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Planear um evento pode ser difícil, especialmente quando se trata de acertar no número de pessoas.
Os e-mails de lembrete de eventos são eficazes nesta situação porque permitem que as pessoas confirmem a sua participação e garantam que não se esquecem.
Neste artigo, apresentamos 6 exemplos de e-mails de lembrete de eventos e templates para te ajudar a aumentar as RSVPs e o envolvimento dos convidados. Desde linhas de assunto a apelos à ação claros, temos algumas dicas para tornar os teus encontros memoráveis.
Vamos começar!
O que é um e-mail de lembrete de evento?
Um e-mail de lembrete de evento é um e-mail enviado às pessoas que se inscreveram ou mostraram interesse em participar num evento futuro. O seu principal objetivo é lembrar os destinatários dos pormenores do evento, como a data, a hora, o local e outros preparativos necessários, para que não se esqueçam ou não participem.
Quando deves enviá-lo? Apresentamos-te alguns casos de utilização:
Conferência ou Seminário - Envia um lembrete aos convidados sobre os principais oradores e quaisquer deveres ou documentos que devam preparar com antecedência.
📆Oficina - Envia detalhes sobre os objectivos da oficina e os materiais necessários, e menciona quaisquer preparativos necessários.
📆Webinar - Informa os participantes sobre o URL da reunião virtual ou sobre os requisitos técnicos.
📆Evento de trabalho em rede - Lembra os convidados do programa do evento e das oportunidades de trabalho em rede disponíveis.
📆Eventos de beneficência - Mantém os doadores e apoiantes informados sobre os próximos eventos de angariação de fundos, galas de beneficência e oportunidades de voluntariado.
Quais são os benefícios do e-mail de lembrete de evento?
As mensagens electrónicas de lembrete de eventos proporcionam inúmeras vantagens:
Aumento das taxas de participação - Se forneceres lembretes atempados, encorajas os participantes a marcarem os seus calendários e a darem prioridade ao evento, o que leva a um aumento das taxas de participação.
Preparação melhorada - Ao fornecer antecipadamente informações específicas sobre o evento, como horários, apresentadores e documentos necessários, permite que os participantes se preparem adequadamente, resultando em interacções mais suaves.
Imagem positiva da marca - Lembretes de eventos consistentes e informativos reflectem profissionalismo, deixando os convidados com uma imagem favorável da tua organização ou marca.
Redução das faltas de comparência - Os lembretes reduzem o risco de faltas de comparência, garantindo que os participantes se lembram das especificidades do evento e planeiam em conformidade.
Como escrever um e-mail de lembrete de evento?
Aqui tens 7 passos rápidos sobre como escrever este tipo de e-mail:
1. Escreve uma linha de assunto clara - Podes captar rapidamente a atenção do leitor com uma linha de assunto concisa.
2. Usa saudações amigáveis - Começa com uma saudação calorosa e educada para dar um tom positivo à comunicação.
3. Enfatiza os detalhes do evento - Lembra os destinatários da data, hora, local e outras informações relevantes do evento.
4. Destaca informações importantes - Sublinha detalhes importantes, como os principais oradores, pontos da ordem de trabalhos ou quaisquer requisitos especiais, caso existam.
5. Incluir um apelo à ação - Incentiva os destinatários a agir, por exemplo, confirmando a sua presença ou preenchendo um inquérito pré-evento.
6. Fornecer informações de contacto - Fornece informações de contacto para quaisquer questões ou problemas, a fim de incentivar uma conversa aberta.
7. Fecha o e-mail - Termina o teu e-mail com um fecho amigável e uma assinatura.
6 Exemplos de e-mails de lembrete de eventos e Templates
Exemplo 1: E-mail de lembrete de evento para uma conferência
"Assunto: Próxima conferência a 27 de junho
Olá Jessica,
Espero que este e-mail te encontre bem! Queríamos lembrar-te da próxima conferência agendada para 27 de junho em Nova Jersey. Estamos ansiosos para que te juntes a nós para o que promete ser um evento perspicaz!
Aqui está uma espreitadela à agenda da conferência de dois dias:
Dia 1:
Orador 1: David Smith
Tópico: Técnicas avançadas de SEO
Orador 2: Rachel Brown
Tópico: Estratégias de marketing de conteúdo para o sucesso de SEO
Dia 2:
Orador 1: Michael Johnson
Tópico: O poder das palavras-chave
Orador 2: Emily Nguyen
Tópico: Construir Backlinks para Otimização SEO
Para garantir que temos tudo preparado para a tua participação, por favor responde a este e-mail até 30 de maio. Se tiveres alguma dúvida ou precisares de mais assistência, não hesites em contactar-nos.
Esperamos ver-te na conferência!
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]"
Porque é que este é um bom exemplo?
A mensagem de correio eletrónico apresenta o programa completo da conferência de três dias, dando aos destinatários uma ideia clara do que podem esperar em cada dia.
A mensagem indica claramente a data da conferência (27 de junho) e o local (Nova Jersey). Isto reduz a incerteza e fornece aos participantes informações cruciais.
Com um apelo à ação claro, os destinatários podem confirmar a sua participação respondendo simplesmente à mensagem de correio eletrónico.
Exemplo 2: E-mail de lembrete de evento para um webinar
"Assunto: Faltam 5 dias para o nosso Webinar de Marketing
Olá Peter,
Esperamos que estejas bem! Queríamos lembrar-te que o nosso webinar de marketing está mesmo ao virar da esquina, faltando apenas 5 dias para o grande dia! Eis o que podes esperar ganhar com ele:
- Obtém informações sobre as últimas mudanças no sector do marketing
- Aprende estratégias para te adaptares às tendências do mercado
- Descobre técnicas inovadoras para melhorar os teus esforços de marketing
- Explora oportunidades de trabalho em rede e colaboração
Para participar no webinar, basta clicar na ligação abaixo:
[Ligação do Webinar]
Também preparámos uma folha de cálculo útil para acompanhar o webinar, à qual pode aceder aqui:
[Ligação da folha de cálculo]
Não te esqueças de dar uma vista de olhos rápida à folha de cálculo antes de começar! Foi concebida para te ajudar a tirar o máximo partido do webinar e podes anotar todas as perguntas que possas ter durante a sessão.
Esperamos ver-te no webinar e discutirmos juntos os empolgantes desenvolvimentos na indústria do marketing!
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]"
Porque é que este é um bom exemplo?
Dá toda a informação relevante de forma concisa, assegurando que o destinatário está bem informado sobre o webinar que se aproxima.
Enfatiza as vantagens de participar no webinar, dando aos destinatários uma imagem clara do que podem ganhar.
Incluiligações para o webinar e para a folha de cálculo associada, facilitando o acesso do destinatário aos documentos necessários.
Exemplo 3: E-mail de lembrete de evento para um evento de rede
"Assunto: Lembra-te: Evento de Networking Amanhã!
Querida Amelia,
Espero que este e-mail te encontre bem.
Queria lembrar-te do nosso evento de networking agendado para amanhã. É uma excelente oportunidade para expandires a tua rede profissional e obteres informações valiosas de especialistas do sector.
Eis os detalhes do evento:
Data: 8 de abril
Hora: 6:00 PM - 8:00 PM
Local: City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, EUA
Não se esqueça de trazer cartões de visita para trocar com outros convidados.
Serão servidas bebidas.
Esperamos contar com a tua participação e ver-te lá.
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]"
Porque é que este é um bom exemplo?
Inclui um lembrete para que os participantes tragam cartões de visita para trocar com outros participantes.
O e-mail fornece detalhes precisos sobre o evento, incluindo a data (8 de abril), a hora (18:00 - 20:00) e o local (City Center Conference Hall, 123 Main Street, Anytown, EUA).
Exemplo 4: E-mail de lembrete de evento para sessão de formação
"Lembra-te: Sessão de formação sobre estratégias de apresentação de propostas do Google Ads
Cara equipa,
Espero que este e-mail te encontre bem. Queria lembrar-te da nossa próxima sessão de formação sobre estratégias de lances do Google Ads, que está agendada para começar dentro de 14 dias. Temos o prazer de anunciar que a nossa CEO, Olivia Williams, que tem mais de 7 anos de experiência na área, irá liderar esta sessão de quatro dias.
Segue-se uma breve agenda para cada dia:
Dia 1:
Introdução às licitações do Google Ads
Compreender os leilões e os tipos de licitação
Dia 2:
Estratégias avançadas de licitação
Otimizar as licitações para obter o máximo ROI
Dia 3:
Gestão do orçamento e ajustes das licitações
Estratégias de posicionamento dos anúncios
Dia 4:
Estudos de caso e práticas recomendadas
Sessão de perguntas e respostas com Olivia Williams
A sessão de formação será uma oportunidade inestimável para melhorarmos as nossas competências e conhecimentos sobre as licitações do Google Ads. Para garantir que as tuas perguntas são respondidas durante a sessão, envia-as através deste [link] até 25 de abril.
Esperamos a tua participação ativa e o teu envolvimento na sessão de formação.
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]"
Porque é que este é um bom exemplo?
Destaca a competência do CEO, o que aumenta a credibilidade da formação.
Explica claramente os tópicos da formação.
Incentiva o a participação pedindo aos participantes que façam perguntas.
Exemplo 5: E-mail de lembrete de evento para uma formação de equipa
"Lembra-te: Evento de team building daqui a um mês!
Olá equipa,
Esperamos que estejas bem! Queríamos lembrar-te do nosso próximo evento de formação de equipas, que terá lugar dentro de um mês. Estamos entusiasmados por anunciar que terá a duração de três dias e será realizado no Lakeside Resort, numa bela zona rural.
Aqui estão alguns detalhes para tua referência:
Data: 25 de junho de 2024
Localização: Lakeside Resort
Alojamento: Cabanas acolhedoras junto ao lago
Transporte: Serão organizados autocarros confortáveis para a nossa viagem de e para a estância
Para nos ajudar a tomar as providências necessárias, confirma a tua presença até 20 de maio, respondendo a este e-mail.
Estamos ansiosos por passar três dias inesquecíveis juntos, reforçando os laços da nossa equipa e criando memórias duradouras!
Com os melhores cumprimentos,
[O teu nome]"
Porque é que este é um bom exemplo?
O e-mail inclui informações sobre o alojamento, o transporte e a localização. Este nível de detalhe permite que os participantes imaginem o evento e saibam o que esperar.
O e-mail é enviado com um mês de antecedência, dando à equipa tempo suficiente para planear e preparar o evento, o que aumenta as taxas de participação.
O e-mail contém um apelo claro à ação, pedindo aos membros da equipa que confirmem a sua participação.
Exemplo 6: E-mail de lembrete de evento para uma gala de caridade
"Assunto: Lembra-te: Gala de Caridade Amanhã!
Caro Edward,
Esperamos que este e-mail te encontre bem. Queríamos enviar-te um lembrete rápido sobre a gala de caridade de amanhã à noite.
Aqui estão os detalhes do evento:
Data: 15 de maio de 2024
Hora: 6:00 PM - 9:00 PM
Localização: Grand Oak Manor, 123 Charity Avenue, Anytown, EUA
Temos um programa de actividades empolgante planeado, incluindo música ao vivo, leilões e oradores convidados inspiradores. A tua presença no evento irá aumentar significativamente os nossos esforços para proporcionar educação de qualidade a crianças desfavorecidas.
Não te esqueças de trazer os teus bilhetes e quaisquer donativos adicionais com que queiras contribuir. Juntos, podemos capacitar a próxima geração através da educação.
Se tiveres alguma dúvida ou precisares de mais ajuda, não hesites em contactar-nos através do endereço [email protected] ou pelo telefone (555) 123-4567.
Mais uma vez, obrigado pela tua generosidade e apoio. Esperamos ver-te amanhã na gala!
Com os melhores cumprimentos,
James Brown
Coordenador de eventos
Charity Foundation"
Porque é que este é um bom exemplo?
O e-mail expressa gratidão pelo apoio dos destinatários e destaca a importância da sua participação.
Fornece informações específicas sobre o evento.
Para embrulhar
Lembrar o teu público de um evento é tão importante como informá-lo inicialmente sobre ele.
É crucial partilhar toda a informação necessária e mostrar os benefícios do evento para atrair os participantes. Para facilitar essa tarefa, podes escolher um dos exemplos deste artigo e adaptá-lo às tuas necessidades. Também podes escrever o teu e-mail em poucos minutos usando TextCortex 😏👇
Como é que o Text Cortex te ajuda a escrever um e-mail de lembrete de evento?
TextCortex é uma ferramenta de IA que pode simplificar várias tarefas, incluindo a escrita de correio eletrónico.
Tem uma lista extensa de funcionalidades concebidas para melhorar as tuas capacidades de escrita. Esta ferramenta guia-te facilmente através do processo de escrita, do início ao fim.
Com Textcortex, podes:
Cria um e-mail com apenas 3 pontos.
Corrige os erros gramaticais e de digitação.
Expandefrases curtas para parágrafos completos.
Edita, reescreveou parafrasear texto.
Ajusta o tom da tua voz de acordo com as tuas necessidades com o alterador de tom.
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