O início do teu e-mail prepara o terreno para a decisão do destinatário: continuar a ler ou apagar. Apesar de ser tão importante, muitos lutam para encontrar o equilíbrio certo entre formalidade e informalidade, o que leva a introduções genéricas ou estranhas.
Se estás a debater-te com o mesmo problema, vieste ao sítio certo!
Neste artigo, vamos mostrar-te 5 dicas para começares um e-mail de forma eficaz e uma ferramenta útil para escreveres tarefas.
Vamos começar!
Porque é que as apresentações de e-mail envolventes são importantes?
Tira um momento e tenta estimar o volume de e-mails na tua caixa de entrada todos os dias. São cerca de 15, 20 ou mais de 50? Seja qual for o número, duvido que dediques a mesma atenção a todos os e-mails da tua caixa de entrada, ou que os leias com atenção.
É aí que entra em jogo uma introdução de e-mail envolvente. Esta pode atrair o interesse do leitor e motivá-lo a aprofundar o conteúdo da tua mensagem.
Outras 2 razões para considerares a forma como começas um e-mail são:
Primeiras impressões - Em muitos casos, uma apresentação por correio eletrónico serve como o primeiro ponto de contacto entre indivíduos ou empresas. Uma apresentação bem elaborada pode causar uma boa impressão e definir o tom para futuras conversas.
Propósito claro - Uma introdução clara e envolvente comunica eficazmente o propósito do teu e-mail, tornando mais fácil para o destinatário compreender o que estás a pedir ou a oferecer.
5 dicas para começar um e-mail de forma eficaz
Vamos ver como podes alcançar estes resultados e começar um e-mail de forma eficaz.
Dica 1: Começa com uma saudação adequada
Começa um e-mail com uma saudação amigável para criar um tom positivo e estabelecer uma ligação.
Caro [Nome]
Usar "Caro [Nome]" como saudação é apropriado em circunstâncias formais ou semi-formais.
Podes utilizá-lo em:
⭐Profissional Comunicações
⭐Comunicação empresarial
⭐Académico Letras
Quando comunicas com alguém que não conheces bem, mas queres mostrar respeito e profissionalismo
Nestes casos, utilizar "Caro [Nome]" como saudação estabelece um tom formal e respeitoso e demonstra que valoriza o tempo e a atenção do destinatário.
No entanto, antes de utilizares esta saudação, considera o contexto e a relação com o destinatário, pois pode ser demasiado formal em algumas situações.
Olá
Podes começar um e-mail com "Olá" numa variedade de situações, especialmente quando o tom do e-mail é mais casual ou amigável.
Usa-o em:
Comunicação da Liga
Emails de seguimento
Perguntas rápidas ou actualizações
⭐Informal Comunicação
Utilizar "Olá" como saudação nestas situações pode ajudar-te a definir um tom amigável e acessível para o e-mail, mantendo o profissionalismo.
Olá equipa/todos
Utilizar "Olá equipa" ou "Olá a todos" no início de uma mensagem de correio eletrónico é adequado quando te diriges a um grupo de pessoas coletivamente e não a indivíduos específicos.
Utiliza-o para:
Comunicação em equipa
Emails de grupo
⭐Anunciados
Nestes casos, dizer "Olá equipa" ou "Olá a todos" promove a inclusão e incentiva o trabalho em equipa e a colaboração. Reconhece a natureza colectiva dos destinatários sem destacar os indivíduos.
Dica 2: Usa uma abertura cativante
Começa o teu e-mail com uma pergunta intrigante, um facto interessante ou uma anedota útil para atrair imediatamente a atenção do leitor. Naturalmente, as frases de abertura envolventes dependem do tipo de e-mail que estás a escrever.
Email de apresentação de vendas - Exemplos
A tua pergunta é intrigante:
"E se eu te dissesse que há uma solução simples para reduzir os teus custos de energia em 30%?"
Um facto interessante:
"Sabias que mais de 80% dos consumidores preferem marcas que se envolvem ativamente com eles nas redes sociais?"
Anedota útil:
"Na semana passada, conversei com um cliente que implementou o nosso software e viu um aumento de 50% na produtividade no primeiro mês."
Email de rede - Exemplos
A tua pergunta é intrigante:
"Como vês o futuro da [indústria/área específica] a evoluir à luz dos recentes avanços tecnológicos?"
Um facto interessante:
"Sabias que o número de trabalhadores remotos aumentou 115% na última década? Tenho curiosidade em saber como é que esta tendência está a afetar a abordagem da tua organização à colaboração."
Anedota útil:
"Participei recentemente numa conferência em que os líderes da indústria discutiram a importância da diversidade e da inclusão no local de trabalho. Lembrei-me do teu recente blog post sobre o assunto, e gostaria de ouvir a tua opinião sobre como as empresas podem promover melhor a diversidade."
Email de candidatura a emprego - Exemplos
Um facto interessante:
"Fiquei fascinado por saber que a tua empresa foi reconhecida como um dos melhores empregadores em termos de satisfação dos empregados. Estou ansioso por contribuir para uma equipa com uma cultura de trabalho tão positiva."
Anedota útil:
"Durante o meu estágio na [empresa anterior], liderei um projeto que resultou num aumento de 20% no envolvimento dos clientes. Esta experiência solidificou a minha paixão pela [área relevante] e o meu desejo de me juntar a uma equipa dinâmica como a tua."
💡ProTip
Com a ferramenta Bullet-to-email do TextCortex, podes criar vários e-mails a partir de apenas 3 pontos. Basta forneceres os pontos-chave que gostarias de incluir na tua mensagem de correio eletrónico e o TextCortex gera uma mensagem de correio eletrónico completa para ti em poucos segundos.
Dica 3: Declara o teu objetivo
Indica de forma clara e concisa o motivo do teu e-mail na frase de abertura.
Quando declaras o teu objetivo logo à partida, o destinatário compreende o objetivo do e-mail.
Isto reduz a confusão e garante que a tua mensagem é compreendida desde o início.
Estou a falar contigo sobre . . .
Começar uma mensagem de correio eletrónico com "Estou a contactar-te por causa de... " é educado e direto, e esclarece o objetivo da mensagem. Podes usá-lo em:
Contacto inicial
Pedido de informação ou ação
Esclarecer o objetivo da tua mensagem e o resultado pretendido é crucial para iniciar uma conversa. Frases como "Estou a escrever-te para te informar" ou "Estou a contactar-te por causa de" ajudam a clarificar o objetivo da comunicação com o destinatário em contextos formais.
De forma semelhante, dizer "Estou a contactar-te" pode comunicar com sucesso o objetivo da mensagem. Frases como "Queria saber como estás" ou "Só vim cá para te dizer" mantêm a conversa mais leve, ao mesmo tempo que transmitem o motivo do contacto em contextos mais informais.
Exemplos
1. "Estou a contactar-te para iniciar uma conversa sobre o teu projeto recente e sobre como poderei contribuir."
2. "Estou a entrar em contacto para verificar se tudo está a correr bem do teu lado."
3. "Estou a contactar-te para te lembrar do prazo que se aproxima e para discutir quaisquer acções necessárias que tenham de ser tomadas."
4. "Passei por cá para te dizer olá e dar seguimento à nossa conversa recente. Queria falar contigo e ver se tinhas mais alguma ideia ou pergunta sobre o projeto que discutimos."
Obrigado por . . .
Um método eficaz para reconhecer o e-mail do destinatário ou a ação que este realizou é expressar gratidão no início de um e-mail. Usa-o em:
Agradecer um favor ou ajuda
Receber informação
Mostrar gratidão por tempo ou consideração
Utilizar "obrigado por" nestes cenários permite-te reconhecer os esforços da outra pessoa, expressar gratidão e manter uma comunicação construtiva nos teus e-mails.
Queria dar-te seguimento...
"Queria fazer o seguimento de..." é uma frase apropriada para utilizar num e-mail quando queres voltar a falar de uma conversa, pedido ou consulta anterior.
Aqui estão vários cenários onde podes utilizar esta frase:
Depois de enviares um e-mail inicial
Depois de uma Reunião
Para reiterar o teu interesse
Se usares as frases "Queria fazer o seguimento de..." ou "Houve algum progresso em relação a X? ", isso indica profissionalismo e uma comunicação clara. Para uma forma mais informal, podes usar "Estou a voltar a falar de X".
Exemplos
1. "Queria dar seguimento ao meu e-mail sobre o próximo evento. Gostaria de saber o que pensas e o que achas da agenda proposta."
2. "Queria fazer o seguimento da nossa reunião de ontem para recapitular os pontos de ação e garantir que estamos de acordo com os próximos passos."
3. "Queria dar seguimento à nossa conversa anterior para reiterar o meu grande interesse no cargo. Estou ansioso por saber mais sobre os próximos passos no processo de contratação."
💡ProTip
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Dica 4: Personaliza para o destinatário
Tens de personalizar o início do teu e-mail para refletir os interesses, as preferências ou as interacções anteriores do destinatário. É um método eficaz para mostrar que valorizas a singularidade do destinatário e que dedicaste algum tempo a compreendê-lo. Esta personalização não só demonstra respeito, como também aumenta as hipóteses de captar a atenção do destinatário e de obter uma boa resposta.
Exemplo 1:
"Caro [Nome],
Depois de ver o teu recente blog post sobre sustentabilidade, queria entrar em contacto e discutir potenciais oportunidades de colaboração..."
Exemplo 2:
"Olá [Nome],
Reparei no teu perfil do LinkedIn que tens uma vasta experiência em gestão de projectos, e espero aprender mais sobre a tua abordagem num próximo projeto..."
Exemplo 3:
"Caro [Nome],
Dado o teu interesse em tecnologias emergentes, pensei que poderias apreciar este artigo que encontrei sobre os últimos avanços na inteligência artificial..."
💡ProTip
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Como? Fornece detalhes de fundo e uma amostra de texto e TextCortex irá gerar uma persona digital que soa e escreve como tu. Se não quiseres criá-la, podes escolher algumas das personas existentes.
Dica 5: Mantém o profissionalismo
Um tom profissional estabelece credibilidade de imediato, demonstrando conhecimento e experiência. Isto é especialmente importante quando interage com novas pessoas ou clientes. Não utilizes alcunhas, a menos que tenhas desenvolvido uma relação com o destinatário. Ficar demasiado à vontade pode levar-te a:
Impressão negativa
Mal-entendidos ou interpretações erradas da tua mensagem
Reputação prejudicada
A correspondência comercial implica sempre, mais ou menos, a manutenção de um tom profissional, independentemente do destinatário.
A segunda opção é demasiado informal e inadequada, a menos que estejas a escrever um e-mail para um amigo.
💡ProTip
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Como iniciar um e-mail utilizando TextCortex?
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