Ao iniciar um projecto em perspectiva com um cliente, tem muitas vezes dificuldade em conseguir que este responda aos seus e-mails? Está preocupado com a eficiência das suas mensagens de correio electrónico de acompanhamento?

Isto pode ser frustrante ao mais alto grau.

Ao mesmo tempo, pretende evitar desperdiçar a sua oportunidade de colaboração a longo prazo com as suas perspectivas, agindo com rudeza, impaciência, ou de forma pouco profissional enquanto tenta conquistá-las.

Resta saber então como abordar este desafio sem prejudicar o potencial para uma maior cooperação?

Para o ajudar a descobrir porque é que os seus clientes não estão a responder e o que fazer em tal cenário, este post irá discutir algumas das armadilhas mais comuns e as melhores dicas sobre como enviar e-mails de seguimento aos seus potenciais clientes.

Depois, mostrar-lhe-emos algumas amostras de e-mails de acompanhamento e dar-lhe-emos dicas úteis para o ajudar a personalizar os seus próprios e-mails e reduzir o tempo que gasta a escrevê-los diariamente.

Vamos mergulhar!

O que são e-mails de acompanhamento?

No mundo dos negócios, é prática comum enviar a um cliente um e-mail de acompanhamento após o contacto inicial.

É uma técnica que usamos quando queremos ou precisamos de algo de outra pessoa.

Além disso, os e-mails de acompanhamento são utilizados principalmente para lembrar os destinatários de acções pendentes (como pagar uma factura ou fornecer feedback).

Porque são os e-mails de acompanhamento relevantes para as empresas?

Ao prestar serviço ao cliente, é essencial manter linhas abertas de comunicação com o cliente ao longo de toda a duração do projecto.

Ter de fazer malabarismos com vários clientes significa que este tipo de comunicação é muitas vezes negligenciado, o que em troca pode atrasar o progresso dos seus projectos. Além disso, o não envio de e-mails de acompanhamento pode resultar na impressão errada dos clientes sobre si e o seu negócio.

O objectivo dos e-mails de acompanhamento é o de:

  • Relembrar os potenciais clientes para lhe responderem
  • Manter os projectos no bom caminho
  • Assegurar que a informação não se perca no baralhamento
  • Dar um sentido de organização e dedicação aos projectos
  • Diga aos seus clientes, tanto novos como antigos, que leva o seu negócio a sério.

Razões mais comuns para não obter uma resposta?

A razão pela qual não obteve uma resposta nem sempre é a falta de interesse na sua oferta. Provavelmente não está a receber respostas dos seus clientes porque:

  • Estão demasiado ocupados para lhe escreverem de volta.
  • O seu correio electrónico pode ter-se perdido nas suas caixas de spam ou de entrada.
  • Podem precisar de mais tempo para considerar o seu pedido ou consultar outras pessoas.

Todos hesitamos quando o dinheiro está em jogo, certo? Porque não o fariam?

É exactamente por isso que utilizamos e-mails de acompanhamento - para assegurar aos nossos clientes que estão em boas mãos. 

Já cobrimos o que eles são, por isso agora vamos entrar nos passos prometidos para escrever e-mails de seguimento que obtenham respostas e o façam sobressair.

Como Escrever um Email de Seguimento

Há prós e contras em todas as situações, e é importante reconhecer ambos antes de passar às etapas fundacionais de um bom e-mail de acompanhamento.

Dividimos os passos que precisa de dar para dominar este método e não o fazer, de modo a que se possa actualizar rapidamente.

Vamos começar! 

Emails de seguimento - DO's

1. Atenção à sua linha de assunto

Ser conciso e pontual é o melhor caminho a seguir com as linhas de assunto dos seus e-mails de acompanhamento.

Seja claro com o que precisa, e aponte a razão para o fazer. Aqui estão alguns exemplos de boas linhas temáticas de acompanhamento:

  • Etapas da Fase #1 de [Nome do Projecto]
  • Factura vencida de [Data]
  • Precisamos da sua ajuda em [Issue]
  • Actualizações de [Data] da Reunião
  • Alguma Pergunta ou Preocupação?

A linha de assunto do seu e-mail deve ser simples e clara sobre o que precisa do destinatário. Quanto mais natural for a linha de assunto, maior será a taxa de resposta que pode esperar.

2. Faça-o sobre eles

Se tiver em mente um objectivo claro para o e-mail de acompanhamento, colocar-se no lugar do cliente e escrever conteúdos que o façam sentir-se valorizado é uma brisa.

Os emails de seguimento são mais do que apenas breves lembretes. São linhas abertas para a construção de relações fortes com os seus clientes. Assim, o foco tem de estar neles.

Aqui estão algumas ideias sobre como dar atenção aos seus clientes de uma forma sofisticada:

  • Solicitar feedback sobre uma proposta ou ponto de vista.
  • Peça uma forma de melhorar as suas ofertas.
  • Evocar a peculiaridade propondo uma solução para o seu problema mais premente

Isto dar-lhes-á a impressão de que não só se preocupa com eles, mas também dedica tempo à investigação e considera várias opções a fim de satisfazer as suas necessidades específicas.

3. Seja breve

Já alguma vez ouviu falar da regra dos 12 segundos?

A regra dos 12 segundos é a quantidade média de tempo que as pessoas passam a ler e-mails.

E, especialmente no mundo dos negócios, ninguém tem muito tempo para gastar em e-mails profundos que demoram minutos a ler.

A maioria dos leitores apenas escumará os seus e-mails, pelo que é melhor manter qualquer seguimento tão breve quanto possível, cobrindo ao mesmo tempo todas as bases.

4. Chame os seus clientes à acção

Cada e-mail de seguimento deve ter uma chamada para acção, a menos que seja estritamente informativo. Muitos comerciantes não têm em conta este detalhe crucial, que é um contributo importante para as pessoas não levarem as suas mensagens de correio electrónico tão a sério como deveriam.

Por outras palavras, se quiser que os seus clientes e potenciais clientes tomem uma acção específica, deve tornar-lhes clara essa acção.

Aqui ficam algumas ideias para começar:

  • Por favor, comente.
  • Contacte-nos.
  • Dê a sua data preferida.
  • Vamos falar.

Nota: Para estabelecer uma AIC eficaz, evite dar uma sensação de insegurança. Por exemplo, pode notar uma diferença entre estas duas frases:

  • "Por favor, se encontrar tempo, gostaria de ter a oportunidade de marcar uma reunião para discutirmos detalhes sobre o projecto", e
  • "Envie-nos uma hora e data preferíveis para que possamos agendar a nossa próxima reunião".

A diferença está na dedicação e ousadia. Não hesite em usá-la.

5. Aprender a ser paciente

Agora chegámos ao cerne da questão - Quanto tempo devemos esperar antes de enviar um e-mail de seguimento?

Não espere demasiado tempo. As melhores práticas dizem que pode esperar ouvir de volta os seus clientes dentro de um dia ou dois.

Permitir aos seus clientes esta janela de tempo antes de seguir é uma boa ideia.

De facto, é muito mais inteligente simplesmente perguntar-lhes quando estariam mais receptivos a ouvir de si novamente. Desta forma, estabelecerá uma boa relação com base nas suas próprias decisões, evitando ao mesmo tempo ser demasiado aborrecido.

Nota: Considere que os seus clientes não podem verificar os seus e-mails durante os fins-de-semana e feriados.

É complicado cronometrar os seus seguimentos para que não pareça demasiado persistente logo após ter obtido a sua atenção.

É sempre melhor dar-lhes mais espaço do que agir demasiado cedo.

Email de seguimento NÃO

Agora, é tempo de olhar para as armadilhas mais comuns ao enviar e-mails de seguimento:

1. Procurando culpar - Mesmo que os seus clientes não tenham enviado a informação como prometido, um e-mail de acompanhamento deve concentrar-se em recordar-lhes gentilmente essa acção. Concentrar-se na colaboração futura e nos benefícios do cliente irá trazer-lhe outro conjunto de cartões.

2. Linha de assunto pobre - A linha de assunto é a primeira coisa que o seu cliente vê, e um filtro primário para decidir se é importante ou não. Seja conciso sobre o que precisa dos seus clientes. Isto irá ajudar os seus clientes a filtrar os seus e-mails como relevantes.

3. Esperar por uma resposta demasiado longa - Se esperar demasiado tempo, o seu cliente pode colocar o seu projecto em último lugar, ou esquecê-lo. Recordar não é igual a aborrecer se for bem feito. Assim, acompanhe rapidamente.

4. Comportamento de empurrão - Para mostrar ao seu cliente que este é um lembrete amigável, seja educado e leve. Estabeleça expectativas, dizendo-lhes quando é que vai dar seguimento se eles não responderem.

5. Sem CTA - Se o seu cliente apenas digitalizar os seus emails, poderá perder qualquer chamada para a acção e pô-la a descansar. Forneça-lhes um esboço claro dos seus próximos passos e um cronograma para a conclusão do seu projecto.

6. Comunicação Incorrecta - Deve conhecer as preferências de comunicação dos seus clientes. A maioria dos clientes prefere lembretes suaves por e-mail, mas alguns preferem telefonemas breves. Se fornecer as informações de que necessita, compensa!

Email de acompanhamento Templates 

1. Modelo de correio electrónico 'Apenas para fazer o check-in

Se precisar de dar seguimento à sua oferta, ou relembrar os seus clientes sobre o seu e-mail anterior, evite ser carente.

Expresse a sua empatia na sua agenda sobrecarregada e proponha uma reunião se estiverem interessados.

Dica profissional: As soluções de inteligência artificial (AI) como TextCortex podem ajudá-lo a escrever e-mails cativantes e personalizados quando está demasiado ocupado ou quando simplesmente não quer utilizar um modelo.

Por exemplo, o suplemento TextCortex's Chrome inclui uma útil função"Bullet to email" que pode ser utilizada para compor rapidamente emails a partir dos seus pontos mais importantes.

Basta definir os takeaways primários que deseja cobrir no seu e-mail, seleccionar as balas, clicar no logótipo e carregar na opção 'Bullet to e-mail'.

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2. Modelo de email 'Follow up on the quote'.

O seu potencial cliente pode estar a analisar várias ofertas ao mesmo tempo. Um breve e-mail demonstra o seu desejo de criar uma ligação.

Além disso, este tipo de correio electrónico também demonstrará um sentido de dedicação ao próprio projecto. Acredite ou não, por vezes é tudo o que é preciso para conquistar os seus clientes.

3. Modelo de correio electrónico 'Sense Of Urgency'.

O efeito FOMO (medo de falhar) tem sido e continua a ser um poderoso instrumento de marketing.

Colocar uma data de expiração na sua oferta pode subliminarmente encorajar os clientes a responderem imediatamente ao seu e-mail.

Ninguém quer perder um bom negócio, certo?

Dica Pro: Para além de numerosas características de reescrita, TextCortex's Chrome add-on tem uma opção de mudança de tom bastante útil que pode reescrever o seu conteúdo num tom de voz diferente.

Para a utilizar, seleccione a frase ou parágrafos que pretende reescrever numa variedade de tons diferentes, clique no logótipo e escolha a função 'Tom' .

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Clique no link do tipo de tom na parte inferior da janela de sugestões e seleccione o tom de voz"Urgente" para adicionar urgência ao seu e-mail quando utilizar a função "Tom".

4. Modelo de e-mail 'Vamos voltar a ligar'.

Os empresários são pessoas de acção. Dito isto, é mais provável que obtenha uma resposta no seu e-mail de acompanhamento se fizer um apelo directo.

Independentemente do tipo de pedido, os seus clientes não o entenderão mal se os seus e-mails de acompanhamento mantiverem o mesmo grau de profissionalismo.

Dica profissional: Independentemente do tópico ou audiência, a funcionalidade 'Parafraseando' do TextCortexpode ajudá-lo a manter um alto padrão de qualidade de escrita.

Seleccione as suas frases ou parágrafos em bloco, clique no logótipo e escolha a opção 'Parafraseamento' .

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5. Modelo de correio electrónico 'Acompanhamento de reuniões'.

Após a reunião com os clientes, recomenda-se o envio de um e-mail de acompanhamento. É um passo maduro que pode levar a muitas relações frutuosas ao longo do tempo.

Esta forma de e-mail de acompanhamento é apenas um rápido agradecimento pelo tempo do cliente.

Para embrulhar

Não há dúvida se deve aproveitar os e-mails de acompanhamento na sua estratégia comercial. 

Passar tempo a cultivar ligações é um investimento na saúde do seu negócio, que proporcionará dividendos sob a forma de sucesso contínuo no fecho de negócios e na manutenção de relações.

Mesmo assim, isto não os torna divertidos. Especialmente se precisar de as escrever todos os dias.

Sugerimos que tente TextCortex se estiver preso à inspiração, farto de usar o mesmo velho templates, ou apenas curioso para ver o que mais há por aí.

Além disso, utilizar TextCortex pode tornar o seu pior dia de escrita numa tarefa já existente.

E isso não é tudo.

Para além das características de reescrita disponíveis no Chrome extension, TextCortex dá-lhe acesso a:

  • Acesso a mais de 20 pré-construídos AI templates online.
  • Criar conteúdo em mais de 72 línguas com esta ferramenta multilingue AI .
  • Tela que pode ser editada em tempo real para acomodar tanto conteúdo humano como AI- gerado.
  • Modificação em tempo real e renderização de conteúdos
  • Pode aceder ao seu próprio assistente pessoal de escrita AI em mais de 30 plataformas web, incluindo Docs, Gmail, Linkedin, e muito mais, tudo a partir de um único painel de instrumentos.

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