Quando envias documentos por e-mail, a dica mais importante de todas é não te esqueceres de anexar os documentos!
Todos nós já passámos por isso e provavelmente já nos esquecemos uma centena de vezes.
Mas, para além desta, preparámos mais 11 dicas sobre como escrever um e-mail para enviar documentos de forma eficaz.
No final do artigo, uma solução de IA está à tua espera.
Vamos mergulhar!
Porque é que é importante escrever corretamente um e-mail quando envias documentos?
Uma mensagem de correio eletrónico escrita de forma eficaz garante que o destinatário compreende o objetivo do conteúdo do documento e as acções que lhe são solicitadas.
Além disso, podes:
- Poupa tempo a explicar as coisas
- Acelera o teu processo de trabalho
- Mostra o teu profissionalismo
Embora enviar este e-mail não seja matemática, há certamente algumas dicas sobre como fazê-lo e obter os resultados que desejas.
Dicas para escrever um e-mail quando envias documentos
Vamos ver 11 dicas que te podem ajudar a criar e-mails com documentos anexados!
1. Informa o destinatário de que os documentos estão em anexo na linha de assunto
Quando envias documentos numa mensagem de correio eletrónico, é uma boa prática dizê-lo na linha de assunto.
Porquê?
Porque isto ajuda o destinatário a compreender rapidamente o objetivo do teu e-mail e garante que não se esquece dos ficheiros anexados.
Uma linha de assunto informativa é importante para todos os tipos de e-mails, mas neste e-mail, desempenha um papel especial.
Podes utilizar algo como
"Nome do documento - Anexado a este e-mail "
ousimplesmente
"Documentos em anexo."
2. Explica a finalidade dos documentos anexados
Não basta anexar o documento no e-mail, mas também explicar o seu objetivo e como o destinatário beneficiará com ele.
Porquê?
Porque essa explicação serve como uma "introdução".
Desta forma, facilitarás ao destinatário a compreensão do conteúdo do documento e a forma como o pode utilizar.
Antes de o abrir, o destinatário já terá algum contexto e, por conseguinte, utilizará o documento de forma mais eficaz.
Por exemplo:
"Anexei a análise do relatório financeiro para o segundo trimestre, que fornece informações sobre as nossas tendências de receitas, repartição de despesas e áreas de melhoria.
A tua experiência na interpretação destes números seria inestimável para o nosso planeamento estratégico futuro."
3. Oferece-te para fornecer informações adicionais
Deves deixar sempre espaço para que o destinatário te faça perguntas adicionais.
Porquê?
Porque demonstrarás que és educado e que estás pronto a ajudar se for necessário.
Basta incluir uma frase no final do teu e-mail
"Se tiveres alguma dúvida ou precisares de mais informações, não hesites em contactar-me."
Assim, o destinatário saberá que estás disponível para o apoiar, se necessário.
4. Inclui a CTA
É importante incluir um apelo à ação claro no teu e-mail.
Porquê?
Porque assim o destinatário saberá exatamente quais os próximos passos a dar.
O CTA depende da ação que pretendes, mas, por exemplo, podes dizer:
"Por favor, toma um momento para rever os documentos em anexo e dá o teu feedback até [data/data específica]."
"Agradecia que analisasses os documentos em anexo com a maior brevidade possível e que me comunicasses a tua opinião."
"Se os documentos em anexo merecerem a tua aprovação, assina-os e devolve-os até [prazo/data específicos]."
5. Acrescenta a assinatura
Cria uma assinatura de e-mail profissional e inclui-a no final do teu e-mail.
Porquê?
Uma boa assinatura de e-mail, para além do teu endereço de e-mail, contém o teu número de telefone e ligações para as redes sociais.
Desta forma, oferece ao destinatário mais canais de comunicação e facilita o seu contacto.
6. Escolhe o tom adequado
Em todos os tipos de comunicação, deves escolher o tom adequado com base no tipo de relação que tens com a pessoa.
Porquê?
Porque se comunicares num tom casual quando não é a altura certa, arriscas-te a arriscas-te a parecer rude e pouco profissional.
Uma vez que estás a interagir num ambiente empresarial e a fornecer dados importantes, é fundamental manter um tom de respeito e profissionalismo.
Evita utilizar uma linguagem demasiado informal ou um humor inadequado para este contexto.
💡ProTip
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Escolhe um dos seguintes tons e fala como quiseres sem te preocupares em parecer inadequado:
7. Mantém-no simples
Não uses uma linguagem demasiado complexa nem escrevas demasiado longa mensagem.
Porquê?
Porque podes confundir o destinatário, especialmente porque estás a explicar um assunto possivelmente complexo - o conteúdo do documento.
Utiliza frases curtasfrases curtas e concisas e escreve da forma mais simples possível.
💡Dica profissional
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8. Revê o teu e-mail
Antes de enviares o teu e-mail, certifica-te de que o revês.
Porquê?
Porque, ao fazê-lo, podes reparar nos erros que cometeste ao escrever.
Os erros ortográficos e gramaticais são por vezes difíceis de detetar à primeira vista e a revisão pode ajudar-te com isso.
Talvez pareçam erros menores, mas podem afetar a perceção que o destinatário tem de ti.
💡ProTip
Corrigir e reparar erros é muito mais fácil com TextCortex!
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9. Acompanhamento
Se não obtiveres uma resposta ao fim de uma semana, envia uma mensagem de correio eletrónico de seguimento.
Porquê?
Podes recordar-lhes educadamente quaisquer acções necessárias da parte deles ou oferecer ajuda adicional.
Mas presta atenção - se incluíste um prazo na tua CTA, não envies um e-mail de seguimento antes desse prazo.
Por exemplo:
"Caro [Nome do destinatário],
Espero que este e-mail te encontre bem.
Queria apenas garantir que recebeste o documento anexado ao meu e-mail anterior.
É crucial para os prazos dos nossos próximos projectos e para garantir o alinhamento com os nossos objectivos estratégicos. Este documento contém informações vitais que orientarão os nossos próximos passos e processos de tomada de decisões.
A tua análise e contributo são preciosos para avançarmos eficazmente.
Não hesites em contactar-nos se precisares de assistência ou esclarecimentos."
💡ProTip
Com o Zeno Chat, podes receber um e-mail de acompanhamento com base no que enviaste.
Como?
- Copy o teu e-mail e cola-o no chat
- Dá-lhe uma sugestão para escrever um e-mail de acompanhamento com base no que forneceste
- Especifica o que deve incluir
E pronto! O Zeno escreve um e-mail de acompanhamento completo numa questão de segundos.
10. Protege a informação sensível
Quando partilhares dados confidenciais ou pessoais, utiliza a encriptação ou a proteção por palavra-passe.
Porquê?
Por causa das ameaças cibernéticas.
Esta é a forma de mostrar que és responsável e que te preocupas com a tua segurança e a do destinatário.
Talvez pareça demasiado, mas nunca se sabe o que pode acontecer, por isso deves prestar atenção a este pormenor.
11. Usa nomes de ficheiros simples
Deves nomear os teus ficheiros da forma mais simples possível.
Porquê?
Isto permite que o destinatário identifique imediatamente o conteúdo do ficheiro sem ter de o abrir.
Um nome de ficheiro simples facilita a localização do documento mais tarde, tanto para ti como para o destinatário, quer esteja na tua caixa de correio eletrónico ou guardado num computador.
Isto pode poupar-te tempo e esforço quando procurares ficheiros específicos no futuro.
Por exemplo:
"Marketing_Plan_Q2_2024.docx"
"Meeting_Minutes_05-12-2024.pdf"
"Resumo_do_orçamento.xlsx"
"Proposta_Final_Versão.doc"
Modelo de e-mail para o envio de documentos
"Assunto: Plano de Marketing em anexo
Caro [Nome do destinatário],
Espero que este e-mail te encontre bem. Tenho o prazer de partilhar contigo o Plano de Marketing para o terceiro trimestre de 2024. Este documento representa o nosso roteiro estratégico para melhorar o envolvimento e impulsionar o crescimento das vendas no próximo trimestre. Descreve as nossas campanhas direccionadas, iniciativas-chave e resultados projectados.
Caso necessites de algum esclarecimento sobre as estratégias delineadas ou tenhas alguma dúvida sobre os dados apresentados, não hesites em contactar-nos.
As tuas opiniões e feedback são inestimáveis para garantir o sucesso dos nossos esforços de marketing.
Aguardo com expetativa a oportunidade de discutir este assunto contigo.
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]
Anexo: Marketing_Plan_Q3_2024.pdf”
Vamos terminar
Como podes ver, o envio de documentos não se resume a anexar ficheiros; trata-se de fornecer contexto ao destinatário e ajudá-lo no seu trabalho.
Além disso, é importante que o teu e-mail esteja bem estruturado e escrito de forma simples.
Talvez te pareça matemática, afinal de contas?
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