Sabias que uma das principais consequências da má experiência de um candidato é simplesmente não obter uma resposta? 

Surpreendentemente, quase 75% dos candidatos a emprego não recebem qualquer resposta depois de apresentarem as suas candidaturas e cerca de 60% são deixados na ignorância após a entrevista.

Embora possa não ser a atividade mais agradável, responder a uma candidatura de emprego é fundamental para manter a boa reputação da tua empresa. 

Não te preocupes se isto parecer difícil; este artigo vai mostrar-te como escrever um e-mail de rejeição com respeito.

Pronto para começar?

Vamos!

Porque deves enviar um e-mail de rejeição?

Os candidatos investem muito tempo e esforço na candidatura e na entrevista para um emprego. Assim, um e-mail de rejeição é uma forma educada de reconhecer os seus esforços.

Demonstra respeito pelo tempo que dedicaram. Além disso, enviar um e-mail de rejeição é uma prática importante e profissional por duas razões principais:

Mantém uma reputação positiva - Embora desagradável, um e-mail de rejeição profissional e cortês pode deixar uma impressão positiva. Isto pode influenciar a forma como o candidato vê a empresa e pode levá-lo a partilhar a sua experiência com outras pessoas.

Construir uma futura reserva de talentos - Podes deixar a porta aberta a excelentes indivíduos que podem não ser adequados para o cargo atual, mas que podem ser excelentes para futuras oportunidades. Manter esses candidatos motivados é fundamental para construir um forte pipeline de talentos.

Embora possa ser mais fácil evitar responder, não o aconselhamos. Em suma, enviar um e-mail de rejeição é uma excelente prática. É uma técnica simples e eficaz para manter o profissionalismo, o respeito e uma imagem de marca positiva durante o processo de contratação.

Quando deves enviar um e-mail de rejeição?

Se concordares em contactar um candidato dentro de uma ou duas semanas, certifica-te de que cumpres esse prazo. 

Não adies para além deste período de tempo, pois isso pode resultar numa experiência negativa para o candidato. A incerteza prolongada não é definitivamente uma sensação agradável e, antes de fazeres uma promessa, pensa:

▶️Number de candidatos - Se tiveres um grande número de candidatos para entrevistar, sê realista quanto ao tempo que será necessário para avaliar todos eles.

▶️Decision-Making Process - Compreende os passos do processo de tomada de decisão da tua organização. Isto inclui tempo para entrevistas, discussões internas e talvez várias rondas de entrevistas.

▶️Company políticas e procedimentos - Tem em atenção as políticas da empresa ou os procedimentos de RH que possam afetar o calendário. Algumas organizações podem ter períodos de espera obrigatórios ou passos adicionais no seu processo de contratação.

▶️Availability dos principais decisores - Determina a disponibilidade de todos os decisores envolvidos no processo de contratação. Os seus horários podem influenciar a rapidez com que uma decisão final pode ser tomada.

Lembra-te, é melhor dar um orçamento um pouco mais longo e responder mais cedo do que fazer uma promessa e não a cumprir. 

Se definir um prazo realista para responder aos candidatos, pode gerir as expectativas dos candidatos e manter o profissionalismo da sua empresa.

Como escrever um e-mail de rejeição?

Vamos ver 5 passos para escreveres um e-mail de rejeição.

Passo 1: Inclui o cargo na linha de assunto

A linha de assunto deve indicar claramente o assunto do e-mail. 

Evita utilizar termos vagos que possam dar origem a equívocos. 

Antes de abrir o e-mail, o candidato deve saber que se trata da sua candidatura a um emprego. 

Aqui tens algumas dicas para escreveres a linha de assunto:

Escreve num tom neutro - A linha de assunto deve ser neutra e profissional. Não deve suscitar expectativas irrealistas nem soar duro. Evita utilizar uma linguagem que pareça informal ou demasiado formal, pois isso pode ser mal interpretado.

Sê breve - Vai direto ao assunto e aborda diretamente o cargo específico a que o candidato se candidatou na linha de assunto.

👉Utilizar uma linguagem clara - Evitar uma linguagem que possa ser entendida como apontando para um resultado positivo, como "Notícias empolgantes sobre..." ou "Atualização sobre o percurso da tua candidatura...". Isto pode levar o candidato a ficar desapontado quando ler o conteúdo real.

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Exemplos:

1. "Candidatura a uma posição de designer UI/UX - Decisão da [Nome da empresa]"
2. "Posição de contabilista - Aviso de rejeição da [Nome da empresa]"
3. "Resultado da função de criador de conteúdos na [nome da empresa]".

Passo 2: Personaliza a abertura

A personalização pode atenuar o efeito da rejeição. 

É provável que um candidato aprecie o facto de a empresa ter dedicado algum tempo a reconhecê-lo individualmente, o que resulta numa experiência geral mais agradável com a organização. 

Experimenta estas três dicas para personalizar a abertura do teu e-mail:

👉Utiliza o nome do candidato - Começa o e-mail com uma saudação seguida do primeiro nome do candidato.

👉Menciona pormenores - Se possível, inclui um pormenor específico da candidatura ou da entrevista.

Agradece ao candidato - Reconhece o esforço que fizeram no processo de candidatura e agradece-lhes por isso.

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Exemplos:

1. "Caro Jim,

Obrigado por partilhares as tuas ideias sobre a utilização da IA no campo do design durante o nosso debate..."
2. "Caro Alex,

Foi um prazer conhecer as tuas capacidades de criação de conteúdos durante a nossa recente conversa. O teu entusiasmo por contar histórias na função de Criador de Conteúdos na nossa empresa foi evidente e apreciado..."
3. "Cara Cuddy,

Estamos gratos por te teres candidatado ao lugar de contabilista na nossa empresa e pela conversa esclarecedora que tivemos sobre a tua experiência em gestão financeira. A tua atenção aos detalhes e os teus conhecimentos ficaram bem patentes nas nossas interacções..."

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Passo 3: Dá a notícia

Por mais difícil que seja, o objetivo de um e-mail de rejeição é dar as más notícias, por isso é melhor seres direto e ires direto ao assunto desde o início. Sei que a parte mais complicada é dizer a um candidato que não foi selecionado.

Segue estas dicas para o fazeres corretamente:

Usa linguagem positiva - Escreve as tuas frases de forma positiva sempre que possível. Por exemplo, em vez de dizeres "Infelizmente, não foste selecionado", podes dizer: "Tivemos de fazer algumas escolhas difíceis devido às competências excepcionais de todos os nossos candidatos."

Sê direto - Apresenta o teu ponto principal sem rodeios desnecessários.

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Exemplos:

1. "Depois de uma análise cuidadosa, lamentamos informar-te de que não vamos avançar com a tua candidatura. A decisão foi um desafio devido ao elevado calibre dos candidatos."
2. "Infelizmente, optámos por escolher um candidato cuja experiência está mais de acordo com as necessidades actuais do nosso projeto".
3. "Lamentamos informar-te que decidimos avançar com outro candidato para esta função. A tua experiência em estratégia de marketing foi impressionante e tivemos de tomar uma decisão difícil."

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Passo 4: Explica a decisão

A apresentação de um motivo de rejeição pode ser útil para o candidato. 

Ajuda-os a identificar as áreas a melhorar ou esclarece por que razão não são os mais adequados para esse papel específico. 

Além disso, uma explicação ajuda a garantir um processo de contratação transparente. 

Sê honesto - Apresenta uma razão verdadeira para a rejeição, mas certifica-te de que a apresentas de forma respeitosa e educada. Evita fazer comentários muito críticos ou pessoais.

Se possível, sê específico - Se houver uma explicação específica e construtiva que possa ser expressa (por exemplo, um requisito de experiência numa determinada área), pode ser benéfico mencioná-la.

Mantém o profissionalismo - Se não quiseres falar de pormenores, mantém a conversa geral e profissional. Por exemplo, podes dizer que escolheste um candidato cuja experiência é mais relevante para os requisitos actuais da função.

Concentra-te - Uma longa lista de pormenores pode ser esmagadora ou confusa. Limita-te aos argumentos principais que são mais importantes para as necessidades de emprego.

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💡ProTip

Com TextCortex, escrever um e-mail completo é tão simples como escrever apenas três pontos-chave. Como é que funciona? Escreve os teus pontos principais em marcadores e a TextCortex trata disso 😏

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Exemplos:

1. "Após uma análise cuidadosa, decidimos avançar com um candidato que tem uma experiência mais direta no tipo específico de projectos que a nossa equipa está atualmente a gerir. Acreditamos que esta experiência será crucial para os nossos próximos desafios."
2. "A nossa decisão foi particularmente difícil devido ao elevado nível das candidaturas, mas escolhemos um candidato cujo estilo e experiência se alinham melhor com a nossa atual direção de marca. A tua abordagem foi altamente criativa e ficámos verdadeiramente impressionados com o teu trabalho."
3. "Acabámos por selecionar um candidato que possui uma experiência mais extensa em infra-estruturas de nuvem, o que é um ponto-chave para esta função, dadas as nossas actuais necessidades organizacionais. As tuas competências em gestão de redes e segurança foram impressionantes."

Etapa 5: Incentiva oportunidades futuras

Incentivar os candidatos a oportunidades futuras no teu e-mail de rejeição é benéfico porque eles podem ser uma boa opção para um futuro emprego. 

Esta técnica não só ajuda a tua empresa a identificar potenciais empregados, como também proporciona ao candidato uma boa experiência.

Reconhecer as suas competências - Destaca os pontos fortes que te impressionaram. Podes dizer "A tua abordagem criativa à resolução de problemas é fantástica!"

👉Fornecer opção de alertas de emprego - Se a tua empresa tem um sistema de alertas de emprego, encoraja os empregados a inscreverem-se para serem notificados de novas vagas.

👉Personaliza a mensagem - Se notaste uma área em que o candidato se destaca, aconselha-o a procurar oportunidades nesse campo.

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Exemplos:

1. "Mais uma vez, obrigado pelo teu interesse na função de UI UX Designer na nossa empresa. Apesar de não irmos avançar com a tua candidatura para esta posição, ficámos particularmente impressionados com as tuas capacidades de resolução de problemas. Vemos um grande potencial no teu perfil e gostaríamos de receber a tua candidatura para futuras funções que possam estar mais alinhadas com os teus talentos únicos. Encorajamos-te a manteres-te em contacto connosco através da nossa página de carreiras e a considerares a possibilidade de te candidatares novamente."
2. "Gostámos muito de te conhecer durante este processo. Embora não seja a melhor opção neste momento, esperamos que consideres a possibilidade de te candidatares a futuras oportunidades connosco, pois os teus talentos são valiosos."

Do's

Sê rápido - Envia o e-mail de rejeição assim que a decisão for tomada, para que o candidato não fique à espera ansiosamente.

Age com empatia - Um e-mail de rejeição pode ser o fim do percurso de um candidato com a tua empresa por agora, mas uma resposta empática pode criar uma impressão favorável e duradoura e influenciar a sua visão da tua empresa.

Dá apoio - Se possível, dá feedback que possa ajudar o candidato em futuras candidaturas. Isso pode melhorar a experiência geral do candidato.

✅Termina o teu e-mail com uma nota positiva - Certifica-te de que o teu e-mail de rejeição é profissional, respeitoso e informativo; isto pode transformar uma experiência terrível numa experiência positiva.

Não

Não uses uma linguagem dura - Evita usar palavras que possam ser interpretadas como uma crítica às qualificações ou à personalidade do candidato.

Evita comparações - Não compares o candidato diretamente com outros. Concentra-te na sua candidatura em relação aos requisitos do emprego.

Não dês falsas esperanças - Evita fazer declarações que possam ser vistas como um convite para te candidatares à mesma posição num futuro próximo, se não for essa a tua intenção.

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Modelo

"Assunto: A tua candidatura a Coordenador de Redes Sociais na [Nome da Empresa]


Cara Emily,


Obrigado por te teres candidatado à posição de Coordenador de Redes Sociais na nossa empresa e pelas ideias ponderadas que partilhaste durante a entrevista. A tua paixão pelo marketing digital ficou bem patente.


Lamentamos informar-te que optámos por avançar com outro candidato para esta função. A decisão foi um desafio, pois tínhamos muitos candidatos talentosos. Ficámos particularmente impressionados com a tua criatividade e estratégias de envolvimento; no entanto, seleccionámos um candidato cuja experiência em campanhas digitais de grande escala corresponde melhor às nossas necessidades actuais.


As tuas competências e entusiasmo são admiráveis e acreditamos que serão muito úteis na tua carreira. Encorajamos-te a candidatares-te a futuras vagas que estejam de acordo com as tuas competências. Vemos um grande potencial no teu trabalho e gostaríamos de considerar a tua candidatura novamente.


Mais uma vez, obrigado pelo teu interesse em fazer parte da nossa equipa. Desejamos-te a melhor sorte na tua carreira e aguardamos com expetativa a possibilidade de trabalharmos juntos no futuro.


Com os melhores cumprimentos,

[O teu nome]

[A tua função]

[Nome da empresa]"

Como escrever um e-mail de rejeição utilizando TextCortex?

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