7 dicas essenciais para escreveres e-mails formais

No mundo profissional de hoje, os e-mails formais desempenham um papel vital na comunicação.

Servem para transmitir informações importantes, fazer pedidos e estabelecer relações comerciais. 

No entanto, escrever um e-mail formal pode ser assustador, pois exige um nível de precisão e profissionalismo que muitas vezes não é necessário noutras formas de comunicação escrita. 

Este artigo fornece-te 7 dicas essenciais para escreveres e-mails formais eficazes e profissionais. 

Podes utilizar estas directrizes para criar e-mails claros e convincentes, quer estejas a comunicar com clientes, colegas de trabalho ou superiores.

Então, vamos mergulhar!

7 dicas para escreveres e-mails formais

Aqui, vamos rever 7 dicas essenciais para escrever e-mails formais e dar-te alguns exemplos de como implementá-las.

1. Prende com a linha de assunto

Se queres que o destinatário do teu e-mail entenda o assunto e responda adequadamente, precisas de uma linha de assunto que vá directa ao assunto.

Uma linha de assunto bem escrita pode aumentar a probabilidade de o teu e-mail ser lido e ter seguimento.

Exemplos de linhas de assunto eficazes

As linhas de assunto do teu e-mail devem ser muito claras e estar directamente relacionadas com o conteúdo da mensagem.

✒️ "Pedido de reunião: Segunda-feira, 10 de Maio às 14h00"

✒️ "Inquérito sobre uma vaga de emprego"

✒️ "Acompanhamento da proposta de venda"

O que deves ter em conta ao escrever uma linha de assunto para e-mails formais

Para melhorar a eficácia e a eficiência dos teus e-mails, é melhor utilizares linhas de assunto claras e concisas.

Vejamos algumas dicas a seguir quando as elaborares:

✔️ Sê breve e específico.

✔️ Utiliza palavras-chave que resumam o tópico principal do e-mail.

✔️ Evita uma linguagem vaga ou genérica.

✔️ Para uma resposta rápida, inclui um prazo ou um apelo à acção.

Por exemplo, em vez de escrever"Update", escreve"Project Update: Deadline Extension Requested". 

Esta linha de assunto fornece informações específicas sobre o objectivo do e-mail e incentiva uma resposta atempada.

2. Dirige-te ao teu destinatário de forma adequada

Manter um tom profissional em toda a tua mensagem é essencial para seres visto como credível e com autoridade. 

O teu tom define a narrativa de todo o e-mail e pode ter um grande impacto na forma como a tua mensagem é recebida.

Um tom profissional transmite respeito, credibilidade e autoridade, e garante que a tua mensagem é levada a sério.

Exemplos de endereços apropriados

É essencial utilizar uma linguagem adequada e mostrar respeito quando escreves um e-mail formal a alguém. 

Seguem-se alguns exemplos de endereços adequados a utilizar em mensagens de correio electrónico de empresas:

✒️ "A quem possa interessar"

✒️ "Caro director de contratação"

✒️ "Caro Senhor/Senhora"

O que deves ter em conta quando te diriges aos teus destinatários em e-mails formais

Evitar gíria, jargão ou linguagem demasiado informal é essencial para escrever um e-mail formal. 

Frases como"Olá", "Como estás" ou"BTW" não são apropriadas para e-mails formais. 

Além disso, evita usar maiúsculas ou pontuação excessiva, pois isso pode ser agressivo ou pouco profissional.

Para obteres um tom profissional, certifica-te de que:

✔️ Utiliza uma linguagem clara e concisa.

✔️ Age com cortesia e respeito.

✔️ Utiliza saudações e assinaturas adequadas.

✔️ Dirige-te ao destinatário pelo seu nome e título apropriado.

3. Cria uma linha de abertura forte

A linha de abertura do teu e-mail é a primeira impressão que o destinatário terá de ti e da tua mensagem.

Capta a atenção do destinatário e motiva-o a continuar a ler.

Exemplos de uma frase de abertura forte

Uma linha de abertura forte pode ser uma pergunta, uma afirmação ousada ou uma declaração clara de objectivo:

✒️ "Ainda estás interessado em marcar uma chamada?"

✒️ "Estou entusiasmado por apresentar uma nova linha de produtos que acredito que te vai interessar"

✒️ "Estou a dar seguimento à nossa conversa sobre a nova campanha de marketing"

O que deves ter em conta ao criar uma linha de abertura forte em e-mails formais

Para criar uma linha de abertura forte, considera o objectivo do teu e-mail e o que motivará o destinatário a continuar a ler.

✔️ Começa com a razão do teu e-mail e porque é vital para o destinatário.

✔️ Usa uma afirmação ousada, faz uma pergunta ou faz uma afirmação surpreendente.

✔️ Utiliza uma linguagem que seja envolvente e concisa.

✔️ Evita frases prolixas ou demasiado complicadas.

✔️ Sê claro e directo , mas também educado e profissional.

Por exemplo, em vez de"Espero que estejas bem", escreve"Obrigado por teres dedicado algum tempo a considerar a minha proposta". 

Esta frase de abertura mostra apreço pelo tempo do destinatário e dá um tom profissional.

4. Atinge o alvo com uma razão válida

Quando escreves um e-mail formal, é importante que tenhas uma razão válida para contactar o destinatário. 

Isto não só mostra que tens um objectivo específico para o teu e-mail, como também demonstra respeito pelo tempo e atenção do destinatário.

Exemplo de razão para estender a mão

Um motivo válido para entrar em contacto pode ser um pedido de informações, um convite para uma reunião, uma actualização de um projecto ou o seguimento de uma conversa anterior. 

✒️ "Estou a escrever para pedir informações sobre a tua linha de produtos, especificamente sobre os preços e as opções de entrega."

✒️ "Foi muito bom falar contigo na conferência da semana passada e queria voltar a falar contigo para discutir a possibilidade de trabalharmos juntos."

✒️ "Reparei que lançaste recentemente uma nova linha de produtos e gostaria de oferecer a minha ajuda nos teus esforços de marketing. Tenho uma vasta experiência em marketing digital e teria todo o gosto em fornecer algumas ideias sobre como promover os teus novos produtos."

O que deves ter em conta quando apresentas um motivo para entrar em contacto em e-mails formais

Sê muito específico sobre o que pretendes deles para escreveres uma razão válida para entrares em contacto.

Certifica-te de que o destinatário do teu e-mail sabe exactamente como pode beneficiar da tua mensagem:

✔️ Apresenta-te e diz qual é o teu objectivo para entrar em contacto.

✔️ Sê claro sobre o que precisas e porque é importante.

✔️ Recorda ao destinatário a tua conversa anterior, se for caso disso.

✔️ Os pedidos de reunião devem incluir o motivo e a data da reunião.

✔️ Explica o que podes fazer para ajudar em determinados pontos (obter resultados, resolver problemas, etc.)

5. Conclui com uma frase memorável

Quando concluíres o teu e-mail, é importante terminares com uma frase memorável que reforce o motivo pelo qual entraste em contacto. 

Se o fizeres, podes criar um impacto memorável no destinatário e aumentar as hipóteses de receberes uma resposta favorável.

Exemplo de um resumo memorável

Uma frase memorável pode ser uma declaração de apreço ou uma ideia clara dos passos seguintes. 

✒️ "Obrigado por teres tomado o tempo necessário para considerar o meu pedido. Aguardo ansiosamente a tua resposta."

✒️ "Por favor, diz-me se posso tomar alguma medida adicional para resolver este assunto."

✒️ "Se tiveres mais alguma dúvida ou precisares de informações adicionais, terei todo o gosto em ajudar-te. Mais uma vez, obrigado pelo teu tempo e consideração."

O que deves ter em conta ao concluir o teu e-mail formal

Pensa no motivo pelo qual estás a enviar o e-mail e no que queres que o destinatário retire dele antes de concluíres o teu e-mail formal:

✔️ Evita utilizar clichés.

✔️ Utiliza um tom que corresponda ao objectivo do teu e-mail - amigável, persuasivo ou assertivo.

✔️ Não te esqueças de especificar quaisquer acções de acompanhamento no parágrafo final.

✔️ Se for caso disso, exprime a tua gratidão ao destinatário pelo seu tempo ou assistência.

A tua frase final deve mostrar apreço e confiança nas capacidades do destinatário.

6. Inclui a CTA

O teu e-mail deve terminar com um apelo à acção (CTA) que leve o leitor a fazer algo, como responder a uma pergunta ou pedir uma reunião.

A inclusão de uma CTA no teu e-mail pode garantir que a tua mensagem é clara e que o destinatário sabe o que fazer a seguir.

Uma CTA bem escrita também pode aumentar a probabilidade de uma resposta positiva e ajudar a fazer avançar a conversa. 

Exemplo de CTA em e-mails formais

É essencial que o CTA seja claro e específico, para que o destinatário saiba exactamente que acção deve tomar.

Exemplos de uma CTA incluem: 

✒️ "Podes confirmar se esta hora te permite agendar uma chamada?" 

✒️ "Gostaria de receber o teu feedback sobre a proposta até ao final da semana."

✒️ "Podes enviar-me as informações solicitadas até terça-feira?"

O que deves ter em conta ao incluir uma CTA

Pensa no objectivo do teu e-mail e no que queres que o destinatário faça antes de escreveres a CTA:

✔️ Torna-o fácil de compreender, inequívoco e conciso. 

✔️ Inclui instruções sobre como agir. 

✔️ Fornece contexto suficiente para que o leitor saiba porque deve agir. 

✔️ Inclui todos os recursos ou ligações necessários para a realização da acção.

7. Fecha com respeito

É crucial terminar um e-mail comercial com uma nota educada se quiseres manter uma boa relação de trabalho com o destinatário.

Demonstra que respeitas o tempo e o esforço que fazem para comunicar contigo.

Exemplos de encerramentos num e-mail formal

Exemplos de encerramentos respeitosos incluem:

✒️ "Atenciosamente,"

✒️ "Com os melhores cumprimentos,"

✒️ "Com os melhores cumprimentos,"

✒️ "Respeitosamente,"

✒️ "Obrigado,"

✒️ "Com gratidão,"

✒️ "Cumprimentos,"

O que deves ter em conta ao fechar o teu e-mail formal

Para encerrar um e-mail formal com respeito, segue estas orientações:

✔️ Usa uma linguagem cortês e apreciativa

✔️ Tem em conta a posição e o nível de formalidade do destinatário

✔️ Para uma relação formal com um destinatário, utiliza "Respeitosamente" ou "Atenciosamente". 

✔️ Para uma relação mais informal , podes utilizar um fecho mais casual, como "Obrigado" ou "Fica bem".

Por exemplo, em vez de"Até logo", escreve"Obrigado pela tua atenção a este assunto. Espero ternotícias tuas em breve." 

Esta é uma despedida graciosa e apreciativa que deixa espaço para mais discussões.

Usa TextCortex's Chrome Extension para Escrever um Parágrafo Persuasivo

Escrever um e-mail formal pode parecer assustador, mas seguindo estas 7 dicas essenciais podes comunicar a tua mensagem de forma clara e profissional. 

Além disso, podes garantir que os teus e-mails formais são eficazes e bem recebidos. 

No entanto, supõe que estás à procura de uma solução única para automatizar a tua escrita e comunicar eficazmente com diferentes públicos, utilizando o tom e o estilo certos. 

Nesse caso, TextCortex é uma ferramenta que vale a pena considerar. 

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O que é TextCortex?

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Além disso, o TextCortex extension alarga o teu potencial de escrita ao fornecer acesso a funcionalidades como:

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