

Några sätt som AI-skrivverktyg kan hjälpa till med korrekturläsning och tonkontroll inkluderar

• Fångar upp stavfel och grammatiska fel som kan ha missats vid manuell korrekturläsning.
• Ge förslag på omformulering av besvärliga eller otydliga meningar.
• Identifiera överanvända eller repetitiva ord och fraser.
• Analysera tonen i ditt e-postmeddelande och ge förslag på hur du kan justera den.

Genom att använda dessa verktyg i kombination med manuell korrekturläsning kan du vara säker på att dina e-postmeddelanden är felfria och sammanhängande och lämnar ett positivt intryck på dina mottagare.

⭐Pro Tips⭐⭐

TextCortex kan vara till stor hjälp för att skapa felfria e-postmeddelanden med olika tonalitet.

ZenoChatär en AI-driven chatbot som snabbt hämtar resurser från databaser eller kunskapsbaser, inklusive templates och prover.

Du kan be chatboten om förslag på nyckelord, vilket leder till flera utkastalternativ.

Dessutom tillhandahåller TextCortex AI ett omskrivningsverktyg för att föreslå olika tonlägen och förbättra e-postens noggrannhet.

6. Tidpunkt på dagen

Tidpunkten kan spela en avgörande roll för hur framgångsrikt ditt e-postmeddelande blir, eftersom studier har visat att det är bäst att skicka e-post runt kl. 9. 00, eftersom människor är mer benägna att kontrollera sina e-postmeddelanden direkt på morgonen.

Men om det inte är möjligt att skicka ett e-postmeddelande strax före kl. 9 på morgonen rekommenderas att du skickar det runt kl. 1-2 eller 20 på kvällen, eftersom människor är mest benägna att kontrollera sina e-postmeddelanden efter lunch eller på kvällen när de har avslutat sitt arbete.

Hur kan TextCortex förbättra din e-posthantering?

Det kan ofta vara svårt att hitta rätt ton och röst i e-postmeddelanden.

Men, TextCortex, ett avancerat AI-drivet verktyg, utmärker sig i att skriva välformulerade e-postmeddelanden.

Den ger hjälp med att välja lämpliga fraser och ord. 

TextCortex's funktioner inkluderar

⚡Zeno Chat, en anpassningsbar AI-assistent som genererar innehåll enligt dina uppmaningar och stilpreferenser.

⚡Rätta stavnings-, grammatik- och stilfel för att säkerställa ett välformulerat arbete.

⚡Redigeringoch omskrivning funktioner som textkomplettering, sammanfattning och parafrasering.

⚡Tonväxlare med över tio tillgängliga toner.

⚡Generera och översätta innehåll på över 25 språk.

⚡Erbjuda tillgång till Zeno Chat via en webbapplikation eller Chrome extension.

Är du redo att prova?

Registrera dig idag och få tillgång till ett kraftfullt verktyg för att skapa felfria e-postmeddelanden som är skräddarsydda efter mottagarens behov!