Se alguma vez tentaste contactar alguém ou uma empresa por correio eletrónico e não recebeste resposta, provavelmente conheces o processo irritante de te perguntares se a tua mensagem foi lida. Podes ter considerado enviar um ou mais e-mails de acompanhamento para satisfazer a tua curiosidade, mas talvez não saibas como enviar educadamente um e-mail de acompanhamento. Não te preocupes, nós tratamos de ti!

Neste artigo, vamos explicar-te como enviar um seguimento educado a e-mails sem resposta e o que deves evitar.

TL;DR

  • Para aumentar a probabilidade de obter uma resposta e mostrar o teu interesse pelo destinatário, é boa ideia enviar um e-mail de seguimento educado.
  • Para escrever um e-mail de acompanhamento bem-sucedido, considera por que motivo o estás a enviar, quantos enviar e quando os enviar.
  • Evita reenviar o mesmo e-mail, pois isso pode irritar o leitor; em vez disso, resume os pontos-chave da tua mensagem inicial.
  • Recomenda-se sempre a utilização de uma linguagem educada na tua mensagem de correio eletrónico, uma vez que demonstra respeito pelo destinatário e pode aumentar as hipóteses de obter uma resposta, mantendo o profissionalismo.
  • TextCortex A IA oferece uma solução tudo-em-um com funcionalidades como o envio de marcadores para o correio eletrónico, a geração de correio eletrónico frio, linhas de assunto que chamam a atenção, resposta ao apoio ao cliente templates e respostas rápidas da IA através do seu browser extension integrado em mais de 4000 sítios Web/aplicações.

Por que razão tens de enviar uma mensagem de correio eletrónico de acompanhamento se não obtiveres resposta?

É simples: para aumentar a probabilidade de receber uma resposta ao teu primeiro e-mail e para demonstrar o teu interesse na empresa ou na pessoa a quem estás a enviar o e-mail, recomenda-se o envio de um e-mail de seguimento educado e de alta qualidade. O teu primeiro e-mail de seguimento é o mais provável de ser lido, por isso é importante que o faças valer a pena.

envia uma mensagem de correio eletrónico de seguimento depois de não ter recebido resposta

O que dizer num e-mail de seguimento quando alguém não responde?

Se achares que o teu primeiro e-mail não é suficientemente claro e conciso, podes chegar rapidamente aos pontos principais no teu e-mail de seguimento e escrever parágrafos mais descritivos. Responder a algumas perguntas vai ajudar-te a descobrir o que dizer no teu e-mail de seguimento.

  • Porque envias um e-mail de acompanhamento?
  • Quantas mensagens de correio eletrónico de acompanhamento devo enviar?
  • Quando é que devo enviar uma mensagem de correio eletrónico de seguimento?
  • Como escrever um e-mail de seguimento educado?

Quando tiveres respondido a estas perguntas, estás pronto para escrever e enviar um e-mail de seguimento. Além disso, certas palavras e atitudes devem ser evitadas quando envias um e-mail de seguimento.

Coisas a evitar ao enviar um e-mail de acompanhamento

Se queres que os teus e-mails de seguimento sejam bem sucedidos e não queres irritar o leitor, há algumas coisas a evitar. Listámos as situações que tornam um e-mail de seguimento rude para o destinatário e reduzem as tuas hipóteses de obter uma resposta.

Nunca reenvies o teu primeiro e-mail

Compreendemos que queiras garantir que o destinatário recebeu o teu e-mail, mas não é recomendável reenviar o mesmo e-mail. Isto porque cada e-mail que enviares chegará ao destinatário e poderá ser lido novamente. Para aumentar as hipóteses de sucesso, sugerimos que resumas os pontos principais do teu e-mail inicial. Ao destacar as informações importantes no teu primeiro e-mail, podes incentivar o destinatário a lê-lo com atenção. Esta abordagem tem mais probabilidades de produzir os resultados desejados.

Aguarda pelo menos 3 dias úteis antes de fazer o seguimento

A comunicação por correio eletrónico não é um processo rápido como as plataformas de redes sociais ou as chamadas telefónicas. Especialmente se enviaste e-mails para empresas e estás à espera de uma resposta, não te deves esquecer que as empresas recebem e respondem a centenas de e-mails todos os dias.

Por esta razão, o ideal é sempre esperar 3 a 5 dias úteis em vez de uma resposta rápida. A primeira vez que enviei um e-mail a uma empresa, demorei mais de duas semanas a receber uma resposta. Cheguei mesmo a encontrar empresas que enviaram a sua resposta dois meses depois. Por este motivo, certifica-te de que dás um tempo de resposta adequado às pessoas ou empresas a quem envias e-mails.

Usa uma linguagem educada

Utilizar uma linguagem educada nunca terá um efeito negativo e também pode alegrar o dia da pessoa que vai responder ao teu e-mail. Além disso, mostra que respeitas o tempo e a atenção do destinatário. Além disso, ajuda a manter um tom profissional e reforça a tua relação com o destinatário. Por último, ser educado pode aumentar a probabilidade de obteres uma resposta, uma vez que faz com que o destinatário se sinta valorizado e apreciado.

Mantém o teu e-mail o mais curto possível

Uma vez que forneceste informações suficientes na tua mensagem inicial, só precisas de acrescentar uma ou duas frases à tua mensagem de seguimento que recordem os pontos principais da tua primeira mensagem. Provavelmente, o teu e-mail inicial não foi lido porque se perdeu ou foi esquecido na caixa de correio da pessoa ou empresa que o enviou. Se enviares um e-mail de seguimento, podes fazer com que o teu e-mail inicial seja mais visto e que o destinatário leia o teu e-mail inicial.

Como dás seguimento educado a um e-mail sem resposta?

Depois de compreenderes o significado de um e-mail de acompanhamento de abordagem e o que deves evitar, é altura de te concentrares nos elementos principais de um e-mail de acompanhamento educado. Se o teu objetivo é fazer com que os teus e-mails de seguimento sejam educados e chamem a atenção, então continua a ler!

Fornecer mais informações

Para escrever uma mensagem de correio eletrónico de seguimento clara e concisa, sugerimos que revejas cuidadosamente a tua mensagem de correio eletrónico inicial antes de clicares em enviar. Ao fazê-lo, podes identificar qualquer informação em falta e incluí-la no teu e-mail de seguimento. Esta abordagem não só serve para recordar o teu primeiro e-mail, como também fornece ao destinatário informações adicionais valiosas.

Mostra empatia

Lembra-te que a pessoa a quem estás a enviar um e-mail tem a sua própria vida, problemas, carga de trabalho e responsabilidades. Embora não seja possível colocares-te no lugar dela, um pouco de empatia ajuda sempre. Além disso, os e-mails educados num tom profissional têm sempre mais probabilidades de serem respondidos do que os rudes.

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Escrever um e-mail de acompanhamento pode ser uma tarefa aborrecida e irritante. Mas e se te dissermos que não tem de ser esse o teu caso?

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