Se alguma vez suspeitaste que os teus empregados não compreendem os regulamentos da empresa, é provável que tenhas razão.
Se vires pouca aceitação ou execução das mudanças dentro da organização, é provável que muitos funcionários não estejam a cumprir as políticas como pretendido.
Então, o que podes fazer em relação a isso?
Para começar, lê este artigo e vê quais destas 7 melhores práticas para redigir políticas e procedimentos podes integrar no teu processo de redação.
Vamos começar!
Porque é que é crucial redigir corretamente as políticas e os procedimentos?
Políticas e procedimentos bem redigidos garantem consistência e clareza na forma como as actividades são realizadas.
Isto leva a menos mal-entendidos e erros por parte dos empregados.
O que mais podes conseguir?
✒️Better Resolução de conflitos - Ao definir as acções e os canais adequados para abordar as preocupações dentro da empresa, os desacordos e os litígios podem ser resolvidos muito mais rapidamente.
✒️Trustworthy Reputação da empresa - Políticas e procedimentos corretamente escritos reflectem bem o profissionalismo e a integridade da organização. Isso pode melhorar a sua reputação interna e externamente.
✒️Melhoria da produtividade - Se forneceres aos teus trabalhadores regras e instruções claras, o fluxo de trabalho pode ser simplificado.
✒️Protection Contra reclamações de funcionários - Se um funcionário apresentar uma reclamação ou litígio, pode utilizar estas políticas e procedimentos como prova das acções realizadas e do raciocínio subjacente às mesmas.
Qual é a diferença entre política e procedimento?
Embora as melhores práticas para a redação de políticas e procedimentos possam ser aplicadas a ambos, têm algumas diferenças fundamentais.
7 Melhores práticas para redigir políticas e procedimentos
Vamos ver algumas das melhores práticas sobre como escrever corretamente políticas e procedimentos.
1. Identifica os problemas e encontra as suas soluções
Um bom começo é considerar os problemas que poderiam ocorrer se não existissem políticas. Isto pode ajudar-te a desenvolver as políticas e os procedimentos reais.
Se identificares estes problemas potenciais, poderás compreender melhor as áreas em que as regras são mais urgentes e adaptar a política para responder a desafios específicos.
Digamos que tens um problema com o tratamento inconsistente de clientes reclamações de clientes. Abaixo, podes ver como esse problema afecta a criação de políticas e como afecta a criação de procedimentos.
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2. Cria categorias
Depois de identificar possíveis questões que as políticas e procedimentos devem abordar, é benéfico categorizá-las para maior clareza e estrutura. As categorias mais comuns podem incluir segurança, horários, conduta, salário e férias ou licenças.
O que é que tens a ganhar? Aqui tens:
✔️Categories permite aos empregados identificar rapidamente o tipo de política ou procedimento de que necessitam
✔️Categorization ajuda-te a cobrir integralmente todos os temas e áreas essenciais da organização
✔️As a organização expande-se, ter categorias bem definidas facilita a expansão e a adição de novas políticas e procedimentos, mantendo o sistema de documentação consistente e coerente
3. Torna-os claros
Certifica-te de que as tuas políticas e procedimentos são claros. Se o fizeres, os empregados compreenderão o que se espera deles, eliminando a confusão e a possibilidade de erros ou mal-entendidos. Além disso, eles:
✔️ Promove a coerência na tomada de decisões e no comportamento em toda a organização, demonstrando justiça e igualdade entre os funcionários
✔️ Reduz os riscos legais, assegurando a conformidade com os regulamentos e normas. Pode minimizar a probabilidade de desafios legais ou penalidades.
✔️ Aumenta a transparência e a responsabilidade, resultando numa maior confiança entre os trabalhadores e a direção
Simplifica a eficiência operacional, dando instruções claras para a conclusão de tarefas e para enfrentar desafios com sucesso
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4. Utiliza uma linguagem simples
Queres que todos os teus empregados leiam e compreendam as políticas e os procedimentos que estás a escrever, certo? Se assim for, certifica-te de que são fáceis de digerirsempre que puderes.
Tenta esta abordagem:
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Como podes beneficiar da utilização desta técnica?
✔️Employees pode compreender rapidamente a informação de que necessita, o que resulta em operações mais fáceis e menos erros na realização das actividades descritas nas políticas e procedimentos.
✔️Employees pode concentrar-se nas suas tarefas em vez de descodificar instruções complexas ou pouco claras.
✔️When políticas e procedimentos são simples de compreender, os empregados precisam de menos tempo de formação para os aprender e aplicar, reduzindo as despesas de formação para a empresa.
✔️New Os empregados podem facilmente acompanhar as expectativas e os padrões da organização.
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5. Mantém-nos actualizados
É crucial manter as tuas políticas e procedimentos actualizados regularmente. Eis porquê:
✔️Laws, regulamentos e padrões da indústria mudam com o tempo. A atualização das tuas regras e procedimentos garante que cumpres as obrigações legais actuais.
✔️Your negócio também muda, pelo que certas políticas e procedimentos podem tornar-se desactualizados ou irrelevantes. As revisões regulares garantem que a sua documentação representa com precisão as práticas e objectivos actuais.
✔️Outdated políticas e procedimentos podem reduzir a produção e a eficiência. Mantê-los actualizados permite-te simplificar os procedimentos e reduzir os passos desnecessários.
✔️Keeping políticas e procedimentos actualizados garante que o pessoal está informado sobre os requisitos e normas mais recentes.
6. Certifica-te de que usas um formato consistente
Mantém o vocabulário, a formatação e o estilo consistentes em todo o teu texto. Como podes garantir a coerência?
✔️Use o mesmo tipo e tamanho de letra
✔️Implement títulos
✔️Use pontos
✔️Use tabelas quando aplicável
✔️Use imagens
Todos estes métodos ajudam a comunicar informações difíceis de forma mais eficaz, permitindo que os empregados compreendam facilmente o tópico. Esta clareza melhora a leitura e a compreensão, permitindo que os empregados absorvam a informação pretendida sem qualquer problema.
7. Procura feedback
Deves pedir feedback aos teus empregados. Se o fizeres, poderás obter informações úteis sobre a forma como as políticas e os procedimentos são compreendidos e aplicados na prática.
Este tipo de feedback pode:
✔️Help identifica os pontos em que as políticas não são claras ou são confusas, os procedimentos são ineficazes ou certas políticas não estão a responder adequadamente a desafios específicos do local de trabalho
✔️You pode receber sugestões ou ideias sobre a forma de as melhorar
✔️You pode melhorar a tua relação com os teus colegas de trabalho, pedindo-lhes que participem na elaboração de políticas e procedimentos
Para embrulhar
Talvez as políticas e os procedimentos pareçam aborrecidos, mas é importante reconhecê-los como instrumentos. Para quê? Bem, para orientar o comportamento, aumentar a conformidade e criar uma cultura positiva no local de trabalho, concentrando-se na clareza.
Felizmente, existe uma ferramenta que te pode ajudar com esta tarefa de escrita e torná-la muito mais fácil para ti.
Apresento-te TextCortex!
Como é que TextCortex te pode ajudar a redigir políticas e procedimentos?
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