Se achas que o teu e-mail inicial não foi lido e ficou perdido na caixa de correio do destinatário, é uma boa ideia enviar um e-mail de seguimento para o lembrar.

Os e-mails de acompanhamento servem como uma segunda mensagem para lembrar o destinatário de um e-mail anterior e para fornecer informações adicionais cruciais. O principal objetivo destas mensagens é fazer com que o destinatário se lembre da mensagem inicial e a coloque de novo no topo da sua caixa de correio.

Além disso, pode solicitar uma resposta do destinatário ou lembrá-lo de uma data e hora importantes. Escrever um e-mail de acompanhamento pode ser mais complicado e desafiante do que parece, mas não te preocupes, nós ajudamos-te.

Neste artigo, vamos explicar-te como escrever um e-mail de acompanhamento e partilhar contigo uma forma inovadora de facilitar o processo.

TL;DR

  • Uma mensagem de correio eletrónico de seguimento serve para relembrar a mensagem inicial e fornece informações adicionais importantes.
  • Escrever um seguimento eficaz pode ser um desafio, mas compreender o seu formato pode facilitar-te a tarefa.
  • Uma boa linha de assunto de e-mail é importante para captar a atenção do leitor e incentivá-lo a ler a tua mensagem.
  • A frase de abertura do teu e-mail de seguimento define o tom do resto da tua mensagem e pode captar a atenção do destinatário.
  • No corpo da tua mensagem, utiliza parágrafos diferentes para enumerar os pedidos e manter o profissionalismo.
  • É importante manteres-te educado e profissional na tua escrita, pois isso aumenta as taxas de resposta, especialmente para candidaturas a emprego ou entrevistas.
  • Podes utilizar TextCortex e os seus mais de 100 templates para te ajudar em todas as tuas tarefas de escrita de correio eletrónico.

Formato do e-mail de acompanhamento

Conhecer o formato de um e-mail de acompanhamento é crucial para o escreveres de forma eficaz. Não te deixes desencorajar pela aparente complexidade de um e-mail de seguimento; com o formato e os passos certos, pode ser muito fácil. Então, vamos começar, está bem?

envia uma mensagem de correio eletrónico de seguimento depois de não ter recebido resposta

Linha de assunto do e-mail de acompanhamento

Independentemente do tipo de e-mail que estás a escrever, a linha de assunto é a forma mais eficaz de captar a atenção do destinatário. Embora forneça informações breves sobre o conteúdo do teu e-mail, também funciona como um incentivo para os leitores abrirem e lerem a mensagem. Se não queres que os teus e-mails sejam ignorados, precisas de uma linha de assunto convincente.

Certifica-te de que a linha de assunto do teu e-mail é um resumo curto e informativo de toda a tua mensagem. Uma linha de assunto nunca deve perguntar ao destinatário sobre o e-mail inicial ou indicar que espera uma resposta direta. Em primeiro lugar, os e-mails que fazem pedidos directos ou colocam questões são indelicados e pouco profissionais.

Se és novo na escrita de linhas de assunto, consulta o nosso modelo de Linha de assunto de e-mail para gerar uma linha brilhante a partir das tuas instruções.

Linha de abertura do e-mail de acompanhamento

A linha de abertura, também conhecida como frase de abertura, é uma frase inicial que contém as saudações do teu e-mail. Nesta secção, além de cumprimentar a pessoa a quem enviaste o e-mail, também especificas o tom do resto do e-mail. Além disso, esta parte é a oportunidade perfeita para captar a atenção do comprador. 

Embora o tom de voz e as palavras que utilizarás nesta secção variem de acordo com cada tipo de e-mail, recomendamos que utilizes um tom educado e formal para os e-mails de seguimento. Podes consultar a nossa funcionalidade de primeira linha de correio eletrónico para criar linhas de abertura que chamem a atenção para o teu correio eletrónico.

Corpo do e-mail de acompanhamento

O corpo de uma mensagem de seguimento é onde especificamos os nossos pedidos e discutimos o assunto principal. Recomendamos a utilização de um parágrafo diferente para cada tópico, de modo a listar as tuas mensagens e a torná-las mais compreensíveis. Nesta secção, inclui o teu pedido original, especifica o que é necessário e indica um possível prazo, mantendo um tom profissional. 

Se precisares de ajuda profissional com o corpo do teu e-mail, podes utilizar o e-mail TextCortex's templates. Eles podem criar um corpo de e-mail de acompanhamento profissional a partir de apenas algumas palavras.

Conclusão do e-mail de acompanhamento

Esta é a secção final do teu e-mail de seguimento. Podes resumir os pontos principais do e-mail e indicar o resultado pretendido. Também é recomendável incluir uma frase de apelo à ação (CTA) que motive o destinatário a responder ao teu e-mail. Conclui a mensagem de correio eletrónico com o teu nome e uma frase de encerramento, mantendo um tom profissional e educado.

Como escrever um e-mail de acompanhamento?

Agora que sabes o formato que deves utilizar para escrever um e-mail de seguimento, está na altura de aprenderes a escrever um. Embora escrever um e-mail de acompanhamento seja um desafio na primeira vez, vais perceber que é uma tarefa fácil e rápida.

Relembra os pontos principais

O principal objetivo de um e-mail de seguimento é fazer perguntas sobre o e-mail inicial e avivar a memória do destinatário. Por isso, em vez de reenviar todos os teus e-mails iniciais ou reescrever os mesmos parágrafos longos, só precisas de resumir os pontos principais para os recordar.

Sê educado

Podes sentir-te frustrado por não teres recebido uma resposta ao teu e-mail inicial, mas isso não é um obstáculo para escreveres um e-mail educado. Quanto mais educado e profissional fores nos teus e-mails, maior será a probabilidade de receberes uma resposta. Além disso, será útil proteger o teu tom de voz profissional, especialmente para candidaturas a emprego e e-mails de entrevistas.

Utiliza ferramentas de IA

Se não tiveres experiência prévia na escrita de e-mails de acompanhamento ou se quiseres levar as tuas competências para o nível seguinte, podes utilizar ferramentas de IA, que são a mais recente bênção da tecnologia. As ferramentas de escrita de IA podem gerar e-mails excelentes em segundos, uma vez que são treinadas com toneladas de dados, incluindo informações de sintaxe e gramática de várias línguas. Certifica-te de que a ferramenta de IA que utilizas é de alta qualidade, porque nem todas as ferramentas de IA são iguais!

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Automatizar as tarefas de escrita de correio eletrónico tem a vantagem óbvia de poupar tempo. Se tiveres um emprego em que tenhas de lidar com centenas de e-mails todos os dias, podes aliviar toda a tua carga de trabalho e acelerar o processo 12x, utilizando o Zapier do TextCortex e o Make.com integrations.